База данных

     Оглавление

 

     Введение…………………………………………………………………………..3

     1 Основные  понятия баз данных……………………………………………...5

1. Базы данных и системы управления базами данных………...……….....5
2. Классификация баз данных………………………………………………..9
3. Состав системы управления базами данных…………………………....14
4. Структурные элементы базы данных………………………………...…15
5. Некоторые сведения о типах данных……………………………………17

2 Использование  СУБД Microsoft Access для создания баз данных……...20

2.1 Основные понятия  СУБД Microsoft Access и команды для выполнения типовых операций…………………………………………………………….20

2.2 Технология работы  в Microsoft Access………………………………….24

2.3 Дополнительные возможности  СУБД  Access………………………….31

Заключение…………………………………………………………………....32

Глоссарий……………………………………………………………………..34

Список использованных источников……………………………………......37

Список сокращений………………………………………………………......38

Приложения…………………………………………………………………...39

 

   

 

 

 

  Введение

 

     Мы знаем, что понятие  информация и данные это взаимосвязанные  понятия, но не тождественные.  Хотя можно заметить следующее:

     В  те годы, когда формировалось  понятие база данных, то в ней  действительно хранились данные  и только данные.  Однако в  современных системах управления  базами данных имеется возможность  не только хранить данные в  своих структурах, но и хранить программный код, т.е. методы , с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другим программно – аппаратным комплексом.

     Таким  образом, можно утверждать, что  в современных базах данных  хранятся не только данные, но и информация.

     С  понятием база данных тесно  связано понятие система управления  базами данных. Именно о ней  пойдет речь.

     Современные  СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньше степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.

     Среди наиболее  ярких представителей систем  управления базами данных можно  отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borland dBase, Borland Paradox, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft Visual Basic, а также баз данных Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии «клиент-сервер». Фактически, у любой современной СУБД существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных благодаря наличию большого числа конвертеров. Общепринятыми, также, являются технологи, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессоров, пакетов построения графиков и т.п., и встроенные версии языков высокого уровня (чаще – диалекты SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений. Поэтому уже не имеет существенного значения на каком языке и на основе какого пакета написано конкретное приложение, и какой формат данных в нем используется. Более того, стандартом «де-факто» стала «быстрая разработка приложений» или RAD (от английского Rapid Application Development), основанная на широко декларируемом в литературе «открытом подходе», то есть необходимость и возможность использования различных прикладных программ и технологий для разработки более гибких и мощных систем обработки данных. Поэтому в одном ряду с «классическими» СУБД все чаще упоминаются языки программирования Visual Basic 4.0 и Visual C++, которые позволяют быстро создавать необходимые компоненты приложений, критичные по скорости работы, которые трудно, а иногда невозможно разработать средствами «классических» СУБД. Современный подход к управлению базами данных подразумевает также широкое использование технологии «клиент-сервер».

     Таким образом,  на сегодняшний день разработчик  не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения. Поэтому, более важным представляется общее направление развития СУБД и других средств разработки приложений в настоящее время.

1 Основные понятия  баз данных

     1.1 Базы  данных и системы управления  базами данных

 

     В настоящее  время жизнь человека настолько  насыщена различного рода информацией,  что для ее обработки требуется  создание огромного количества  хранилищ информации различного  назначения.

     Современные  информационные системы характеризуются  огромными объемами хранимых  данных, сложной организацией, необходимостью  удовлетворять разнообразные требования  многочисленных пользователей.

     Основой  информационной системы является  база данных.

     Целью любой  информационной системы является  обработка данных об объектах  реального мира.

     В широком  смысле слова база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

     Кроме того, база данных – это хранилище данных для совместного использования. При автоматизации деятельности человека происходит перенос реального мира в электронный формат. Для этого выделяется какая-то часть этого мира и анализируется на предмет возможности автоматизации. Она называется предметной областью и строго очерчивает круг объектов, которые изучаются, измеряются, оцениваются и т.д. В результате этого процесса выделяются объекты автоматизации и определяются реквизиты, по которым данные объекты оцениваются. Графически данный процесс схематично показан на рис. 1. «см. Приложение А».

     Результатом  данного процесса становится  база данных, которая описывает  конкретную часть реального мира  со строго определенных позиций.  Итак, оценивая все вышесказанное,  можно сказать, что:

     Предметная область - это часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и автоматизации.

     Объект - это элемент предметной области, информацию о котором мы сохраняем.

     Реквизит (атрибут) – поименованная характеристика объекта. Он показывает, какая информация об объекте должна быть собрана.

     Объектами  могут быть:

• люди, например, перечисленные в какой-либо платежной ведомости или являющиеся объектами учетов органов внутренних дел;
• предметы, например, номерные или имеющие характерные отличительные особенности вещи, средства автомототранспорта;
• построения - воображаемые объекты;
• события.

     Базы данных  выполняют две основные функции.  Они группируют данные по информационным  объектам и их связям и предоставляют  эти данные пользователям.

