Корпоративныя газета как тип издания

Когда речь идет о корпоративной культуре и единстве коллектива, мелочей не бывает. Нельзя сводить все содержание КИ исключительно к монологам «золотых» и «белых» воротничков. Уважительное отношение ко всем своим сотрудникам — показатель здоровья компании.

Самое главное — увлекайте людей творчеством! При каждом удобном случае пиарьте и своих лучших авторов, и новичков!

Редакционная подготовка материалов. Не следует увлекаться литературными изысками, это не всегда уместно во внутреннем КИ. Как этикетка должна подходить по размеру, форме и стилю предлагаемому товару, так и подготовленный текст должен соответствовать теме, интересам аудитории и целям издания. Главная задача редакционной обработки — получить материал, в котором нужная информация будет изложена понятно, причем она окажет на читателя требуемое эмоциональное воздействие.

Вычитка. Если на этапе сбора материалов в редакции то и дело раздается возглас: «Автора! Автора!», то после редакционной подготовки частенько слышен другой: «Корректора! Корректора!» Как бы ответственно ни подходили люди к своей работе, в материалах неизбежно встречаются «очепятки» и ошибки — стилистические, орфографические и пунктуационные. Несколько пропущенных в тексте ошибок могут испортить впечатление от прекрасной статьи, наложить негативный отпечаток на отношения с автором материала, отрицательно сказаться на репутации КИ и компании в целом. Нелепую опечатку в фамилии топ-менеджера (или, упаси боже, собственника) могут счесть оскорблением, пропущенная буква в названии компании-партнера портит деловые отношения. Не стоит экономить на важном! Обязательно предусмотрите должность корректора в структуре КИ.

Согласование. Если руководитель компании возьмется лично вычитывать все выпуски КИ, то обеспечить своевременность их выхода будет весьма проблематично. Ответственность за проект должна быть делегирована одному из начальников структурных подразделений (например, директору по маркетингу и/или директору по персоналу).

Согласовывать для печати тексты первых лиц компании (подаются на подпись в распечатанном виде) и все остальные материалы можно раздельно. В целом этот процесс для каждого выпуска выглядит следующим образом:

• план выпуска согласовывается с главным редактором;
• тексты топ-менеджеров — с руководителем компании;
• авторские тексты — с авторами;
• весь номер — с директором по персоналу (если выпускается клиентское издание, которое содержит профессиональную информацию, достоверность материалов необходимо согласовать с соответствующими подразделениями).

Особенно тщательно следует проверять (вместе с сотрудниками отдела персонала) правильность написания имен и фамилий, названия должностей и подразделений.

Дизайн, верстка. Дизайнерское решение для оформления корпоративного издания подбирается исходя из целей проекта. Цель клиентского издания — продвижение товаров (брендов), поэтому тексты по сравнению с «картинкой» играют в нем второстепенную роль. Для внутреннего КИ целью является формирование лояльности сотрудников, то есть его дизайн должен облегчать восприятие информации: крупный шрифт, удобное форматирование, гармоничные сочетания цветов.

Особое внимание следует уделить таким вопросам:

• Вид обложки, дизайн логотипа, графическое оформление, наличие выносок.
• Оформление страницы «Содержание». Как ее оформить: размещать список всех материалов либо давать краткие аннотации наиболее интересных?
• Макет страницы (число колонок, размер полей, наличие выносок на полях и т. п.).
• Выбор шрифтов и их размеров (для заголовков, подзаголовков, основного текста, врезов и т. п.).
• Оформление нумерации страниц и колонтитулов (использование логотипа компании и корпоративных цветов).
• Цветность заголовков, основного текста, пантонных плашек*, иллюстративных материалов и т. п.
• Допустимый размер фотографий, их оформление (фигурные края, расположение в тексте, подписи).

Прежде чем сформулировать задание штатному дизайнеру (либо аутсорсинговому агентству) на разработку дизайна и макета КИ, ответственному редактору нужно прояснить все эти вопросы.

Тиражирование. Чтобы найти оптимальное соотношение цена/качество, необходимо изучить региональный рынок полиграфических услуг. Прежде чем заключить крупный контракт, советую предварительно сделать мелкий заказ для того, чтобы проверить качество печати и сервиса. К примеру, в нескольких типографиях можно напечатать листовки (плакаты, афиши), посвященные дню основания компании.

