Внутрикорпоративный портал как средство управления внутрикорпоративными коммуникациями

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Факультет журналистики

Кафедра общественных связей и рекламы

 

 

Внутрикорпоративный портал как средство управления внутрикорпоративными коммуникациями

 (на примере внутрикорпоративного портала ООО «ЕЛТРАНС+»)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Дипломная работа (Дипломный проект) студентки 6 курса ОЗО              Киселевой Елены Анатольевны                                      Научный руководитель: к.ф.н., доц. Петров Михаил Кириллович

 

Санкт-Петербург

2010

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………..……..3

Глава 1. Внутрикорпоративный портал как единое информационное поле компании………………………………………………………………….......6

1.1.  Виды корпоративных порталов. Структура и функции…................6

1.2.  Задачи. Цели…………………………………………………………..6

Глава 2. Внедрение внутрикорпоративного портала в компании «ЕЛТРАНС+»………………………………………………...............……     30

1. Причины …………………………………………………………….   30

2.2.     Внедрение: проблемы..…………….……………………………….   43

2.3.   Планы…………………………….…………..………………………   55

 

Заключение……………………………………………………………………68

Список использованной литературы………………………………………...71

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность выбранной темы обусловлена  малоизученностью вопроса внедрения  и продвижения интранет-портала  как способа внутрикорпоративных  коммуникаций.

В любых компаниях, даже небольших, могут возникать проблемы с внутренними  коммуникациями.

В недавнем прошлом электронная  почта была одним из величайших достижений технического прогресса в сфере  коммуникаций. Однако, по техническим  характеристикам, это очень трудоемкое средство связи. А если учесть еще  спам, вирусы и общую информационную перегрузку?!! Впрочем, во многих компаниях  именно электронная почта служит одним из главных инструментов общения, получения информации и решения  разнообразных производственных вопросов. Внутри организации почта используется для того, чтобы созывать собрания, обозревать документы, рассылать объявления о начале новых проектов и раздавать  рабочие задания.

С точки зрения коммуникационной эффективности  внутрикорпоративные порталы имеют  ряд преимуществ перед электронной  почтой, печатными корпоративными изданиями:

• корпоративный портал является хранилищем корпоративной информации, к которой могут получать доступ все сотрудники, в том числе сотрудники, работающие удаленно;
• у каждого сотрудника есть своя страница, где находится информация о его контактах, документы, необходимые для работы;

Возможно, порталы и не вытеснят другие каналы коммуникации внутри компании, но, определенно, служат налаживанию  эффективной коммуникации внутри компании. Портал можно использовать как источник передачи информации — сообщать об открытии новых сайтов, анонсировать новые проекты, размещать резюме об открытии новых вакансий, сообщать официальные новости компании и  заявления высших должностных лиц. Кроме того, на портале, созданном  для передачи информации, можно информировать  сотрудников о новостях отрасли.

Целью данного исследования является изучение RM-эффективного внутрикорпоративного портала на основе уже работающего проекта.

В соответствии с целью работы поставлены следующие задачи:

1. Проанализировать RM-эффективность внутрикорпоративного портала;
2. Выявить достоинства и недостатки данного проекта;
3. Выработать рекомендации для дальнейшей работы над даны проектом с целью увеличения эффективности проекта.

Объектом изучения выступает внутрикорпоративный  портал компании «ЕЛТРАНС+».

Предметом данного исследования является анализ эффективности работы внутрикорпоративного портала.

 

 

 

 

 Глава 1. Внутрикорпоративный портал как средство внутрикорпоративной коммуникации.

В данной главе  рассмотрим понятие внутрикорпоративного портала, его структуру, функции, цели и задачи. Выведем основные преимущества использования внутрикорпоративного портала как способа эффективного управления внутрикорпоративнми коммуникациями.

Коммуникация является неотъемлемой частью Public Relations. Внутренние коммуникации являются неотъемлемой частью любого трудового коллектива. Эффективные коммуникативные связи внутри компании ведут к более высокой производительности труда и удовлетворенности сотрудников работой, лучшему достижению целей организации, более совершенным отношениям с клиентами. В свою очередь, эффективность коммуникативных связей определяется хорошим организационным климатом и отличной информационной осведомленностью сотрудников.

