Система управления базами данных Access для создания информационной модели туристского предприятия

Логическое проектирование

Физическое проектирование

 

Рис.1 Системный анализ предметной области

 

Определяются границы предметной области, отбрасываются несущественные части. Накапливаются знания о предметной области. Описание обычно делается на естественном языке. Задача инфологического  этапа проектирования – получение  семантических (смысловых) моделей, отражающих информационное содержание предметной области. Главными элементами концептуальной модели являются объекты и их отношения. На этом этапе определяются объекты, т. е. те вещи, которые пользователи считают особенно важными, их свойства и связи между ними.

Затем составляется инфологическая концептуальная модель в соответствии с требованиями пользователей. Описывается информация, требуемая каждому конкретному пользователю, то есть запросы к базе данных. Формируются описания внешних инфологических моделей, их взаимная увязка с инфологической концептуальной моделью. Полученные описания отражают составляющие предметной области, связи между ними. Эти описания не должны зависеть от методов представления данных и от конкретной СУБД. Концептуальная инфологическая модель должна обеспечивать прочную и долговременную работу всей системы, выдерживать замену одной СУБД на другую.

Развитие информационных технологий привело к созданию компьютерных баз данных. Создание баз данных, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами - системами управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать  собственно базы данных (БД), которые  являются упорядоченными наборами данных, и системы управления базами данных (СУБД) - программы, управляющие хранением  и обработкой данных.

В настоящее время среди  разработчиков базы данных (БД) большой  популярностью пользуется реляционная  СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office 2003. Дружественный интерфейс  и простота настройки, эффективные  средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД – это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных – это единое, вместительное хранилище разнообразных  данных и описаний их структур, которое  после своего определения, осуществляемого  отдельно и независимо от приложений, используется одновременно многими  приложениями. Кроме данных база данных может содержать средства, позволяющие  каждому из пользователей оперировать  только теми данными, которые входят в его компетенцию.

Любая СУБД позволяет выполнять  четыре простейшие операции с данными:

- добавить в таблицу одну или несколько записей;

- удалить из таблицы одну или несколько записей;

- обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

- найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом  выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество  записей, либо изменение в таблицах.

Можно создавать формы  для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так  и сложных отчетов. Формы и  отчеты ''наследуют'' свойства базовой  таблицы или запроса.

В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL можно выделить из одной  или нескольких таблиц необходимую  для решения конкретной задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки  данных. Совсем не обязательно знать  язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц Access использует однажды  заданные связи между таблицами.

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе  настольных СУБД. Все версии Access имеют  в своем арсенале средства, значительно  упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились  также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать  с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы  из других настольных и серверных  баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив  внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы.

Практически все существующие СУБД имеют средства разработки приложений, которые могут, использованы программистами или квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации  управления и обработки данных.

 

4. Этапы создания  реляционной базы данных предприятия  СКС и туризма

 

С точки зрения конечного  пользователя процесс создания базы данных можно представить в виде трех этапов: инфологическое (концептуальное) описание баз данных; логическое проектирование баз данных; физическое проектирование баз данных.

С точки зрения конечного  пользователя процесс создания базы данных можно представить в виде трех этапов:

- инфологическое (концептуальное) описание баз данных;

- логическое проектирование баз данных;

- физическое проектирование баз данных.

Инфологическое, или концептуальное, описание. Исходными данными для  осуществления инфологического  проектирования базы данных является словесная и документальная характеристика предметной области, которая может  быть получена в результате предварительного (предпроектного) исследования. Разработка концептуальной модели предметной области  основана на анализе информационных потребностей конечных пользователей  и тех требований, которые они  предъявляют к создаваемой базе данных.

На этом этапе, прежде всего, решается вопрос о том, какие данные должны храниться в базе и какого типа информационные выборки и отчеты могут потребоваться пользователю БД. Мифологическая (концептуальная) модель предметной области обычно представляется в виде графической схемы, на которой показан состав и взаимосвязи хранимых данных. В процессе работы инфологическая модель может дополняться новыми данными в связи с изменяющимися потребностями пользователя.

Логическое проектирование. На этом этапе осуществляется выбор подходящей системы управления базами данных и представление инфологической модели предметной области в форме структуры базы данных конкретной СУБД. Для реляционных баз данных на этом этапе производится описание структуры каждой таблицы и их взаимосвязей.

Физическое проектирование. Оно предполагает определение способов и мест размещения базы данных, оценку ее объема и других параметров.

При создании базы данных для  предприятий социально-культурной сферы и туризма одним из первостепенных вопросов является определение тех  данных, которые необходимо хранить  и обрабатывать в информационной базе. Основным источником получения  такого рода информации является словесное  описание функциональных задач, решаемых на каждом рабочем месте, и анализ обрабатываемой документации с указанием  конкретных реквизитов. Другими словами, необходимо рассмотреть все информационные бизнес-процессы, реализуемые на данном объекте, а также провести анализ информационных потребностей каждого  конечного пользователя БД. Такой  подход носит название функционального (процессного). При таком подходе структура БД зависит от глубины проработки основных бизнес-процессов и полноты выявления информационных потребностей конечных пользователей.

