Внутрикорпоративный портал как средство управления внутрикорпоративными коммуникациями

создание неограниченного числа учебных курсов; вопросы по итогам урока, тест для самопроверки; сертификационные тесты для оценки освоения пользователями материалов курса; импорт/экспорт курсов в форматах IMS Content Package, IMS QTI; журнал тестирования персонала с учетом баллов, набранных пользователем при прохождении теста, список попыток; автоматическое определение результатов; гибкая система распределения прав доступа к учебным курсам.

Интеграционные  возможности 

Портал легко  интегрируется в ИТ-инфраструктуру компании, обладая большим набором  штатных интерфейсов к различным  сервисам и службам: Active Directory, Microsoft Office, «1С 8.1: Зарплата и управление персоналом», импорт/экспорт данных в различных  форматах. К примеру, вы сможете легко  выгрузить из приложения от «1С» данные, автоматизировав саму процедуру  выгрузки: и структуры компании, и списков сотрудников, и информации об их отсутствии и кадровых перестановках. И это не единственный вариант  решения задачи: есть CSV списки, есть специальные файлы, которыми можно  воспользоваться для автоматизации  выгрузки. Даже из Active директории возможна выгрузка! А руководитель вашей компании может просматривать актуальные данные из системы «1С:Предприятие» в реальном времени - с помощью гаджета «Отчет 1С». Наконец, вы можете интегрировать корпоративный портал и внешний сайт с помощью «Контроллера» - системы для интеграции.

интеграция с продуктами Microsoft Office (рекомендуется версия Outlook 2007) и Open Office; интеграция с «1С:Зарплата и Управление Персоналом»; специальный гаджет «Отчет 1С», размещенный на персональном рабочем столе; «Контроллер» - система для интеграции корпоративного портала и внешнего сайта; интеграция с Active Directory и LDAP серверами, OpenID; реализация принципов SSO (Single Sign On) - единой системы авторизации; кросплатформенность - работа на UNIX и Windows (XP, Vista, Windows Server); поддержка IE 5, 6,7 и FF 2, 3; поддержка MySQL, Oracle, MSSQL, Oracle XE, MSSQL Express; веб-сервисы и поддержка SOAP протокола; экспорт списка сотрудников и прав доступа на портал; интеграция в корпоративную сеть (сетевые диски и веб-папки библиотек документов); открытые протоколы экспорта-импорта данных (XML, CommerceML, CSV, Excel, RSS).

http://www.1c-bitrix.ru/products/intranet/feachures_list.php

 

 

Коммуникации между сотрудниками

Для здоровой культуры внутри компании очень важна сплоченность коллектива – такой коллектив работает на общее дело развития фирмы, не занимается интригами, а старается помочь эффективному выполнению обязанностей. А как можно  сплотить коллектив, если сотрудники из невзаимосвязанных отделов знают  друг друга только в лицо, а то и вообще, ни разу в жизни не встречались?

Форумы и личные страницы сотрудников, с заметками о жизни и отношении  к событиям помогут единомышленникам найти общие интересы, заочное  общение облегчит взаимодействие при  возникающих контактах по работе. Подобное единое сообщество компании позволяет существенно улучшить лояльность сотрудников.

Общение сотрудников с  руководством

Следующая проблема фактора общения  – общение сотрудников с руководством на несколько уровней выше и обратно. Часто сотрудники просто не представляют, какие цели компания ставит перед  собой, какие задачи стоят в данный момент, и поэтому не могут в  полную силу работать на общее развитие, а заняты только выполнением конкретных задач, поставленных непосредственным руководством.

В результате могут появляться непонимания  и вопросы, на которые человеку сложно самому найти ответы. Возникают многочисленные цепочки вопросов вверх-вниз по управленческой вертикали компании, рабочее время  тратится неэффективно. Регулярные планёрки, которые могли бы решить этот вопрос отнимают время и заставляют сотрудников  и клиентов подстраиваться под их расписание.

