Разработка системы информационного обеспечения коммерческой деятельности предприятия

Речь в данном случае идет о неохраняемой научно-технической, промышленной, технологической и иной информации, обладающей экономической ценностью, о различных приемах и производственном опыте, которыми в советское время на безвозмездной основе обменивались предприятия. Эту информацию принято называть «ноу-хау». Она характеризует научно-техническую сторону производства. Сказанное относится и к деловой информации, характеризующей управленческую, финансовую, маркетинговую и другую деятельность, позволяющую успешно вести дела и заключать взаимовыгодные сделки.

Таким образом, секрет привлекательности и конкурентоспособности товара (работы, услуги) заложен в технологических особенностях производства товара, выполнения работы или оказания услуги. Речь идет о конструкции машин, использовании формул (физических, химических и т.п.), применении методов производства, схем и чертежей отдельных узлов изделий, сведения о которых могут быть использованы конкурентами для налаживания производства аналогичных товаров.

Однако мало изготовить хорошую  вещь, ее нужно еще выгодно продать. В коммерческой деятельности большое значение имеет деловая информация, включающая планы, результаты маркетинговых исследований и рекламной деятельности, планы сбыта товаров, организацию сбыта с помощью торговых посредников, новые приемы и технологии сбыта товаров, списки клиентов, посредников, финансовые, страховые и иные операции по обеспечению эффективного товарооборота на рынках и другие. Знание подобных сведений дает конкурентам преимущество при завоевании рынков сбыта товаров, переманивании клиентов и навязывании им невыгодных сделок.

Следовательно, на стадии производства коммерчески значимая информация проявляется  в форме технологических секретов, а на стадии обмена товаров (торговли) - в форме деловых секретов. Обе  эти формы коммерчески значимой информации охраняются институтом «коммерческой тайны».

Говоря о соотношении понятий  «коммерческая информация» и  «коммерческая тайна», подчеркнем, что сведения, составляющие коммерческую тайну, составляют лишь часть коммерческой информации, непосредственно касающейся коммерческой деятельности. Вместе с тем в понятие «коммерческая тайна» следует включать не только сведения коммерческого характера, но и техническую, технологическую информацию (ноу-хау).

Объем и характер сведений, отнесенных к коммерческой тайне, могут меняться в зависимости от жизненного цикла товара. Ведь любое изделие, какими бы великолепными потребительскими свойствами оно ни обладало, рано или поздно вытесняется с рынка другим, более совершенным товаром, поскольку изготовитель постоянно работает над улучшением потребительских свойств товара и продвижением его на рынок.

В данном случае происходит обновление или замена технической и технологической  информации, отнесенной к ноу-хау  и охранявшейся в режиме коммерческой тайны. Скорость этого процесса обусловлена  влиянием факторов коммерции и конкуренции на рынке конкретного вида товаров.

Для этапа реализации товаров характерны различные уровни и степень концентрации деловой информации, отнесенной к  коммерческой тайне, в зависимости  от стадий существования товаров  на рынке (внедрение, рост, зрелость, насыщение и спад), которые, по образному выражению Ф. Котлера, образуют жизненный цикл не только конкретных изделий, но и их групп (классов товаров).

На предприятиях с различными формами  собственности и отраслевой принадлежностью  накапливается и циркулирует коммерчески значимая технологическая и деловая информация, характеризующая внутреннее состояние организации и охраняемая в режиме "коммерческая тайна" и внешнюю среду - о состоянии рынка, репутации фирм-конкурентов, потенциальных потребителях и т.д.

В условиях конкуренции любое предприятие  стремится к сохранению своей  внутренней КЗИ и получению интересующей его информации о внешней среде, используя при этом общедоступные  методы и средства, а недобросовестные конкуренты зачастую прибегают к использованию скрытых неразрешенных методов и средств, применяемых, например, при ведении промышленного шпионажа.

Получение предприятием информации о внешней среде, в  которой приходится конкурировать  на рынке товаров, работ и услуг, необходимо для принятия текущих и стратегических решений, способных повлиять на конкурентоспособность и экономическое положение предприятия. В данном случае можно говорить об определенных элементах информационной системы, дающей представление о внешней среде предприятия.

