Внутрикорпоративный портал как средство управления внутрикорпоративными коммуникациями

 

 

 

1.1. Понятие внутрикорпоративного портала: историческая справка,

Определение

Что такое интранет и  как он работает?

Как и большинство IT-решений, сам  по себе интранет – всего лишь инструмент, требующий для эффективной работы плотной интеграции с жизнью компании – внедрения. При этом технический  аспект уходит на второй план – интранет может быть как одним целым  решением, так и интеграцией нескольких программных продуктов. В каждом отдельном случае выбор зависит  от многих факторов – размеров компании, планов на будущее, бюджета на IT и  так далее. Причем, то, насколько  эта компания мала или велика, имеет  маленькое значение. Свои интранет-порталы  создают и фирмы, насчитывающие  не более десятка сотрудников, и  крупные корпорации, имеющие филиалы  по всему миру. Если же компания, начиная  с малого, постепенно набирает обороты, завоевывая все новые и новые  позиции и расширяя сферу влияния  на рынке, вместе с ней может расти  и ее интранет-портал, который можно  разрабатывать поэтапно, сначала  внедряя лишь функции первостепенной важности и постепенно наращивая  дополнительные.

Самые распространённые решения для  интранетов базируются на двух важных для развивающейся компании факторах – корпоративной культуре и обмене информацией.

Развернутый список возможностей «1С-Битрикс: Корпоративный портал»

Представление сотрудников компании

Визитка сотрудника - его профиль, профайл. Как в социальных сетях - личное пространство, на котором формируется образ и мини-досье, определяющие статус и положение человека в компании. Вся информация о нем, как на ладони: и контактные данные, и в каких группах он состоит, и чем занят в текущее время, с кем общается, что пишет в блогах, чем увлекается. Тут же можно звонить и писать человеку, а система подскажет, в онлайне ли он?

единый справочник сотрудников компании; быстрый поиск информации о сотруднике (по алфавиту, по структуре, по параметрам); настраиваемая карточка сотрудника (фото, контакты, область деятельности); быстрый контакт с сотрудником (веб-чат, e-mail, VoIP), контроль присутствия сотрудника на портале; информация об отсутствии сотрудников, календарь отсутствия; списки новых сотрудников и кадровых изменений, доска почета, дни рождения и другие возможности; личный кабинет сотрудника с расширенными возможностями (персональные документы, фото-видеоматериалы, блог, личный календарь и др.).

Представление компании

Лицо самой  компании - образ-визитка. Целая секция на портале - «Компания» призвана сформировать этот правильный образ - лицо. Разместите здесь официальную информацию о руководстве, миссии, стратегии и структуре компании. Создайте общественную фотогалерею и видеотеку. Все это будет не только создавать, но и укреплять корпоративную культуру и имидж компании.  

общая информация о компании, ее истории, задачах, ценностях и корпоративной культуре; официальные новостные ленты (приказы, распоряжения, правила); календарь событий компании; фото и видео отчеты о деятельности компании; лента важных новостей отрасли, возможность импорта из внешних источников; внутренние вакансии компании; контакты и реквизиты для быстрого доступа.

Коллективная  работа и социальные сети

Коллектив вашей  компании - это сообщество! Корпоративный  портал - это рабочая площадка для  него. Мы пошли по пути использования  сложившихся инструментов социальной сети. И потому одноименный модуль продукта сделан так, чтобы ваши сотрудники с тем же удовольствием решали бизнес-задачи, как при общении на «Одноклассниках». Объедините сотрудников в группы с помощью привычных механизмов их создания - это и коммуникации улучшит в компании, и эффективность работы повысит.

создание рабочих или проектных групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач; использование принципов социальной сети в организации совместной работы; гибкая настройка функционала групп и прав доступа к ним для различных групп сотрудников; календарь событий группы и ее участников; организация совещаний группы; обсуждение рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер); задачи и поручения участникам группы, планирование, контроль исполнения; отчеты о выполнении задач от участников группы; библиотека документов для группы, контроль версий и изменений, работа с библиотекой документов группы через Проводник Windows и офисные приложения; фотоматериалы группы.

Бизнес-процессы

Автоматизируйте бизнес-процессы в компании, управляйте всеми этапами процесса и необходимыми для его исполнения действиями. Формируйте визуально последовательность этапов бизнес-процесса, причем, прямо из публичной  части вашего портала - без захода в административную.  
 
Во все редакции продукта уже включен набор готовых типовых шаблонов бизнес-процессов, а в «старшей» редакции - Бизнес-процессы - вы будете самостоятельно создавать свои, произвольные, новые бизнес-процессы. С помощью «Дизайнера бизнес-процессов» - простого и удобного визульного инструмента - делать это легко и не сложно. Подробнее о модуле «Бизнес-процессы»

управление самыми разными бизнес-процессами, от простых до самых сложных; визуальное оформление последовательности этапов бизнес-процесса; создание новых схем бизнес-процессов с помощью «Дизайнера бизнес-процессов»; работа с бизнес-процессами из публичной части Портала; создание простых и разветвленных бизнес-процессов; ручной или автоматический запуск бизнес-процессов (в зависимости от настроек); включение в схемы бизнес-процессов элементов контроля над его выполнением.

Экстранет

Расширение  корпоративного портала - Экстранет - это защищенное перекрестное информационное пространство для взаимодействия с «внешним» миром.

Пригласите в рабочие группы коллег из других компаний: поставщиков, дистрибуторов, партнеров, - и сможете решать с  ними общие задачи. При этом и  связь с «внешними» пользователями будет конфиденциальной, и безопасность Интранета не нарушится.   Экстранет обеспечивает прозрачность, документируемость, быстроту работы в  сочетании с простотой, конфиденциальность - все, что требуется для организации  слаженной и коллективной работы. При этом, особо отметим, с учетом того, что работа идет со сторонними пользователями.

Автоматизация и планирование

В Корпоративном  портале - целый набор отличных инструментов для автоматизации офисных операций! Планируйте заранее и свои встречи, и собрания - есть инструмент для резервирования ресурсов и переговорных. Оформляйте электронные заявки «на раз-два» - механизм Электронных заявок ускорит обработку таких процедур (пропуска, визитки, водители, канцелярские товары) и сэкономит время на рутинных операциях. Задействуйте на все 100% документооборот для коллективной работы с документами, включите систему почтовой нотификации при обсуждении важных задач - все пройдет вовремя и как положено. А инструмент «Планировщик событий» не только время подберет, оптимальное для всех предполагаемых участников собрания, но даже нужную переговорную забронирует - автоматически!

документооборот контента на портале; настраиваемые веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями), назначение ответственных за обработку сотрудников; автоматизация обслуживание заявок в системе Help Desk, контроль прохождения заявок; организация рабочих (проектных) групп с назначением задач и контролем их выполнения; организация совещаний, рассылка приглашений и механизм подтверждения, отчеты о совещаниях; бронирование переговорных комнат (и любых других помещений); планировщик событий, работающий в визуальном режиме; настраиваемые почтовые нотификации по любым событиям портала.

Внутрикорпоративные коммуникации

Живой диалог непосредственно через Портал, в  защищенной среде - вот эффективный  инструмент для ежедневной коммуникации между сотрудниками! Почему эффективный? Потому что ускоряет и удешевляет эти коммуникации, а, значит, способствует повышению их эффективности. Как  инструмент номер один, система обмена мгновенными сообщениями через  Корпоративный портал, не отвергает, не зачеркивает «железный» телефон  и электронную почту - наоборот, дополняет  эти привычные способы общения.

обмен мгновенными сообщениями внутри портала (аналог ICQ/Jabber-мессенджера); календари событий разного уровня с возможностью взаимной интеграции; совещания/оповещения; открытые и закрытые тематические форумы; фотогалереи частные и общественные; опросы и анкетирование сотрудников; интерактивные возможности: опросы, отчеты, внешние RSS ленты на портале; настраиваемые веб-формы (создание электронных запросов с необходимыми полями); сервис «вопросов-ответов»; автоматизированная система приема и обработки обращений с возможностью просмотра статуса.

Управление  корпоративной информацией  
(ECM, Enterprise Content Management)

Создайте  любое количество централизованных хранилищ документов на Портале, а инструментарий продукта позволит ими управлять, выполнять  по ним поиск, интегрировать их с  офисными приложениями и календарями, подключать как сетевые диски. Специальный  компонент продукта «Библиотека документов» обеспечит и коллективную работу с документами, и обсуждение прямо под любыми опубликованными документами, и загрузку документов по WebDAV, и хранение истории версий через стандартный документооборот, и все остальные функции, связанные с модификацией документов.

библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и Проводник (сетевые диски); работа с документами портала с помощью Microsoft Office; система документооборота материалов портала, контроль версий документов портала; разграничение доступа к документам; управление мультимедиа-материалами (фото, видео);

Корпоративный поиск 

Если вы будете искать «слона», то найдете его везде - где бы он не спрятался на Портале: и в содержимом страничек, и внутри документов в хранилищах, и в профайлах  сотрудников и рабочих групп, в сообщениях форумов и блогов и даже в подписях к картинкам. Отыщете, скажем, сотрудника с фамилией Слонович - система поиска покажет вам не просто ссылку на его страницу, но и отобразит фотографию с краткими данными. Так происходит потому, что система эта индексирует содержимое файлов многих форматов, и список их вы можете настроить. Зачем? Загрузили вы, к примеру, в хранилище множество документов - потом быстро найдете среди них нужные!

полнотекстовый поиск по всей информации, размещенной на портале, на русском и английском языке; поиск по тегам и облако тегов; поддержка русской и английской морфологии; моментальная индексация обновленных и новых документов; поиск по внутреннему содержимому документов (DOCX, XLSX, DOC, XLS, PPTX, PPT, PDF, RTF, ODS и другим); гибкая настройка ранжирования результатов поиска; учет прав доступа сотрудника при отображении результатов поиска; расширенный язык поисковых запросов; федеративный поиск: выдача поисковых результатов разных типов на один запрос (новости, сотрудники, документы и т.п.).

Обучение  и тестирование сотрудников 

Прямо на Портале  вы сможете обучать своих сотрудников, создавая различные курсы: скажем, для  новых сотрудников, для отдела продаж, для нерадивых партнеров. Более  того, вы сможете проверить, как они  усвоят эти курсы, создав сертификационные тесты. Загляните в журналы тестирования персонала - увидите сколько кто  сделал попыток и баллов набрал при  прохождении созданных вами заковыристых тестов. Совет: начните с курса  по работе с Порталом - он поставляется с продуктом.