Проектирование модуля информационной системы по автоматизации комплекса задач учета и анализа объема документооборота предприятия

FROM [Справочник корреспондентов] INNER JOIN (Сотрудники INNER JOIN [Входящие документы] ON Сотрудники.[Табельный номер]=[Входящие документы].[Табельный номер сотрудника]) ON [Справочник корреспондентов].[Код корреспондента]=[Входящие документы].[Код корреспондента]

WHERE ((([Входящие документы].Контроль)=True));

 

Начальники подразделений:

SELECT Сотрудники.ФИО, [Справочник подразделений].[Наименование подразделения], [Справочник подразделений].[Код подразделения]

FROM [Справочник подразделений] INNER JOIN ([Справочник должностей] INNER JOIN Сотрудники ON [Справочник должностей].[Код должности] = Сотрудники.[Код должности]) ON [Справочник подразделений].[Код подразделения] = Сотрудники.[Код подразделения]

WHERE ((([Справочник должностей].[Наименование должности]) Like "Начальник *"));

Сводка об исполнении документов:

SELECT [Входящие документы].[Регистрационная дата], [Входящие документы].[Регистрационный номер], [Входящие документы].[Содержание документа], [Справочник подразделений].[Наименование подразделения], [Входящие документы].[Отметка об исполнении]

FROM [Справочник подразделений] INNER JOIN ([Справочник должностей] INNER JOIN (Сотрудники INNER JOIN [Входящие документы] ON Сотрудники.[Табельный номер] = [Входящие документы].[Табельный номер сотрудника]) ON [Справочник должностей].[Код должности] = Сотрудники.[Код должности]) ON [Справочник подразделений].[Код подразделения] = Сотрудники.[Код подразделения]

WHERE ((([Входящие документы].[Отметка об исполнении]) Is Not Null));

Заключение

В результате выполнения курсового проекта был спроектирован модуль информационной системы по автоматизации документооборота малого предприятия. Модуль ИС позволяет выполнять такие операции, как организация работы с поступающей корреспонденцией, регистрацию ответных документов, работа со справочной информацией и печать отчетов на основании данных, хранимых в системе.

Для проведения анализа бизнес-процессов  было использовано CASE-средство верхнего уровня BPwin, поддерживающее методологии IDEFO (функциональная модель) и DFD. Были построены функциональная модель и диаграмма потоков данных описания существующих бизнес-процессов. Была также построена инфологическая модель данных. Для этого были определены сущности, атрибуты и связи между ними.

В ходе выполнения работы были рассмотрены:

• предметная область проектируемой системы;
• концепция системы управления базами данных MS Office Access (особенность системы, ее функционирование, объекты конфигурации, компонентная структура);
• реализация модуля ИС по автоматизации документооборота;
• описание руководства пользователя.

 

 

Библиографический список

1. ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».
2. ГОСТ 19.701-90 «Единая система программной документации. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения».
3. ГОСТ 21552-84 «Средства вычислительной техники. Общие технические требования, приемка, методы испытаний, маркировка, упаковка, транспортирование и хранение».
4. ГОСТ 34.601–90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Стадии создания. – М.: Изд-во стандартов, 1991.
5. ГОСТ 34.602–89 Техническое задание на создание автоматизированной системы. – М.: Изд-во стандартов, 1994.
6. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
7. Береснева Е.А. Автоматизация работы с документами. – М., 2004
8. Бугорский В.Н. Сетевая экономика и проектирование информационных систем: Учебное пособие / В.Н.Бугорский, Р.В. Соколов. - М.: Питер, 2007.- 311 с.
9. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем, 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 544 с.
10. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 319 с.
11. Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0.– М.: Диалог-МИФИ, 2002. – 224 с.
12. Первицкая Т.В. Методические указания к разработке экономического раздела дипломных проектов. - Астраханский государственный технический университет, 2004 г.
13. Соколов Р.В., Брусакова И.А., Проектирование информационных систем, Методические указания к курсовому проекту «Разработка информационной системы корпорации».- СПб.: СПбГИЭУ ,2012.
14. Тельнов Ю.Ф. Реинжиниринг бизнес-процессов, 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 320 с.
15. Тимошок Т.В. Microsoft Office Access 2007. Самоучитель. – М.: ООО «И.Д.Вильямс», 2008.
16. Интернет-источник: Васильева Л.С. Основные признаки классификации затрат, www.elitarium.ru (дата обращения 8.05.2013).
17. Интернет-источник: Владимир Грекул, Проектирование информационных систем, курс лекций, www.intuit.ru (дата обращения 8.05.2013).
18. Интернет-источник: Энциклопедия делопроизводства http://www.termika.ru/dou/ (дата обращения 8.05.2013).
19. Интернет-источник: Онлайн библиотека материалов по информационным технологиям http://www.citforum.ru/ (дата обращения 2.05.2013).
20. Интернет-источник: http://office.microsoft.com/ru-ru/?CTT=97 (дата обращения 17.04.2013).

 

 

 

 

 

Приложения

Приложение 1

Руководство пользователя системы

Подготовка к  работе

Работа может производиться  на любом персональном компьютере, который способен работать с Microsoft Office. Вся база данных хранится в одном файле. Запуск автоматизированного рабочего места осуществляется двойным щелчком по файлу приложения, либо через стандартные средства Microsoft Access.

