Состав и назначение компонент Microsoft Office

Майсеёнок Вероника Геннадьевна  № 38

 

  Состав и назначение компонент Microsoft Office

1. Охарактеризуйте состав интегрированного пакета Microsoft Office, назначение и возможности компонентов. Охарактеризуйте работу с файлами в интегрированном пакете Microsoft OFFICE.

Microsoft Qffice Sysfem – это многофункциональный  комплект тесно интегрированных  настольных офисных приложений, призванный помочь организациям  и индивидуальным пользователям  в решении их повседневных  задач. Он содержит, передовые  решения в области офисной  деятельности, которые обеспечивают  совместную работу над крупными  проектами больших коллективов  людей и могут использоваться  при решении широкого спектра  бизнес-задач. 

В пакете реализованы методы создания общих документов и организации  совместного доступа к ним, упрощен  процесс коллективного использования  данных, обеспечен больший контроль над документами. Microsoft стремится, чтобы Office System воспринимался не как набор  приложений для создания документов, а как платформа для работы с информацией.

Пользователи могут совместно  редактировать любые документы Office System через Интернет и проводить  видеоконференции. При разработке пакета значительное внимание было уделено  решению проблем, связанных со снижением  материальных и временных затрат на развертывание, поддержку и администрирование Office в больших организациях.

Microsoft Office System включает следующие  приложения:

Microsoft Office WORD

Microsoft Office EXCEL

Microsoft Office AСCESS

Microsoft Office POWERPOINT

Microsoft Office ONENOTE

Microsoft Office FRONTPAGE

Microsoft Office INFOPATH

Microsoft Office PUBLISHER

Microsoft Office VISIO

Microsoft Office PROJECT

Microsoft Office GROOVE

Microsoft Office System

Microsoft Office OUTLOOK

Microsoft Office SHAREPOINT

Microsoft Office COMMUNICATOR

Microsoft Office Word – это мощный  текстовый процессор, предназначенный  для индивидуальных пользователей  и компаний, позволяющий подготовить  профессионально оформленные печатные и электронные текстовые документы: отчеты, письма, бизнес-планы и т.д. и опубликовать их в Интернете.  Он позволяет включить в документ графические изображения, таблицы, звуковое сопровождение, фрагменты видеофильмов. Текстовый процессор ускоряет создание документа за счет сокращения количества действий, выполняемых пользователем. Word  автоматизирует набор текста, оформление оглавления и предметного указателя, проверку правописания. Например, при вводе текста в конце строки курсор ввода автоматически переходит на новую строку и не надо нажимать клавишу Enter, как это делается на пишущей машинке. Возможность использования многочисленных функций, точного форматирования приближают Word к настольным издательским системам. Word можно использовать для создания и редактирования документов электронной почты, при коллективной работе над документами.

Microsoft Office Excel – приложение, позволяющее с помощью электронных  таблиц анализировать данные (таблицы,  диаграммы, графики) и выполнять  вычисления, работать со списками. Оно упрощает доступ и анализ  деловой информации, хранящейся  на персональном компьютере, в  сети и на веб-страницах. Прямоугольные  таблицы широко используются  для упорядоченного хранения  данных и наглядного представления  чисел или текстовой информации во многих отраслях профессиональной деятельности. В таблице может быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты выполнения арифметических, логических или иных операций над исходными данными.

В настоящее время на рынке  известно большое количество программ, обеспечивающих хранение и обработку  табличных данных (табличных процессоров): Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и др. Электронные  таблицы различаются, в основном, набором выполняемых функций  и удобством интерфейса. Более 90% пользователей персональных компьютеров  работают с Microsoft Excel.

Microsoft Excel применяется при  решении планово-экономических,  финансовых, технико-экономических  и инженерных задач, при выполнении  бухгалтерского и банковского  учета, для статистической обработке  информации, для анализа данных  и прогнозирования проектов, при  заполнении налоговых деклараций.

Электронные таблицы Excel позволяют  обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм. Электронная таблица  имеет вид прямоугольной матрицы, разделенной на столбцы и строки. В ней могут храниться различные  данные: тексты, числа, даты, результаты выполнения арифметических, логических или других операций над исходной информацией.

Одно из главных достоинств электронных таблиц автоматический пересчет данных по ранее заданным формулам и обновление диаграмм при  изменении значения, хранящегося  в ячейке.

Возможность быстрого пересчета  данных при поступлении новой  информации, расчета нескольких вариантов  исходных данных облегчает моделирование  различных ситуаций и выбор оптимального варианта. Электронные таблицы можно  легко вставить в документ, составленный в текстовом процессоре Word или  другом приложении Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, входящих в пакет, позволяет  повысить эффективность работы пользователя, создавать профессионально оформленные документы и использовать возможности локальной и глобальной информационной сети для коллективной работы и публикации данных.

Microsoft Office Access – реляционная  система управления базами данных (СУБД), обеспечивающая корректную  обработку данных. Вместе с Access поставляется язык программирования Visual Basic for Applications (VBA), облегчающий разработку  программ. Access является одной из  самых популярных настольных  систем управления базами данных (СУБД), которая может работать  с текстовыми файлами, с электронными  таблицами и базами данных  наиболее популярных форматов.

База данных хранит совокупность данных и объектов, относящихся к  определенной задаче. Она помогает упорядочить информацию по различным  признакам и позволяет быстро делать выборку с произвольным сочетанием признаков. В качестве данных может  использоваться любая информация, хранящаяся на диске компьютера: сочетания символов, слова, файлы, рисунки, объекты и  т.д.

Методы ввода и хранения данных определяют структуру базы данных. Access позволяет создавать реляционные  базы данных, в которых данные хранятся в виде таблицы. Его можно использовать для анализа данных, для создания динамических веб-страниц, в которых  автоматически будут отображаться изменения данных. С его помощью  можно создавать приложения баз  данных, например приложения клиент/сервер.

