Система программ «1С: Зарплата и Управление Персоналом»

Все начисления организации объединены в две  большие группы:

Основные начисления — это начисления, характеризующиеся продолжительностью во времени, т.е. имеющие период действия (оплата по тарифным ставкам, оплата периодов отсутствия работника и пр.).

Дополнительные  начисления — это начисления, характеризующиеся  одной датой начисления, например премии или дивиденды. Эти начисления, тем не менее, могут рассчитываться на основании сумм, ранее начисленных по основным начислениям.

Каждый вид  начислений характеризуется способом расчета и другими параметрами.

Конфигурация  содержит достаточный набор предопределенных видов начислений и удержаний. В частности, предусмотрены начисления по нескольким видам отпусков и нескольким видам простоев в рабочее время, удержания алиментов и др. Но пользователи могут добавлять неограниченное количество собственных видов начислений и удержаний со всеми предусмотренными в конфигурации способами расчета для начислений (удержаний).

Основные начисления могут рассчитываться следующими способами:

• по тарифной ставке (месячной, дневной или часовой) за фактический период действия начисления;
• сдельно за фактический период действия начисления;
• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• фиксированной суммой;
• по среднему заработку для отпуска по календарным дням;
• по среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней;
• по среднему заработку для исчисления пособий по временной нетрудоспособности;
• по среднему заработку (например, для оплаты командировок);
• доплата до среднего заработка;
• как пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• как пособие по уходу за ребенком до 3-х лет

и др.

Дополнительные  начисления могут рассчитываться следующими способами:

• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• фиксированной суммой.

Удержания могут  рассчитываться следующими способами:

• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);
• для удержания по исполнительным документам (т.е. с предварительным уменьшением суммы базовых начислений на сумму налогов);
• фиксированной суммой.

Можно указать, что основное или дополнительное начисление являются доходами в натуральной форме. К доходам в натуральной форме, например, относятся проездные билеты, выдаваемые работникам предприятия. Доходы в натуральной форме отличаются от доходов в денежной формы тем, что они не учитываются в денежных взаиморасчетах с работниками.

2.5. Процедура расчета зарплаты в 1С:Зарплата и Управление Персоналом

После ввода  в информационную базу сведений о  текущей выработке работников, об отклонениях от графика работы (в  том числе почасовых невыходов), о разовых начислениях и удержаниях можно произвести собственно расчет заработной платы и связанных с ней начислений.

Для расчета  зарплаты используется документ "Начисление зарплаты работникам организаций".

Для выполнения расчета пользователю следует создать  новый документ и указать самые  общие параметры расчета: месяц начисления зарплаты, организацию и др., после чего остальные действия — заполнение табличной части  документа и и собственно расчет — могут быть выполнены автоматически. Причем автоматически рассчитаются все удержания: налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и др. Рассчитанные удержания отразятся на соответствующих закладках табличной части документа. Пользователь может изменить результаты вручную, после чего при последующих расчетах будут использоваться исправленные пользователем результаты без автоматического пересчета. Если пользователь передумает, он может снять эту защиту и выполнить автоматический пересчет записей расчета.

Конфигурация  автоматически справляется со сложными ситуациями, когда информация о причинах отсутствия работника вносится несколько раз. При регистрации отсутствия работника по невыясненной причине зарплата за период отсутствия начислена не будет, но если позже он принесет больничный лист, касающийся этого периода, то при следующем начислении заработной платы ему будет начислена оплата по больничному листу за дни болезни. Можно ввести начисления, относящиеся к прошлым месяцам. Реализован расчет выплачиваемых сумм с округлением.

Конфигурация  предоставляет возможность разделения работы по начислению заработной платы на следующие этапы: сначала в информационную базу вводятся данные об основных и дополнительных начислениях работников; затем вводятся данные о погашении займов работников; на следующем этапе автоматически рассчитывается налог на доходы физических лиц (НДФЛ); в последнюю очередь начисляются прочие удержанию. Каждый этап может быть оформлен отдельным документом "Начисление заработной платы". Такой порядок начисления заработной платы может быть удобен для крупных организаций, где начислением заработной платы занимаются несколько сотрудников расчетной службы.

Другой возможный  принцип разделения работы по начислению заработной платы, который поддерживается в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом", — по подразделениям. За отдельными пользователями — расчетчиками зарплаты  — закрепляются обязанности по начислению зарплаты в конкретных подразделениях с внесением этих сведений в информационную базу. Если при формировании документов указывать расчетчика, то в табличную часть будут автоматически вноситься работники только тех подразделений, которые обслуживаются выбранным расчетчиком.

Предоставляется возможность автоматизированного  расчета заработной платы за первую половину месяца с учетом введенных  на момент расчета данных об отклонениях и фактической выработке работников.

2.6. Выплата заработной платы в 1С:Зарплата и Управление Персоналом

Для подготовки выплаты зарплаты используется документ "Зарплата к выплате организаций".

Документ формируется  и заполняется автоматизированным образом. В документе предусмотрена возможность регистрации выплаты зарплаты через кассу организации, а также путем безналичного перечисления зарплаты на счета работников в банке. Конфигурация обеспечивает формирование всех бумажных печатных форм, связанных с начислением и выплатой зарплаты: расчетных листков, платежных ведомостей и др. Для организаций, где не принято использовать общую платежную ведомость для регистрации выплат заработной платы, предусмотрен механизм группового формирования расходных кассовых ордеров (по одному на каждого работника) непосредственно из формы документа. Дополнительно поддерживается возможность автоматически передать информацию о созданных РКО в информационную базу конфигурации "Бухгалтерия предприятия".

