Система контроля в организации и оценка ее эффективности

     2. Повышение действенности организационного  контроля — следующая по важности  цель — означает минимизацию усилий по контролю над поведением членов организации путем фиксации узловых, наиболее важных для организации или ее подразделения участков деятельности. Выявить такие точки — это большое искусство для руководителя в условиях, когда нет единого мнения относительно важности того или иного аспекта деятельности организации или ее подразделения;

     Чаще  всего руководители в организации  стремятся контролировать те нормы  и правила, которые оказывают  существенное влияние на конечные результаты деятельности организации или ее подразделения в некоторой перспективе с учетом дальнейшего развития. В то же время отдельные члены организации или подразделения придают большое значение контролю за повседневными нуждами и потребностями, которые беспокоят их сильнее, чем цели и потребности организации. В результате контроль над поведением членов коллективов сводится к проверке удовлетворительного состояния условий их деятельности — помещений, лифтов, туалетов и т.д. Распыление контроля приводит к резкому снижению его эффективности и новым проблемам, возникающим из-за различий интересов у членов организации.

     3. Снижение неопределенности в  деятельности группы — еще  одна цель организации. Она  заключается в уменьшении затрат  ресурсов на управленческий контроль  как внутри подразделений (внутренняя  неопределенность), так и вне них (внешняя неопределенность). При высокой степени неопределенности в конечном итоге может произойти потеря управляемости подразделением в силу невозможности принятия решений, адекватных ситуации. При контроле, осуществляемом в целях снижения неопределенности, возможно столкновение интересов индивидов и групп, так как многие члены организации или ее подразделения желают сохранить неопределенность для повышения собственного статуса или статуса их подразделения.

     При организации системы социального контроля ни руководство организации, ни руководство отдельных подразделений не стремятся к тому, чтобы контроль над поведением членов организации был всеобъемлющим, т.е. охватывал действие всех значимых для организации норм и правил. Во-первых, поведение человека невозможно постоянно контролировать. Во-вторых, даже четко поставленный и нормально функционирующий контроль через социализацию не может охватывать все без исключения организационные нормы, так как возможны их дефекты, неправильное толкование, естественное противоречивое наложение друг на друга нормативных требований.

     Вместо  всеобъемлющего контроля целесообразно  установить порядок выборочного  контроля в зависимости от численности  персонала и пространственного  расположения объекта контроля. Кроме того, следует определить допустимые отклонения поведения членов организации от данной социальной нормы. С одной стороны, контроль не должен быть мелочным, т.е. фиксировать малейшие нарушения членами организации основных норм и правил, а с другой — он не должен ориентироваться только на крупные нарушения и совершенно игнорировать мелкие, но достаточно многочисленные отклонения от нормативного поведения.

     В практической деятельности организаций  хорошо зарекомендовал себя контроль по нормативным комплексам, который обычно проводится в три этапа:

     1) выбор наиболее значимых для  деятельности организации группы  нормативных образцов, взаимосвязанных  между собой так, что они  составят единый нормативный  комплекс по сферам деятельности  или по территориальным особенностям их применения;

     2) выбор внутри комплекса, сформированного  на первом этапе, ключевых норм  и правил, которые определяют  сущность данного типа поведения  и от которых зависят все  остальные нормы. По этим нормам  можно судить о выполнении (или невыполнении) других социальных норм данного комплекса;

     3) проведение контроля за ключевыми нормами и правилами, выбранными на втором этапе, при этом при повторных нарушениях увеличивается количество контролируемых норм из данного нормативного комплекса.

     Особое  место в системах социального  контроля занимает ролевой контроль. Сложность его связана с тем, что каждая из социальных ролей членов организации органично вплетена в систему других социальных ролей на основе ее системной функции и поэтому данный вид контроля также должен носить системный характер. Это означает, что для контроля над деятельностью работника в пределах определенной роли следует учитывать наличные средства для ее исполнения и действия других членов коллектива. В ролях, связанных с контролируемой ролью (например, он вынужден держать в поле контроля всех других подчиненных или работников иных подразделений, которые составляют технологическую цепочку или поставляют ресурсы для действий этого подчиненного).

     Опыт  показывает, что очень часто работник не выполняет ролевые требования из-за невозможности включиться в систему других ролей; Системный ролевой контроль — наиболее эффективное средство повышения качества выполнения членами организации своих ролевых требований, однако его сложность, наличие системных требований к его организации в значительной степени препятствуют его повсеместному распространению.

     Важной  проблемой управленческого контроля в организации является установление приемлемого масштаба социальных отклонений. При решении этой проблемы следует учитывать, что угроза срыва выполнения основных ролевых требований возникает только после некоторых предельных отклонений (а не мелких и незначительных), поэтому большое значение имеет правильное распределение управленческого контроля по уровням организации. На уровне организации в целом или большой группы (цеха, отделения и т.д.) руководителям нет надобности, заниматься незначительными отклонениями от ролевых требований, если они не сказываются на деятельности всей организации или большой группы, а целесообразен контроль с фиксацией достаточно крупных по масштабу отклонений. Более мелкий масштаб контроля реализуется на уровне малых групп (отделов, лабораторий) с использованием межличностных взаимоотношений и особенно эффективен для профилактики отклонений в подразделениях организации.

