Рационализация делопроизводства в учреждениях России XIX начале XX века

Особенностью  организации делопроизводства в  этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в  том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники – сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII – начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г¹⁶.

Цель  издания сборников образцов документов – дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

На  фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное  значение имеют работы Н.В. Варадинова – «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг. Сам он так определял значение своей работы: «... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления».

Делопроизводство  Н.В. Варадинов разделял на теоретическое  и практическое. В теоретическом  значении – это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство – это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг». К предмету теоретического делопроизводства он отнес: «наружные свойства» деловых бумаг и их «внутренние» свойства.

В разделе о наружных свойствах документов он дает:

- классификацию  деловых бумаг с точки зрения  внешней формы:

1. сношения (или отношения);

2. реестры, журналы, протоколы, ведомости,  описи, отчеты, книги;

3. официальные письма;

4. записки;

5. выписки;

- порядок  написания текста документа в  разного рода деловых бумагах;

- части  деловой бумаги (т.е. формуляр  документа): заглавие, особенные пометки,  расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи,  «кувертные» надписи;

- титулы  и формулы обращения к разным  особам и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль (слог) документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и  бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы  конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его  объемного труда¹⁷.

Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в  частности военном, где в 1911 г. "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве"

 

Глава 3.Рационализация делопроизводства в военном ведомстве  России в начале XX века

 

В 1911г. военным ведомством было принято «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», которое вводило систему упрощенного делопроизводства.

Здесь была пересмотрена существовавшая система делопроизводства. Новая организация его была закреплена "Положением о письмоводстве и делопроизводстве".

Положением  упрощалась техника переписки. Проще  всего сокращалось количество служебных документов — для переписки чиновников военного ведомства устанавливалось три основных вида документов: рапорт, предписание, отношение. Для определенных случаев оставалось прошение, допускались официальные письма, вводилась одна форма записки (вместо докладной, памятной, пригласительной, известительной и пр.).¹⁸

С целью сокращения переписки Положение  предлагало:  —отменить сопроводительные письма к спискам, ведомостям, справкам и т.п.;

— отправлять в качестве ответа подлинник  полученного документа с резолюцией того лица, которому он был адресован;

— не входить в высшие инстанции  с документами, решение которых  входит в компетенцию дачного  учреждения или которые разрешаются  существующими постановлениями  и распоряжениями;

— не требовать от подчиненных сведений или справок, "которые могут быть извлечены из установленных штатов, положений или срочных донесений";

—  "во всех случаях, где без ущерба для дела это возможно", письменные сношения заменять "словесными личными или по телефону".

Особое  внимание в Положении обращалось на составление и оформление документов. Определялось, какие документы пишутся на бумаге без бланка ("всеподданнейшие" рапорты и прошения), какие (все остальные) на бланках. Бланки были двух видов: а) со штатным названием должности лица, от которого документ исходит, и б) с названием управления. Отменялось составление заголовка к кратким и несложным документам, так как это сводилось к повторению содержания. И наоборот, к большим и сложным текстам следовало давать такой заголовок, который бы мог "служить готовой записью во входящий журнал".

Положение предлагало "для часто повторяющихся  бумаг" с однообразным текстом "заготовлять печатные или литографированные бланки с неизменяемой частью текста.

Содержание  текста предписывалось излагать "ясно, кратко, без не идущих к делу фраз учтивости (господин, имею честь), титулов, без заключительных фраз (о вышеизложенном доношу), без ссылки в тексте на то, что вызвало переписку".¹⁹

Были  определены новые правила адресования  документа — "всегда по назначению штатной должности вне зависимости  от того, кто в данное время эту  должность исполняет". Этим достигалось  две цели: прямое направление документа  к исполнителю и краткость, определенность содержания документа. В целях ускорения исполнения документов предлагалось все запросы и жалобы направлять непосредственно тем лицам, от которых зависит разрешение вопроса. Точно так же ответ должен был посылаться тому должностному лицу или учреждению, от которого документ был получен.

Все секретные документы для ускорения  работы с ними были разделены на две категории: "секретные'.' и "не подлежащие оглашению", благодаря чему расширился круг лиц, исполнявших эти документы. С той же целью ускорения исполнения документов вместо одной категории определения срочности исполнения — "спешно" — стали употребляться две: "спешно" означало немедленное исполнение; на документах, исполнявшихся к определенному сроку, ставилась надпись "срочно".

Предусматривалось изменение в организации регистрации  и контроля за исполнением документов. Так, в отдельных случаях применялась карточная система регистрации. Для улучшения контроля за исполнением документов предлагалось неисполненные документы, "выполнение которых задерживается ожиданием ответа", хранить отдельно от документов, по которым не требовались предварительные запросы. Было дано определение термину "исполненная бумага". Исполненным документ считался тогда, когда затронутый в нем вопрос "разрешен окончательно и об этом в случаях, когда это нужно, послано соответствующее уведомление".