Традиционно основной задачей внутрикорпоративных  коммуникаций была передача информации с использованием ряда инструментов и каналов. «В настоящее время PR-практики все активнее пересматривают сферу своего влияния и расширяют подход – особенно в период перемен, когда акцент может быть сделан на моделях поведения и корпоративной культуре»¹.

Дэвид Оливер, агентство Fourth Corner Communications, считает, что эффективная коммуникация предполагает не только своевременное оповещение сотрудников о любых, даже небольших победах, но и обязательное постоянное воодушевление людей, общение «лицом к лицу», контроль ролевого поведения лидеров, оказание психологической поддержки менеджерам среднего звена.

Однако, как  показывает практика, очень часто  сотрудники компании лучше осведомлены  о событиях, происходящих в мире, чем о том, что происходит внутри компании. Конечно, утро у любого сотрудника в компании начинается с изучения новостных сайтов, проверки электронной почты.  А для этого достаточно включить компьютер и открыть нужный сайт.

В то же время, существует необходимость  постоянного документооборота внутри компании, проведения внутренних совещаний, координации деятельности различных  отделов компании. Однако, если у компании несколько филиалов и их офисы расположены далеко друг от друга, то процесс общения становится более сложным: не все вопросы можно решить по телефону, а значит, приходится сканировать многостраничные материалы, отправлять электронные письма и факсы, а зачастую — посылать курьера или отправляться в командировку. Все это отнимает огромное количество временных и материальных ресурсов, которые ни одна компания, желающая добиться успеха, не может позволить себе тратить впустую.

Добиться  эффективной коммуникации внутри компании лучше всего с помощью внутрикорпоративного портала. Интранет совместно с закрытой частью сайта компании может упростить непосредственное управление, реализовать новые формы коммуникаций, сплотить коллектив, сэкономить время сотрудников и средства компании, создать дополнительные способы поддержки клиентов и облегчить внесение корректив в развитие компании.

Внутрикорпоративный портал: стурктура и функции.

В первую очередь, интранет – это  инструмент, пригодный для использования  как в целях оптимизации бизнес-процессов, так и для развития корпоративной  культуры и укрепления корпоративного духа внутри компании. С помощью  интранета могут решаться десятки  задач, перечень которых целиком  зависит от специфики бизнеса.

На современном этапе развития компании оперируют такими понятиями  как прозрачность бизнеса, скорость принятия решений, снижение себестоимости  транзакций, анализ результатов и  прогнозы перспектив развития бизнеса, персонализация ответственности и аккумулирование знаний в компании, - то есть тем, что создает дополнительную стоимость бизнеса. Проведение всех этих действий невозможно без современных информационных технологий.

«Даже компании, не жалеющие денег на информационные технологии, получают от своих вложений далеко не все, что могли бы. Интересно, что это несоответствие не устраняется одним только повышением объема капиталовложений. Дело в том, что большинство компаний вкладывает основные средства в элементарные частицы информационного комплекса: персональные компьютеры для офисных деловых приложений, сети и электронную почту для организации связи, приложения поддержки основного бизнеса. Восемьдесят процентов средств от общего объема капиталовложений среднестатистической компании идут на технологии, которые могут обеспечить создание самых эффективных информационных коммуникаций, а вот отдача при этом составляет лишь 20% от тех преимуществ, которые доступны уже сегодня. Неадекватность результата затратам объясняется, во-первых, недостаточной осведомленностью в вопросах возможностей, предоставляемых современными технологиями, и во-вторых - неполным использованием этих возможностей, даже когда у организации на руках есть все средства для оперативной доставки нужной информации всем сотрудникам компании».²

 

 

     Серьезная потребность  в построении корпоративных информационных порталов возникла с осознанием необходимости  создания единого информационного  пространства, позволяющего и сотрудникам  компании, и клиентам работать с  данными компании и пользоваться аналитическими корпоративными приложениями в режиме реального времени. К корпоративным информационным порталам часто относят не только порталы, предоставляющие непосредственно информацию, а также подключение к специалистам, владеющим информацией и приложениям, позволяющим получить требуемую информацию.       

