Технология разработки и оформления организационно – распорядительной документации

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся  на:

·  правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

·  правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

·  правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

·  необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

·  необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления.

С точки зрения порядка  разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы:

·  документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

·  документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

, подпись, визы согласования  документа (см. приложение №4).

и коллегиальными исполнительными  органами субъектов Российской Федерации  в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.¹⁰

2.3.  Особенности оформления информационно-справочных документов  

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к  организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Оформление докладной, служебной и объяснительной записок

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка  информирует руководство об имевших  место событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения.¹¹

Докладная записка (см. приложение № 6) может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка  представляется руководителю вышестоящей  организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются  по инициативе работника или по заданию  его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность  деятельности организации.

Внешние докладные записки  составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе  бумаги.

Текст докладной записки  состоит из двух или трех смысловых  частей:

·  в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

·  во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

·  в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных документах, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной  записке может отсутствовать  – в этом случае текст докладной  записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную  записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (или она представляется руководителю организации); внешнюю докладную  записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки  является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами  докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка (см. приложение № 7) оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.¹²

Служебную записку подписывают  специалист или руководитель подразделения.

Датой служебной записки  является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами  служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Объяснительная  записка:

1) документ, поясняющий содержание  отдельных положений основного  документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного  лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое  вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки (см. приложение № 8) по содержанию можно разделить на две группы.

К первой группе относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений.

Они оформляются на общем  бланке организации.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций.

Они оформляются на стандартном  листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие  поводом к ее написанию, вторая –  причины, объясняющие сложившуюся  ситуацию.

Объяснительную записку  подписывает ее составитель. Датой  объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Предложение

Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-приглашения.

Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Текст предложения (см. приложение № 9) содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений.¹³

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются  составителем.

Предложения могут представляться в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится  в компетенции этих организаций.

Предложения, адресованные другому должностному лицу, оформляются  на стандартном листе бумаге, предложения, адресованные вышестоящей организации, – на общем бланке.

Обязательными реквизитами  предложения являются: наименование структурного подразделения, (наименование организации – при адресовании вышестоящей организации), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (при адресовании вышестоящей организации), заголовок к тексту, адресат, подпись.

Представление

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Представление оформляется  на стандартном листе бумаги.

Текст представления (см. приложение № 10) содержит следующую информацию:

·  фамилию, имя, отчество;

·  дату рождения;

·  образование;

·  занимаемую должность;

·  наименование структурного подразделения;

·  стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности);

·  оценку служебной деятельности;

·  повышение профессионального уровня;

·  оценку политических, деловых и моральных качеств;

·  информацию об участии в общественной работе;

·  мотив назначения, перемещения или поощрения;

·  наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить;

·  структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить.

Представление подписывается  руководителем структурного подразделения  и адресуется руководству организации.

Датой представления является дата его подписания.

Обязательными реквизитами  представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заявление

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.¹⁴

Заявления (см. приложение № 11) подразделяются на две группы:

·  по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, об освобождении от должности и т.п.);

·  сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организаций, отдельных должностных лиц и т.д.

Отсутствие указания в  обращении граждан на нарушения  их прав и интересов является основным критерием отличия заявления  от жалобы.

Заявление адресуется конкретному  должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу  перевести…, прошу проверить состояние  …), затем идет детализация затронутого  вопроса. Форма изложения свободная.

Заявление может иметь  приложения (например, к заявлению  о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается  автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства  выражается резолюцией. Заявление с  резолюцией служит основанием к изданию  приказа (по кадровым вопросам) или  другого документа (письма автору о  принятии решения, справки о состоянии  затронутого автором вопроса, приказа  о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Обязательными реквизитами  заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя: полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.

Протокол

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).¹⁵

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих  и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов  директоров и др.).

Протоколы (см. приложение № 12) оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).