Проектирование информационной базы для выполнения учета основных средств предприятия

Создать форму можно с помощью  мастера форм или с помощью  конструктора.

Рассмотрим   процесс   создания   форм   на   примере   формы   для    расчёта амортизации  ОС. (таблицы Амортизация ОС и Список ОС).

Для создания формы:

• открываем вкладку "Формы"
• щелкаем по кнопке "Создать"
• выбираем Мастер форм и соответствующие таблицы в качестве источника
• при помощи кнопки “>” перебрасываем в поле формы необходимые поля таблицы
• Далее
• необходимый тип представления данных
• Далее
• выбираем внешний вид формы
• "Далее"
• выбираем требуемый стиль
• "Далее"
• задаем имена фирм, при необходимости изменяем макет формы
• "Готово"

Форма для расчёта  амортизации ОС в режиме конструктора:

 

4.3.Создание запроса

Для обработки данных в СУБД имеется возможность использовать запросы. Запрос можно построить  на основе одной или нескольких таблиц и запросов.

Существуют следующие виды запросов обработки данных:

• выборка записей, удовлетворяющих условиям отбора;
• включение в бланк запроса заданных пользователем полей;
• вычисления;
• группировка записей с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях для выполнения над ними групповых операций 

На основе нескольких связанных  таблиц или запросов можно построить многотабличный запрос.

Создание запросов осуществляется следующим образом:

• Выбрать вкладку «Запросы» и нажать кнопку «Создать»
• В окне «Новый запрос» выбрать «Конструктор», нажать ОК.
• В окне «Появление таблицы» выбрать нужные таблицы или запросы
• Двойным щелчком по полю таблицы можно поместить в бланк запроса нужные поля из списка полей.

Создаем запрос на добавление «Запрос1», с помощью которого в  дальнейшем можно будет сформировать ведомость расчёта амортизационных  отчислений, с условием отбора следующих полей

• Код подразделения
• Инвентарный номер
• Наименование
• Код ОС
• Наименование ОС
• Начальная стоимость
• Номер карточки
• Заводской номер
• Год выпуска
• Срок использования

Представим ниже Запрос1 в режиме конструктора.

 

 

4.4. Создание ведомости расчёта амортизационных отчислений

Access позволяет создать макет отчета определенной структуры. В отчет могут быть включены данные одной таблицы, одного запроса или нескольких таблиц. Макет отчета определяет состав и расположение:

Заголовка отчета

Заголовков столбцов отчета

Значение полей, входящих в отчет

Значений вычисляемых  реквизитов

При конструировании  макета отчета имеется возможность  группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут вычисляться  итоги с поясняющим текстом.

Отчет может быть создан с помощью Мастера Отчетов или в режиме Конструктора отчетов. Проще создать отчет с помощью Мастера, а затем доработать его в режиме Конструктора.

В окне «Конструктор»  показаны разделы отчета:

• Заголовок
• Верхний колонтитул
• Область данных
• Нижний колонтитул
• Примечание отчета

Добавление или удаление этих разделов осуществляется командами:

Вид – Заголовок –  Примечание отчета

Вид - Колонтитулы

 Чтобы изменить  расположение, цвет фона, цвет и  размер шрифта, необходимо:

• Активизировать объект, щелкнув по нему левой кнопкой мыши
• Установить на панели нужное форматирование
• Перетащить или изменить его размер

Отчет по запросу «Запрос1» в  режиме Конструктора представлен на рисунке

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

  Систему можно рассматривать как единое целое, с представлением в виде структуры  элементов, - функций (или процессов), детализацией каждой  из них в виде задач, действий или работ и  установленными  связями между ними.

При анализе  систем   допускается любая возможно достижимая  детализация функций и процессов.

Тем самым, при анализе,    разработке (конечно, при изучении)  систем используются принципы декомпозиции (деление на элементы) и композиции (группировка элементов по общим задачам и связям).

 Данные положения  теории систем являются основополагающими.  Они легли в основу методов структурного анализа и проектирования (Structure  Analysis/ Structure Design – SA/SD)  задач предметной области управления предприятием:

 

• Функционально-модульный метод от единства структуры к детализации функций (процессов) на действия, операции и задачи.

Получаем   так наываемую функциональную модель, с представлением системы в виде структуры элементов и связей между ними.  И с возможной  детализацией  по функциям и   процессам, операциям и задачам. (например, контекстные диаграммы функций, блок схемы процессов, схемы движения документов);

• структурный метод применяется для проектирования реляционных БД, при этом строится информационная модель представленная структурой из набора таблиц и связей между ними. Например, в виде:

-схем нормализованных таблиц, схем «матриц смежности ИЛМ»,  информационно логических моделей (ИЛМ),

-диаграмм сущностей (документов, описателей объектов) – связи -  с информационными объектами баз данных,  такими как:  таблицами, запросами,  отчетами.

Автоматизация процессов производства на любом предприятии позволяет решить ряд задач и, прежде всего, упростить деятельность самой организации. Огромный вклад в данной области вносит программа МS Ассеss, которая позволяет решить ряд проблем, в том числе и возникающих в результате документооборота.

Применение данной системы  на предприятии позволило бы автоматизировать операции по оформлению приемки, передачи, выбытия основных средств, а также  повысить общую степень контроля наличия и состояния объектов основных средств данного предприятия. Это бы привело к получению материальных выгод по следующим направлениям:

а) уменьшение количества времени, затрачиваемого на оформление документации, что позволит сократить  цикл основного производства;

б) сокращение объема документооборота, что позволит снизить расходы на хранение и утилизацию промежуточной документации;

в) наглядность представления  и быстрота получения информации позволила бы ускорить и облегчить  процесс принятия управленческих решений, что могло бы благоприятно сказаться  на хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Таким образом, при помощи программы МS Ассеss удается создать упрощенные варианты проектирования различных типов документов. В работе на основе исходных таблиц создали следующие выходные документы: форму для расчёта амортизации ОС , печати отчета: ведомость расчёта амортизационных отчислений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000, BHV - Санкт-Петербург, 2001
2. Берлинер Э.М., Глазырина И.Б., Глазырин Б.Э. Microsoft Office 2003 - М.: ООО «Бином-Пресс», 2004
3. Золотова С.И. Практикум по Access. – М.: Финансы и статистика, 2003
4. Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета./ Учебник- СПб, 2001
5. Информатика для юристов и экономистов./Под ред. Симоновича 
   С.В.Уч-к для вузов - СПб: Питер,-2001.
6. Система управления базами данных МS Ассеss пособие часть 1 и часть 2/разр.    Доц. М.А.Чернов,- В.Новгород,-2003.
7. Скачкова В.В., Усольцева Е.Б. Практическое использование приложений Microsoft Office для построения информационных систем: Учебное пособие.- Спб.: изд-во СПбГУЭФ, 2005г.

 

 

Подобные  выводы надо сформулировать при описании предметной области в разделах 2.1, 2.3 курсовой работы.