Российский опыт работы с автоматизированными системами учета в гостиничном бизнесе

При регистрации и поселении  гостей в АСУ «Эдельвейс» реализованы  следующие функции: 
- поселение по брони и без брони; 
- возможность изменения параметров, указанных при оформлении брони; 
- при поселении без брони - ввод полной информации по данному гостю; 
- учет пожеланий гостя и особенностей номерного фонда при определении номера комнаты; 
- учет статуса номера (готов/не готов к поселению, свободен/занят); 
- контроль за передачей сообщений, оставленных для данного гостя; 
- учет поселения других гостей в этот же номер при совместной оплате; 
- учет поселения других гостей в этот же номер при раздельной оплате; 
- учет индивидуальных пожеланий гостя по дополнительным услугам; 
- учет индивидуальных особенностей гостя (курит, VIP и т.д.); 
- автоматическая распечатка регистрационной карты гостя; 
- учет авансовых платежей; 
- указание метода гарантии оплаты; 
- ввод/изменение номера кредитной карты, используемой для оплаты проживания; 
- контроль правильности заполнения кредитной карты; 
- учет времени поселения гостя; 
- учет времени выезда гостя; 
- указание требуемых дополнительных услуг и их регулярности; 
- начисление оплаты за дополнительные услуги; 
- возможность предоставлять скидки гостям; 
- возможность занесения маркетинговой информации о госте; 
- регистрация паспортов и виз иностранных граждан; 
- ведение журнала регистрации иностранных граждан; 
- отчетность для ОВИР и МВД. 

Модуль «Группы»

Данный модуль отвечает за групповое бронирование и управление группами.

Модуль «Группы» позволяет  выполнять следующие операции:

- создание карточки бронирования группы; 
- автоматический перенос данных бронирования по группе в данные бронирования гостей - членов группы; 
- сохранение всех возможностей индивидуального бронирования для членов группы; 
- учет статуса групповой брони (временное, постоянное, размещенное, неразмещенное); 
- автоматическое присвоение номера брони; 
- указание названия группы; 
- автоматическое занесение информации из архива об организации, ответственной за группу (при необходимости создание в архиве новой карточки организации и автоматическое занесение данных в информационную карту); 
- указание дат приезда и отъезда группы; 
- возможность неодновременного заезда членов группы при сохранении внутригрупповых связей; 
- ведение учета внесения аванса; 
- возможность внесения примечаний по группе; 
- маркетинговая статистическая информация по брони, включающая источник поступления брони, сегмент, к которому можно отнести данного гостя, географическая территория поступления гостя; 
- указание адресата для отправки формы подтверждения указанным способом; 
- указание VIP статуса группы; 
- выбор группового тарифа проживания; 
- указание языка общения группы; 
- определение способа разделения оплаты между группой и ее членами; 
- указание от какой организации прибывает группа и связь с этой организацией; 
- указание от какого турагенства прибывает группа и связь с этим турагенством; 
- назначение различных скидок и комиссионных; 
- возможность назначения гостям группы индивидуальных тарифов; 
- возможность установления отдельных тарифов на каждый день предполагаемого проживания группы по всем типам номеров; 
- автоматическое и/или ручное выделение номеров членам группы; 
- создание структуры автоматического перенаправления начислений; 
- возможность бронирования номерного фонда как по типам комнат, так и с присвоением конкретных номеров гостям отеля; 
- при работе с группой автоматически создаются индивидуальные карточки членов группы, изменяются статусы бронирования, выписываются члены группы; 
- возможность передачи сообщений членам группы. 

Модуль «Счета»

Этот модуль предназначен для работы со счетами гостей и позволяет автоматизировать процессы выписки, управление и хранение счетов за предоставленные отелем услуги.

Функции, реализованные в  модуле «Счет»: 
- ведение лицевых счетов гостей и групп; 
- печать счетов и счетов-фактур; 
- интерфейс с фискальными регистраторами, внесенными в Госреестр РФ (Спарк 617Ф, Меркурий 114-1Ф, Штрих ФР-Ф, Mstar-Ф); 
- возможность использования до шести дополнительных счетов на одного гостя; 
- гибкая система налогов; 
- прием любых форм оплаты; 
- возможность ведения расчетов по обязательной предоплате (запрещение оказания услуг в кредит); 
- возможность перенаправления платежей на группу или дополнительные счет гостей; 
- возможность переноса отдельных платежей со счета гостя на счета других гостей/групп; 
- автоматическое начисление стоимости оказанных услуг (в т. ч. за проживание); 
- возможность ручного начисления услуг; 
- начисление платежей в различных валютах с автоматическим пересчетом по курсу гостиницы; 
- возможность коррекции начисленных платежей; 
- ведение журнала производимых операций; 
- возможность автоматического почасового расчета и т.д. 

Модуль «Архив»

Специальный модуль программы  предназначен для хранения информации о гостях, компаниях и турагентствах, с которыми работает гостиница. Следует заметить, что и единожды внесенная в программу информация о госте может быть легко найдена даже по прошествии многих месяцев. Но именно архив позволяет с минимальными затратами времени внести для постоянного гостя, вновь бронирующего номер в вашей гостинице, все его паспортные данные, адрес, особые пожелания, словом, избавляет сотрудников от большой части рутинной работы.

