База данных

     Access располагает двумя удобными методами создания баз данных. Наиболее «дружелюбный» из них - это мастер Database Wizard, который создаст таблицы, формы и отчеты для базы данных того типа, который вы укажете. Другой, более трудоемкий метод, - это создать пустую базу данных и затем добавить отдельно формы, таблицы и отчеты. Этот метод более гибок для разработчика, однако он предполагает, что каждый элемент должен быть определен самим разработчиком. В любом случае, однажды созданная база данных может быть всегда расширена или модифицирована.

     Создание  структуры таблиц базы данных Access:

     После того, как закончено проектирование  и создание базы данных, следующий  шаг - создание таблицы для  хранения данных. Таблицы - основа базы данных. Все другие объекты: запросы, формы и отчеты - зависят от таблиц.

     При формировании  новой таблицы базы данных работа с СУБД начинается с создания структуры таблиц. Этот процесс выполняется с помощью конструктора таблиц и включает в себя определение перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов и размеров полей (рис. 8.) «см. Приложение Д».

     СУБД Access использует данные следующих типов:

• текстовый (символьный);
• числовой;
• дата\время;
• логический;
• денежный;
• счетчик, используемый для определения ключа;
• поля типа объекта OLE, которые используются для хранения                              рисунков,  графиков, таблиц;
• поле MEMO;

гиперссылка или подсказка.

     Access, как и другие реляционные базы данных, разработан на идее хранения в отдельных «таблицах» наборов данных определенного смысла (рис. 9.) «см. Приложение Е».

     Таким образом, одна «таблица» может содержать данные о курсантах, другая - о преподавателях, третья - об изучаемых дисциплинах. Эти наборы состоят непосредственно из данных, организованных в «записи», содержащих данные одного смыслового типа. Так, в случае с таблицей курсантов, каждая запись может содержать данные отдельного субъекта (например: ФИО, взвод, спец. звание, дата рождения и т.д.). Записей может быть неограниченное количество. Каждая отдельная часть информации в записи (например, «город» в записи курсанта) называется полем и служит не только для того, чтобы что-то сообщить о записи, но также определяет способ группирования записей в таблице. Примером могут служить все курсанты из таблицы, живущие в определенном городе. Если обрабатываемая база данных включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами. Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.

     Ввод и  редактирование данных:

     Заполнение  таблиц данными возможно как  непосредственным вводом данных, так и в результате выполнения  программ и запросов.

     Access позволяет вводить и корректировать данные в таблицы двумя способами:

• с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы;
• с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователем.

     Основой  большинства информационных систем (бумажных и компьютеризированных) может быть форма, используемая для сбора и хранения данных (рис. 10.) «см. Приложение Ж». Кажется, формы окружают нас повсюду. Некоторые формы, такие, как заявление о приеме на работу, являются примером простого сбора информации; другие – такие, как компьютерные формы учетов МВД - используются не только для сбора информации, но и для кодирования реквизитов.

     Формы дают  альтернативный способ отображения  табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые можно использовать для ввода, управления, просмотра и печати данных.

     СУБД Access позволяет вводить в созданные экранные формы рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц базы данных. Формы разрабатываются для интерактивной работы с данными, например, ввода новых данных, изменения имеющихся, удаления данных. Можно также назначить форму для выполнения поисковых процедур по получению данных, отвечающих интересующим вас критериям (найти курсантов, проживающих в определенном городе).

     Обработка  данных, содержащихся в таблицах:

     Следующим  объектом является запрос. Запрос - это выражение, определяющее, какую информацию вам нужно отыскать в одной или нескольких таблицах. Настраивается запрос с помощью конструктора запросов (рис. 11.) «см. Приложение И». С помощью запроса можно также выполнить некоторые действия с данными таблицы (таблиц) и обобщить данные таблицы. Запросы могут использоваться как источники информации для форм и отчетов. В этом случае в запросе используются данные из нескольких таблиц. Access выполняет запрос каждый раз, когда вы открываете форму или отчет, и следовательно, вы можете быть уверены, что информация, которую вы видите на экране, всегда самая «свежая».

     СУБД Access использует запросы следующих типов:

• запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;
• запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных; к этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;
• запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку (рис. 12.) «см. Приложение К».

     Результатом  выполнения запроса является  таблица с временным набором  данных (динамический набор). Записи  динамического набора могут включать  поля из одной или нескольких  таблиц базы данных.

     Вывод информации:

     СУБД Access позволяет вывести на экран и принтер информацию, содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такой порядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, так как позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.

     Однако, если  формы предназначены в основном  для ввода информации, то отчеты предназначены исключительно для ее вывода (рис. 13.) «см. Приложение Л». Напечатанные отчеты представляют данные в значительно лучшем виде, чем формы или таблицы.

      Отчеты  дают возможность распечатать  данные на бумаге или сгруппировать  их в виде, удобном для анализа.  Это более статичная категория  представления данных, что может  быть как хорошо, так и плохо,  в зависимости оттого, что вы собираетесь делать.