Речь идет, во-первых, о репутации предприятия, которая оценивается: 1) по качеству, цене и другим показателям произведенных и реализованных товаров, выполненных работ и оказанных услуг; 2) по уровню профессиональной подготовленности персонала, ответственности и т.д. Во-вторых, об информации о потребителях, у которых различное представление о потребительских свойствах товаров, качестве выполняемых работ и оказываемых услуг. В-третьих, об ограничениях, устанавливаемых государством в сфере конкретной предпринимательской деятельности, и их учете при осуществлении производства и реализации товаров, выполнении работ и оказании услуг. В-четвертых, информация о конкурентах включает данные о рыночных ценах, скидках, условиях договоров, спецификациях, доле конкурента на рынке и тенденциях ее изменения, общем объеме сбыта данного товара, аналогичных выполняемых работах и оказываемых услугах, стратегических планах конкурентов по проведению маркетинговых исследований и рекламы, о сильных и слабых позициях отдельных конкурентов.

Как известно, конкуренция  представляет собой процесс, в котором  хозяйствующие субъекты, независимо действующие на рынке, ограничивают друг друга в возможностях установления контроля за созданием условий на рынке [23.с.69]. Конкуренцию следует признавать добросовестной в том случае, если нет барьеров для вхождения хозяйствующего субъекта на рынок, а цены свободно определяются спросом и предложением. Недобросовестной конкуренцией признаются действия хозяйствующих субъектов, направленные на приобретение преимуществ в предпринимательской деятельности, которые противоречат нормам действующего законодательства, обычаям делового оборота и могут причинить убытки другим предприятиям, в т.ч. и в виде причинения ущерба их деловой репутации. Законом определены формы недобросовестной конкуренции [1.с.499]. Речь идет о распространении ложных или искаженных сведений, способных причинить ущерб другому предприятию; введении потребителей в заблуждение относительно характера, способа и места изготовления, потребительских свойств, качества товара; некорректном сравнении реализуемых товаров с товарами других предприятий; продаже товаров с незаконным использованием результатов интеллектуальной деятельности; получении, использовании, разглашении научно-технической, производственной или торговой информации, в том числе коммерческой тайны, без согласия ее владельца. Для сравнения отметим, что по законодательству Франции и Германии недобросовестной конкуренцией признаются: дискредитация конкурента, имитация товаров и оказываемых услуг конкурента, дезорганизация на рынке данных товаров, использование репутации конкурента для паразитирования на рынке [13.с.115-116].

При получении  информации о внешней среде предприятия  руководствуются определенными  принципами. В частности, четко определяется цель получения конкретного вида информации, какие силы и средства следует при этом задействовать, уточняются критерии оценки достоверной и полезной информации. На предприятии в процессе его функционирования создается система накопления, обработки и систематизации КЗИ о его внутреннем состоянии и внешней среде, а также определяется порядок доведения такой информации до потребителей из числа работников предприятия и третьих лиц. Названные принципы с учетом основных направлений деятельности предприятия, предложений менеджеров, маркетологов и персонала структурных подразделений составляют основу для разработки программы получения информации о внешней среде. В программе определяются обязанности лиц по сбору, накоплению, обработке, анализу и предоставлению коммерчески значимой информации. Для участия в этой работе привлекаются не только сотрудники специализированного подразделения, но и работники службы маркетинга, отдела снабжения, финансового отдела, торговые агенты, продавцы и другие работники, непосредственно работающие с представителями конкурирующих предприятий и покупателями. Составляется перечень сведений коммерческого характера, которые необходимы для оценки состояния рынка и деятельности конкурентов. В программе уточняются методики, которые следует использовать для оценки и систематизации коммерческой информации; возможные источники информации; методы законного получения информации о конкурентах.

