Развитие формуляра XIX - начала XX вв

 Документы удостоверялись  печатью. На государственных печатях  (большой и малой) оставалось  основное изображение - двуглавый  орел с всадником на груди.

 Незначительно изменена  лишь нижняя часть изображения.  На малой государственной печати  Петра I вместо всадника помещен  Андреевский крест и буквы: "Ц.  И.В.К. П.А. П.В.Р. ", то есть  царя и великого князя Петра  Алексеевича печать всея России". Изображение всадника было на  некоторых малых печатях.⁹

 При вступлении на  престол нового царя изготовлялась  новая печать. Так, по восшествии  на престол Елизаветы Петровны  издается указ "…о переделке  во всех присутственных местах  печатей на высочайшее имя  государыни императрицы": "Чтоб  переправили и переделали надписью  Ее императорского величества  немедленно и по исправлении подали б в Сенат рапорты".¹⁰

 На городских печатях  изображались гербы городов. Печати  государственных учреждений и  должностных лиц утверждались  верховной 

                                                            10

властью. На печатях центральных  учреждений изображался герб Российской империи и надпись - наименование учреждения. Печати городских учреждений помимо надписи могли иметь изображение  двуглавого орла в сочетании с  гербом города. На печатях частных  лиц изображался герб дворянского  рода или надпись, указывающая на принадлежность печати.

 Генеральный  регламент  устанавливал порядок пользования  печатями. Для каждой коллегии  предусматривалась печать с изображением  государственного герба и надписью  наименования коллегии. Приложение  печати должно производиться  в присутствии двух свидетелей.

 Своеобразным было  удостоверение документов, исходящих  из общего собрания - круга - Астраханского  восстания 1705-1706 гг. Подписями скрепляли  наиболее важные документы (обращения  с призывом поддержать восстание). Остальные документы удостоверялись  печатями. Послания восставших царским  сановникам не подписывались.  Подписи ставились на оборотной,  а печати на лицевой стороне  документов.

 Резолюция на документе.

 Резолюция дополняет  характеристику документа XVIII в. В ней выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: "разрешить", "отклонить".

 На указе "О должности  Сената" проставлена собственноручная  резолюция Петра I: "Поступать  по сей, а старую ради ее  неполноты отставить"¹¹. На определение Тайной экспедиции Сената о расследовании по делу о Салавате Юлаеве и Юлае Азналине в Оренбургской губернии от 16 марта 1775 г. Екатерина II написала: "Быть по сему"¹².

 Другого рода резолюции  определяли последующие действия  с документами: "к сведению", "к делу", "к докладу со  справкой". Резолюции писались  на лицевой стороне первого  листа в следующей за подписью  строке или над текстом.

 Отметки на документе.

                                                             11

 Документ XVIII в. имеет  большое количество отметок. Отметка  о получении документа делалась  после подписи и даты у левого  поля: "В Сенате получено того  же числа".7 марта 1726 г. или  позднее - по верхнему полю  первого листа документа над  текстом: "Получено марта 7 дня  1726 году". Имеются отметки о  рассмотрении документа ("Слушан 8 день июня", "Докладовано того же июня 17-го дня"), о характере пересылки документа ("послано с смоленским денщиком с Петром Кирилловым сыном Боткиным, Меусова полку"). В XVIII в. появились "заверительные отметки": "За подписанием тайного секретаря Петра Павловича Шафирова". ¹³

 Почти над всеми  приговорами Сената есть отметки  об исполнении: "Указ, состоявшийся  по силе приговора, послан…"¹⁴

 Появились регистрационные  входящие и исходящие номера. Входящий номер ставился в  левой верхней части лицевой  стороны листа, исходящий - посредине  листа над адресатом или под  адресатом.

 ФОРМА ДОКУМЕНТА

 Изменилась в XVIII в. и форма документа. Определенное влияние на нее оказало введение в 1699 г. гербовой бумаги. Было утверждено три образца гербовой бумаги разной стоимости: в 20 или 10 копеек, в 2 деньги или одну копейку и одну деньгу. И на столбцах - 25 и 50 копеек. Изображения (государственный герб - орел) - "клейма" были разных размеров соответственно стоимости бумаги: "большое клеймо", "среднее" и "меньшее". Под клеймом указывалась стоимость бумаги. С 1719 г. рядом с ценой указывался год выпуска бумаги, с 1720-1723 гг. клейма не имели цены листа. Проставление клейма в определенном месте организовывало текст документа, создавало определенность размера его формы.

 В 1700 г. указами Петра  I были отменены столбцы. Они заменялись тетрадями: "…всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые (то есть в пол-листа, вместо раннее существовавшего формата "в четверть"), а не в столбцы". Введением новой формы достигалась экономия бумаги ("…А как учнут писать в лист и на

                                                         12

обеих сторонах в тетради, бумаге расходу будет меньше"…), большая надежность их хранения ("которые  дела…писаны в тетрадях…никакому  повреждению, ни тлению не подлежит"), ускорение справочной работы по документам.¹⁵

 Изменение формы документа  повлияло на организацию всего  делопроизводства. Прежде всего,  сокращалась переписка. При столбцовой форме легче было составить новый документ, чем отыскать старый. Вскоре реквизиты снова подвергаются изменениям.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                          

 

 

                                                          

 

                                                     12

Изменения  в оформлении формуляра документа XIX - начала XX в.