Распределение. От своевременной и качественной логистики во многом зависит результат работы над проектом. Досадно, когда весь тираж оказывается в одном филиале компании при наличии десяти в разных городах. А ведь нужно, чтобы издание было доступно целевой аудитории, то есть его выпуски должны быть там, где потенциальные клиенты проводят время в ожидании. Например, в салонах красоты, банках, аптеках, в самолетах, отелях, ресторанах, супермаркетах, кинотеатрах и т. п. Чтобы распространить многотиражное издание для клиентов, целесообразно привлечь крупный издательский дом или специализированную компанию по распространению прессы.

Шаг десятый. Получение обратной связи. Мы часто удивляемся: почему целевая аудитория остается равнодушной к рекламе, несмотря на миллионные бюджеты и все ухищрения «креативщиков»? В такой рекламе нет ответа на вопрос «Что-Здесь-Есть-Для-Меня?» Обратная связь как раз и позволяет оценить — находят ли читатели в каждом номере что-нибудь «для себя»?

Если подготовка и распространение издания проводятся в соответствии с принципом «персонально о каждом сотруднике — персонально каждому сотруднику», тогда каждый номер превращается в маленький праздник для всего коллектива!

Установить эффективную обратную связь с целевыми группами необходимо еще до выхода первого номера. Самые распространенные ее формы:

• письма в редакцию;
• «горячая» телефонная линия;
• опрос читателей;
• проведение встреч и круглых столов, читательских конференций;
• изучение динамики интересов целевой аудитории.

Важным фактором успешного развития КИ является обратная связь от профессионалов-медийщиков: периодическое привлечение внешних экспертов и бенчмаркинг — сравнение достигнутого уровня с лучшими практиками других компаний. Открытость редакции «веяниям времени», стремление к профессиональному росту пойдут КИ только на пользу.

Тайм-менеджмент для редакции

Сотрудники, которые в дополнение к своим основным обязанностям занимаются еще и проектом КИ, испытывают хронический дефицит времени. Справиться с ним помогут простые приемы управления временем:

1. «Голландский сыр». Попробуйте решать глобальную проблему не целиком, а частями — «выгрызая» из нее маленькие кусочки, наиболее простые и приятные. Например, при подготовке издания можно начать с написания развлекательных страниц и подбора иллюстраций. Со временем в «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет не так сложно, как казалось в начале работы.
2. «Промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов, и назначьте себе небольшую награду за успешное прохождение каждого из них. Например, за каждые два звонка коллегам с приглашением к сотрудничеству позволяйте себе откусить кусочек шоколадки (если не любите шоколад — вознаградите чем-нибудь другим). Как правило, маленькие радости, полученные таким образом, мотивируют гораздо эффективнее, чем отдаленные глобальные победы. Во всяком случае, это хороший способ преодолеть демотивирующее влияние рутины.
3. «Птички в клетке». Бывают дела, требующие совсем немного времени, но неприятные, такие себе «птички в клетке». Если откладывать их «кормежку», маленькие «птички» могут превратиться в агрессивных монстров, угрожающих крупными неприятностями. Подчас задача, для выполнения которой нужно пять минут, откладывается на недели и даже месяцы… Выход: составьте список таких дел и каждый день «выпускайте на волю» по четыре-пять «птичек». За пару недель «клетка» опустеет.

Загляните в будущее

Каждый проект живет и успешно развивается только до тех пор, пока создатели верят в его будущее. Стивен Кови (Stephen Covey), гуру менеджмента, различал «реактивный» и «проактивный» подходы к жизни.

• «Реактивный» — реагирование на внешние обстоятельства по принципу «как получится», «как сложится».
• «Проактивный» — выстраивание своей жизни, проектов в соответствии с собственными целями и желаниями.

Научитесь проактивно подходить к работе над проектом КИ. Постарайтесь представить себе сотый выпуск, причем в мельчайших подробностях. Каким он будет? Напишите небольшое эссе: Каким вы видите свое детище в будущем? Какими материалами наполнен номер? Какие иллюстрации привлекают внимание в юбилейном номере? Кто держит этот номер в руках? Какие эмоции он вызывает у этого человека? Какой материал стал главным в выпуске?

Этот прием — «визуализация будущего» — позволит вам не зацикливаться на проблемах и неудачах прошлого. А когда человек растет и профессионально развивается, совершенствуются и проекты, над которыми он работает.