И, конечно, информация в  архиве гостей/компаний не является статичной: вы всегда сможете внести в хранящуюся информацию требуемые изменения, посмотреть и распечатать автоматически накопленную статистику за необходимый период. Функции, реализованные в модуле «Архив»: 
- хранение базы данных по всем гостям, фирмам, турагенствам; 
- ФИО гостя, адресная информация; 
- контактная информация гостя, включая факс и e-mail; 
- статус гостя; 
- специальные требования и пожелания гостя; 
- паспортные данные; 
- язык общения гостя; 
- применяемый тариф; 
- валюта расчетов с данным гостем; 
- список предыдущих посещений гостиницы; 
- данные о полученных доходах с гостя; 
- дополнительная информация по гостю; 
- маркетинговая статистическая информация; 
- связь с организацией; 
- связь с организацией-плательщиком; 
- связь с турагентством; 
- учет адресной информации компании; 
- учет данных по контактным лицам - работникам компании; 
- учет маркетинговой и статистической информации о компании; 
- учет используемых тарифов по умолчанию для этой компании; 
- хранение примечаний по компании; 
- связь с карточкой турагентства, с которой работает компания; 
- возможность оформления групповой брони от компании; 
- ведение базы данных по турагентствам; 
- ведение адресной информации турагентства; 
- учет данных по контактным лицам - работникам компании; 
- хранение примечаний по компании; 
- возможность выборки данных по гостям присланных данным турагентством; 
- учет принесенного дохода и начисленных комиссионных по каждому турагентству; 
- учет и анализ статистической информации по турагентству.

Ежедневные операции

В программе предусмотрена  возможность проведения ежедневных операций. Закрытие бизнес-дня, часто называемое ночным аудитом, занимает в системе примерно 15 минут.

Функции, реализованные в  рамках меню «Ежедневные операции»: 
- закрытие смены кассира; 
- печать кассового отчета; 
- контроль суммы наличных в кассе; 
- возможность печати отчетов (оборот, кассовый отчет, платежи (дебиторы/депозиты), журнал проводок); 
- автоматическое начисление задолженности за проживание; 
- обработка платежей и оборота за день; 
- обработка резервирований (неразмещенных, незаехавших, невыехавших); 
- автоматическое начисление платежей за проживание, услуги и т.д. с возможностью ручной корректировки; 
- автоматическое обновление тарифа; 
- формирование статистики по гостинице; 
- печать необходимых при закрытии дня отчетов; 
- возможность полуавтоматического зачисления проводок за проживание на счет гостя; 
- создание резервной копии БД; 
- сервисные функции при работе с фискальными регистраторами. 

Модуль «Отчеты».

В АСУ «Эдельвейс» реализована  возможность создания и предоставления аналитических отчетов по более  чем 100 признакам, благодаря чему возможно охватывать все стороны работы гостиницы. Здесь и списки планируемых заездов и выездов, и статистические отчеты по загрузке номерного фонда и доходности, отчеты планирования питания гостей, списки должников и многое другое. Отдельную группу составляют отчеты, наличие которых продиктовано российским законодательством: кас совый отчет, статистика в ОВИР, квитанции оформления операций возврата и ряд других.

В программе есть несколько  встроенных мини-генераторов отчетов. Они расположены в различных модулях и обеспечивают наибольшую оперативность и удобство работы пользователя.

В модуле «Отчеты» все отчеты разбиты на группы: общие, отчеты за день, отчеты за месяц, статистические отчеты.

Виды отчетов: 
- отчеты по бронированию гостей и групп за любой выбранный период; 
- необходимые отчеты по гостям отеля с сортировкой по заезду, проживанию, выезду, статусу, категорией и другим аналитическим признакам; 
- доходность и загрузка номерного фонда (данные могут быть получены за любой выбранный период; можно отфильтровать данные по типам комнат и видам оплаты); 
- статистика по номерному фонду; 
-отчеты, содержащие такие показатели, как средняя стоимость номера, средний доход от номера, процент загрузки и т.д.; 
- специальные отчеты по иностранным гражданам; 
- статистика в ОВИР; 
- доходность за любой выбранный период; 
- специальные отчеты по VIP-гостям и их персональным пожеланиям, сообщениям гостям и персоналу; 
- отчеты для поэтажной службы (листы уборок); 
- отчеты по задолженностям за проживание и телефонные переговоры; 
- отчеты по питанию для представления в ресторан. 

Модуль «Журнал»

Модуль «Журнал» предназначен для ведения учета всех операций, проводимых в системе персоналом гостиницы. Встроенный генератор отчетов и удобный фильтр (по пользователю, по дате, по услуге, по № счета и т.д.) позволяет разрешить любую спорную ситуацию, возникшую в отеле.

Модуль «Горничные»

Модуль «Горничные» служит, в основном, для того, чтобы контролировать и изменять статусы комнат, а также  иметь возможность заблокировать  их при постановке на ремонт и т.п. 