     Данные - это формализованное представление информации, доступное для обработки, интерпретации и обмена между людьми или в автоматическом режиме.

     Информация  может храниться в неструктурированном  виде, например, в виде текстового документа, где данные об объектах предметной области записаны в произвольной форме:

     Студент  Иванов Иван родился 4 апреля 1981 года, обучается в 411 группе, номер  его зачетной книжки 200205; студент  Виктор Сидоров 06.08 1982 г.р., имеет  зачетную книжку №200213, обучается в 413 группе; Женя Петров, родился в 1982 году 25 марта, номер зачетной книжки 200210, обучается в 411 группе.

     В качестве  предметной области в данном  примере может быть представлена  сфера деятельности деканата  факультета по учету студентов. Объектами этой предметной области выступают как сами студенты, так и данные их номеров зачетных книжек.

     Структурированный вид хранения информации предполагает введение соглашений о способах представления данных. Это означает, что в определенном месте хранилища могут находиться данные определенного типа, формата и содержания. Указанная выше информация о гражданах Петрове, Сидорове и Иванове в структурированном виде будет выглядеть следующим образом (рис. 2.) «см. Приложение А».

     Представление информации в таблице - наилучший способ структурирования данных. Все данные записаны в клеточках таблицы по определенным правилам – форматам, одинаковым для всего столбца. Все столбцы имеют названия. Кроме этого нетрудно заметить, что фамилии студентов записаны по алфавиту, при этом для записей имен и фамилий используются заглавные буквы. Каждая строка таблицы имеет порядковый номер.

     Автоматизировать  обработку данных, которые хранятся  в неструктурированном виде сложно, а порой и просто невозможно. Поэтому вырабатывают определенные соглашения о способах представления данных. Обычно это делает разработчик базы данных. В результате все реквизиты имеют одинаковый вид и тип данных, что делает их структурированными и позволяет создать базу данных. В результате можно сказать, что:

     База данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

     Обрабатывает  структурированные данные централизованный  программный механизм, который называется  системой управления базами данных.

     Система управления базами данных (СУБД) - это программный механизм, предназначенный для записи, поиска, сортировки, обработки (анализа) и печати информации, содержащейся в базе данных. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи [Симонович, С. В. Информатика. Базовый курс. – С. 198-243.].

     В компьютерной  базе данных информация представляется в виде таблицы, очень похожей на электронную таблицу. Названия столбцов, представляющих «шапку» таблицы, называют именами полей или реквизитами, а сами столбцы - полями. Данные в полях называют значениями реквизитов или значениями полей. Для описания поля, кроме его имени используются следующие характеристики и свойства полей:

     Тип поля. Подобно электронной таблице, работающей с тремя типами полей: текстовый, числовой и формула, в таблицах используется несколько большее количество типов полей.

     Длина поля  – максимально возможное количество  символов.

     Точность (для числовых типов полей) – количество знаков после запятой.

     Маска ввода – форма средства автоматизации ввода, в которой вводятся данные в поле. Например, одно и то же значение имеют поля даты: 03.03.95 или 03.03.1995, или 03-март-1995, но отличаются по формату.

     Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается в поле при попытке ввода ошибочных данных.

     Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных.

     Пустое и обязательное поле – свойство поля, определяющее обязательность заполнения поля при наполнении базы данных.

     Индексированное поле – дополнительное имя поля, позволяющее ускорить операции поиска и сортировки записей.

     Строки  данных таблицы называются записями (рис. 3.) «см. также Приложение А». Таким образом:

     Поле - это элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации - реквизиту.

     Запись - совокупность логически связанных полей, представленных одной строкой таблицы «см. п. 2.2», «см. рис. 9., Приложение Е».

     Файл (таблица) – совокупность экземпляров записей одной структуры.

1.2 Классификация баз  данных

 

  Многообразие характеристик и видов баз данных порождает многообразие классификации. Рассмотрим основные виды классификации.

     По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.

     Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы, к которой подключены несколько других компьютеров.

     Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ПК компьютерной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).

     По способу доступа к данным базы данных подразделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным (сетевым) доступом.

     Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем:

• файл-сервер. Согласно этой архитектуре в компьютерной сети выделяется машина- сервер для хранения файлов централизованной базы данных. Файлы базы данных могут быть переданы на рабочие станции для обработки: ввода, корректировки, поиска записей. При большой интенсивности доступа к одним и тем же файлам производительность системы падает. В этой системе сервер и рабочие станции должны быть реализованы на достаточно мощных компьютерах.
• клиент-сервер – архитектура, используемая не только для хранения файлов централизованной базы данных на сервере, но и выполняющая на том же сервере основной объем работы по обработке данных. Таким образом, при необходимости поиска информации в базе данных рабочим станциям - клиентам передаются не файлы данных, а уже записи, отобранные в результате обработки файлов данных. Такая архитектура позволяет использовать маломощные компьютеры в качестве рабочих станций, но обязательно в качестве сервера используется очень мощный компьютер.