Сущность и основные задачи документационного обеспечения в системе

С ростом численности сотрудников организации  вопрос об эффективности документационного  обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так: 

1. руководство  теряет целостную картину происходящего;

2. структурные  подразделения, не имея информации  о деятельности каждого из  них, перестают слажено осуществлять  свою деятельность.

Это приводит к падению производительности и  вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных.

Поэтому приходится вкладывать деньги в коммуникации, обучение сотрудников.

Таким образом, как мы видим, для любой организации  жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Документационное  обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб  всеми документами, составленными  в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным  подразделениям организаций и прочим субъектам за пределами организации.

Основными делопроизводственными функциями  системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей  и передаваемой документации; доведение  документации до соответствующих исполнителей в системе управления персоналом; печать документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.

В подсистеме управления персоналом, как и в  системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие  унифицированные системы документации: плановая (плановые задания по кадровым вопросам и т. д.); первичная учетная (по учету труда и заработной платы  и пр.); отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате, производительности труда и т. д.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному  страхованию); организационно-распорядительная (акты, письма и пр.). В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие  кадровые документы: личные дела, личные карточки, трудовые книжки; проекты  приказов по кадровым вопросам, план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии  трудовой дисциплины, данные о текучести  кадров и т. д.

Документационное  обеспечение подразумевает организацию  работы с документами, обращающимися  в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения  системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Делопроизводство  по форме организации работ может  быть: централизованным – если оно  осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат), децентрализованным – если оно рассредоточено по различным подразделениям, и смешанным  – если часть наиболее важных, общих  для всей организации работ осуществляется в одном подразделении, а остальная часть – в других подразделениях [4, с.121-123].

Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

Требования  к оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированных  систем документации: ГОСТ 16 487-83 «ДП  и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ 6.30-03 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»  [5, с. 80].

Организационно-кадровая документация включает комплекс взаимосвязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: штатное расписание; структура и штатная численность; положение о кадровой службе; положение  о персонале; должностные инструкции должностные регламенты по каждой должности.

Штатное расписание устанавливает численность структурных подразделений в составе организации, должностной и численный состав работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению и по организации в целом на календарный год с указанием фонда заработной платы. Унифицированная форма документа (форма № Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 и представляет собой комбинацию трафаретного текста и таблицы. Порядок подготовки штатного расписания регламентируется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты.

Штатное расписание разрабатывается  организациями самостоятельно. Ответственность  за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, юридическая служба, подписывают  руководители структурных подразделений  организации, главный бухгалтер, утверждает руководитель организации. В грифе  утверждения указываются общая  штатная численность организации  и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью  организации (или печатью организации).

Структура и штатная численность  закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения в интегрированной системе управления организации, его внутреннюю организацию, задачи, функции. Общий порядок разработки Положения определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов, а также ГОСТом Р 6.30-2003.

Как правило, структура Положения  включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи и  функции кадровой службы.

3. Структура кадровой  службы.

4. Права и обязанности  службы и ее работников.

5. Основные требования  к квалификации работников кадровой  службы.

6. Рабочее место работника  кадровой службы.

Положение о персонале  определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются: вопросы организации деятельности учреждения; условия оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

Положение о персонале  обсуждается и согласовывается  с представителями трудового  коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.

Организационно-распорядительная документация кадровой службы включает приказы (распоряжения) о внесении изменений в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации.

Основное назначение справочно-информационной документации — информирование о фактическом положении дел в системе управления, сообщение сведений, инициирующих управленческие решения, обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами. Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов, идущих от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы направляются снизу вверх — от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя и его заместителей или по горизонтальным связям — между подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся: докладная записка; объяснительная записка; справка; заявление; представление; протокол; предложение; служебное письмо; телеграмма; телекс; факсограмма; телефонограмма; электронное  сообщение и др.

Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами включает приказы (распоряжения) по кадровым вопросам, трудовой договор (служебный контракт), личную карточку работника, личные дела персонала организации, трудовую книжку.

Формы приказов по кадровым вопросам закреплены в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.

Приказы (распоряжения) оформляются  на бланке приказа (распоряжения) или  на общем бланке организации с  указанием вида документа — ПРИКАЗ. В число обязательных реквизитов приказа входят:

1. наименование организации  (подразделения);

2. название вида документа;

3.  дата и номер документа;

4. заголовок;

5. подпись.

Приказы по личному составу  ведутся отдельно от приказов по основной деятельности.

Среди документов по организации  трудовых отношений между работодателем  и работником важнейшее место  отводится трудовому договору.

Приказами и распоряжениями оформляются решения  нормативного характера, а также  по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительной власти.

Приказы подписываются руководителем или  по его поручению заместителем руководителя. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями  руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной  формы и докладываются для  подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие  основанием для издания приказа. Она может начинаться словами  «в целях», «в соответствии», «во исполнение»  и т.д. Если приказ издается на основании  другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Распорядительная  часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием  исполнителя каждого действия и  сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и  подпункты, которые нумеруются арабскими  цифрами. Действия однородного характера  могут быть перечислены в одном  пункте. В качестве исполнителей указываются  структурные подразделения или  конкретные должностные лица. Последний  пункт распорядительной части может  содержать сведения о подразделении  или должностном лице, на которое  возлагается контроль над исполнением  приказа.

Если  приказ изменяет, отменяет или дополняет  ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов  распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием  его даты, номера и заголовка. Текст  пункта должен начинаться словами «Признать  утратившим силу...».

Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила  по вопросам, отнесенным к компетенции  организации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления  какой-либо деятельности или порядок  применения положений законодательных  и иных нормативных актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или  множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок  к инструкции, содержащей должностные  требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей  частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в  котором указываются основания  разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных  правил и технологий.

Основной  текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и  подпункты. Главы должны иметь названия.

Среди документов по организации  трудовых отношений между работодателем  и работником важнейшее место  отводится трудовому договору.

1.2. Структура баз данных документального фонда организации

Регистрация документов

Для обеспечения  эффективного пользования информацией  при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.