Модуль «Банкет»

Модуль «Банкет» АСУ «Эдельвейс»  предназначен для управления загрузкой помещений, которые, в отличие от комнат номерного фонда, как правило, арендуются на непродолжительный срок (как правило, до нескольких часов). Помимо залов ресторанов, кафе и пр., сюда же могут быть отнесены и другие помещения, например, сауна, конференц-зал и т.п. 

Модуль «Статистика»

В модуле «Статистика» предоставляется  возможность просмотреть статистику в табличной или графической формах. 

Модуль «Бухгалтерия»

Этот модуль предназначен для работы со счетами организаций-дебиторов. Здесь контролируется состояние расчетов с дебиторами, оценивается текущая задолженность, заносятся данные о пришедших платежах и заносятся авансовые платежи. 

Конфигурационный  модуль

Этот модуль предназначен для задания практически всех параметров, так или иначе оказывающих влияние на работу системы. Для изменения настроек не требуется специального технического образования, достаточно уметь обращаться с компьютером.

В конфигураторе настраиваются  следующие параметры: 
- тарифные планы (в зависимости от даты, от дня недели и в определенной валюте); 
- пансион; 
- настройка пакетов услуг; 
- языковые настройки (язык по умолчанию), программа является мультиязыковой; 
- права доступа к модулям программы; 
- список доступных платежных средств; 
- параметры номерного фонда (номер, тип номера, индивидуальные особенности номера, телефонный номер); 
- настройки валюты; 
- настройка маркетинговых сегментов и источников; 
- настройки языков и национальностей гостей; 
- настройка языков пользователя АСУ «Эдельвейс»; 
- настройка специальных услуг гостиницы; 
- настройка практически всех визуальных параметров АСУ; 
- время заезда и выезда по умолчанию. 

Гостиничная АСУ (PMS) «Эдельвейс»

Основная задача АСУ «Эдельвейс» - автоматизация служб бронирования и размещения (портье), коммерческого отдела и бухгалтерии учета проживания. Вместе с тем «Эдельвейс» является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся: 
- бухгалтерская система гостиницы; 
- АСУ ресторана; 
- телефонная станция (через тарификатор переговоров); 
- система контроля доступа (электронные замки); 
- система удаленного бронирования; 
- система платного интерактивного телевидения и др. 
 
Работа с другими программами и системами

Как показывает практика, в  гостиницах чаще всего используется комплексная АСУ, в которой функции  разных подразделений выполняют  смежные программные продукты или системы. В этой ситуации Эдельвейс позволяет пользователю самому выбрать, где провести «водораздел» между ним и этими системами. При этом пользователь должен решить, в каком виде должны обмениваться информацией эти системы. Принципиальных вариантов здесь три.

1. Отсутствие обмена как  такового. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда та или иная гостиничная служба работает в сугубо автономном режиме (например, телефонная связь или ресторан). Встречается редко.

2. Документальный обмен.  Информация поставляется в виде стандартных отчетов (передаваемых на бумаге), после она может быть перенесена в ту или иную параллельную систему вручную. Достаточно распространенный на сегодняшний день путь, хотя и неудобный.

3. Электронный обмен. Это  наиболее удобный с точки зрения общей организации работы в гостинице путь (необходимо только, чтобы эта -программа поддерживала функцию экспорта-импорта).

При выборе «смежных» программно-аппаратных комплексов Рексофт исходит из их популярности, надежности в работе, использовании современного информационного инструментария и уровня сервисной поддержки. Приводимый ниже список программных продуктов в той или иной мере удовлетворяет этим требованиям. Стоит, однако, подчеркнуть, что мы ни в коей мере не ограничиваем гостиницу в выборе программного обеспечения и, со своей стороны, приложим все усилия к реализации интерфейсов с любыми выбранными системами по одному из вышеуказанных вариантов.

Бухгалтерская система. Программа «Эдельвейс» позволяет вести каждодневное накопление данных о финансовых операциях, совершаемых в гостинице, и затем выгружать в бухгалтерские программы. На данном этапе реализованы стыковки с программами 1С (бухгалтерия и склад) иMicrosoft® Business Solutions - Navision®. Стыковка осуществлена на базе импорта-экспорта данных. Разрабатываются стыковки с другими бухгалтерскими пакетами (Парус, БЭСТ).

АСУ ресторана. Реализуется стыковка с отечественными ресторанными продуктами: TillyPad (компания «Комплит», СПб); Магия (компания «ИВС», Москва), Компас (компания «Инкомсофт», Москва), R-keeper (компания UCS, Москва), имеющими солидный послужной список установок (в т. ч. в гостиницах).

Осуществляется: 
- ведение учета пакетов услуг по питанию (завтрак, полупансион, пансион и т.п.) в Эдельвейсе с автоматической передачей данных в ресторанную систему плана по питанию на текущий или любой заданный день, период; 
- начисление оплаты за услуги ресторана на счет гостя с автоматической проверкой баланса лицевого счета данного гостя и учетом установленных кредитных лимитов; 
- Эдельвейс производит контроль за питанием гостей, проживающих с разными тарифами (в т. ч. бесплатное обслуживание в ресторане).