Разработка базы данных для менеджера по обслуживанию клиентов в агентстве недвижимости

Содержание

 

 

Введение

Целью курсового проектирования является закрепление навыков по разработке информационного и программного обеспечения экономических  информационных систем, развитие умения выбирать инструментальные средства проектирования баз данных, приобретение практических навыков по созданию сопровождающей документации.

Предметной областью проекта является автоматизированное рабочее место менеджера по обслуживанию клиентов в агентстве недвижимости.

В системе  хранятся данные обо всех клиентах (наименование или ФИО, адреса, телефоны, банковские реквизиты, реквизиты документов клиента), варианты клиентов - физические лица, юридические лица, информация о товарах (услугах) и их группировке по видам, список менеджеров по работе с клиентами.

Основные виды работ:

• ведение справочника клиентов;
• ведение справочника недвижимости;
• расчет стоимости оказанных услуг;
• оформление договоров на совершенные сделки и оплаты оказанных услуг;
• удаление сведений о выполненных заказах за заданный период; 
• составление отчетов;

Входные данные: данные о клиентах, недвижимости, сделках, менеджерах.

Регламентируемые запросы к БД:

Запросы поиска и выборки:

• поиск всех данных о клиенте по одному из его реквизитов (фамилии, адресу, дате обращения и т.п.);
• выборка сведений о группе товаров (услуг), имеющихся в наличии: может быть задан диапазон цен и/или вид группы товаров,
• выборка клиентов, обратившихся за заданным товаром (услугой) в заданный интервал времени;

Расчетные запросы:

• расчет стоимости разового обслуживания клиента (сумма заказа);
• расчет количества выполненных (невыполненных) заявок клиентов за заданный период;
• перекрестный: сумма продаж по клиентам и периодам (месяц, квартал)
• диаграмма: изменение количества обслуженных клиентов по периодам (дням, неделям, месяцам, временам года и т.п.) или
• диаграмма: распределение суммы продаж по клиентам за заданный период (месяц, год). Запросы манипулирования:
• создание и пополнение архива клиентской базы;
• удаление данных о выполненных заказах за заданный период (месяц, год);
• групповое изменение цен на услуги (товары) заданной группы на заданный процент;
• копирование результатов расчетных запросов в хранилище для анализа. Выходные данные:
• один из табличных документов (список клиентов);

• один из анкетных документов для всех и/или для заданной записи БД, включающий рисунок (прайс-лист для клиента),

• заказ (договор с расчетом итоговой суммы и реквизитами сторон);
• отчет о продажах за период (с сортировкой по дням и группировкой по видам товаров или услуг),
• диаграмма в соответствии с запросом.

Бланки выходных документов представлены в Приложении З.

 

1. Анализ предметной области

Конечным пользователем  системы является менеджер по обслуживанию клиентов в агентстве недвижимости.

С помощью компьютера осуществляется оформление и хранение всех данных о клиентах, недвижимости, сделках, ввод данных о недвижимости, клиентах, совершенных сделках, удаление данных о совершенных сделках текущей БД в архив, поиск клиента по фамилии, вывод в табличной  форме сведений о суммах поступлений от сделок разного вида по месяцам. 

Режим работы: БД должна работать в диалоговом режиме, иметь интерфейс, содержащий элементы, поддерживаемые ОС Windows.

Технические средства

Для работы с программой необходим ПК следующей конфигурации:

1. Процессор Celeron с тактовой частотой 2 ГГц
2. ОЗУ не менее 256 Мб
3. Жесткий диск для установки файлов ОС (40 Гб)
4. Видеоадаптер VGA (32 бит)
5. Монитор VGA с разрешением 1024 х 768
6. Клавиатура, мышь
7. принтер формата А4

Применяемые операционные системы и СУБД. При работе над курсовым проектом использовалась операционная система Microsoft Windows XP (Vista). Программа, являясь приложением MS Access, будет корректно работать под управлением любой ОС, которая позволяет запускать MS Office 2007 (2010). На сегодняшний день такими системами являются MS Windows Me, MS Windows NT 4.0, MS Windows 2000, MS Windows XP.

