Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Нижегородский Институт Менеджмента и Бизнеса

 

 

 

 

 

Практическое задание  по дисциплине

 

«Информационные технологии управления»

                                                                           

 

 

 

Выполнил:

Кашкарова Юлия

ФММ, поток 42У

Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Представительство-Пильна

ПЗ №1 Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Введение

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как использование информационных технологий это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

       В современных  условиях важной областью стало  информационное обеспечение, которое  состоит в сборе и переработке  информации, необходимой для принятия  обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении  и деятельности фирмы на высший  уровень управления и взаимный  обмен информацией между всеми  взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляются на базе  современной электронно-вычислительной  техники и других технических  средств связи.

       Наметившийся  в России переход к рыночной  экономике требует новых подходов  к управлению: на первый план  выходят экономические, рыночные  критерии эффективности, повышаются  требования к гибкости. Научно-технический  прогресс и динамика внешней  среды заставляют современные  предприятия превращаться во  все более сложные системы, для  которых необходимы новые методы  для обеспечения управляемости. Поэтому можно утверждать, что  эффективная деятельность современного  предприятия возможна только  при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей  управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс  управления производством. Такие  системы стали рассматриваться  как средство достижения основных  целей бизнеса - улучшения качества  выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на  рынке и победы в конкурентной  борьбе. Требования, предъявляемые  к информационным технологиям, не  зависят от формы собственности  и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны  соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих  мест - должностным обязанностям  сотрудников.

       Информация  нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным  организациям, всем работающим. Невозможно  опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический  опыт, необходимо получать и осваивать  все расширяющуюся информацию, помогающую  решать возникающие вопросы. Информация  выступает сегодня как один  из первостепенных ресурсов, значение  которого не меньше, чем значение  материальных, сырьевых и других  ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

 

 

 

1. Системы документооборота

 

   С петровских времен  система государственного делопроизводства  в России не претерпела принципиальных  изменений. Изначально все документы  были рукописными, потом часть  из них стала печататься на  пишущей машинке, а затем и  на компьютере с принтером, но  во все времена основой основ  документооборота оставались "бумажки" - недолговечные, то и дело куда-то  пропадающие, образующие некрасивые  кипы на рабочих местах. Лишь  в конце прошлого века стали  делаться первые попытки освободить  государственные учреждения из "бумажного  плена". Именно тогда появились  системы электронного документооборота, в которых так нуждаются утопающие  в различного рода документах госучреждения.

 

       Сегодня  уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной  культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой  успешной деятельности в условиях  рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной  инфраструктуры, абсолютно равноправная  и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея  понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени  от неправильно или несвоевременно  оформленных документов, от неверных  управленческих решений или от  невозможности быстро найти нужный  документ.

 

      Документооборот  — движение документов в организации  с момента их создания или  получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в  дело.

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать.

 

      Система  автоматизации документооборота, система  электронного документооборота  — автоматизированная многопользовательская  система, сопровождающая процесс  управления работой иерархической  организации с целью обеспечения  выполнения этой организацией  своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается  на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников  организации, необходимые к исполнению  в организации с момента их  создания или получения до  завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль  исполнения, формирование дел, хранение  и повторное использование документации, справочная работа.

 

 

      Электронный  документооборот — единый механизм  по работе с документами, представленными  в электронном виде, с реализацией  концепции «безбумажного делопроизводства».

      Машиночитаемый  документ — документ, пригодный  для автоматического считывания  содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

      Электронный  документ — документ, созданный  с помощью средств компьютерной  обработки информации, который может  быть подписан электронной подписью  и сохранён на машинном носителе  в виде файла соответствующего формата.

      Электронная  подпись — аналог собственноручной  подписи, являющийся средством защиты  информации, обеспечивающим возможность  контроля целостности и подтверждения  подлинности электронных документов.

 

2. Основные принципы электронного документооборота

    • Однократная  регистрация документа, позволяющая  однозначно идентифицировать документ.

    • Возможность  параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время  движения документов и повышения  оперативности их исполнения

    • Непрерывность  движения документа, позволяющая  идентифицировать ответственного  за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни  документа (процесса).

    • Единая (или  согласованная распределённая) база  документной информации, позволяющая  исключить возможность дублирования  документов.

    • Эффективно  организованная система поиска  документа, позволяющая находить  документ, обладая минимальной информацией  о нём.

    • Развитая  система отчётности по различным  статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение  документов по процессам документооборота  и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

   Электронный архив, система электронного архива  — система структурированного  хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение  прав доступа, отслеживание истории  использования документа, быстрый и удобный поиск.

   Электронный архив  относится к классу систем  управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота.

 

 

3. Классификация систем  электронного документооборота  СЭДО

 

   1. Универсальные «коробочные»  СЭДО:

         o стандартный набор функций;

         o невозможность полного соответствия  потребностям конкретной организации;

         o низкие временные затраты на  приобретение и установку;

         o относительно низкая стоимость;

         o необходимость приобретения лицензии  на каждое внедряемое рабочее  место.

   2. Индивидуально разрабатываемые  СЭДО:

         o максимально персонифицированная  система;

         o большие временные затраты;

         o высокая стоимость разработки;

         o сопутствующие расходы: затраты  на обучение сотрудников, покупку  нового оборудования и программного  обеспечения.

   3. Комбинированные  СЭДО:

         o базовая платформа, к которой  разрабатываются необходимые дополнительные  модули;

         o полное соответствие нуждам предприятия;

         o небольшие временные затраты  на разработку и внедрение;

         o стоимость включает: цену базовой  платформы и стоимость индивидуальной  доработки, зависящей от сложности  заказа;

         o передача заказчику прав на  продукт;

         o простота освоения и использования;

         o полная русификация;

         o удобный интерфейс;

         o взаимодействие с существующими  офисными приложениями.

 

 

4. Этапы создания электронного  архива

 

 

   Количество этапов  создания подобной системы зависит  от того, чьими силами будет  выполняться такой проект —  самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:

    • Обследование  компании. Результатом его должен  стать документ, отражающий текущее  состояние документов, которые будут  находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него  также должна войти информация  о подразделениях, которые будут  пользоваться архивом, технической  и программной базе компании, возможности интеграции с другими  системами, из которых необходим  доступ, а также об уровне подготовленности  сотрудников. На основе этого  документа пишется техническое  задание.

 

    • Установка  и настройка системы электронного  архива. На данном этапе также  приобретается (при необходимости) оборудование для организации  поточного ввода документов (промышленные  сканеры, серверы и рабочие станции  обработки документов) и для долговременного  защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях).

    • Наполнение  системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

      o Сканирование  документов — начиная с их  подготовки и заканчивая проверкой  качества полученных после оцифровки  изображений;

         o Ввод информации в систему, включающий  в себя либо, как минимум, создание  карточки электронного документа  с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы  имеющихся документов, а также верификация данных.

   Необходимо различать  залповый ввод — единовременный  ввод в систему большого массива  документов, формирующий архивный  фонд — и текущий ввод —  сканирование текущих документов  и их последующий ввод в  систему по мере появления.

 

    • Интеграция  системы электронного архива  с бумажным архивом. Работа включает  в себя выбор признаков систематизации  общих для бумажной части архива  и электронной части архива. При  этом для бумажной части архива  можно предусмотреть перевод  архива на одну из Систем  Управления Бумажными Документами.

 

 

 

 

 

 

   ПЗ № 2 «Системы  поддержки принятия управленческих  решений»

 

1. Механизм принятия управленческих  решений

Технология менеджмента имеет следующие составляющие:

    • Общее руководство  принятия решений.

    • Правила принятия  решений.

    • Планы в  принятии решений.

    • Принятие  двусторонних решений руководителями  одного уровня на основе индивидуального  взаимодействия.

    • Целевые группы  и их роль в принятии решений (групповое взаимодействие на  равных уровнях).

    • Матричный тип взаимодействия.

   Первые три составляющие  обеспечивают вертикальную взаимосвязь  между уровнями управления, последние  три – горизонтальную связь  в координации принимаемых решений.

   Фирма может использовать  как простой, так и сложный  механизм взаимодействия в менеджменте, что зависит от сложности принимаемых  решений и возможности их реализации.

   Общее руководство  принятием решений предполагает, что процесс принятия решений  находится в руках одного линейного (общего) руководителя, который подчинен  в свою очередь вышестоящему  руководителю. Здесь создается иерархия  в принятии решений по линейным  должностям. Каждый руководитель  решает свои проблемы со своим  непосредственным руководителем, а  не с вышестоящими руководителями, минуя своего непосредственного  начальника. Такой механизм характерен для американского менеджмента.