Технология разработки и оформления организационно – распорядительной документации

 

 

1.2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций  и предприятий занимают служебные  организационно-распорядительные документы. ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:

·  организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

·  распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

·  справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).

1.3.   Реквизиты организационно-распорядительных документов

Каждый документ состоит  из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа  и т.д.). Реквизит является законченным  информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной  теме: авторство, возможность доступа  для прочтения, место хранения и  т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты могут  быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в  шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с  определением их взаимного расположения составляют его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр – образец. Формуляр – образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре  – образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при  наличии нескольких различий в конкретных документах.

Формуляр, характерный для  документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра – образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

- форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

- минимально допустимые  размеры служебных полей: поле  подшивки – не менее 20мм, остальные  поля – не менее 10мм;

- размер шрифта, годного  для оформления документов –  что соответствует размеру 13,5 – 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

Стандартом определено, что  основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.

Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила  их оформления; в самом общем виде – их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации – составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и  её код, дата, номер документа и  подпись (лица, несущего ответственность  за содержание документа).

Неоднократно регламентировались и стандартизировались более  подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в  настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 – 97 «УСД. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Во все действующие  инструкции и правила по ведению  делопроизводства обязательно включены разделы, составленные на основе этого  стандарта.

Оформление ОРД, как уже  было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Технология разработки и оформления организационно-распорядительной документации

2.1. Организационно-правовые  документы

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную  численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы  в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей  организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или  руководителем структурного подразделения  – в зависимости от вида и разновидности  документа. Утверждаться организационные  документы могут непосредственно  руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой  организационно-правового документа  является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы  относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений  или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных  специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих  собственные заголовки и разделенных  на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими  цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями  и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации  или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный  договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном  органе) организации, регламент, штатное  расписание, инструкция, должностная  инструкция.

Организационно-правовые документы  оформляются на стандартном листе  бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

 

Устав

Под Уставом – как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и  гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Юридическое лицо действует  на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных  законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать  на основании общего положения об организациях данного вида²

Устав относится к учредительным  документам юридического лица. В учредительных  документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок  управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом  для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных  предприятий, а в предусмотренных  законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации  могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда  по закону это не является обязательным.³

Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью  организации.

Устав оформляется на стандартных  листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

На титульном листе  устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения  устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет  отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего  органа.⁴

Учредительный договор  

 

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава⁵

Юридическое лицо действует  на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных  законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать  на основании общего положения об организациях данного вида.

Учредительный договор относится  к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место  его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а  также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для  юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных  предприятий, а в предусмотренных  законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации  могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда  по закону это не является обязательным.

Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками).Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Учредительный договор оформляется  на стандартных листах бумаги форматаА4.

Положение об организации

Положение об организации  – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.