Разработка автоматизированного рабочего места секретаря профсоюзной организации

1. Анализ предметной  области

 

1. Описание организации

 

Первичная профсоюзная организация работников и студентов ВлГУ – организация призванная защищать и отстаивать права и интересы членов организации, а так же осуществляющая культурно-массовую и оздоровительную работу. Функционирует на базе Владимирского государственного университета с1961 года. Относится к Профсоюзу работников народного образования и науки РФ и Владимирскому объединению профсоюзов.

Основное направление деятельности - Социальная защита и культурно-массовая деятельность, материальная поддержка студентов (участие в распределение стипендий, оказание материальной помощи), предоставление путёвок в санаторий профилакторий ВлГУ, а так же СОЛ «Политехник» и предоставление санаторно-курортного лечения студентам-сиротам.

На рисунке 1 представлена организационная структура Профсоюзной организации ВлГУ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Описание основных бизнес-процессов

 

Для описания основных бизнес-процессов предметной области было использовано средство моделирования бизнес-процессов BPWin.   При моделировании была использована нотация IDEF0.

Вначале для более наглядного и обобщенного представления структуры организации, приведем диаграмму дерева узлов.

Диаграмма дерева узлов показывает иерархию процессов в модели и позволяет рассмотреть всю модель целиком, однако она не показывает взаимосвязи между процессами.

рис.1 Дерево решений

 

Для описания существующей на предприятии системы управления была построена контекстная модель.

Рис.  2  А – 0   Контекстная модель «Деятельность профсоюзной организации».

Приказ о поступлении – приказ о зачислении студента в университет;

Личные данные – заявление студента о вступлении в профсоюзную организацию с письменным разрешением снимать с его стипендиального счёта 1% от стипендии ежемесячно или выплачивать в начале семестра определённую сумму;

Социальная карта группы – документ, составляемый профоргом группы с указанием студентов имеющих какие-либо льготы (инвалид, сирота, ребёнок из многодетной семьи и т.д.);

Заявление на мат.помощь – заявление от студента, с просьбой оказать материальную помощь в соответствии с положением об обеспечении студентов с низким доходом;

Заявление об утере профсоюзного билета – заявление, позволяющее студенту восстановить основной документ профсоюзной организации;

Устав – основной документ регулирующий деятельность профсоюзной организации ВлГУ;

Федеральные образовательные гос.стандарты – нормативные документы регулирующие деятельность организации в рамках университета;

Законы РФ – законы регулирующие деятельность профсоюзов в Российской Федерации;

Секретарь – сотрудник организации, занимающийся ведением основной документации, заполнением документов и отчётов;

Председатель – глава организации;

Заместитель – заместитель председателя профсоюзной организации;

Приказ о стипендии – приказ о назначении студенту материальной помощи или социальной стипендии, а так же стипендии по 945 постановлению правительства;

Списки на мероприятия – списки на мероприятия, которые отправляются в бухгалтерию университета;

Справки и направления – путёвки в санаторий-профилакторий ВлГУ, направления в администрацию университета;

Обходной лист – подписание документа студенты при его отчислении\выпуске из университета;

А-0 Деятельность профкома

ПРОЦЕСС: Деятельность профкома

ВХОД: Заявление от студента, приказ о зачислении, личные данные

ВЫХОД: Отчет

УПРАВЛЕНИЕ: Устав, федеральные образовательные гос. стандарты.

ИСПОЛНИТЕЛЬ: Секретарь

ПОДПРОЦЕССЫ:

А1. Ведение БД

А2. Анализ Данных

А3. Формирование отчётов

 

Рис.3 «Деятельность профкома»

 

1.3 Характеристики объекта автоматизации

Объектом автоматизации является отдел профсоюзной организации ВлГУ по работе со студентами. Состоит из 4 человек:

- Секретарь;

- заместитель  председателя по материальному  обеспечению студентов;

- заместитель  председателя по культурно-массовой  деятельности;

- бухгалтер.

Профсоюзная организация влгу занимается созданием и развитием надёжной системы социальной и правовой защиты студентов в рамках университета, а так же организацией насыщенной внеучебной жизни способствующей гармоничному развитию студентов.

Основной целью Профсоюзной организации является защита прав и интерсов всех её членов а это не только студенты ВлГУ но и сотрудники. Выплата материальной помощи, утверждение социальной стипендии, а так же бесплатные билеты на мероприятия и путёвки в санаторий-профилакторий ВлГУ – основные направления работы организации.

Ведение основной документации ведётся вручную, автоматизирована лишь база данных студентов членов профсоюза с указанием их данных.

 

4. Способы обследования

При обследовании организации и выявлении задач, подлежащих автоматизации, были использованы следующие методы:

1. метод бесед и консультаций с руководителями;
2. метод опроса исполнителей на рабочих местах;
3. метод личного наблюдения.