Открытая и/или закрытая линия  общения в форме вопрос-ответ  или обсуждения насущных вопросов поможет  сотрудникам разобраться, а что  собственно, от них требуется. Кроме  того, информация о решении того или иного вопроса останется  в анналах информационной системы  компании и новым или переведённым сотрудникам потребуется гораздо  меньше времени для того, чтобы  вникнуть в суть.

Полезна и обратная линия – от руководства – к сотрудникам. Когда люди видят, что о них  заботятся, что руководство стремится  сделать их жизнь лучше, наполнить работу смыслом – всё это влияет положительным образом на эффективность труда и лояльность.

Информационная система

Второе из самых распространённых использований интранета – информационная система предприятия. Руководители разных уровней в компании часто  ограничиваются прямыми указаниями. Об обмене информацией, напрямую не касающейся рабочего взаимодействия между отделами и говорить не приходится. При этом забывается важность единого информационного  поля компании. Информация, полученная одним сотрудником, например, подписание договора с какой-либо компанией  или налаженный контакт, могут помочь другому работнику в заключении другого контракта, либо наоборот, позволят принять решение об отказе в сотрудничестве с неблагонадёжной компанией.

Как информационная система предприятия, интранет может содержать например следующие компоненты:

Лента событий компании может содержать различные внутренние новости, анонсы приказов и рекомендаций со ссылками в соответствующие разделы. Улучшить приверженность к компании поможет также информация о днях рождений клиентов и сотрудников, и поздравление их всем коллективом.

Электронная библиотека – различные электронные книги и справочники в помощь сотрудникам.

FAQ – Типичные затруднения и способы их решения – в форме «вопрос-ответ», сгруппированные по типам, например: ответы клиентам, проблемы с компьютером. Вторичное использование решений, найденных другими сотрудниками, позволит персоналу сосредоточиться на выполнении основных задач.

Разные отделы постоянно пользуются типовыми документами – стандартными бланками, типовыми договорами, актами и так далее. Все эти документы можно не хранить в папках на каждом компьютере, а создать централизованный доступ. Тогда постоянная проверка версий и внесённых изменений отпадут сами собой.

У многих сотрудников может возникать  потребность в последних версиях  элементов фирменного стиля, презентациях, рекламных материалах. Медиа-библиотека поможет собрать все подобные материалы в одном месте и обеспечить удобный выбор необходимых вариантов.

Пресс-центр, в котором будут собраны пресс-релизы компании и копии сообщений в СМИ позволят всем сотрудникам постоянно быть в курсе внешней политики фирмы и мнений «снаружи».

Раздел с распоряжениями руководства будет полезен всем сотрудникам компании. О приказах будут узнавать все, кому они предназначены сразу в момент их выхода.

В зависимости от направления компании, в информационной системе интранета  могут также быть и другие разделы  – например, портфолио, различные отчёты.

Автоматизация функций

Помимо постоянного доступа  к информации и поддержки корпоративной  культуры, интранет может служить  частью системы автоматизации работы.

Например, если в компании не внедрена CRM-система, или доступ к ней имеют  не все сотрудники, интранет может  стать хорошим местом для хранения информации о клиентах – контактной и поведенческой.

Также в некоторых случаях интранет может выполнять и функции  автоматизированных рабочих мест. Есть примеры из практики, когда интранет с интегрированной CRM-системой становится единственной рабочей средой для  менеджеров. Это позволяет работать менеджерам на языке заказчика и  клиента, а не на языке бухгалтерии, в которую данные попадают автоматически  в нужном виде.

Помимо автоматизации прямых функциональных обязанностей сотрудников, интранет может  автоматизировать необходимую внутреннюю бюрократию – workflow компании. Исключение или сведение к минимуму внутренних бумажных документов и переход на электронные резолюции позволяет  резко увеличить скорость контроля решений разными инстанциями  внутри компании и подготавливать исходящие  документы гораздо быстрее.

