Технология разработки и оформления организационно – распорядительной документации

Содержание

Введение……………………………………………………………………     3-4

 

Глава 1. Общие требования к организационно-распорядительной документации……………………………………………………………..…  5 

1.1.  Унификация и стандартизация управленческой документации………………………………………………………...…...…  5-9

1.2.   Унифицированная система организационно – распорядительной  документации…………………………………………………………..….    10

1.3.   Реквизиты организационно – распорядительных  документов…………………………………………………………………  10-12

Глава 2. Технология разработки и оформления организационно – распорядительной документации…………………………………………. 13

2.1. Организационно – правовые документы..............................................  13-23

2.2.   Распорядительные документы……………………………………..     23-25

2.3.  Особенности оформления информационно – справочных документов..................................................................................................    25-32

 

Заключение ……………………………………………………..............     33-34

 

Библиографический список…………………………………………..    35-37

 

 

 

 

 

 

Введение

    Тема работы является актуальной в настоящее время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место, которая затрагивает судьбы миллионов людей. ОРД в равной степени представляют интерес для работников, как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документированных в ОРД.Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

Согласно Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД) ОРД систематизированы по следующим функциям:

·  создание организации, предприятия;

·  реорганизация организации, предприятия;

·  ликвидация организации, предприятия;

·  приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

·  распорядительная деятельность организации, предприятия;

·  организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

·  оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных  функций ОРД классифицируют на три группы:

1.  организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

2.  распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

3.  информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки и т.п.).

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и  эффективность процесса управления. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать  как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Оформление организационно – распорядительной документации осуществляется в соответствии с нормами и  требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В государственном стандарте определено 30 реквизитов. Стандарт жёстко не оговаривает перечень ОРД, на которые он распространяется. Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

Цель контрольной работы: комплексно проанализировать всю совокупность требований к ОРД, предоставляемых нормативно-правовыми и нормативно-методическими актами к современным организационно-распорядительным документам в РФ и сформировать предложения и выводы, направленные на дальнейшее совершенствование функционирования ОРД:

– рассмотрение требований к организационно-распорядительной документации, предъявляемых современной нормативно-правовой и нормативно-методической базой;

– анализ технологии разработки организационно-распорядительной документации;

– изучение порядка оформления реквизитов организационно-распорядительных документов;

–    формирование выводов, направленных на дальнейшее совершенствование ОРД в федеральных и муниципальных органах власти Саратовской области..

Структура дипломной  работы: Введение, Глава 1 – Общие требования к организационно – распорядительной документации, Глава 2 – Технология разработки и оформления организационно-распорядительной документации, Заключение, Библиографический список, Приложение.

 

Глава 1. Общие  требования к организационно – распорядительной документации

1.1.Унификация  и стандартизация управленческой  документации

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу управления любой организации. Качество управленческой документации, обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму возможность и  эффективность процесса управления. Управленческий документ это документ, который при сохранении всех признаков  документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками, связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных функций управления. Ученые – документоведы на основе анализа практики документирования управленческой информации предложили комплекс требований, которым должен отвечать управленческий документ. Задача состояла в том, чтобы совокупность предложенных требований при ее реализации обеспечила документу такие свойства, которые гарантировали бы совпадение его исходного и интерпретационного смыслов.

Приведем эти требования с некоторой коррекцией текста¹.

1.  Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.

2.  Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.

3.  Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.

4.  Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.

5.  Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.

6.  Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.

7.  Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.

8.  Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.

9.  Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует  рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого  труда. Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Так, например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов является:

·  унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра - образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы докуме6нтации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;

·  единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;

·  комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

·  информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

·  сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;

·  стабильность требований к документам. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;

·  сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

·  экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке и др.

Существуют три способа  унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Данный способ является первым шагом к формализации текстов и их кодированию с последующим вводом в ЭВМ. использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем в формализации текста, где отсутствует фраза, а имеются лишь необходимые для читающего данные. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы:

Ø  приказы по приему, переводу, увольнению;

Ø  кадровые докладные и объяснительные записки.

Достоинства анкетной формы  текста состоят в следующем: упрощается подготовка документа; облегчаются  машинописные работы; создаются предпосылки  для кодирования информации.

Таблица так же, как анкета, представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.Перечислим достоинства текста, представленного в виде таблицы: обладает большой информационной емкостью; позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В настоящее время таблица  и анкета «соревнуются» между  собой по критерию совершенства формы, но все же в большинстве УСД  используется пока анкета. В УСД  на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Проведение унификации текстов можно рассматривать как первую стадию в разработке унифицированных текстовых форм управленческой документации. Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным и прямым.

Косвенный эффект проявляется в повышении качества управления, эффективности использования средств организационной и вычислительной техники, ускорении и оборачиваемости финансовых средств, снижении количества ошибок в документах и др. Этот вид эффекта пока в расчетах не определяют.

Прямой эффект проявляется в снижении затрат труда на работу с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капитальных вложений на оргтехнику и помещение для ее установки, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники.