Сущность и основные задачи документационного обеспечения в системе

Основные  задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Ниже приведен список наиболее часто встречающихся  задач.

1. Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
2. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
3. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
4. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота организации.
5. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные  факторы, влияющие на решение о выборе системы

Требования  по объему хранения. Если у вас много  документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое  структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management) [11, с. 256]. Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится  на медленные и дешевые носители.

Проблемы  внедрения системы документооборота

Существуют  общие практически для любых  организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении  и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены  основные из них.

Консерватизм  персонала, низкая образованность, нежелание  обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной  подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Общая классификация  систем документооборота

Любая система  документооборота может содержать  элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них  имеют конкретную ориентацию в одной  из областей, связанную в первую очередь с позиционированием  продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные  архивы - ЭА). Электронный архив - это  частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное  хранение и поиск информации. Некоторые  системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового  поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск  и т. д., другие - за счет эффективной  организации хранения: HSM, поддержка  широкого диапазона оборудования для  хранения информации и т. д.

Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так  называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow - «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного  эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны  документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С  помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых  заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Обзор систем документооборота, которые могут  быть успешно внедрены в ОГОУ СПО  «УПиТ»

Docs Fusion и Docs Open

Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в  мире систем, относящихся к классу «электронных архивов».

В России Docs Open представлена достаточно давно  и уже применяется во многих организациях. Docs может эффективно применяться  и в крупных организациях с  большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших организациях, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется  как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным  созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).

Клиент PowerDocs - это Windows-интерфейс, по идеологии  построения напоминающий MS Outlook. Пользователь может обращаться к Docs через интерфейс  самого MS Outlook и даже в окне Windows Explorer, что позволяет работать с папками Docs как с обычной файловой системой. Клиент PowerDocs позволяет осуществить  мобильный доступ с возможностью синхронизации при подключении, в том числе и по медленным  линиям. Эта функция также позволяет  обеспечить стабильную работу пользователя в режиме неустойчивой работы локальной  сети. Клиент CyberDocs обеспечивает практически  ту же функциональность, что и PowerDocs, но через Internet-браузер.

В одном  комплексе может быть установлено  несколько серверов DocsFusion, при этом автоматически реализуется балансировка нагрузки и устойчивость к сбоям (fault tolerance). Это значит, что при  сбое одного из серверов пользователи почувствуют лишь некоторое замедление работы системы, а сама система действительно  может обеспечить одновременную  работу с ней достаточно большого количества пользователей. Для хранения данных системы необходимо использовать Microsoft SQL Server или Oracle. В качестве хранилища  для самих документов используется файловая система. Поддерживается механизм иерархического хранения данных HSM.

Продукт не ориентирован на применение в области  инженерно-конструкторского документооборота, в нем нет интеграции с системами CAD/CAM. В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации информации. В ней имеются  средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако для  больших организаций этих средств  недостаточно.

LanDocs

Система LanDocs в первую очередь ориентирована  на делопроизводство и архивное хранение документов [12, с. 260]. Она состоит  из нескольких компонентов: системы  делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и  визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа  с использованием Internet-клиента, почтового  сервера.

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной  архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение  для централизованного управления хранением документов в электронном  архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции  поставляется модуль полнотекстового  поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана  так, что сотрудники, у которых  установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания  и отчитываться по ним, используя  стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes.

Система LanDocs не ориентирована на поддержку  коллективной работы и процесса создания документов.

Optima Workflow

Хотя  система и называется Optima Workflow , это  больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время  проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу [13, с. 270].

Система автоматизирует процессы регистрации  документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования  и сбора резолюций, доставки отчетов  об исполнении поручений.

Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее возможности  по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных  линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC.

Как уже  указывалось выше при классификации  систем, workflow-система удобна для  формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко  внедрить в тех компаниях, где  он уже применяется по своему прямому  предназначению - как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что Optima Workflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива - для  этого есть другие продукты, к примеру, описанный выше Microsoft SharePoint Portal Server. Optima Workflow хранит документы только в  процессе, пока работы, связанные с  ним, не завершены.

«Евфрат»

«Евфрат»  является простым электронным архивом  с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов  для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы [14, с. 301-303].

«Евфрат»  построен в парадигме «рабочего  стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь  любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет - система хранит только ссылки на файлы  или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие  уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность  открыть и просмотреть любой  документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без  форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так  как документ можно открыть во внешнем приложении. К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать  получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что  может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет  описать категории документов и  приписать любой из категорий  любые реквизиты.

Для ввода  информации с бумажных носителей  в комплект продукта входит система  потокового ввода, основанная на другом продукте компании - системе распознавания  текстов Cuneiform. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового  поиска, назначения заданий, связанных  с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое  может оказаться полезным в малом  офисе или на предприятиях, не предъявляющих  высоких требований к масштабируемости информационной системы.

«1С: Архив» позволяет организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников, как по локальной сети, так и  по Интернет.

«1С: Архив» обеспечивает коллективный доступ сотрудников  к документам для просмотра и  редактирования, поддерживает целостность  документов при одновременном редактировании несколькими пользователями, автоматически  сохраняет все версии документов.

«1С: Архив» автоматически сохраняет все  версии документов и позволяет вернуться  к нужной версии или сравнить любые  две версии документов. Каждая версия имеет своего автора и краткие  комментарии, характеризующие ее отличия  от предыдущей. Полнотекстовый поиск  ведется по всем версиям документа, а не только по последней.

«1С:Архив» содержит развитые средства управления правами пользователей и позволяет  установить различные права доступа  к папкам-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных  пользователей. Права доступа проверяются  по 8 критериям при выполнении любых  операций с документами. Наиболее важные с точки зрения политики безопасности операции заносятся в административный протокол, подлежащий аудиту администратором.

«Дело»

Система «Дело» является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела  популярность у нас в стране [7, с.515]. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик - компания «Электронные офисные системы» взял курс на пересмотр  концепции продукта в сторону  создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию  делопроизводства, суть которой в  следующем: чтобы было совершено  любое действие в организации, нужен  документ, которому обеспечивается его  движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных.

Продукт в первую очередь интересен для  организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства.

Выводы: К системам средней ценовой категории  можно отнести «ДЕЛО» и «ЕВФРАТ-Документооборот». Причем внедрение системы «ДЕЛО», последовательно поддерживающей все  стандарты российского делопроизводства и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится  оптимальным при наличии в  организации СУБД Oracle (к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах) или MS SQL Server (что  может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением). Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» является более гибким и более  масштабируемым за счет использования  уникальной объектно-ориентированной  СУБД «НИКА» (внутренняя разработка Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения  специалистов поставщика) с развитыми  механизмами настройки процессов  управления документами.