Работа с приложением

После запуска базы данных «Документооборот предприятия» откроется главная кнопочная форма приложения (рисунок 14):

Рис.14. Главная кнопочная форма

Раздел «Работа с документами» позволяет выполнять операции с  документами, хранящимися в системе, а также регистрировать вновь поступившую корреспонденцию или ответные исходящие документы. Для регистрации поступившего документа необходимо выбрать соответствующий раздел. Форма «Регистрационная карточка документа» разделена на три вкладки. Вкладка «Реквизиты» документа предназначена для внесения первичных сведений о документе. Вкладка «Резолюция» – для внесения текста поручения по документу, сведений об авторе резолюции, исполнителе и сроке исполнения. Во вкладке отметка об исполнении вносится информация об исполнении поручения по документу, когда работа с документом уже закончена. Для регистрации вновь поступившего документа необходимо выбрать кнопку «Добавить запись» во вкладке Реквизиты документа, заполнить необходимые поля, по завершению работы нажать кнопку «Сохранить».

Рис.15. Раздел «Работа с документами»

Рис. 16. Регистрационная карточка входящего документа, вкладка «Реквизиты документа»

Рис. 17. Регистрационная карточка входящего документа, вкладка «Резолюция»

Рис. 18. Регистрационная карточка входящего документа, вкладка «Отметка об исполнении»

По аналогии в системе  регистрируются исходящие документы. Форма регистрационной карточки здесь содержит только реквизиты документа.

Рис. 19. Регистрационная карточка исходящего документа

Для возврата из формы работы с документами на главную форму  достаточно нажать на кнопку «Главное меню».

Раздел «Отчетность» предназначен для печати различных отчетов  на основе данных, хранящихся в базе. Отчеты, формируемые в системе, приведены  в приложении «Отчетность».

Рис. 20. Раздел «Отчетность»

В разделе «Справочники»  хранится справочная информация о корреспондентах, структурных подразделениях и сотрудниках организации.

Рис. 21. Раздел «Справочники»

Приложение 2

 Примеры отчетов

Рис.22. Отчет «Журнал зарегистрированной исходящей корреспонденции»

Рис.23. Отчет «Входящие документы на контроле»

Рис.24. Отчет «Сводка об исполнении документов»

Приложение 3

Техническое задание на курсовое проектирование

1. Общие сведения
1. Наименование системы
1. Полное наименование системы

«Модуль информационной системы  по автоматизации комплекса задач  учета и анализа объема документооборота предприятия»

2. Краткое наименование системы

Модуль ИС

2. Основания для проведения работ

Задание на курсовое проектирование

3. Наименования организаций – Заказчика и Разработчика

Заказчик: Кафедра информационных систем в экономике (ИНЖЭКОН)

Разработчик: студентка группы 3691 Дорофеева Марина

4. Плановые сроки начала и окончания работы

Плановый срок начала работ по проектированию – 1 марта 2013 года.

Плановый срок окончания  работ по проектированию – 27 мая 2013 года.

5. Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ

Работы по созданию модуля ИС сдаются Разработчиком поэтапно в соответствии с календарным планом Проекта. По окончании каждого из этапов работ Разработчик сдает Заказчику соответствующие отчетные документы этапа.

2. Назначение и цели создания системы
1. Назначение системы

Модуль ИС предназначен для повышения оперативности и качества учета объема документооборота на предприятии, а также контроль за движением документов внутри предприятия.

Основным назначением  модуля ИС является автоматизация документооборота на предприятии и формирование отчетности по объему документооборота.

 

2. Цели создания системы

Целью создания модуля ИС будет являться автоматизированный документооборот, что позволит отслеживать движения документов внутри предприятия и вести их учет.

В результате внедрения автоматизированного комплекса задач данных должны быть достигнуты следующие показатели:

• Производительность  (улучшено время сбора и первичной обработки исходных данных; а также занесение данных в базу данных)
• Доступность данных;
• Безопасность;
• Целостность;
• Масштабируемость.

3. Характеристика объектов автоматизации

1. Краткие сведения об объекте автоматизации:

В качестве предметной области  для курсового проектирования была выбрана деятельность ЗАО «Ambition». Основной вид деятельности предприятия – оказание консалтинговых и тренинговых услуг.

2. Сведения об условиях эксплуатации объекта автоматизации

Модуль ИС должен эксплуатироваться в профильном подразделении на объекте Заказчика. Конечными пользователями должны являться сотрудники профильного подразделения объектов Заказчика.

Пользователями системы  являются сотрудники и начальство предприятия.

Характеристика окружающей среды: г. Санкт-Петербург, климат умеренный, средние широты.

Комплекс задач предназначен для эксплуатации в закрытом отапливаемом помещении при следующих условиях:

• температура окружающего воздуха от +5° до +30°С;
• относительная влажность окружающего воздуха 60%;
• атмосферное давление 600-700 мм. рт. ст;

Это соответствует условиями, приблизительно соответствующими условиям эксплуатации современных компьютеров.