Идея портального ПО возникла не сегодня. Появление порталов стало  возможным, благодаря развитию технологии Intranet, или сети в пределах организации. Понятие "портал" остается одним  из самых туманных и неоднозначных. Еще на заре появления портального  ПО и разработчиками, и аналитиками  была предложена масса терминов: и  бизнес-портал, и интеллектуальный бизнес-портал, и корпоративный интранет-портал, и, наконец, корпоративный портал, который  и можно считать приемлемым названием  для такого рода разработок. Тем  не менее, даже сейчас многие пользователи порталов имеют смутное представление  о том, что это такое. Порой  разработчики весьма вольно обращаются с этим термином, называя им любые  приложения, работающие в Сети. Фактически происходит борьба интересов - поставщики стремятся убедить общественность в том, что портал означает именно то, что они и предлагают.

Началом истории корпоративных порталов можно считать 1998 г., когда Кристофер Шайлакс и Джулия Тилман из Merrill Lynch дали следующее определение «Корпоративные информационные порталы (Enterprise Information Portal - EIP) - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений»³.       

Это исторически первое определение  корпоративного информационного портала, но история приложений, которые позволяют  компаниям раскрывать корпоративную информацию, началась много раньше. Новизна этого определения только в наличии единой точки доступа к информации (доступа с помощью типового Web-браузера), что, собственно и обеспечивает корпоративный портал.       

Сразу же в ответ на это определение Джерри Мюррей из IDC значительно расширил понятие корпоративного портала. Он считает, что «порталы, которые концентрируются лишь на работе с контентом, не отвечают нуждам корпоративного рынка. Корпоративные порталы должны подключать нас не только ко всей необходимой информации, но и ко всем нужным нам людям, и предоставлять инструменты, необходимые для поддержки совместной работы». По данному определению корпоративный портал это не только предоставление информации, но и поддержка совместной работы, автоматизация бизнес-процессов.      

Существует еще много других определений корпоративного портала  и, соответственно, различные классификации  корпоративных порталов.

Портал (нем. Portal, от латинского porta – вход, ворота) это вход в какую либо систему или хранилище, или, в данном случае, точка доступа.     

Корпоративный портал (Enterprise portal) - это, в общем случае, вэб-интерфейс для доступа сотрудника к корпоративным данным и приложениям. Часто корпоративный портал воспринимается, как синоним Интранет (внутренняя частная ceть организации). Альтернативная точка зрения состоит в том, что корпоративный портал - это лишь видимая для пользователя часть Интранет.

 

 

 

 

 

Интернет-технологии очень полезны  и в такой смежной отрасли, как управление знаниями (Knowledge Management), которая позволяет использовать коллективный интеллектуальный потенциал  сотрудников. Системы управления знаниями позволяют рассматривать интеллектуальный капитал компании в виде управляемого ресурса, гарантируя, что важные знания, создаваемые где-либо в организации, доступны там, где они нужны, и  тогда, когда нужны. Это дает возможность  улучшить имидж компании у партнеров  и клиентов за счет того, что сотрудники организации владеют необходимой  информацией, на основе которой могут  оперативно принимать решения, и  высоко эрудированы в сфере деятельности своей компании. Для самих сотрудников  могут предлагаться дистанционные  курсы повышения квалификации через  образовательный Интернет-центр  компании, что также повышает лояльность работников и экономит затрачиваемое  на обучение время.

Таким образом, использование Интернета  как канала PR-коммуникации для компании имеет смысл в том случае, если его применение в PR-деятельности компании рационально и оправданно с точки  зрения достижения целевой аудитории  и успешной коммуникации с ней. Если пользователи Интернета являются частью целевой аудитории организации, то, несомненно, задействование Интернет-технологий наряду с традиционными средствами паблик рилейшнз скажется самым лучшим образом на достижениях поставленных перед комплексом маркетинга целей. PR-деятельность в Интернете должна быть гармонично включена в комплекс мероприятий, направленных на коррекцию или поддержание исходной PR-ситуации, и находиться в согласовании с общей PR-деятельностью компании.