Система контроля в организации и оценка ее эффективности

     Контрольно-организационный отдел выполняет ряд задач: обеспечение организации делопроизводства и документоведения в Администрации городского округа Первоуральск; организационное и информационное обеспечение деятельности Администрации городского округа Первоуральск, Главы Администрации городского округа Первоуральск при рассмотрении письменных и устных обращений граждан; организационно-техническая подготовка аппаратных совещаний, ведение протокола, а также совершенствование форм и методов работы по современному и качественному разрешению обращений граждан, соблюдению их законных прав и интересов.

      Основными функциями  контрольно-организационного отдела является организация делопроизводства и документирования в Администрации городского округа Первоуральск, разрабатывает и внедряет мероприятия по рациональной деятельности делопроизводства, документирования и контроля, осуществляет методическое руководство работой по внедрению делопроизводства в отделах, комитетах и управлениях городского округа Первоуральск, в сельских территориальных управлениях. В соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству принимает, регистрирует и передает по назначению входящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию администрации, ведет электронную базу данных, контролирует своевременное рассмотрение, прохождение и исполнение ее, отправляет исходящую корреспонденцию. Составляет проект номенклатуры дел отдела по работе с обращениями граждан, контролю исполнения правовых актов и документоведению и предоставляет его на утверждение в установленном порядке, формирует в дела документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

     Осуществляет контроль за соблюдением правил владения делопроизводства в отделах, комитетах и управлениях Администрации городского округа Первоуральск, а также осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения нормативных актов Главы городского округа и входящей корреспонденции.

     Принимает меры по оптимизации документооборота, вносит по этим вопросам предложения Главе городского округа. Осуществляет контроль по качеству и срокам исполнения и прохождения соответствующей информации или документации, принятых решений по обращению граждан.

      Специалист, занимающийся вопросами регулирования  потока документов, должен хорошо знать  функции структурных подразделений  и распределение обязанностей между  исполнителями. Он должен руководствоваться классификатором вопросов деятельности с указанием исполнений по каждому вопросу.

      Специалист  по контролю за выполнением документов должен обладать определенными навыками:

      - знание работы и понимание  того, что требуется от сотрудника;

      - высокое качество выполнения  работы;

      - решение поставленных задач;

      - доброжелательные отношения с  коллегами по работе;

      - своевременный ответ на запросы  руководителей;

      - проявление инициативы и способность  быстро адаптироваться к изменениям;

      - мотивация к труду, стремление  работать;

      - опрятность, аккуратность в личном и рабочем отношении;

     - презентабельность в личном и  рабочем плане;

      - пунктуальность и присутствие  на рабочем месте;

      - соблюдение правил техники безопасности;

      - умение установить хорошие отношения  с посетителями.

      Для эффективной системы контроля в Администрации ГО Первоуральск,

контроль должен быть оперативным, гласным и объективным. Он должен выполняет не карательные функции. Контроль есть форма проявления внимания к труду работника, фактор мотивации его трудовой деятельности. Контроль должен быть целесообразным.

        Исследуя систему контроля в  Администрации ГО Первоуральск, я пришла к такому выводу: негативное  отношение к функции контроля  уходит в прошлое. К контрольным  мероприятиям начинают относиться не с позиции кары, а с позиции современного и качественного выполнения в срок документов органов государственной власти и органов местного самоуправления.

      Практика  показала мне, что в Администрации  ГО Первоуральск постепенно начинает меняться отношение к организации  контроля, то есть на местах стали больше уделять внимания вопросам контроля.

      Однако  процесс отработки и налаживания  механизма контроля  не во всех организациях закончился, тоже и касается Администрации  ГО Первоуральск. Поэтому опыт тех  муниципальных образований, где  имеются наработки в области организации контроля за выполнением документов, представляет интерес и требует своего освещения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     В муниципальной службе на смену тотальному бюрократическому контролю приходит контроль со стороны потребителей услуг муниципальной службы, который осуществляется как непосредственно, так и при помощи общественных организаций и средств массовой информации.

     Развиваются новые информационные системы, позволяющие  в определенных аспектах автоматизировать процесс управления и контроля. Одновременно с развитием мощных информационных систем, использующих современные возможности вычислительной техники и телекоммуникационные технологии, меняется содержание информационных потоков, участвующих в процедуре контроля. В связи со смещением текущего контроля сверху вниз потоки информации от потребителя к производителю становятся более прямыми и не затрагивают высших эшелонов управления. В то же время общей тенденцией контроля во всех передовых организациях становится уменьшение числа контролируемых показателей с одновременным увеличением числа измерений и повышением эффективности каждой процедуры контроля.