Конфигурация  содержит необходимые средства для учета депонированной заработной платы.

2.7. Перечисление зарплаты на карточные счета работников в 1С:Зарплата и Управление Персоналом

Для распределения  зарплаты, перечисленной в банк, по карточным счетам работников, предлагается специальный механизм обмена информацией, разработанный фирмой "1С" совместно со Сбербанком РФ. Обмен данными о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML. Для считывания информации из полученного файла, для формирования файла, предназначенного к отправке в банк, в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" используется специальная обработка

Предлагаемый  механизм позволяет в электронном  виде передать в банк информацию, необходимую  для открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами карточных счетов работников организации, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.

2.8. Налоги и взносы с оплаты труда в 1С:Зарплата и Управление Персоналом

Прикладное  решение обеспечивает автоматизированный расчет налогов и взносов, связанных  с заработной платой. Исходная информация для каждого вида расчета содержится в описании вида начисления.

В описание включается исчерпывающий набор сведений, которые могут понадобиться при заполнении документов и отчетных форм. Например, для налога на доходы физических лиц указывается числовой код дохода, который будет использоваться при заполнении отчетности по НДФЛ. Для компонентов единого социального налога (ЕСН) указываются сведения, необходимые для правильного начисления налога, а также для последующей классификации начисленных сумм в отчетности по ЕСН.

Прикладное  решение содержит достаточный набор  предопределенных видов начислений с полностью подготовленными описаниями. При необходимости пользователи могут вводить дополнительные виды начислений.

При регистрации  документа "Начисление зарплаты работникам организаций" суммы налога на доходы физических к удержанию рассчитываются автоматически для каждого работника с учетом сведений о его правах на вычеты, содержащихся в информационной базе. Результаты расчета отображаются в табличной части документа на закладке "НДФЛ".

Поскольку плательщиком единого социального налога (ЕСН) являются организации любых форм собственности (включая предпринимателей без образования юридического лица), являющиеся работодателями, то расчет сумм ЕСН и взносов на обязательное пенсионное страхование вынесен в отдельный документ "Расчет ЕСН". Заполнение табличной части документа и собственно расчет выполняются автоматически с использованием зарегистрированных в информационной базе сведений о начисленных работникам суммах (в том числе введенной документами "Начисление зарплаты работникам организаций", оплаты невыходов и пр.). 

Результаты  автоматического расчета налогов  и взносов пользователь может  исправить вручную.

Конфигурация  обеспечивает формирование всей необходимой  отчетности по ЕСН и НДФЛ в электронном и бумажном виде в рамках регламентированной отчетности.

2.9. Отражение начислений в регламентированном учете в 1С:Зарплата и Управление Персоналом

Прикладное  решение обеспечивает подготовку данных для отражения начисленной заработной платы, налогов и взносов в  бухгалтерском и налоговом учете, который может вестись с помощью программы "1С:Бухгалтерия 8". Для этой цели используется документ "Отражение зарплаты в регламентированном учете".

Данные регламентированного  учета, подготовленные в прикладном решении "1С: Зарплата и Управление Персоналом" для "1С:Бухгалтерии 8", выгружаются специальной обработкой. Данная обработка формирует файл обмена.

2.10. Управленческая зарплата в 1С:Зарплата и Управление Персоналом

Помимо регламентированной зарплаты, конфигурация предоставляет возможность начисления управленческой зарплаты работникам предприятия. Управленческая и регламентированная зарплаты могут соотноситься между собой следующим образом:

• управленческая зарплата для работника специально не рассчитывается — при этом его регламентированная зарплата считается управленческой зарплатой;
• управленческая зарплата рассчитывается в дополнение к регламентированной зарплате;
• управленческая зарплата и регламентированная зарплата рассчитываются независимо друг от друга; при этом выплаты регламентированной зарплаты регистрируются одновременно и как и выплаты управленческой зарплаты.

Управленческая  зарплата может отличаться от регламентированной зарплаты алгоритмами и временем выполнения расчета.

Структуру управленческой зарплаты составляют начисления и удержания. Перечень начислений и удержаний для каждого работника устанавливается при регистрации приема на работу и кадровых перемещений.

Управленческие  начисления и удержания могут  использоваться в качестве элементов  схем мотивации работников. Каждая схема мотивации разрабатывается  для конкретного рабочего места предприятия, которое представляет собой определенную должность в конкретном подразделении.

Менеджер по персоналу при заполнении документа  управленческого учета, изменяющего  условия оплаты работника, может  выбрать один из двух вариантов заполнения списка начислений и удержаний:

• перечни управленческих начислений и удержаний заполняются вручную для каждого работника, указанного в документе;
• перечни начислений и удержаний заполняются автоматически по схемам мотивации, которые предварительно составлены для сочетаний должностей и подразделений.

Конкретные  значения сумм управленческих начислений и удержаний устанавливаются  в документе оплаты труда.

Суммы управленческих начислений и удержании  могут рассчитываться по различным формулам, установленным разработанными на предприятии схемами мотивации, с использованием различных показателей эффективности деятельности (KPI) как отдельного работника, так и предприятия в целом. В конфигурацию включено несколько предопределенных показателей (для определения отработанного работников времени, зарегистрированного сдельного заработка и др.) и включена возможность произвольно расширять список используемых показателей.