Разработка базы данных для менеджера по обслуживанию клиентов в агентстве недвижимости

Тексты запросов на языках SQL  приведены в приложении Е.

Отчет – эффективный способ представления данных в виде печатного документа, который по сравнению с формами предоставляет пользователю больше возможностей в изображении и группировании данных, подсчете итоговых значений.

1. отчет «Список клиентов» выводит  данные о клиентах, обратившихся  в агентство недвижимости в  виде формата А4.

    2. отчет «Прейскурант  цен на услуги, оказываемые агентством  недвижимости» данный отчет представляет  документ, который содержит сведения  об оплате услуг, оказываемых  агентством в виде формата  А4.

   3. отчет «Договор на оплату  оказанных услуг» формирует сведения  о типе сделки (например, покупка  и продажа), о покупателе и продавце, недвижимости,  сумме сделки, сумме  за услуги агентству.

4. отчет «О продажах за определенный  период» формирует таблицу сведений  о суммах совершенных сделок  и стоимости оказанных услуг. Данный отчет предполагается  использовать в качестве документа  для проведения анализа деятельности  агентства и краткого отчета  менеджера по оказанным услугам.

Виды отчетов представлены в Приложении З.

 

4. Руководство  пользователя

4.1 Назначение и условия применения

База данных предназначена для решения задач автоматизации работы менеджера по обслуживанию клиентов в агентстве недвижимости:

• сведения о клиентах (наименование или ФИО, адреса, телефоны, банковские реквизиты, реквизиты документов клиента), варианты клиентов - физические лица, юридические лица.
• информация о товарах (услугах) и их группировке по видам;
• список менеджеров по работе с клиентами.

 

Функции программы:

 

Запросы поиска и выборки:

• поиск всех данных о клиенте по одному из его реквизитов (фамилии, адресу, дате обращения и т.п.);
• выборка сведений о группе товаров (услуг), имеющихся в наличии: может быть задан диапазон цен и/или вид группы товаров,

• выборка клиентов, обратившихся за заданным товаром (услугой) в заданный интервал времени;

Расчетные запросы:

• расчет стоимости разового обслуживания клиента (сумма заказа);
• расчет количества выполненных (невыполненных) заявок клиентов за заданный период;
• перекрестный: сумма продаж по клиентам и периодам (месяц, квартал)
• диаграмма: изменение количества обслуженных клиентов по периодам (дням, неделям, месяцам, временам года и т.п.) или
• диаграмма: распределение суммы продаж по клиентам за заданный период (месяц, год).

Запросы манипулирования:

• создание и пополнение архива клиентской базы;
• удаление данных о выполненных заказах за заданный период (месяц, год);
• групповое изменение цен на услуги (товары) заданной группы на заданный процент;

• копирование результатов расчетных запросов в хранилище для анализа.

Выходные документы:

• один из табличных документов (список клиентов);

• один из анкетных документов для всех и/или для заданной записи БД, включающий рисунок (прейскурант для клиента),

• заказ (договор с расчетом итоговой суммы и реквизитами сторон);
• отчет о продажах за период (с сортировкой по дням и группировкой по видам товаров или услуг),
• диаграмма в соответствии с запросом.

Для успешной работы системы программы необходимы следующие условия:

1. операционная система Windows XP и выше;
2. СУБД Microsoft Access 20037и выше;
3. оперативная память 512 Мб и более;
4. принтер формата А4.

4.2 Подготовка  к работе

 

Для установки и работы программы предназначен CD-диск объемом 700 Мб, который содержит файл Агентство недвижимости.accmdb (MS Access 2007) и рабочую документацию к программе.

Чтобы проверить работоспособность базы данных необходимо выполнить следующие действия:

1. загрузить базу данных (автоматически выводится заставка, а затем главная форма (см. Приложение Ж));
2. ввести в любую из таблиц данные, нарушающие наложенные ограничения. Это необходимо для того, чтобы проверить осуществляется ли контроль входных данных;
3. ввести необходимые параметры для выполнения запросов и проверить правильность результатов;
4. просмотреть  все отчеты и проверить  выводятся ли они на печать.

При успешном завершении каждой из перечисленных операций  система готова к работе.

4.3 Описание операций

После того как произошла загрузка  БД,  в главной форме необходимо выбрать нужный режим работы, выбирая соответствующий разделы и размещенные на них кнопки меню программы:

Раздел «Работа со справочниками »:

• Создание списка клиентов и имеющейся у них недвижимости;
• Ведение справочника услуг;
• Ведение справочника менеджеров;

Раздел «Поиск информации»:

• Поиск клиента;
• Выборка по группе недвижимости;
• Выборка клиентов за текущий год;
• Справка;

Раздел «Расчет стоимости обслуживания клиентов»:

• Расчет суммы заказа;
• Расчет количества выполненных сделок за период;
• Сумма продаж по клиентам и периодам;
• Диаграмма изменение количества обслуженных клиентов по месяцам;
• Диаграмма сумма продаж по клиентам;

Раздел «Изменение данных»

• Создание архива клиентской базы;
• Удаление данных о выполненных заказах;
• Изменение цен на недвижимость;
• Копирование результатов расчетных запросов;

Раздел «Выходные документы»

• Вывод списка клиентов;
• Вывод списка услуг;
• Вывод договора;
• Отчет.

 

Рассмотрим на примере работу данной программы.