        В начале XIX в. система государственных учреждений России в результате административных реформ Александра I была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями были Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет; позже, во второй половине XIX в., создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями - министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с законом 1775 г. и в течение первой половины века почти не претерпели изменений.

 

Высшие государственные  учреждения - Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет - основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в  соответствии с документами, названными "учреждениями": "Учреждение Правительствующего Сената", "Учреждение Комитета Министров", "Учреждение Государственного Совета". Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой  организации деятельности новых  центральных органов управления стал принцип единоначалия. Коллегиальное  обсуждение и принятие решений, характерное  для коллегий XVIII в  , стало тормозить управленческий процесс, которому требовалась гибкость и оперативность.

 

Внедрение новой системы  управления началось изданием манифеста  от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось  изданием 25 июня 1811г. "Общего учреждения министерств".¹⁶

Компетенция должностных  лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств.

 

Закон прямо указывал, что "различная степень власти" - главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэтому законодательство Российской империи достаточно четко  определило виды документов, которыми осуществлялась переписка между  органами власти и управления. Например, от императора министр получал указы  и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного Совета получал высочайше  утвержденные мнения, направлял - представления; и т.д.

 

                                                            

                                                          13

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.

 

Ход заседания совещательных  органов (Совета Министра, Общего присутствия  департамента) фиксировался в журналах. В параграфе 262 "Общего учреждения министерств" впервые установлена  зависимость юридической силы документа  от правил его оформления: "Предписания  Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют  установленную форму". К "Общему учреждению министерств" приложены  четыре формы "переписки", служившие  эталоном для составления и оформления официальных документов.¹⁷ Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов, включающих наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х гг. XIX в. их стали изготовлять типографским способом.

.

     Происходит  строгая регламентация содержания  и оформления документов. Только  за 1808-1823 гг. было издано 35 законодательных  актов по вопросам делопроизводства  с приложением формуляров документов.¹⁸ Также в эту эпоху создаются типовые и трафаретные тексты, что свидетельствует о начавшемся процессе унификации документов. Конечно же изменения коснулись и реквизитов документа.

1. Вид документа.

 Задача модернизации  делопроизводства, которая ставилась  при создании министерств, заставляла  обращать большее внимание на  оформление документа и, прежде  всего его вида. Все документы,  кроме писем (сношений), себя называют. Количество видов документов в рассматриваемый период возросло. Новые виды документов порождали

                                                                 14

специализация документирования, развитие капиталистических отношений, которое втягивало в активную социальную деятельность более широкие  слои общества, и эта деятельность документировалась. Наряду с документацией  государственных учреждений появляется документация различных типов частнокапиталистических  предприятий и объединений.

 С изданием положения  19 февраля 1861 г. возникли документы,  оформлявшие отношения помещиков  с крестьянами: добровольные условия,  акты увольнительные об обязательных  отношениях, уставные грамоты. Создание  новых средств связи и документационной техники привели к появлению таких видов документов, как телеграмма, телефонограмма, стенограмма и др. Законами устанавливались виды документов, создаваемых на разных уровнях управления. Мнения, манифесты, указы, повеления издавали высшие органы государственной власти. Делопроизводственные документы по характеру составления и исполнения были разделены на четыре группы:

1) внутренние документы;

2) переписка;

3)"просительские" документы;

4) акты.

 К внутренним документам  относились докладные записки,  справки, журналы заседаний. Особой  категорией внутренних документов  являлись отчеты: финансовый, отчет  о деятельности учреждения. Отчетом  называли и план улучшения  работы министерства ("отчет в  видах и предположениях"). Новыми  видами внутренних документов  были уставы и положения, определявшие  функции, права и обязанности  учреждения. К внутренним документам  относились также должностные  инструкции, регистрационные журналы,  описи.

 Перепиской ("сношениями") назывались документы, посылаемые учреждениями или должностными лицами другим учреждениям или лицам: предложения, сообщения, ведения, отношения, уведомления, представления,

 

 

рапорты. Вид этой группы документов определялся положением корреспондента на иерархической лестнице государственных учреждений.

 Например, министр посылал  в высшие инстанции представления,  в низшие - предписания, в равные  учреждения - сношения. "Просительские  документы" - это жалобы, прошения, отзывы. Исчезло такое наименование  документа, как челобитная. Жалоба  перестала быть синонимом прошения, она приобретает апелляционный  характер.

 Большую группу документов  составляли акты. Об их видах,  порядке составления и засвидетельствования  подробно говорится в "Законах  гражданских", опубликованных в  X томе "Свода законов Российской  империи".

 

2. Автор документа.

 Изменилось оформление  автора документа. Эти изменения  касались, прежде всего, документов  коллективных авторов. В 1801 г.  были отменены указы, запрещавшие  принимать прошения за несколькими подписями.¹⁹ Расширяется круг авторов: по указу от 1 октября 1831 г. духовные завещания могли составлять и крестьяне.²⁰

 Кроме того, автором  служебного документа стали считать  учреждение. Предписывалось размещать  обозначение автора в левом  верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи. Они писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля. Бланки были двух видов. Один включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил документ, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состав бланка иногда входил заголовок к документу .