Бизнес-задачи:

Интранет помогает решить целый  ряд HR-задач, таких как адаптация  новых сотрудников, мотивация персонала  и дистанционное обучение, что  существенно сокращает затраты  на обучение сотрудников в территориально удаленных офисах. Интранет облегчает  обмен знаниями и способствует увеличению интеллектуального капитала компании. На коммуникационном уровне Интранет может участвовать в определении  и распространении корпоративных  ценностей внутри компании и в  формировании в сознании сотрудников  убеждения относительно того, что  они являются – частью компании. Последние две задачи частично снимают  ряд проблем внутрикорпоративного PR-отдела.

Для того, чтобы реализовать эти  программы необходимо автоматизировать все управленческие процессы в области HR-технологий. К примеру, комания i-Free оформляет через интранет-портал командировки, принимает заявки на отпуска и информирует о том, кто из сотрудников находится  на больничном. Такая система упрощает процесс администрирования бизнеса. У неё есть удобный интерфейс для подачи заявки, которая автоматически учитывается во всех системах компании. Все заявки сохраняются в Базах Данных с возможностью регулирования доступа к ним. Помимо этого доступна возможность дискуссии, запроса дополнительной информации, в том числе и различных документов и договоров».

Интранет может стать оперативным  источником информации о компании, перед PR-отделом которой стоит  задача сформировать актуальный и эксклюзивный информационный поток. С помощью  интранета PR-отдел может своевременно пресекать любые слухи о компании как внешние, так и извне, выкладывая официальные релизы об организации.

В списке бизнес-задач особняком  стоит управление проектами, включающее в себя совместную работу сотрудников  разных отделов над проектами  различного масштаба. Контроль работы проекта посредством оперативной  корректировки бизнес-плана, индикации  статуса проекта и своевременного извещения об этом сотрудников,

Интранет может стать хорошим  инструментом для формирования мгновенной обратной связи и, хоть это и может  показаться банальным, комфортная среда  для общения между коллегами, которая крайне важна в среде  современных офисов. Интранет может  существенно снизить затраты  на совместную работу персонала в  компаниях с региональной сетью  представительств. На этот счет очень  точно высказался Денис Сагайдак, консультант по бизнес-решениям компании Microsoft: «Сотрудники могут терять до четверти своего рабочего времени  просто на поиск информации, и одним  тем, что мы даём им возможность быстро найти необходимый документ, экономим часы работы и увеличиваем их мотивацию».

Интранет прекрасно справляется  с задачами по автоматизации рутинных повседневных процессов из разряда  заказа канцелярии и оформления отпуска.

Инфраструктурные задачи:

Перед IT-группой стоят задачи по интеграции с основными бизнес-приложениями и сервисами, создание единой системы  авторизации. В результате интранет-портал превращается в единое унифицированное  рабочее место. Кстати, это прекрасно  решает проблемы работы сотрудника на своём компьютере с помощью удаленного доступа, например, если он находится  в командировке.

 

 

 

     С развитием веб-технологий назначение и возможности корпоративных  порталов претерпели ряд изменений. Ниже приведены основные группы функциональных возможностей корпоративных порталов, которые появились в ходе этого  развития.     

Внутренний сайт     

Первоначальным назначением корпоративных  порталов являются функции внутреннего  сайта организации:

• публикация новостей и других материалов для сотрудников
• создание базы файлов и документов
• форум для внутреннего общения

 

     Многие программные  продукты для создания внутренних порталов до сих пор ограничиваются данным функционалом. Основным отличием таких  порталов от публичных сайтов является система управления правами доступа, которая обеспечивает безопасность коммерческой информации.     

Система для совместной работы     

Следующим этапом в развитии корпоративных  порталов стало появление в их составе инструментов для совместной работы. Как правило, современные  корпоративные порталы позволяют  создавать виртуальные рабочие  пространства для отдельных проектов или подразделений организации. В таком рабочем пространстве сотрудники могут использовать такие  инструменты, как:

• групповой календарь
• файлохранилище с контролем версий
• система управления задачами
• wiki-система

 

     Платформа для интеграции      

И, наконец, последней стадией эволюции корпоративных порталов стала их роль в качестве инструмента интеграции корпоративных данных и приложений. Целью этой интеграции является предоставление пользователю единой точки доступа  к информационной инфраструктуре организации. Преимуществом данной модели являются: