Шпаргалка по "Управлению, хранению документов"

·  план-отчет работы архива;

·  план-отчет работы структурного подразделения;

·  план-отчет работы работника.

В зависимости от направлений  деятельности, штатной численности  и наличия структурных подразделений  отдельные виды плановых документов могут не составляться. Вместе с  тем архив может разрабатывать  отдельные планы развития определенных направлений деятельности.

Планирование осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа  достигнутых результатов, перспективных  планов развития архивного дела и  делопроизводства и программ по отдельным  направлениям деятельности, исходя из имеющихся в наличии и прогнозированных финансовых, материальных и трудовых ресурсов, с учетом рекомендаций и  поручений органов высшего уровня.

Планирование в архиве начинается с разработки плановой части  планов-отчетов работы структурных  подразделений.

4) Координация - взаимная  увязка работ, задач по видам,  исполнителям, объемам и срокам.

5) Работа с персоналом - изучение различных способов  стимулирования деятельности, психологических  мотиваций работников и др.

6) Маркетинг - вид человеческой  деятельности, связанный с изучением  изменения спроса на товары  или по удовлетворению спроса  и реализаций этих мер.

7) Паблик рилейшнз - связи с общественностью.

8)      Инновации - нововведения на предприятии, в организации.

Все эти функции применяются  и в организации работы архива.

14.Муниципальный  архив в системе архивных учреждений.

- структурное подразделение органа  местного самоуправления муниципального  района, городского округа или  муниципальное учреждение, создаваемое  этим органом, которые осуществляют  хранение, комплектование, учет и  использование документов Архивного  фонда Российской Федерации, а  также других архивных документов.

Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов  и городских округов осуществляют деятельность в области архивного  дела согласно полномочиям по решению  вопросов местного значения, установленным  Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах  организации местного самоуправления в Российской Федерации".

В целях эффективной организации  архивного дела на территориях городов  и районов администрациями местного самоуправления созданы архивные отделы или муниципальные архивы. Через них органы местного самоуправления реализуют свои полномочия по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность. А также решают вопросы о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы.

Деятельность муниципального архива организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного  агентства РФ, на основе целевых  программ, планов работы, утверждаемых администрацией местного самоуправления с учетом рекомендаций органа управления архивным делом субъекта, перед которым  отчитывается заведующий муниципального архива.

Муниципальный архив комплектуется  документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение для муниципального образования. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

10.Нормативные  документы, регулирующие постановку  архивного дела в России, принятые  после 1991г.

Считается, что начало реформам в  архивной сфере было положено известными указами Президента РФ «О национализации архивов КПСС» и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР» от 24 августа 1991 г. Главным в этих документах было то, что открывался доступ к ранее закрытым архивным материалам, перестал существовать «партийный архивный фонд». 12 октября 1991 года было издано постановление Совета Министров РСФСР «О российском центре хранения и изучения документов новейшей истории. На базе партийного архива был создан центр, который позднее был преобразован в Российский государственный архив социально-политической истории. Тогда же 12 октября 1991 года вышло постановление Совета Министров РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР». В 1992 г.издано Постановление Верховного Совета РСФСР "О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования" - первый в России нормативный актом высшего законодательного органа страны, посвященный архивам, и затем замененным "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" - первым за всю историю страны законодательным актом, регламентирующим постановку архивного дела. "Основы законодательства" разработаны с учетом ряда принципов новой организации архивного дела в стране. «Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде РФ», принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 г., заложили демократическую правовую базу архивного дела в нашей стране. В них декларируется целостность государственного архивного дела независимо от

формы собственности на документы, устанавливается уголовная ответственность за порчу, хищение, несанкционированное уничтожение, безвозвратный вывоз архивных документов. В целом они исходят из того, что документальное наследие составляет важную часть культурного достояния нации, что архивная система играет существенную роль в жизни страны, а историк-архивист является тем, кто отвечает за надлежащее функционирование этой важной сферы жизнедеятельности общества. Указом

Президента РФ большинство центральных  государственных архивов было внесено в государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ. Сфера ведения Основ законодательства распространяется на все находящиеся на территории России архивные документы и

концентрирующие их архивы. Тем самым  «Основы законодательства»провозглашают принцип неотъемлемости ценных документов, т.е. документов, подлежащих вечному сохранению в силу их значимости для общества или для собственника, от общего историко-культурного наследия народов России, рассматривая их в то же время и как составную часть мирового историко-культурного достояния. Такие документы и архивы в «Основах законодательства» объединены ранее существовавшим лишь в обыденном сознании понятием «Архивный фонд Российской Федерации».

Впервые в архивной сфере были разграничены полномочия Российской Федерации и ее субъектов, Архивный фонд РФ разделен на 2 части: государственную и негосударственную  Основные положения и принципы "Основ законодательства" были конкретизированы в утвержденном указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. "Положении об Архивном фонде Российской Федерации". Оно определило прежде всего предельные сроки ведомственного хранения архивных документов государственной части Архивного фонда России. "Положение" зафиксировало также механизм взаимоотношений учреждений Государственной архивной службы с собственниками и владельцами негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Последние представляют сведения о своих документах с целью их государственного учета, обеспечивают их постоянное хранение в

создаваемых для этих целей архивах, могут передавать свои документы в собственность государства или на временное, в том числе депозитарное, хранение. Порядок, условия такой передачи определяются соглашениями (договорами) с учреждениями Государственной архивной службы. В 1993 году было принято постановление президента Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве». Это постановление регулирует взаимоотношения между учреждениями Государственной архивной службы и центральными органами федеральной исполнительной власти, учреждениями, организациями и предприятиями, а так же

совершенствования ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве. В 1994 году был издан Указ Президента РФ «Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России». В Положении об архивном фонде российской федерации закреплен состав государственной и негосударственной частей АФ РФ, отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации и муниципальных архивов, указаны порядок и сроки хранения документов, дан полный перечень отраслевых фондов. 28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной архивной службе России, в котором говориться, что в компетенцию Росархива входит как руководство архивной, так и делопроизводственной сферой в стране. Как видно из перечисленного Президент и Правительство Российской федерации уделили немало внимания архивному делу. К 2001 году состояние правового регулирования архивного дела далеко не во всем отвечало современным реалиям. Действующие Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (далее - Основы законодательства) появились в июле 1993 г. Позднее были приняты Конституция Российской Федерации,Гражданский кодекс Российской Федерации, федеральные законы "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти в субъектах Российской

Федерации"", "О государственной  тайне", "Об обязательном экземпляре документов", "Об информации, информатизации и защите информации", "Об участии в международном информационном обмене", "О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации" и другие, затрагивающие отдельные вопросы работы с архивными документами. Формулировки названных законов оказались не во всем состыкованными с архивным законодательством. Более того, некоторые положения Основ законодательства (по разграничению собственности на архивные документы, о статусе муниципальных архивов и другие) вступили в противоречие с требованиями Конституции Российской Федерации и принятых в ее развитие законодательных актов. Наряду с изменениями в российском правовом поле, за последнее десятилетие заметные перемены произошли и в практике архивной работы, в особенности в области комплектования, выявившие лакуны в действующем архивном законодательстве. На рубеже третьего

тысячелетия подготовка нового архивного  закона стала настоятельной необходимостью.

8.Вопросы управления  архивным делом в Положении  о Федеральном архивном агентстве.

Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации. Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему организации во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями. 
Федеральное архивное агентство осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности:

Организует:

- информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам;

- исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства;

- работу по подготовке документальных публикаций, а также документальных экспозиций и справочников о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации;

- экспертизу архивных документов, заявленных к вывозу за пределы Российской Федерации, для выдачи в установленном порядке юридическим и физическим лицам заключений о возможности их вывоза;

- экспертизу документов Архивного фонда Российской Федерации, заявленных к временному вывозу за пределы Российской Федерации, для выдачи в установленном порядке юридическим и физическим лицам заключений о возможности их временного вывоза;

- экспертизу документов Архивного фонда Российской Федерации, временно вывезенных за пределы Российской Федерации, после их возвращения;

- централизованное хранение страхового фонда уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации;

- работу федеральных архивных учреждений по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составляющих государственную тайну;

- координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов;

Ведет:

- государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации;

- Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

Осуществляет:

- функции главного распорядителя и получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Агентства и реализацию возложенных на Агентство функций;

-. функции государственного заказчика федеральных целевых, научно-технических и инновационных программ и проектов в сфере деятельности Агентства;

- согласование списков источников комплектования федеральных государственных архивов;

-. согласование перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов государственной власти;

- согласование положений о центральных экспертных комиссиях и центральных архивах, а также иных нормативных правовых актов по архивному делу федеральных органов государственной власти и подведомственных им органов и организаций;

- меры по обеспечению преимущественного права Российской Федерации на покупку архивных документов, находящихся в частной собственности, в случае их аукционной или комиссионной продажи;

- экспертизу проектов национальных стандартов в области архивного дела и документационного обеспечения управления;

- обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;

- контроль сроков возврата архивных документов, временно вывезенных за пределы Российской Федерации;

- взаимодействие с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями в установленной сфере деятельности;