_____________ 

Фиксация информации, превращение ее в качественный текстовый материал требует значительной переработки данных. Часто люди, прекрасно излагающие свои мысли устно, не справляются с подготовкой статьи… Но наличие или отсутствие журналистских навыков у потенциальных авторов не должно определять принятие решения о сотрудничестве с редакцией. В то же время отсутствие специального образования у работников, которым поручен выпуск КИ, не является оправданием некачественной работы над материалами. Всякому делу можно научиться, если «технологизировать» его. Готовить материалы для КИ под силу большинству обычных людей. Главное здесь — желание и постоянная практика.

Общий план написания статьи выглядит следующим образом:

• сбор фактажа по избранной тематике у носителей ключевой информации;
• редакционная обработка материалов (рирайт);
• согласование статьи с автором.

«Умение писать» — это синтез интересного для читателя содержания текста, удобной для восприятия формы и эмоциональности изложения (оформления) материала.

Содержание текста

Последуем совету Аристотеля: «Человеку следует говорить так, как говорят простые люди, мыслить так, как мыслят мудрецы, — и тогда каждый сможет понять его, и мудрые люди признают его». Употребляя простые и емкие слова, можно составить хороший текст статьи — конечно, если вам есть что сказать. Простое по форме изложение сути — это высший пилотаж для создателя текстов.

Прежде чем приступить к оформлению собственно текста, соберите и проверьте фактаж. Расставьте акценты, а затем — подбирайте слова и выстраивайте предложения. Даже очень сложный товар, услуги или процессы можно описать простым, доступным языком, если вы понимаете предмет и логично компонуете материал.

Продумав содержание будущей статьи, ответьте на основные журналистские вопросы (согласно формуле римского оратора и педагога Квинтилиана): «Кто сделал? Что сделал? Где сделал? На какие средства сделал? Зачем сделал? Как сделал? Когда сделал?»

«Растекаясь мыслию по древу» или насыщая текст неточностями, можно совершить большую ошибку: важные события и факты могут быть неправильно истолкованы читателями, что причинит КИ и компании большой вред. Информируя целевую аудиторию, редакция обязана помнить: время читателя — самый ценный и невосполнимый ресурс. Пространные монологи и литературные красивости, увеличивающие объем материала, здесь неуместны.

Формат и структура статьи в КИ

Содержание материала должно гармонично соответствовать его форме. Чаще всего статьи в КИ подаются в следующих форматах:

• Обращение («воззвание к народу»). В такой стилистике может быть подано выступление на страницах КИ первых лиц компании.
• Интервью (вопросы редактора по избранной теме и ответы на них эксперта).
• Блицопрос сотрудников/партнеров. Позволяет выявить разные взгляды на проблему или общие тенденции в восприятии ее работниками. Немаловажно, что публикация высказываний в КИ очень мотивирует сотрудников — их авторов.
• Новость — освещается событие или факт, имеющий информационную привязку к компании (ее продукции, взаимоотношениям с партнерами и пр.).
• Развернутая новость о важном корпоративном событии (например, открытие новых филиалов), как правило, подается в виде фоторепортажа.
• Летопись успехов. Отражение важнейших этапов развития компании превращает их в корпоративную легенду, помогает показать роль и вклад ее лидера, старейших сотрудников.
• Летопись успехов отдельных подразделений. Рассказы об этапах становления и развития отделов, департаментов, филиалов (с упоминанием ключевых сотрудников) складываются в историю компании.
• Истории успешного проекта. Такая форма подачи материала подходит для освещения не только производственных программ, но и благотворительной деятельности, спонсорского участия в проектах партнеров и пр.
• Аналитические обзоры. Материалы о позиции компании в конкурентной среде, ее целевых (уникальных) предложениях, конкурентных преимуществах и прочем важны не только для внешней аудитории, но и, в первую очередь, для собственных сотрудников.
• «Проблема — решение». Схема «?–!» помогает обыграть определенные ситуации из жизни, в решении которых важную роль играет продукция/услуги компании, о чем убедительно рассказывает эксперт (клиент или потребитель).
• Развлекательные материалы: анекдоты; притчи; конкурсы — литературный, поэтический, фотоконкурс, конкурс кроссвордов; ребусы; перепечатки познавательно-развлекательных материалов (обязательно с указанием источника). Призовой фонд, заявляемый при проведении конкурсов, как правило, включает продукцию/услуги компании. Желательно, чтобы тематика развлекательных материалов также была прямо или косвенно связана с выпускаемой продукцией/услугами.