План обследования

Табл. 1 План обследования организации

№ этапа	Название этапа	Комментарии
1	Проведение бесед с заместителем председателя, проведение бесед с бухгалтером и секретарём.	Производится обсуждение целей создания системы.
2	Изучение файлов и систем	Изучение файлов и систем, на основе которых проводилась работа до автоматизации
3	Опрос активистов профсоюзной организации.	Изучение набора входной информации и составление списка требуемых выходных документов, определение задач, подлежащих автоматизации.

 

5. Задачи, подлежащие автоматизации
1. Заявление студента на материальную помощь.

Состояние до автоматизации:

Студент приносил документы на материальную помощь, и его заявление вносят в приказ. Если в заявлении есть ошибка, то это выявляется на стадии проверки приказа, именно поэтому происходят задержки приказа и как следствие задержка выплат.

Цель автоматизации:

Выявлять ошибки на стадии подачи заявления, для скорейшей отправки приказа на подпись.

 

2. Выдача билетов на мероприятие.

Состояние до автоматизации:

Списки студентов заполняются вручную и проверяются в соответствии с общеуниверситетской базой. Большое количество ошибок связанных с личными данными студентов. А так же большое количество студентов-не членов профсоюза в списках.

Цель автоматизации:

Осуществлять выгрузку данных из базы данных студентов непосредственно в MS Excel.

3. База данных членов профсоюза.

Состояние до автоматизации:

Вся информация о студентах содержится в бумажной форме: их заявления, Личные данные, ведомость уплаты взносов, социальные льготы. Чтоб получить информацию о студенте приходится пролистать большое количество документов.

Цель автоматизации:

Создать единую базу данных членов профсоюза, с указанием льгот, уплаты взносов и получения им каких-либо стипендий или льгот, а так же легко вносить изменение, если студент отчислен или перевёлся на другой факультет.

4. Формирование отчётов.

Состояние до автоматизации:

Отчёты по средствам, израсходованным на мероприятия, заполняются вручную. Бухгалтерская отчётность не автоматизирована.

Цель автоматизации:

Составление различных отчетов по имеющимся данным, что позволит более эффективно планировать работу.

- Отчёт по выплате  материальной помощи студентам.

№П\п	ФИО студента	Факультет\институт	группа	Членство в профсоюзе	Уплачены взносы за период	Причина оказание мат. помощи	Мат. помощь выплачена в размере

 

- Отчёт о потраченных  средствах за .. квартал 201_ года. (указать  квартал и год)

№ п\п	Название мероприятия	Дата мероприятия	Было заявлено в смете	Было потрачено

 

- Отчёт о выплате материальной  помощи преподавателям.

№ п\п	ФИО преподавателя	Факультет\институт	Членство в профсоюзе	Уплачены взносы за период	Причина оказания мат. помощи	Мат. помощь оказана в размере.. руб.

 

- Отчёт по звонкам, информирующих  студентов о получении путёвки  в санаторий-профилакторий.

№п\п	Дата смены	ФИО	факультет	группа	Дата звонка	Комментарий

 

Описание входной информации:

Входная информация поступает в  Систему в виде файла 1.xls.

Периодичность составления:

Для продуктивной работы, периодичность формирования отчетов по работе должна быть не реже, чем раз в месяц.

 

 

5. Создание справок.

Состояние до автоматизации:

На настоящий момент выдача справок ведется путем простого набора текстов в MS Word.

Цель автоматизации:

Создать стандартный набор справок, который позволит секретарю более оперативно и эффективно работать со студентами.

Основные виды справок, которые будут создаваться в системе:

- Справка о получении материальной  помощи;

- справка о членстве в профсоюзе;

- справка о прохождении лечения  в санатории профилактории;

- справка о выдаче денег на  мероприятие (выдаются ответственному  за мероприятие);

- Справка об уплате профсоюзных  взносов (выдаётся председателю  профбюро).

 

1.6. Выбор технических  и программных средств.

1. Спецификация технических и  программных средств:

Для организации работы системы необходимо:

Сервер - 2 шт. (основной и резервный).

Рабочая станция – 5 шт.

Коммутатор – 1 шт.

Кабель – витая пара, 100 м.

МФУ – 3 шт.

Рекомендуемое оборудование:

1. Сервера фирмы HP
2. Коммутатор Cisco Catalyst 2960.

Основные преимущества Cisco Catalyst 2960:

• Интегрированная безопасность, включая поддержку NAC (network admission control);
• Улучшенная поддержка качества сервиса (QoS) и отказоустойчивости
• Одинаковый IOS Feature-Set для всех моделей под названием «LAN Base»;
• Асинхронные потоки данных легко управляются используя ingress policing и egress shaping;
• До 64 агрегированных или индивидуальных политик на порт;
• Сетевая безопасность с использованием широкого диапазона методов идентификации, технологий кодирования данных, и сетевое управление по пользователю, порту и MAC адресу;
• Поддержка передачи данных в обоих направлениях на порту задействованном функцией Switched Port Analyzer (SPAN);
• Уведомление о новых MAC-адресах в сети.