Большое внимание в Положении уделялось  технической оснащенности делопроизводства, необходимости механического воспроизведения текста циркуляров, полевых книжек и т.п. Для этого предписывалось снабжать все штабы, управления и канцелярии "в достаточном количестве пишущими машинами, приборами для регистрации по карточной системе, гектографами и другими множительными аппаратами..."

Регламентировались  случаи обмена телеграфными сообщениями, были установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В Положении устанавливался порядок применения пишущих машинок  для изготовления документов, гектографов  для копирования и других технических средств связи.

В целях более тщательного исполнения документов и сохранения их как исторических источников предлагалось выполнять  приложенные к Положению специально разработанные "Правила порядка  сдачи законченных дел и книг в архивы в войсковых канцеляриях, штабах, управлениях, учреждениях и заведениях, распределения переписки но предметам и установления сроков хранения дел в архивах".

Положением   о   письмоводстве   и   делопроизводстве   в   военном   ведомстве  (приказ по  военному   ведомству  19 сентября 1911 г.) правила  о содержании архивных частей совершенно переработаны и выделены в особый отдел для того, чтобы придать  им большее значение и тем повлиять на более тщательное их исполнение, что весьма важно в целях  военно-исторических.

Сдача дел в архив во всех частях и  управлениях должна была производиться раз в год, по описи, к сроку, ежегодно объявляемому в приказе командиром части или начальником штаба. В архиве дела хранятся по разрядам, а в каждом разряде—по годам, в хронологическом порядке, и по частям или отделениям; дела помещаются в связки или картоны, которые снабжались номерами и указанием на часть и год; дела различные частей хранятся отдельно; секретные дела хранились особо. Помещения архива должны были светлым, безопасным от пожара и наводнения, запирающимся и имеющим железные решетки в окнах; в крайности, под архив отводится помещение в самой канцелярии, отделяя его перегородкой до потолка; дела хранились обязательно на полках и в шкафах; секретные дела хранились обязательно в шкафах.

Сдача дел в архив производилась  по описям, которые служили основанием для составления общих архивных описей, наравне со сдаточными описями подлежали вечному хранению; по истечении срока хранения дела уничтожались заведующим архивом; для справок дела 3-го разряда и секретные выдавались по письменному распоряжению командира части или начальника штаба, а  прочие дела — заведующим архивом; заведывание архивом в отдельных частях возлагалось на адъютанта, а где таковые не положены, — на делопроизводителя или другого офицера или чиновника.

Архивы  мобилизуемых частей, при выступлении  в поход, сдавались, а по возвращении  из похода принимались согласно мобилизационным  наставлениям.

Архивы  расформировываемых частей сдаются  по указаниям Главного управления Генерального штаба. В приложение к изложенному  выше  положению  об архиве выделено особое специальное правило для  сдачи дел в архив и установления сроков их хранения.

Все дела по отношению к срокам их хранения разделялись на 3 разряда: дела 1 разряда  подлежали уничтожению по окончании  переписки, дела 2 разряда хранятся от 1 г. до 35 л., дела 3 разряда хранятся вечно.

Перед сдачею в архив в частях образуются особые комиссии, в которые назначались  также заведующий архивом, составитель  истории части и подписавшее  сдаточную ведомость лицо; комиссия, убеждаясь в правильности назначения сроков хранения сдаваемых дел, рассматривает  кроме того дела, коим уже истек  срок хранения в архиве, и могла  продлить этот срок для дел или  отдельных документов, выдающихся по своему историческому, бытовому, научному, имущественному или особо важному  служебному значению.

Дела, подлежащие уничтожению, продавались, а секретные  и  мобилизационные  сжигались.

Изложенные  правила для войсковых архивов, составленные в общем согласно элементарным правилам архивоведения  и  при  участии  военно-исторического  общества, должны были несомненно способствовать упорядочению  Военно-архивного  дела.²⁰

Однако работа по совершенствованию  делопроизводства в военном ведомстве  из-за начавшейся вскоре Первой мировой  войны не была заимствована другими  министерствами и ведомствами царской  России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот – сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

Совершенствованию делопроизводства уделяла внимание и советская  власть: в 1918 году вышло постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и  устранении канцелярской волокиты". В 1918 году была введена единая форма  бланков делового письма.

 

Заключение

министерский  делопроизводство документ унификация

Специалисты отмечают, что делопроизводство в  современном виде зарождалось в России в начале ХIХ века, было и до сих пор остается весьма самобытным.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула  главным образом высшие и центральные  учреждения, и вместе с реформами  Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы  центральных и местных учреждений.