     Каждый  пользователь, работающий с СУБД Access, имеет возможность использования специальных средств построения отчетов для вывода данных. Используя специальные средства создания отчетов, пользователь получает следующие дополнительные возможности вывода данных:

• включать в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных;
• добавлять информацию, не содержащуюся в базе данных;
• при необходимости выводить итоговые данные на основе информации базы данных;
• располагать выводимую в отчете информацию в любом, удобном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальное расположение полей);
• включать в отчет информацию из разных связанных таблиц базы данных.

    

     2.3 Дополнительные возможности СУБД Access

 

     При создании базы данных в СУБД Access можно использовать не только данные, вносимые вами в таблицу непосредственно с клавиатуры. Существует также возможность присоединения данных из других баз и других приложений, например, Excel. Это позволяет организовать единое рабочее пространство, интегрируя данные и документы разного характера. Можно также импортировать данные различных форматов в таблицы или перестроить структуры таблиц, обеспечив совместимость с большими корпоративными базами данных. Так же, как и в других компонентах Microsoft Office, можно пользоваться данными из других программ комплекса [8, С. 34-41].

     Microsoft Access позволяет легко размножить базу данных. Также, как и Word, Access позволяет создавать макросы для автоматизации задач. Наряду с применением Word Basic, можно использовать окно разработки макросов, где осуществится привязка действий и событий. Эти макросы можно использовать в любом месте системы.

     Можно также  конвертировать в любой формат  информацию, с которой вы работаете  в Access, и экспортировать ее в любое из приложений Microsoft Office. Это особенно полезно при создании и управлении почтовыми списками в Word.

 

Заключение

 

     На сегодняшний  день реляционные базы данных  остаются самыми распространенными,  благодаря своей простоте и  наглядности, как в процессе создания, так и на пользовательском уровне.

     Основным  достоинством реляционных баз  данных совместимость с самым  популярным языком запросов  SQL. С помощью единственного запроса на  этом языке можно соединить несколько таблиц во временную таблицу и вырезать из нее требуемые строки и столбцы (селекция и проекция).  Так как табличная структура реляционной базы данных интуитивно понятна пользователям, то и язык SQL является простым и легким для изучения. Реляционная модель имеет солидный теоретический фундамент, на котором были основаны эволюция и реализация реляционных баз данных. На волне популярности, вызванной успехом реляционной модели, SQL стал основным языком для реляционных баз данных.

     В процессе  анализа вышеизложенной информации выявлены следующие недостатки рассмотренной модели баз данных:

• так как все поля одной таблицы должны содержать постоянное число полей заранее определенных типов, приходится создавать дополнительные таблицы, учитывающие индивидуальные особенности элементов, при помощи внешних ключей. Такой подход сильно усложняет создание сколько-нибудь сложных взаимосвязей в базе данных;
• высокая трудоемкость манипулирования информацией и изменения связей.

     Оценивая  описанные выше особенности СУБД Microsoft Access и ее функциональные возможности, можно утверждать, что данная система обладает всеми необходимыми инструментами для создания, редактирования, хранения и ежедневного использования баз данных. Интерфейс программы прост и удобен, работа не требует получения большого количества дополнительных знаний.

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глоссарий

 

№ п/п	Новое понятие	Содержание
1	2	3
1	Данные	формализованное представление  информации, доступное для обработки, интерпретации и обмена между  людьми или в автоматическом режиме.
2	Система управления базами данных (СУБД)	программный механизм, предназначенный  для записи, поиска, сортировки, обработки (анализа) и печати информации, содержащейся в базе данных.
3	База данных	поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.
4	Модель данных	совокупность структур данных и операций их обработки.
5	Узел	совокупность атрибутов  данных, описывающих некоторый объект.
6	Язык описания данных (ЯОД)	средства описания данных в БД и связей между ними. Средствами этого языка описывается структура БД, форматы записей, пароли, защищающие данные.
7	Язык манипулирования  данными (ЯМД)	язык для выполнения операций над данными, позволяющий  менять их строение.
8	Поле	элементарная единица  логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации – реквизиту.

 

1	2	3
9	Запись	совокупность логических связанных полей. Экземпляр записи – отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.
10	Файл (таблица)	совокупность экземпляров  записей одной структуры.
11	Простое (элементарное) данное	наименьшая семантически значимая поименованная единица  данных (например, ФИО, должность, адрес  и т.д.).
12	Страницы	объекты, обеспечивающие доступ к информации базы данных из сети Интернет. Каждая страница представляет HTML-файл, с помощью которого пользователь Интернет получает доступ к базе данных.
13	Модуль	набор процедур, функций, объявлений и констант языка Visual Basic For Applications, которые управляют базами данных Access.
14	Запрос	Выражение, определяющее, какую информацию вам нужно отыскать в одной или нескольких таблицах.
15	SQL (Structured Query Language)	язык структурированных  данных. Интегрируемый язык, описывающий  операции (создание, обработка и  извлечение) над реляционными базами данных.