     В целом можно сказать, что управленческий контроль представляет собой не только важнейшую функцию управления в  организации (управления человеческим поведением), но и является неотъемлемой частью корпоративной культуры организации. Такой контроль требует особых типов человеческих отношений — отношения власти, когда одни члены организации обладают специфическими социальными статусами (статусами руководителей) и в силу этого могут принимать решения относительно действий других членов организации с более низкими статусами. Только с помощью властных отношений возможно установление социального контроля над выполнением нормативных требований организации. Эффективные властные отношения формируются в организации постепенно на базе накопления и дальнейшего использования ресурсов власти. Нормы и правила корпоративной культуры закрепляют отношения власти, делают их формальными, устанавливают систему социальных ролей, определяющих четкий порядок контроля над поведением членов организации в процессе производства, за распределением ресурсов и ценностей.

      таким образом, можно сделать вывод по первой главе дипломной работы. Контроль всегда обуславливается какой-то уже совершенной работой и поэтому носит производный, вторичный характер. Контролировать и учитывать можно лишь то, что уже делается, имеется. Имея вторичный, производный характер контроль является, образно говоря, своего рода связующим звеном в цепи других функций управления. В этой главе определено место контроля, его роль, цели и принципы эффективности системы контроля в организации, что являются очень важными как в плане создания эффективной системы контроля, так и обеспечения условий для производительного и психологически комфортного труда персонала.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Сущность системы контроля и оценка ее эффективности на примере Администрации ГО Первоуральск

2.1. Специфика системы контроля в Администрации городского округа Первоуральск 

     Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей . Он необходим для обнаружения и разрушения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными. Контроль может быть также использован для стимулирования успешной деятельности отдельного работника или системы в целом. Поэтому по своей сути контроль всегда нацелен на улучшение качества и повышение эффективности управления.

     Контроль  является важнейшей функцией управления. Контроль за своевременным, полным и  качественным выполнением решений, знаний и поручений, содержащихся в  документах, должен быть: фактическим и систематическим, действенным, оперативным и результативным, постоянно действующим, правильно организованным и гласным.

     Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов  служат не сами документы, а содержащиеся в них задания. Под заданием или поручением понимается конкретное и законченное по смыслу предписание, мероприятие, указанное в тексте (пункте, подпункте, параграфе) документа, адресованное определенному исполнителю и имеющие сроки исполнения.

     Руководители  несут персональную ответственность за своевременное и исполнение контрольных нормативных документов Главы города и вышестоящих органов власти.

     Исполнение  документа начинается с составления  плана и определения задач контроля за выполнением документа. В плане учитывается весь комплекс необходимых управленческих решений.

      Контроль  преследует цель убедиться в постоянном соответствии деятельности администрации  ГО Первоуральск существующим стандартам. Он является составной частью всей деятельности администрации ГО Первоуральск.

      Потребность в контроле за выполнением документов есть в любом структурном подразделении  администрации муниципальных образований, но масштаб и размах его должны соответствовать объемам работы.

     Администрация ГО Первоуральск осуществляет контрольную деятельность в соответствии с действующим законодательством, Уставом муниципального образования, решением городского Совета, распорядительными документами Главы ГО Первоуральск, Регламентом.

      Контролю  в администрации ГО Первоуральск подлежит исполнение:

     - документов вышестоящих органов  и должностных лиц государственной  власти;

     - постановлений, распоряжений Главы  ГО Первоуральск, решений представительных  органов власти, коллегии, поручений  Главы ГО Первоуральск, его заместителей;

     - писем и обращений Главы ГО Первоуральск в органы государственной власти;

     - служебных писем;

     - писем, обращений граждан.

      Контрольная деятельность предусматривает контроль за своевременным и качественным исполнением документов и поручений, систематический анализ выполнения распорядительных документов, изучение причин нарушения сроков их исполнения, обобщение результатов, а также подготовку предложений, направленных на повышение эффективности контроля работы.

      Контроль  исполнения осуществляется:

     1) распорядительных документов вышестоящих органов, решений представительного органа власти муниципального образования – контрольно-организационным отделом;

     2) распорядительных документов Главы  ГО Первоуральск, писем по обращению  Главы ГО Первоуральск в органы  государственной власти – контрольно-организационным отделом;

     3) служебных документов, писем с  соответствующими резолюциями Главы  ГО Первоуральск – руководителями  структурных подразделений, указанных  в резолюции контрольно-организационным  отделом;

      4) обращения граждан – контрольно-организационным отделом. 

2.2. Анализ и оценка эффективности системы контроля в контрольно-организационном отделе Администрации ГО Первоуральск

     Цель моего исследования заключается в том, чтобы проанализировать теоретические и методологические аспекты системы контроля в организации, а также выявить ее эффективность на примере Администрации ГО Первоуральск. Для более полного исследования данной темы были проведены анализ и оценка эффективности системы контроля в контрольно-организационном отделе администрации ГО Первоуральск.

     Данный  отдел осуществляет контроль за исполнением правовых актов и документоведению Администрации городского округа Первоуральск  является структурным подразделением Администрации городского округа Первоуральск. Правовую основу отдела составляют Конституция российской Федерации и Свердловской области, муниципальные правовые акты, а также настоящее Положение.