Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Если в резолюции указано  несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

В оформление реквизита «Резолюция» новым стандартам внесено принципиально дополнение – «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

На документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.

Резолюция переносится секретарём в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берётся из резолюции.    

Заголовок к тексту (реквизит 18).

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об открытии фирмы; Договор – О поставке тары; Положение – О бухгалтерии и т.п.

Но в таких документах, как  протоколы, инструкции, акты, правила  заголовков отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция – секретаря-референта; протокол – заседания правления; акт – приёма помещения; правила – трудового распорядка и др.

Заголовок составляется тем, кто готовил  документ. Он размещается в левом  верхнем углу документа над текстом  и значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.

Заголовок располагается после  реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина  строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают  на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.

На бланках организаций место  для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита   

Отметка о контроле (реквизит 19).

Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.

Если документ требует исполнения и берётся на контроль, на нём  проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.

Её цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Правила оформления реквизитов основной части

Текст документа (реквизит 20).

Текст документа составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации[14] и субъектов Российской Федерации.

При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь  заголовок, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. 

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько  решений, выводов и т.д., то его  можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими  цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие  формы изложения:

- от первого лица множественного  числа («просим направить», «направляем  на рассмотрение»);

- от первого лица единственного  числа («считают необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного  числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).  

Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим  образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его наименование, число листов и  число экземпляров; при наличии  нескольких приложений их нумеруют, например:  

Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на                            

5 л. в 1 экз.                        

2. Правила подготовки и оформления  документов Управления                          

Регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают  другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: 

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего  на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:                                                                 

 

 

 Приложение № 2                                                                   

к приказу Росархива                                                                   

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава  России от 05.06.2003 № 251

 

Правила оформления реквизитов оформляющей части

 

Подпись (реквизит 22).

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения  документа.

В состав реквизита «Подпись» входят:

– наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное  – на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

– личная подпись;

– расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка  даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности.  Например:

Вице-президент Ассоциации

Региональных предприятий     Личная подпись          А.А.Борисов

или на бланке 

Вице-президент                       Личная подпись          А.А.Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого  лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите «Подпись»  центрировать наименование должности  лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор          

ЗАО «Партнер»              Личная подпись          Н.А.Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого  лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института             Личная подпись          М.В.Лари

Главный бухгалтер                   личная подпись           З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора         Заместитель директора

по научной работе                   по научной работе

Личная подпись  Ю.Г.Демидов                                    Личная подпись К.И.Игнатьев

При подписании совместного документа  первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены  комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Председатель комитета         Личная подпись          В.Д.Банасюкевич

Члены комиссии                        Личная подпись          А.Н.Сокова                                                  

Личная подпись          А.С.Красавин                                                  

Личная подпись          О.И.Рысков  

Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два  или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

Все экземпляры документа, на которых  проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например: