Использования информационных технологий в менеджменте и пути их решения

Для исключения различных  проблем связанных с перегрузкой  в организации информационной технологии средних предприятий используется несколько серверов в различных функциональных подразделениях предприятия. Так, локальная вычислительная сеть средних предприятий представляет собой двухуровневую вычислительную сеть, на верхнем уровне которой организована коммуникационная среда для обмена информацией между локальными серверами, а на нижнем уровне -- подключение локальных вычислительных сетей различной топологии каждого функционального подразделения к локальному серверу для обеспечения пользователям взаимного обмена информацией и доступа к корпоративным ресурсам.

3. В крупных организациях  информационная технология строится  на базе современного программно-аппаратного  комплекса, включающего телекоммуникационные  средства связи, многомашинные  комплексы, развитую архитектуру  «клиент-сервер», применение высокоскоростных  корпоративных вычислительных сетей.  Корпоративная информационная технология  крупного предприятия имеет, как  правило, трехуровневую иерархическую  структуру, организованную в соответствии  со структурой территориально  разобщенных подразделений предприятия:  центральный сервер системы устанавливается  в центральном офисе, локальные  серверы -- в подразделениях и  филиалах, станции клиентов, организованные  в локальные вычислительные сети  структурного подразделения, филиала  или отделения - у персонала  компании [7].

Таким образом, можно сделать  вывод, что то, как будут организованы информационные технологии на предприятия, в первую очередь зависит от размеров его информационной системы, то есть количества обрабатываемой информации необходимой для успешного функционирования и развития. Информационная система  же формируется исходя из области  функционирования объекта, типа, организационной  структуры и размеров.

2 Проблемы использования информационных технологий в менеджменте и пути их решения

Сегодня положение дел  в области ИТ характеризуется  крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным  увеличением объема технологических  предложений, требующих высоких  инвестиций, и соответственно с усилением  зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные расходы на нужды  ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами  предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения  фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат. Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной  деятельности многих предприятий. При  выполнении внутрифирменных процессов  функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную  часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски  в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, «виртуальных организаций» без жесткой  привязки производственных участков к  определенному месту), требует полного  использования потенциала ИТ с помощью  телекоммуникационных средств.

Не способствует стабилизации и быстрый рост издержек в сфере  ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в  решении информационно-технологических  проблем, многие предприятия идут в  основном двумя путями. Первый заключается  в том, что фирма создает внутрифирменный  информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внешнему рынку, доказывая тем самым возможность  рентабельного использования своих  мощностей.

Однако чаще предприятия  выбирают другой путь, когда большая  часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными  информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском  предприятии остается небольшая  группа сотрудников, на которую возлагаются  функции информационного менеджмента.

Гюнтер Мюлер-Штевенс  и Сесиль Ашванден в своей статье «Информационны технологии и управление предприятием» выделяют шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере информационных технологий:

1. высшее руководство, которое должно осуществлять управление информационными технологиями как стратегическим потенциалом предприятия;

2. специалисты, занимающиеся  поиском системных решений для  оптимизации специальных функциональных  задач;

3. менеджеры отдельных  хозяйственных подразделений, которые  должны использовать ИТ в силу  логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы  клиентов и снижать издержки;

4. менеджеры служб бухгалтерско-финансового  учета, если таковые предусмотрены  организационной структурой предприятия:

5. поставщики ИТ, которые  должны предлагать услуги в  строгом соответствии с проблемными  установками своих потребителей;

6. собственное информационно-технологическое  подразделение.

На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто  делегирует соответствующие функции  группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений и постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также и должная мотивация в этой сфере.

В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы  подобная политика неприемлема. Общефирменное  руководство должно в настоящее  время найти ответы на следующие  два вопроса.

Во-первых, нужно точно  определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров  и услуг. Внимания здесь заслуживают  главным образом три аспекта:

1. ИТ как функция обеспечения  производственного процесса, например  в области коммуникаций или  автоматизации производства, а также  при генерации и передаче управленческих  знаний и информации для управления  хозяйственными операциями;

2. ИТ как интегральная  составная часть продукта;

3. ИТ как организационный  инструмент для создания виртуальных  форм предприятия.

Во-вторых, кто должен выполнять  перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме  для отдельных видов информационно-технологических  услуг. Решение может быть найдено  в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных  подразделений и вне фирменных  филиалов. Возможно и промежуточное  решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних  случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим  потенциалом. Следует отметить, что  подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с  их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе [ 8, с. 89 ].