     Контроль  в современной России испытывает немалые трудности. Проблемы контрольной  деятельности в нашей стране многолики, но большинство из них, так или иначе, связано с явно недостаточно высоким статусом, а часто и негативным имиджем контроля в восприятии самых разных слоев населения, включая менеджеров предприятий, государственных и муниципальных чиновников и, что особенно тревожно, конкретных исполнителей.

     В многочисленных предлагаемых вариантах  реформы экономики на всех уровнях  управления, как правило, отсутствуют  подпрограммы контроля, механизм контроля за реализацией предлагаемых мер, а, следовательно, нет важного инструмента гарантирования осуществления и действенности реформ.

     Совершенствование практики государственного и иного  контроля должно основываться на триедином  подходе, одновременной работе по трем направлениям: развитию теории контроля; обучению кадров управления владению научными основами контроля; рационализации всей системы контроля. Синтезом работы по этим трем направлениям будет результат, заключающийся в переходе от формального к реальному контролю.

     Рассматривая  контроль как управленческую деятельность, следует отметить, что основной его задачей является количественная и качественная оценка и учет результатов работы любой организации. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов.

     Суть  совершенствования контрольной  деятельности государственных, общественных и хозяйственных органов должна заключаться, прежде всего, в том, чтобы  они брали на себя такой объем  контрольной деятельности, который  они в состоянии реально выполнить. Там, где органы управления взяли на себя невыполнимый объем контроля, чреватый к тому же снижением его качества, он перестает быть эффективным.

        Таким образом, из моего исследования можно сделать вывод: контроль представляет собой сложное, многогранное управленческое и социальное явление. Он абсолютно необходим для упорядочения жизнедеятельности людей во всех ее областях.

      На  мой взгляд, работы была выполнена  успешно, цель - исследование и анализ теоретических и методологических аспектов системы контроля в организации, а также выявление ее эффективности была достигнута. Также в полной мере были выполненные поставленные мною задачи.

      При написании дипломной работы, я  изучила большое количество интересных и познавательных материалов, которые открыли для меня много нового. А проведенное исследование помогло мне понять, как осуществляется контроль в организации и на сколько он эффективен.  
 
 

Список  литературы 

1. Конституция РФ: Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года
2. О государственной гражданской службе Российской Федерации: Федеральный закон РФ от 27.06.04 г. N 79-ФЗ // Российская газета.-2004.-  2 июля.
3. О системе государственной службы Российской Федерации (с изменениями от 11 ноября 2003 г.) Федеральный закон от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ  // Российская газета, от 29.05.2003.
4. Афанасьев ВТ. Научное управление обществом (опыт системного исследования).- М.: Политиздат, 1999.
5. Бойделл, Т. Как улучшить управление организацией // Человек и труд. – 2007. – №11. – С. 12.
6. Васильев В.Н. «Контроль и проверка исполнения». В кн.: «Как организовать управленческий труд», М.,2003г.
7. Верхоглазенко, В. Система мотивации персонала // Консультант директора. – 2008. – №20. – 13-15 с.
8. Годунов В.В. «Введение в теорию управления». М.,2002г.
9. Государственная служба. Учебник / Под ред. проф. В.Г. Игнатьева. – М.: ИКЦ «Март»; Ростов н/Д., 2004. – 528 с.
10. Капорцев А.Г. «Контроль в управленческой деятельности».; 2000г.
11. Каплан, Р. Сбалансированная система показателей контроля / Р. Каплан, Д. Нортон. – М.: «Олимп-Бизнес», 2003. – 154 с.
12. Кардашов, В. Мотивация и стимулирование персонала.  Теория  и  практика:  Об  управлении персоналом // Человек и труд. – 2006.– № 10. – 80-83 с.
13. Ламашова, Л.В. Управление персоналом. Оценка эффективности. Учебное пособие для вузов. – М.: «Экзамен», 2002. – 101с.
14. Ржехин, В.М., Коваленко, Н.В. Разработка показателей эффективности подразделений, отделов, персонала. Пошаговая инструкция. – М.: «Вершина», 2008.
15. Мотивация и стимулирования персонала / О. Лавров и др. // Вопросы экономики. – 2006. – №2. – 76-91 с.
16. Норберт, Том. Развитие персонала как инструмент управления предприятием // Теория и практика управления. – 2003. – № 2
17. Ржехин, В.М., Александ, Д.А., Коваленко, Н.В. Разработка показателей эффективности подразделений, отделов, персонала. Пошаговая инструкция. – М.: «Вершина», 2008.
18. Спенсер, Л.М., Спенсер, С. М. Компетенции: модели максимальной эффективности работы. – М.: «HIPPO», 2005.
19. Торозова, И.Н. Эффективный сотрудник. Как контролировать персонал. Методические  указания. – М.: «Интеллектуал», 2006. – 289 с.
20. Шелякин Н.Д. «Организационные и правовые проблемы контроля», М., 2001г.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Приложение 1