Система контроля в организации и оценка ее эффективности

      Указанные задачи контроля определяют и три  основных направления работы по контролю в организациях:

      а) контроль соответствия деятельности аппарата, его структурных подразделений, отдельных работников определенным функциям и функциональным обязанностям;

      б) контроль соответствия деятельности аппарата складывающейся в оперативной обстановке, его практическим возможностям (силам и средствам);

      в) контроль эффективности деятельности аппарата, правильности расстановки сил и средств, использования рекомендаций науки управления и передовой практики.  

1.3. Цель и принципы контроля, и основные требования, предъявляемые к нему 

      Принципы  контроля - это научно разработанные  и апробированные практикой организационно-правовые и нравственные основы организации контроля, обеспечивающие его эффективность.

      Контрольная деятельность организуется и осуществляется на основе соблюдения следующих принципов:

     1. Принцип законности выражается в требовании к руководителям органов управления, к специальным контрольным органам и должностным лицам не только проверять соблюдение законодательства подконтрольными им учреждениями, но и самим строго выполнять требования законов, нормативных актов, действовать в пределах предоставленных им полномочий.  Особое значение реализации принципа законности имеет для контрольной деятельности, осуществляемой в органах внутренних дел, основной целью которых является поддержание к укреплению законности и правопорядка в стране;

     2. Принцип гласности контроля заключается в доведении результатов проверки до заинтересованных лиц, в огромной его воспитательной роли в борьбе против несоответствующего выполнения поставленных задач, злоупотреблении служебным положением и т.п. Объективность контроля обеспечивается:

• высокой квалификацией, добросовестностью и принципиальностью проверяющих;
• наличием объективных научно-обоснованных критериев оценки работы служб и подразделений.

     Практика  показывает, что объективность контроля обеспечивается также за счет деятельности специальных контрольных аппаратов (сотрудников), не заинтересованных в тех или иных результатах проверки и не зависящих от проверяемых ими учреждений. Контроль может дать полезную информацию при условии тщательной подготовки проверяющих к этой работе, внимательного, скрупулезного, всеобъемлющего изучения всей деятельности проверяемого органа, всех актов и документов, их научного анализа и оценки. Заслушивания объяснений проверяемых и других заинтересованных лиц, выяснения общественного мнения о деятельности проверяемого органа, тщательного изучения причин выявленных недостатков и упущений (Торозова, 2006).

     1. Повсеместность контроля означает необходимость проверки не только отстающих в работе аппаратов, но и имеющих положительные результаты, с тем, чтобы своевременно обнаружить положительный опыт и предупредить возможные ошибки. Поэтому контроль должен быть глубоким, охватывать наиболее важные вопросы, решение которых позволяет организацию деятельности всего аппарата. Проверки должны не фиксировать лежащие на поверхности факты, а вскрывать глубокие причины тех или иных явлений, сопоставлять деятельность проверяемых органов за 3-5 и более лет;

     2. Действенность и результативность контроля - достижение положительных результатов подконтрольными органами в реализации ими своих функций, она обеспечивается конкретными мерами, направленными на устранение обнаруженных недостатков и дальнейшее совершенствование деятельности проверяемых органов и конкретных исполнителей. Контроль не может ограничиваться только выявлением фактического положения дел. Практическая помощь проверяемому органу и его сотрудникам оказывается в различных формах.  Одной из них является разработка плана работы по устранению недостатков. Намеченные в плане мероприятия должны носить комплексный характер и способствовать улучшению работы всей системы подвергнутого контролю выявляются резервы и пути совершенствования деятельности проверяемой службы, подразделения органов внутренних дел;

     3. Конкретность контроля состоит в том, что контролирующий должен разобраться с каждым мероприятием, предусмотренным планом, приказом в отдельности, определить качества выполняемой работы, а если она не выполнена, то установить виновных и причины, принять меры к их устранению. Кроме того, по каждому невыполненному мероприятию должен быть установлен новый срок выполнения, чтобы иметь возможность в будущем провести дополнительную проверку;

     4. Комплексность контроля вытекает из сложности исполнительно-распорядительной деятельности, многоаспектности организационных и регулятивных связей между различными службами органов внутренних дел, осуществляющими борьбу с преступностью. Она позволяет глубже и всесторонне исследовать, вскрыть причины и условия, имеющихся недостатков в работе, более правильно определить и обосновать меры по их устранению.

   Особенность и преимущество контроля состоит  в том, что он предполагает глубокий и всесторонний анализ всех участков и линий работы служб и подразделений, решающих единую для всех проблему:

• анализ организационных связей между ними;
• выявление общих и специфических признаков этих взаимосвязей.

     Основная  цель контроля, добиться такой организации  деятельности служб и подразделений, которая позволила бы в каждом конкретном случае рассматривать взаимодействующие органы, как целостную систему, а их деятельность - как единый процесс.

      Критерии  эффективности контроля пока еще  в достаточной мере не исследованы в нашей литературе. Вместе с тем, работа в этом плане уже проводилась. Анализ наиболее распространенных точек зрения и общетеоретических положений позволяет к критериям эффективности контроля отнести:

• цель;
• средства;
• результат.

     Цель  контроля - это идеальный образ  ожидаемого результата. В каждом конкретном случае она должна быть конкретна. Её определение зависит от предмета, процесса, явления, на которые направлен контроль. Цель одновременно имеет значение организующего и направляющего стержня контрольной деятельности. Например, контроль и оценка проекта управленческого решения преследует цель вскрыть имеющиеся в нем недостатки и за счет их устранения добиться оптимизации решений. Рост какого-либо вида преступлений ставит контролем цель вскрыть причинно-следственные связи, вызвавшие этот процесс (Афанасьев, 2000)

     Правильно поставленная цель влияет на выбор  средств, с помощью которых она может быть достигнута.