Закон РФ «О частной детективной  и охранной деятельности» [2.с.888] разрешает использовать при наличии соответствующей лицензии различные средства и методы получения коммерческой информации: опрос граждан и должностных лиц, изучение предметов и документов по письменному согласию их владельцев, внешний осмотр строений, помещений и других объектов. Допускается использование видео-, аудиозаписи, фотосъемки, иных технических средств, не причиняющих вред жизни и здоровью граждан, а также средств оперативной радиотелефонной связи. Разрешается использование оружия и специальных средств, виды и порядок приобретения, учета, хранения и ношения которых устанавливаются законодательством. Неправомерным является использование агентуры (тайных осведомителей), поскольку это является прерогативой государственных органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность [3.с.695].

1.2 Информационные системы и технологии в организации коммерческой деятельности предприятия

Экономика – открытая система взаимодействующих  элементов, выполняющая функцию  самовоспроизводства своих компонентов. Необходимым условием ее существования является взаимодействие (взаимно обратные потоки материи, энергии, информации) с природными и другими системами.

Коммерция может рассматриваться  как интегральный междисциплинарный  подход к ведению предпринимательства, включающий в себя естественные процессы применения знаний в виде менеджмента, маркетинга, логистики на информационной основе.

Деятельность субъектов коммерции  – экономических агентов –  мотивирована сознательными целями и интересами. Они складываются из объяснений и понимания событий  прошлого, настоящего и предвидения будущего. Процесс формирования целей, намерений и мотивов поведения агентов обусловлен доступной им информацией, ее качеством и своевременностью, т.е. знанием. Тезис «знать, чтобы предвидеть» становится основным правилом коммерции.

Знание (информация) слагает интеллектуальный капитал корпораций в различных формах, который и определяет их конкурентоспособность.

Экономические агенты всегда стремятся  повысить эффективность своей деятельности. Прежде всего за счет уменьшения уровня неопределенности. В этом плане продуктивно определение информации, данное К.Шенноном – как сообщения, уменьшающего неопределенность (энтропию) у его получателя. Такой функциональный подход определяет оперативную информацию, которая, в первую очередь, и рассматривается в динамике экономических процессов.

Массовая компьютеризация, внедрение  и развитие новейших информационных технологий привели многие развитые страны к рывку вперед в сферах бизнеса, промышленного производства, научных исследований, образования  и социальной жизни. Информация превратилась в глобальный, неистощимый ресурс человечества, вступившего в новую эпоху развития цивилизации – интенсивного освоения информационного ресурса.

В результате интенсификации информационных процессов существенно сокращается длительность управленческих процессов. Именно информация, управления и организация привели развитые страны в новую цивилизацию.

Недооценка недостатка информации – одна из основных причин, сдерживающая реформы, нацеленные на интенсификацию экономических процессов. Без достоверной информации не могут работать организации управления, инфраструктура рынка и зависящая от нее сфера производства. Поэтому одной из важнейших задач современной экономики является развитие инфраструктуры рынка на информационной основе.

Развитие информационного обеспечения  рынков товаров и услуг в настоящее  время характеризуется следующим:

• практически во всех регионах в том или ином виде создан ряд информационных центров, которые существенно различаются по своей информационной насыщенности, количеству и качеству предоставляемых услуг, программно-техническим средствам реализации и поддержки процессов функционирования;
• основная масса информационных услуг носит сугубо справочный характер и выполняется на основе имеющихся или доступных в каждом конкретном месте баз данных. Задачи сопровождения и анализа конкретных товаропотоков как внутри отдельной территории, так и по стране в целом практически не решаются;
• имеются недостатки в использовании технических средств связи и передачи информации;
• информационная инфраструктура рынка не замкнута в единую сеть;
• слабо развиты горизонтальное информационное взаимодействие и информационные ресурсы для массового информационного обслуживания предпринимателей и населения;
• формирующаяся информационная база недостаточно прозрачна и труднодоступна для среднего предпринимателя;
• недостаточно подготовлена нормативно-правовая база функционирования инфраструктуры и информационного обеспечения рынка.

 В рамках любой организации можно выделить управляющую часть, составляющую в совокупности систему управления. Воздействие обеих частей системы управления друг на друга осуществляется в виде передачи информации.

Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур как представлено на Рисунок 1.1.

Рис. 1.1 Система управления

Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, осуществляющим эти действия, образуют информационную систему организации.