Проектирование модуля информационной системы по автоматизации комплекса задач учета и анализа объема документооборота предприятия

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Санкт-Петербургский государственный

экономический университет»

 

Кафедра информационных систем в экономике

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине «Проектирование  информационных систем»

на тему:

«Проектирование модуля информационной системы по автоматизации комплекса задач учета и анализа объема документооборота предприятия»

 

 

Выполнила: Дорофеева М.М.

студентка 4 курса ФИСЭУ

спец. 230201 Информационные системы и технологии

Группа: 3691

 № зачетной книжки: ин078/09

Подпись: 

 

Преподаватель: Аминов Х.И.

Должность: к.э.н., доц.

Оценка: __________ Дата:  

Подпись: 

 

 

Санкт-Петербург

2013

Содержание

Аннотация 3

Введение 4

1. Анализ предметной области 5

2. Обоснование состава задач автоматизации 9

3. Постановка задачи 13

3.1. Описание входной и выходной информации 13

3.2. Описание технологии и алгоритмов решения задачи 15

4. Технико-экономическое обоснование разработки комплекса задач 18

5. Проектирование иерархического меню 24

6. Проектирование базы данных 26

7. Проектирование экранных форм 29

8. Проектирование отчетов 33

9. Программная реализация проекта 35

Заключение 36

Библиографический список 38

Приложения 40

 

 

Аннотация

Целью данного курсового  проекта является проектирование модуля информационной системы по автоматизации комплекса задач учета и анализа объема документооборота предприятия. Проектирование выполняется для малого предприятия. В качестве предметной области выбрана деятельность малого предприятия, нуждающегося в автоматизации документооборота и ведении отчетности по документообороту. Проектирование модуля осуществляется с помощью построения реляционных баз данных на основе СУБД Microsoft Access 2007.

 

Введение

Документооборот – это  движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в  архив. Организация документооборота – ключевая задача управления в любом учреждении. Автоматизация документооборота предприятия необходима для решения комплекса задач, связанного с получением и отправкой корреспонденции, а также с учетом различных документов, в частности договоров с контрагентами. Автоматизированный учет документов позволит, в свою очередь, упростить процедуру принятия управленческих решений. Комплекс поставленных задач решается в несколько этапов, каждому из которых соответствуют собственные задачи. Пользователем автоматизированного комплекса задач является секретарь-делопроизводитель.

Целью данного курсового  проекта является разработка модуля информационной системы учета и анализа объема документооборота предприятия. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• ознакомиться с теоретическими основами организации баз данных;
• сформулировать постановку задачи;
• спроектировать входные, выходные и промежуточные формы документов;
• построить инфологическую модель проектируемого модуля;
• разработать алгоритм функционирования модуля информационной системы;
• написать инструкцию для пользователя.

Для автоматизации поставленных задач разработана база данных «Документооборот предприятия» с помощью СУБД Microsoft Access 2007. Разработка базы данных «Документооборот предприятия» позволит свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту. Данные о документах, вводимые в проектируемый модуль информационной системы позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных делопроизводитель получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности.

1. Анализ предметной области

Экономическим объектом для  внедрения программного модуля является малое предприятие «Ambition». Предприятие занимается адаптацией западных обучающих программ для менеджеров различного уровня под запросы конкретного клиента. Документы, поступающие в организацию, проходят несколько этапов: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение. Предварительное рассмотрение документов проводится секретарем-делопроизводителем с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителю организации и на направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем  передаются по назначению документы, содержащие оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем  передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения.

Рассмотренные руководителем  документы возвращаются секретарю, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления секретарю. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его копируют в нужном количестве экземпляров. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами  начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Секретарь согласно должностной  инструкции должен систематически вести учет количества обрабатываемых документов, то есть учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую через определенные промежутки времени в соответствии с внутренними правилами организации.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки  мер по совершенствованию работы с документами.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации  контроля исполнения — обеспечение  своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, секретарь и ответственные исполнители.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами  должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться секретарем и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

Организационная структура  предприятия «Ambition» представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Организационная структура предприятия “Ambition”

Далее рассмотрены действующие бизнес-процессы предприятия в нотации IDEF0 с использование программного продукта BPWin. Модель AS-IS бизнес-процесса «Документооборот предприятия» представлена на рисунке 2. Декомпозиция этого процесса представлена на рисунке 3. Декомпозиция процесса «Обработать документ» представлена на рисунке 4.

Рис. 2. Документооборот предприятия “Ambition” в нотации IDEF0

Рис. 3. Декомпозиция бизнес-процесса «Документооборот предприятия» в нотации IDEF0

 

Рис. 4. Декомпозиция подпроцесса «Обработать документ» в нотации IDEF0

2. Обоснование состава задач автоматизации

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении. Весь процесс управления организацией пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых эта информация фиксируется. Обработкой документов, систематизацией документов, контролем за своевременным исполнением документов и выдачей справок по документам занимается делопроизводитель или же секретарь-делопроизводитель. Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:

• принимать и регистрировать поступившую корреспонденцию  с  применением компьютерной   обработки,  в  соответствии  с резолюциями   руководителей   предприятия  или  его  структурных   подразделений;
• передавать документы на исполнение, следить  за  прохождением  документов,  осуществлять  контроль  над  их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам;
• отправлять исполненную документацию адресатам;
• вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
• подготавливать  и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку;
• обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

В результате анализа обязанностей секретаря-делопроизводителя, выявлены следующие проблемы:

• документы теряются;
• накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;
• документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;
• тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
• создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;
• на подготовку и согласование документов тратится много времени.

В связи с этим было принято  решение об автоматизации документооборота предприятия. Автоматизация документооборота и проектирование соответствующей базы данных позволят свести к минимуму все недостатки, свойственные бумажному документообороту. Данные о документах, вводимые в проектируемую информационную систему, позволят более оперативно отслеживать и находить поступающие и отправляемые документы. Также на основании хранимых системой данных делопроизводитель получит возможность автоматизации процесса формирования отчетности, входящего в обязанности данного специалиста. Автоматизированная отчетность позволит, в свою очередь, упростить процедуру принятия управленческих решений.

Разработанный модуль ИС будет включать в себя автоматизацию следующих задач:

• учет входящих документов;
• учет исходящих документов;
• формирование исходящих документов;
• формирование отчетности;
• отправление документов на исполнение и контроль за исполнением документов;
• поиск необходимой информации с помощью запросов.

Учет входящих документов подразумевает регистрацию и  обработку каждого входящего документа в базе данных. Регистрация входящего документа будет осуществляться секретарем-делопроизводителем посредством ввода необходимых данных в соответствующую форму модуля ИС. Обработка входящего документа будет осуществляться в соответствии с должностными инструкциями секретаря-делопроизводителя. После обработки, документ будет передан на исполнение. После исполнения документов отметка о контроле будет введена в соответствующую таблицу, на основании которой будет формироваться отчет.