Теоретически на внутрифирменные  подразделения ИТ возложена функция  информационно-технологического обеспечения  процесса производства товаров и  услуг. Они должны заниматься решением технологических задач в своей  области и социальных проблем, связанных  с внедрением и эксплуатацией  ИТ, координировать работу с группами лиц и организациями, заинтересованными  в использовании потенциала и  определении проблематики ИТ, совместно  с общефирменным руководством искать пути завоевания конкурентных преимуществ  для отдельных хозяйственных  подразделений и предприятия  в целом.

В настоящее время на многих предприятиях введен пост руководителя информационной службы с высоким  фирменным статусом вице-директора  или члена совета директоров. В  будущем его функции должны претерпеть значительные изменения. Раньше в распоряжении таких руководителей находились сотни сотрудников, в крупных  корпорациях они располагали  солидным бюджетом. Сейчас положение  изменилось в худшую сторону в  связи с децентрализацией и формированием  внефирменных информационно-технологических  филиалов. Руководитель информационной службы уже не может силами своего подразделения оказывать прежние  услуги, и вынужден прибегать к  внешней кооперации, координировать работу десятков поставщиков, выявлять их компетентность, искать пути компенсации  слабых сторон. Из поставщика ИТ он превращается в менеджера ИТ, что требует  новых мотиваций.

Руководитель информационной службы должен отчитываться непосредственно  перед директором компании или советом  директоров, а не перед экспертом  по управлению предприятием. С последним  же надо наладить сотрудничество в  распределении важнейшей информации между участками, от которых ожидается  наибольшая отдача. Руководителю информационной службы необходимо не только разбираться в вопросах ИТ, но и уметь выполнять функции генерального менеджера, воспринимая ИТ как хозяйственную область и одновременно управляя ею. В таком случае руководитель должен иметь не только технологическую подготовку, но и обладать предпринимательскими знаниями [ 4, с.102-107 ].

Рассмотренные изменения  требований к группам интересов  в сфере ИТ обусловлены динамикой  развития предприятий и внешней  среды. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием в соответствии со статьей  «Проблемы теории и практики управления»  состоят в следующем.

1. Децентрализация и рост  информационных потребностей.

Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала  от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации  привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном  ознакомлении третьей стороны с  состоянием дел в соответствующих  хозяйственных областях. В новой  обстановке обеспечение информацией  по всем направлениям должно функционировать  безупречно.

Ранее на предприятиях устанавливались  мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем  осуществлялось управление хозяйственной  деятельностью. Сейчас вопрос стоит  о том, чтобы разработать такую  технологию, с помощью которой  можно было бы постоянно держать  в курсе событий менеджеров и  их партнеров, принимающих решения  в условиях децентрализации. Новые  информационно-технологические системы  должны обеспечивать не какую-то абстрактную  хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных  формах участвуют в хозяйственном  процессе.

2. От обработки данных  через информационные системы  к управлению знаниями.

Быстрое развитие сетей локальных  систем с региональной и даже интернациональной  структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и  широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее  становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных «виртуальных предприятий» относятся к задачам  информационного менеджмента, так  же как и классическая функция  обеспечения производственного  процесса или разработки товаров  и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке  информации, но и рациональном распределении  знаний.

Кроме того, организации  должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для  ИТ аспекты. Примером может служить  вопрос о технологическом и хозяйственном  значении системы «Интернет». Именно на информационно-технологической  службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой  станет возможной квалифицированная  психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.

3. Интеграция децентрализованных  систем.

Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных  систем. Обеспечение их широкой доступности  для всех сотрудников, а также  внешних партнеров и облегчение тем самым принятия творческих решений  может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали  и горизонтали информационно-технологических  систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее интеграция должна произойти.

Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту  для управления изменениями. Организационным  рычагом в ее достижении могут  стать виртуальные, сверхотраслевые  предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией ИТ. Целью  в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным  процессам.

4. Будущие зависимости.

Капиталовложения в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они  открывают определенные перспективы, а с другой - могут лишить предприятие  некоторых возможностей в будущем  из-за зависимостей, связанных с  быстрыми технологическими изменениями. Поэтому решения о капиталовложениях  в ИТ не должны приниматься, пока не получен ответ на вопрос, по какому пути пойдет развитие следующего поколения  технологии.

5. Психологический фактор.

Естественно, что новая  технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных  результатов. Наряду с этим менеджеры  должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым  это удается лучше, могут надеяться  на большую отдачу от средств, вложенных  в ИТ.

6. Языковые уровни.

Изготовители информационной техники должны научиться делать предложения не только в узкоспециальных  терминах. На переговорах партнер  будет ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новый переговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке. Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ. Чистый продавец в системе сбыта ИТ уходит в прошлое.