На первом этапе после загрузки программы необходимо ввести данные в справочники. К справочным данным относятся: «Данные о клиентах и имеющейся у них недвижимости», «Сделка», «Список менеджеров», «Услуги»,  «Вид недвижимости». Справочники вызываются гиперссылкой из главной формы. Справочники заполняются в следующем порядке:

1. Вид недвижимости
2. Услуги
3. Список менеджеров
4. Создание списка клиентов и имеющейся у них недвижимости
5. Ведение справочника услуг

Для возврата на главную форму служит кнопка «На главную».

После того как справочники заполнены, можно осуществлять поиск информации – пункт «Поиск информации».

Кнопка «Поиск клиента»  осуществляет поиск всех данных о клиенте по фамилии.

 Кнопка «Выборка по группе недвижимости» осуществляет поиск сведений о недвижимости заданного типа в заданном городе.

Кнопка «Выборка клиентов» осуществляет поиск сведений о клиентах за определенный период.

Кнопка «Справка» выдает справку о программе.

Раздел «Расчет стоимости обслуживания клиента позволяет выполнять расчетные запросы:

• Кнопка  «Расчет суммы заказа» позволяет выполнить расчет стоимости разового обслуживания клиента (сумма заказа);
• Кнопка  «Расчет количества выполненных сделок за период» позволяет выполнить расчет количества выполненных (невыполненных) заявок клиентов за заданный период;
• Кнопка «Сумма продаж по клиентам и периодам» позволяет  выполнить перекрестный запрос;
• Кнопка «Диаграмма количество по месяцам» выводит диаграмму: изменение количества обслуженных клиентов по месяцам;
• Кнопка «Сумма продаж по клиентам» выводит диаграмму: распределение суммы продаж по клиентам за заданный период (месяц, год).

Раздел «Изменение данных» позволяет выполнять запросы манипулирования:

• Кнопка  «Создание архива клиентской базы» - создание и пополнение архива клиентской базы;
• Кнопка  «Удаление данных о выполненных заказах» -  удаление данных о выполненных заказах за заданный период (месяц, год);
• Кнопка  «Изменение цен на недвижимость» - групповое изменение цен на услуги (товары) заданной группы на заданный процент;
• Кнопка «Копирование результатов расчетных запросов»  - копирование результатов расчетных запросов в хранилище для анализа.

Раздел «Выходные документы» позволяет выводить отчетные документы:

Кнопка  «Вывод списка клиентов» - выводит список клиентов

Кнопка «Вывод списка услуг» - выводит прейскурант цен

Кнопка «Вывод договора» - выводит договор на оплату услуг

Кнопка «Отчет» - выводит отчет за нужный период.

4.4 Аварийные ситуации

При возникновении каких-либо аварийных ситуаций на экран выводятся различного рода сообщения для пользователя. Основные сообщения представлены в таблице.

Таблица 4.1 Обработка аварийных ситуаций.

 

Текст сообщений	Причина	Действия пользователя
Не заполнено поле дата обращения	Не введены данные в обязательные поля	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в поле
Введенное значение не соответствует маске ввода	Введено значение не соответствующее маске ввода	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с маской ввода
Введенное значение не соответствует заданному типу данных	Введено значение не соответствующее  заданному типу данных	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с заданным типом данных
Введенное значение превышает допустимое число символов	Введено значение, которое  превышает допустимое число символов	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с допустимым числом символов

 

Список  Использованной литературы

 

1. ГОСТ 19.701-90 ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем.

Условные обозначения и правила оформления.

2. ГОСТ 19.103-77 ЕСПД. Обозначение программ  и программных документов.

3. ГОСТ 19.402-78 ЕСПД. Описание программы.

4. ГОСТ 19.505-79 ЕСПД. Руководство оператора. Требования к содержанию и  оформлению.

5. ГОСТ 34.201-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на

автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.

6. ГОСТ 19.701-90 ЕСПД. Схемы алгоритмов, программ, данных и систем. Условные обозначения и правила выполнения.

7. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование. Учебник. - М:

Финансы и статистика, 2005 –592 с.

8. Шигина Н.А. Разработка БД. Учебное пособие. – Пенза: изд. ПГТА, 2005 – 104 с.

9. Шигина Н.А. Разработка информационных моделей. Методическое пособие к лабораторным работам по дисциплине «ТЭИС». – Пенза; ПГТА, 2006 (электронное учебное издание).

10. Шокорова Н.Н. Программирование в среде VBA. Методические указания к лабораторным работам. – Пенза, ПГУ, 2005 – 35с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А 
Диаграмма потоков данных

  
 

 

 

Рисунок А1 - диаграмма потоков данных 1 уровня (DFD).

 

 

Рисунок А2 - диаграмма потоков данных (детализация процесса «расчет стоимости заказа»).

 

 

Приложение Б 
ER – диаграмма

 

 

 

Рисунок Б1 - ER-модель в среде разработки ms VISIO.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение В 
СХЕМА БАЗЫ ДАННЫХ

 

 

 

 

Рисунок В1 -  схема базы данных в Access2007.

 

Приложение Г 
Результаты заполнения таблиц (тестовый пример)

 

Рисунок Г1 - таблица «Клиенты».

 

 

Рисунок Г2 - таблица «Варианты клиентов»

 

 

Рисунок Г3 - таблица «Недвижимость»

 

Рисунок Г4 - таблица «Вид недвижимости»

 

 

Рисунок Г5 - таблица «Сделка»

 

Рисунок Г6 - таблица «Услуги»

 

 

Рисунок Г6 - таблица «Список менеджеров»

 

Приложение Д 
Сведения о выполняемых информационных задачах 

 

Запросы поиска и выборки

15. Поиск всех данных о клиенте по фамилии

Рисунок Д1 «Окно конструктора запроса «Поиск по фамилии»