Проектирование модуля информационной системы по автоматизации комплекса задач учета и анализа объема документооборота предприятия

 рублей.

Затраты на линии связи  составят рублей.

Затраты на программное обеспечение составят рублей.

Формирование информационной базы продлится 10 дней с помощью стороннего разработчика:

 рубля.

На обучение персонала  будет потрачено 2 дня. Секретарь-делопроизводитель пройдет обучение в течение 1 дня, генеральный директор предприятия также пройдет обучение в течение 1 дня. Обучение будет проводить разработчик. Затраты на обучение составят:

 рублей.

Затраты на вспомогательные  средства оборудования будем считать  равными нулю.

Опытная эксплуатация модуля ИС продлится 3 дня и составит по стоимости рублей.

Таким образом, капитальные  затраты на разработку модуля ИС с помощью сторонней организации составят рублей.

 

Расчет эксплуатационных затрат на проектирование модуля ИС с привлечением сторонней организации

 

С модулем ИС работают 2 штатных сотрудника и 1 приглашенный сотрудник из сторонней организации. Секретарь-делопроизводитель тратит на работу с системой 70% своего рабочего времени, директор предприятия – 10%, консультант – 40%. Следовательно, затраты на заработную плату составят: рублей в год.

Амортизационные отчисления составят рублей в год.

Затраты на техническое обслуживание составят рублей в год.

Затраты на линии связи  составят рублей в год.

Затраты на носители информации будем считать равными нулю.

Прочие затраты составят рублей в год. К прочим затратам относятся затраты на канцелярские товары, бумагу и т.п.

Таким образом, эксплуатационные затраты на разработку модуля ИС с помощью сторонней организации: рублей в год.

Совокупная стоимость  владения за 5 лет составит:

 рублей.

 

Расчеты показали, что проектирование модуля ИС собственными силами выгоднее для данного предприятия, чем привлечение сторонней организации. Привлечение сторонней организации потребует большого количества дополнительных затрат. В связи с этим, разработку модуля ИС было решено проводить силами штатного IT-инженера.

5. Проектирование иерархического меню

Навигация пользователя по базе данных происходит с помощью  кнопочного меню. Поэтому меню базы данных документооборот схематично будет выглядеть следующим образом (рис.10):

 

Рис.10. Представление иерархического меню в графическом виде.

Под нумерацией представлены следующие пункты меню:

1. Главное меню
1. Работа с документами
1. Входящие документы
1. Добавить запись
2. Сохранить запись
3. Удалить запись
2. Исходящие документы
1. Добавить запись
2. Сохранить запись
3. Удалить запись
2. Отчетность
1. Журнал зарегистрированной входящей корреспонденции
2. Журнал зарегистрированной исходящей корреспонденции
3. Входящие документы на контроле
4. Сводка об исполнении документов
3. Справочники
1. Справочник «Сотрудники»
2. Справочник «Подразделения»
3. Справочник «Корреспонденты»
1. Добавить запись
2. Сохранить запись
3. Удалить запись

6. Проектирование базы данных

Основной целью курсового проектирования является разработка модуля информационной системы по автоматизации документооборота малого предприятия. Система должна позволять выполнять такие операции, как регистрация и хранение поступающей корреспонденции и ответных исходящих документов, контроль исполнения поручений по входящим документам и формирование определенных отчетов.

К проектируемой системе  будут иметь доступ два человек. Первый – пользователь данного комплекса задач – секретарь-делопроизводитель, второй – системный администратор данного предприятия.

а) системный администратор – имеет неограниченный доступ к системе. Отслеживает неполадки системы, устраняет лишние метаданные и добавляет новые.

б) секретарь-делопроизводитель (или пользователь) – специалист по документообороту. Осуществляет непосредственное пользование системой.

Для того чтобы начать проектирование необходимо создать и разработать  таблицы, в которых будут содержаться  все данные. Рассмотрим подробнее реквизитный состав таблиц «Входящие документы», «Исходящие документы», «Сотрудники», «Справочник корреспондентов», «Справочник видов документов» «Справочник видов доставки», «Справочник подразделений», «Справочник должностей».

 

Таблица 1

Структура записей таблицы  «Входящие документы»

№ п/п	Имя поля	Тип данных	Ключевое поле
1	Регистрационный номер	Числовой	Да
2	Регистрационная дата	Дата/время	Да
3	Исходящий номер	Текстовый	Нет
4	Исходящая дата	Дата/время	Нет
5	Код вида документа	Текстовый	Нет
6	Код корреспондента	Текстовый	Нет
7	Содержание документа	Текстовый	Нет
8	Код вида доставки	Текстовый	Нет
9	Документ	Поле объекта OLE	Нет
10	Резолюция	Текстовый	Нет
11	Табельный номер сотрудника	Счетчик	Нет
12	Срок исполнения	Текстовый	Нет
13	Дата исполнения	Дата/время	Нет
14	Отметка об исполнении	Поле MEMO	Нет
15	Контроль	Логический	Нет
16	Подразделение-получатель	Текстовый	Нет

 

Таблица 2

Структура записей таблицы  «Исходящие документы»

№ п/п	Имя поля	Тип данных	Ключевое поле
1	Регистрационный номер	Числовой	Да
2	Регистрационная дата	Дата/время	Да
3	Табельный номер сотрудника	Счетчик	Нет
4	Код вида документа	Текстовый	Нет
5	Содержание документа	Текстовый	Нет
6	Код вида доставки	Текстовый	Нет
7	Код корреспондента	Текстовый	Нет
8	Подразделение	Текстовый	Нет
9	Документ	Поле объекта OLE	Нет

 

Таблица 3

Структура записей таблицы  «Сотрудники»

№ п/п	Имя поля	Тип данных	Ключевое поле
1	Табельный номер	Счетчик	Да
2	ФИО	Текстовый	Нет
3	Код подразделения	Текстовый	Нет
4	Код должности	Текстовый	Нет

 

 

 

Таблица 4

Структура записей таблицы  «Справочник должностей»

№ п/п	Имя поля	Тип данных	Ключевое поле
1	Код должности	Текстовый	Да
2	Наименование должности	Текстовый	Нет

 

Таблица 5

Структура записей таблицы  «Справочник подразделений»

№ п/п	Имя поля	Тип данных	Ключевое поле
1	Код подразделения	Текстовый	Да
2	Наименование подразделения	Текстовый	Нет

 

Таблица 6

Структура записей таблицы  «Справочник корреспондентов»

№ п/п	Имя поля	Тип данных	Ключевое поле
1	Код корреспондента	Текстовый	Да
2	Наименование корреспондента	Текстовый	Нет
3	Адрес	Текстовый	Нет
4	Телефон	Текстовый	Нет

 

Таблица 7

Структура записей таблицы  «Справочник видов документов»

№ п/п	Имя поля	Тип данных	Ключевое поле
1	Код вида документов	Текстовый	Да
2	Вид документа	Текстовый	Нет

 

Таблица 8

Структура записей таблицы  «Справочник видов доставки»

№ п/п	Имя поля	Тип данных	Ключевое поле
1	Код вида доставки	Текстовый	Да
2	Вид доставки	Текстовый	Нет

 

Взаимосвязь между таблицами  осуществляется на основании связей, заданных в схеме данных. ER-диаграмма проектируемой базы данных представлена на рисунке 11.