      Средства  должны быть адекватны цели. При  определении средств важное значение имеет соблюдение принципа достижения максимальных результатов при наименьших затратах.

      И, наконец, третий критерий - достигнутый  результат. Контролирующие должны стремиться к сближению цели и результатов контроля. В то же время, конечный результат зависит и от других факторов, от других мер, принимаемых по итогам контроля.

      Эффективными  мы можем считать те действия, по осуществлению контроля, которые в полном объеме свидетельствуют о выполнении следующих функций:

• диагностическая, когда вскрыты причины, следствием которых являются те или иные недостатки в контролируемой работе;
• ориентирующая, когда достигнуто повышение внимания исполнителей и руководителей на решение тех проблем, которые в данный конкретный момент имеют решающее значение;
• побудительная, если контроль способствовал изменению к лучшему отношению исполнителей к своим обязанностям;
• организационная, если в процессе контроля или после него совершенствуется организация трудовых процессов.

      После проведенной проверки и результатов  рекомендаций, проверяющих уместно будет отметить, что контроль должен быть:

• понятен как тем, кто контролирует, так и тем, кого контролируют;
• прогнозирующим, способным предвидеть отклонения от движения к заданной цели до того, как эти отклонения приведут к серьезным отрицательным последствиям;
• гибким, способным улавливать и реагировать на изменения в объекте управления и окружающей его среде;
• компетентным, способным рекомендовать субъекту управления корректирующие действия, с тем, чтобы обеспечить движение по заданной программе, охватывать все этапы управленческого процесса.

1.4. Правовое обеспечение контроля 

      Термин "обеспечение " собирательный. Применительно  к обеспечению контрольной деятельности Администрации города Первоуральск следует говорить об их правильном, организационном и техническом обеспечении.

      Управление  в правовом обществе находится в  неразрывном единстве с правом. Как указал С.С. Алексеев: "Право - это конструкционный компонент управления в обществе, его необходимый инструмент".

     Правовыми основами организации контроля Администрации ГО Первоуральск являются положение об Администрации ГО Первоуральск, а также Устав городского округа Первоуральск, регулирующий вопросы организации местного самоуправления на территории муниципального образования в соответствии с федеральными законами и законами Свердловской области.

     Разработка  нормативных актов, регламентирующих деятельность Администрации, является важной задачей. Чем выше уровень нормативных актов, тем полнее они отражают достижения науки и передового опыта, чем детальнее и предметнее регламентируется в них работа подчиненных органов, тем эффективнее функционирует система.

     Правовые  и установленные законом задачи: При разработке и поддержании  системы внутреннего контроля необходимо выполнять внешние обязательства. Организация должна отслеживать  изменения в законодательных  или правовых требованиях, чтобы  определить, каким образом необходимо изменить систему контроля.

     Чтобы системы контроля были эффективными, в организации на всех уровнях должны понимать, что они в большой степени способствуют достижению корпоративных целей. Они не должны восприниматься как системы, которые существуют для того, чтобы ограничивать сотрудников или вводить бюрократические регламентации.

      Вопросы контроля должны постоянно быть в  поле зрения руководителей. Только при такой организации можно добиться эффективности контрольной деятельности (Шелякин, 2001). 

1.5. Управленческий контроль. Сущность контроля в условиях организации 

     Практически все исследователи организаций считают, что контроль над поведением членов организации — одна из важнейших функций управления. Контроль можно определить как деятельность, направленную на обнаружение и ликвидацию отклонений от принятых целей и норм (технологических, поведенческих и др.) организации.

       На практике контроль проводится  в два этапа: 

     1) оценка существующего объекта  и сравнение его с эталоном (например, с нормативным или плановым показателем);

     2) применение санкций, направленных  на приведение контролируемого  объекта в состояние, близкое  или совпадающее с нормативным  или планируемым. 

     Современные исследования в области управленческого  контроля в организациях базируются на системном подходе. При этом изучается контроль внутри организации (которая в данном случае представляет собой закрытую систему) и внешний контроль, осуществляемый по отношению к основным подсистемам организации (организация рассматривается как открытая система). Американский исследователь организаций Р. Эдвардс разработал типологию управленческого контроля, в соответствии с которой выделяются следующие виды контроля:

  - простой — осуществляемый на личностном уровне, где главную роль выполняют межличностные отношения;

  - структурный — осуществляемый на уровне системных ролевых отношений, основой которого являются формальные институционализованные связи, основанные на интернализованных нормах, характерных для данной организации и данной корпоративной культуры;

  - технически — осуществляемый в ходе выполнения определенного вида деятельности в соответствии с определенными управленческими, информационными или социотехническими технологиями;

  - бюрократический — основанный на безличных формальных отношениях, т.е. на правилах, инструкциях и распоряжениях, определяемых существующей иерархией данной организации.

     В ходе функционирования каждой организации  возникает культурно одобряемая система управленческого и социального  контроля, сочетающая все основные четыре вида. Для осуществления эффективного контроля в условиях организации используется несколько способов, с помощью которых руководители могут успешно направлять усилия персонала и регулировать распределение и движение ресурсов. Очевидно, что управленческий контроль касается, прежде всего, поведения работников в организации, и поэтому будет нами рассматриваться как социальный контроль. В соответствии с теорией, разработанной известным американским социологом М. Итоном, а также российским ученым А.И. Кравченко, существуют три основных способа контроля над поведением в организации, которые применяются руководителями как бессознательно, так и вполне осознанно в зависимости от сложившейся ситуации. Рассмотрим более подробно эти способы контролирующего воздействия на различные подсистемы организации.