Архитектурно разрабатываемая БД должна быть персональной.

При проектировании БД должны учитываться требования к защите и целостности данных.

Целостность БД - это правильность и непротиворечивость данных в БД в любой момент времени.

Целостность данных может быть нарушена при сбое оборудования, ошибке программы, ошибке пользователя, ошибке во вводимых данных и т.д. В тех случаях, когда возможно нарушение целостности БД, СУБД должна проверять ряд условий, и если они нарушаются, то отменять текущую операцию и производить восстановление БД.

Таким образом, ограничения целостности БД - это условия проверки допустимости данных и связей в БД. Ограничения целостности могут относиться к разным информационным объектам: к полю, записи, файлу, к связям между файлами.

Проблему защиты данных в БД рассматривают совместно с проблемой защиты информации вычислительной системы в целом, так как СУБД функционирует в среде вычислительной системы. Кроме того, известные методы защиты информации применимы как к программам, так и к данным в БД, поэтому при рассмотрении проблем защиты под информацией понимают как собственно данные, так и программы их обработки (информационно-программное обеспечение – ИПО). 

Целью защиты ИПО является  предупреждение несанкционированного разрушения или изменения ИПО  со стороны пользователей, при сбоях  аппаратных и программных средств.

Защита данных обеспечивается двумя тесно связанными, но разными функциями банка данных - безопасности и секретности. Под функцией безопасности  понимается защита данных от непреднамеренного доступа и сбоев аппаратуры и программ. Под функцией секретности понимают защиту данных от преднамеренного доступа как персонала ЭИС,  так и посторонних лиц. В настоящее время с повышением роли информации обе функции реализуют схожими методами  и включают в состав функций банка данных.

Для разработки БД «АРМ Агентство недвижимости» была выбрана СУБД Access, которая имеет ряд возможностей по обеспечению  целостности данных. Например, контроль максимального числа символов (для текстовых полей), контроль обязательности данных в поле, контроль на уникальность данных в поле (для всех полей, кроме “memo”, “OLE”) и др.  Для защиты данных  СУБД Access использует такие средства, как парольная защита, установление прав доступа к объектам БД,  защита на уровне полей и записей БД.

 

2. Разработка  структуры БД

2.1 Анализ информационных  потоков

Для наглядного представления информационных потоков строится диаграмма потоков данных (ДПД), которая показывает перемещение данных между различными процессами их обработки. Можно увидеть, где данные берут свое начало и куда они в итоге поступают, какие функции системы используют информацию от других функций. Все это помогает устранить избыточные или неэффективные операции, уменьшить затраты на обработку информации, наглядно показать документооборот.

ДПД состоит из 4-х компонентов: процессов, накопителей, внешних объектов и потоков данных.

Внешний объект – это предмет или лицо, являющийся приемником или источником информации и не входящий в состав системы. Обычно в виде внешних объектов изображают конечных пользователей системы.

Процесс преобразует входной поток данных в выходной в соответствии с заданным алгоритмом.

Накопитель данных – это некоторое место или устройство для хранения информации (файл, папка с однородными документами, база данных).

Поток данных – это информация, передаваемая от одного блока диаграммы к другому. Поток данных изображается в виде линий со стрелкой от источника к приемнику.

Параметрами каждого блока на ДПД являются номер, имя, поле физической реализации и описание. Нумерация блоков производится в соответствии с их иерархией.

Для ЭИС «Менеджер агентства недвижимости» составляется две иерархически связанных диаграммы: каждая диаграмма соответствует одному из уровней функциональной диаграммы.

Самый верхний уровень наглядно показывает информационные связи системы с внешним миром (контекстом). На этом уровне внешние объекты связаны входными и выходными потоками данных с главным процессом.

Внешние объекты: Менеджер по обслуживанию клиентов и клиент.

Менеджеры по обслуживанию клиентов, собирают данные о клиентах, недвижимости, заключают и оформляют договора оказания услуг, рассчитывают стоимость сделки и стоимость оказанных услуг, составляют отчеты о работе.