Кроме этого, существует объектный  подход к построению базы данных, который  основан на выявлении типовых  сущностей предметной области, унификации и обобщении их свойств, типизации  перечня и информационных потребностей конечных пользователей. Такой подход позволяет сформировать типовые  информационно-логические модели, например для гостиницы, турфирмы, музея, которые  затем адаптируются к условиям конкретного предприятия. В этом случае существует обычно некоторая избыточность базовой информационно-логической модели предметной области, и в то же время некоторые уникальные бизнес-процессы могут быть не учтены.

Для формализованного представления  информационно-логической модели предметной области используется так называемая модель «сущность-связь», разработанная  П. Ченом в 1976 г. Описание предметной области осуществляется в виде схем, на которых с помощью графических объектов представлены информационные объекты, описывающие их реквизиты и связи между ними. Достоинством такого подхода является наглядность получаемых моделей и возможность формализации всего процесса построения информационных моделей.

Информационные объекты (или сущности) представляют собой  информационное описание с помощью  набора реквизитов отдельных реальных объектов, процессов, явлений или  событий конкретной предметной области, информация о которых должна сохраняться  и быть доступна в БД. На схемах информационно-логической модели информационные объекты изображаются в виде прямоугольников.

Рассмотрим пример построения информационно-логической модели для  туристской фирмы. Предположим, что  турфирма реализует туры по различным направлениям (странам), и по каждому направлению работает конкретный менеджер. При этом некоторые менеджеры могут обслуживать несколько направлений. В базе данных необходимо хранить и обрабатывать информацию по турам, странам, менеджерам. В результате предпроектного обследования был определен перечень тех реквизитов, которые необходимо хранить в базе данных: код тура, наименование тура, продолжительность тура, цена тура, код страны, название страны, виза (нужна или нет), валюта страны, код менеджера, ФИО менеджера, телефон менеджера.

Сформулированы следующие  основные условия: в одну страну может  быть несколько туров, но каждый тур  предусматривает посещение только одной страны; один менеджер курирует несколько туров, но каждый тур имеет  только одного менеджера-куратора.

Построение информационно-логической модели начинается с анализа взаимосвязей между реквизитами, выявления информационных объектов и определения ключей. Анализ взаимосвязей между реквизитами  позволяет установить, что каждому  коду тура соответствуют уникальное название тура, конкретная продолжительность  и цена. Для кода страны можно  установить взаимнооднозначное соответствие с названием страны, визовой поддержкой и валютой страны. Аналогично конкретному  коду менеджера соответствуют ФИО  менеджера и его телефон. Существующие взаимосвязи между реквизитами  можно представить в виде следующей  схемы:

Здесь можно выделить три  информационных объекта и назвать  их ТУР, СТРАНА, МЕНЕДЖЕР.

Для каждого информационного  объекта выделяются ключи, т.е. те реквизиты, которые однозначно идентифицируют записи. Например, для информационного  объекта ТУР уникальными (неповторяющимися) являются реквизиты: код тура и название тура. И тот, и другой реквизит однозначно идентифицирует конкретный тур, который может быть выбран в качестве ключевого. Однако в целях оптимизации размера базы данных и удобства работы с ней в качестве ключа обычно выбираются кодовые реквизиты.

Таким образом, ключами для  выделенных информационных объектов будут  соответственно код тура, код страны и код менеджера. При описании модели принято ключевые поля подчеркивать.

Таким образом, структурирование данных предметной области позволило  выделить три информационных объекта  и описывающие их реквизиты:

ТУР (код тура, наименование тура, продолжительность тура, цена тура);

СТРАНА (код страны, название страны, виза, валюта страны);

МЕНЕДЖЕР (код менеджера, ФИО менеджера, телефон менеджера).

Далее необходимо установить взаимосвязи между отдельными информационными  объектами, что осуществляется путем  анализа типов связей между ключами  с учетом сформулированных ранее  условий описания предметной области.

Связь между информационными  объектами СТРАНА и ТУР имеет  тип «один-ко-многим» (СТРАНА ТУР). Это следует из того, что по условию в одну страну может быть несколько туров, но каждый тур предусматривает посещение только одной страны. Между информационными объектами МЕНЕДЖЕР и ТУР также имеет место тип связи «один-ко-многим» (МЕНЕДЖЕР ТУР), так как по условию один менеджер курирует несколько туров, но каждый тур имеет только одного менеджера-куратора.

Для реализации установленных  взаимосвязей необходимо в информационный объект ТУР добавить ключевые поля из связываемых сущностей МЕНЕДЖЕР и СТРАНА. Тогда описывающие информационный объект реквизиты будут следующие: ТУР (код тура, наименование тура, продолжительность  тура, цена тура, код страны, код менеджера).

Графически информационную модель можно представить в виде следующей схемы (рис. 2).

Рис. 2 Информационно-логическая модель «Турфирма»

Переход от информационно - логической модели к реляционным таблицам производится следующим образом:

1. Каждый информационный  объект представляется отдельной  таблицей.