Затем главный процесс состоит из четырех основных процессов и накопителей данных, связанных потоками данных. Это разбиение соответствует второму уровню ДПД и изображается в виде отдельного чертежа.

Накопитель данных – База Данных ИС, где хранятся данные о личных сведениях поставщиков, о видах договоров, об оплате поставляемой продукции, о поставленной продукции по договору.

Детализация процессов ведется до тех пор, пока процессы не станут простейшими: с процессом должно быть связано не более 3-4 входящих и выходящих потоков данных.

Накопители данных (БД): Клиенты, Недвижимость, Сделка, Услуга, Отчеты. (Приложение А1-А2).

2.2 Описание структуры  БД

СУБД Access предназначена для разработки диалоговых офисных информационных систем, она использует реляционную модель данных и графический интерфейс Windows. Access входит в профессиональную версию офисной системы Microsoft Office.

Access поддерживает выполнение основных функций СУБД: определение данных (описание типов, структуры таблиц и их взаимосвязей); обработку данных (ввод, вывод, отбор, сортировка, вычисление, группировка, изменение и удаление); управление данными при коллективной работе с БД, позволяет разрабатывать довольно сложные программы. Если база данных расположена на файл-сервере локальной сети, то к ней возможен одновременный доступ нескольких пользователей.

СУБД Access отличается простотой использования, также в отличие от многих других СУБД, Access включает в состав БД не только таблицы, но и другие объекты, связанные с обработкой  данных. Объектом в Access считается все, что может иметь имя. Основным типом объектов в БД является таблица, остальные типы объектов – это различные способы представления информации из таблиц (формы, отчеты, динамические наборы) или действия над таблицами (запросы, макросы, модули). Все объекты БД хранятся в одном файле с расширением *.mdb. В один момент времени допускается работа только с одной БД.

Тип данных определяет, какого вида данные будут храниться в поле. MS Access представляет максимальную свободу в задании типа данных: текстовые, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Важно правильно определить тип поля до того, как начнется ввод данных, так как данные могут быть искажены или утеряны при изменении их типа. Можно задать также параметры хранения (длина строки, точность представления) чисел и даты (времени) и представления этих данных при выводе на экран или на печать. Для уверенности, что в БД хранятся только корректные значения, можно задать условия на значения различной степени сложности.

В Microsoft Access  существует ряд способов контроля данных в текущем поле:

-контроль  максимального числа символов  выполняется для текстовых полей;

-контроль  обязательности данных в поле (для любых полей, кроме типа  “счетчик”);

-контроль  на соответствие маске, в пустые  позиции которой можно ввести  только определенные символы;

-контроль  на уникальность данных в поле (для всех полей, кроме “memo”, “OLE”);

-контроль  на соответствие логическому  выражению.

На основе анализа структуры данных строится модель типа «сущность-связь» (ER-модель). ER – модель представлена в Приложении Б.

Понятие ER-модели соответствует информационному накопителю на диаграмме потоков данных, но ER-диаграмма позволяет показать и внутреннюю структуру понятия (схему), при этом считается, что вся информация о понятии исчерпывается перечислением его свойств.

  Основными элементами в модели  являются компоненты:

• сущности;
• атрибуты;
• связи.

Сущность – это реальный или представляемый объект. Многие сущности, рассматриваемые в этой модели, соответствуют физическим объектам предметной области. На диаграмме сущности изображаются прямоугольниками. Сущность имеет имя, уникальное в пределах моделируемой системы. Объект, который соответствует понятию сущности, имеет свой набор атрибутов – характеристик, определяющих свойства данного представителя класса. При этом набор атрибутов должен быть таким, чтобы можно было различать конкретные экземпляры сущности.

Атрибут – это поименованная характеристика сущности, которая принимает значение из некоторого множества значений.

Связь – это ассоциация между двумя понятиями. Связи выражают отношения между сущностями. Связи делятся на три типа по множественности: один – к – одному (1:1), один – ко – многим (1:М), многие – ко – многим (М:М).

Связь 1:1 означает, что экземпляр одной сущности связан только с одним экземпляром другой сущности и наоборот. Этот тип используется редко, так как данные могут быть помещены в одну таблицу.