Access может работать в  качестве:

-       автономной  СУБД для настольных систем;

-       СУБД  для файлового сервера; 

-       как  интерфейсный клиент для связи  с серверными СУБД масштаба  предприятия, например, с Microsoft SQL Server.

Access представляет собой  мощную платформу для создания  настольных приложений и приложений  клиент/сервер уровня подразделения  или целого предприятия. 

Microsoft Office Outlook – настольный  органайзер, призванный помочь пользователю  планировать рабочее время и  упорядочить время проведения  совещаний и других мероприятий.  Он предназначен для работы  с электронной почтой. Outlook содержит  клиентское программное обеспечение  электронной почты. Он помогает  читать, сортировать, отслеживать  и находить сообщения электронной  почты, позволяет создать базу  данных адресов и контактов.  Для обеспечения безопасности  данных сообщения электронной  почты можно подписывать цифровой  подписью и шифровать. 

Microsoft Office PowerPoint – помогает  создать красочные, наглядно оформленные  мультимедийные презентации. В  последние годы все большое  количество людей принимает участие  в презентациях – выступлениях  с наглядной демонстрацией текстового  материала, таблиц, графиков, диаграмм, рисунков, аудио- и видеоклипов.  Презентации нашли широкое применение  на выставках и конференциях. PowerPoint призван помочь пользователю  подготовить набор профессионально  оформленных слайдов для последующего  показа их в офисе или дома  на экране компьютера, для демонстраций  презентации одновременно всем  пользователям  по локальной  сети, интрасети или в 

Microsoft Office Publisher – набор  дизайнерских средств и средств  публикации в Web для бизнес-пользователей,  желающих самостоятельно выпускать  и распространять в печати  собственные маркетинговые и  информационные материалы профессионального  качества. Для создания маркетинговых  веб-узлов можно использовать  мастеров создания веб-узлов,  встроена поддержка около 20 видов  веб-страниц. Подготовку рекламных  материалов, каталогов и буклетов  облегчают более 2000 шаблонов. Microsoft Office Publisher выпускается также совместно  с приложением Digital Image Pro.

Microsoft Office InfoPath – продукт  в составе системы Microsoft Office System, позволяющий группам и организациям  эффективно осуществлять сбор  необходимых им данных с помощью  разнообразных динамических форм. Он может использоваться в  качестве интерфейса для бизнес-процессов  в целях повышения эффективности сбора данных Информацию можно сохранять, например, в форме, совместимой с форматом архитектуры медицинских документов CDA (Clinical Document Architecture). Работа с такими формами позволяет медикам получить удобный доступ к истории болезни пациентов, к данным о медицинской страховке и прочей информации.

Microsoft Office FrontPage – полнофункциональное  средство создания, редактирования  и управления веб-сайтов, в частности  веб-сайтов для ведения электронной  торговли. Содержит модуль Microsoft SharePoint Team Services, облегчающий публикацию  в корпоративной интранет-сети  общих документов и данных.

Microsoft Office OneNote – приложение  системы Microsoft Office System, предназначенное  для создания, хранения в электронном  виде, систематизации и последующего  использования записей, сделанных  на настольном, переносном или  планшетном компьютере в печатной  или рукописной форме. С его  помощью удобно делать электронные  заметки по поводу прочитанного  материала, упорядочивать их и  отправлять по электронной почте. 

OneNote – это программа,  которая помогает хранить и  упорядочивать информацию любого  типа. В ней можно хранить текст,  изображения, данные, представленные  в виде таблиц, аудио и видеофрагенты,  ссылки на файлы разных типов.  Все это сопровождается очень  удобной организацией, простым интерфейсом  и отличными возможностями поиска.

Microsoft Office Visio – средство  построения технических и бизнес-диаграмм, которое позволяет специалистам  из сферы информационных технологий  и бизнеса наглядно представлять, анализировать сложную информацию  и обмениваться данными систем  и процессов. Используя профессионально  построенные диаграммы Visio, можно  лучше понять функционирование  систем и процессов, быстрее  разобраться в сложных данных.

 

Microsoft Officе Project – мощная  платформа управления проектами,  которая позволяет руководителям  проектов планировать работы, управлять  календарными планами и ресурсами,  составлять отчеты о ходе выполнения  задач. Приложение предназначено  для руководителей проектов, которым  необходима настольная система  для независимого управления  проектами, однако не требуется  строгая координация с другими  руководителями проектов или  возможность управления ресурсами  с помощью центрального хранилища  данных. Особенность Microsoft Project  в  том, что программа в наглядной  форме показывает все важнейшие  компоненты проекта и автоматически  вносит изменения в исходный  план, если какие-нибудь данные  меняются.

Microsoft Officе Groove – программа,  позволяющая организовать совместную  работу, обеспечить динамичное и  эффективное взаимодействие таких  рабочих групп. 

Groove предоставляет пользователям  пространство для проведения  онлайновых встреч, обсуждения общих  проектов, передачи файлов напрямую  с одного компьютера на другой, хранения версий файлов и многого  другого.

 

Основным элементом Groove является рабочая область. Рабочие области  могут быть двух типов: стандартная, которая подразумевает наличие  нескольких компонентов, и область, обеспечивающая совместный доступ к  файлам. Стандартная рабочая область  по умолчанию включает два средства для общей работы: чат для обсуждения проектов и компонент для обмена файлами.

Технологии Microsoft SharePoint предназначены  для эффективной организации  корпоративной информации, обеспечению  к ней быстрого доступа сотрудников, управления документами и совместной работой, использования и распространения  информации внутри и вне организаций. Использование единой платформы Microsoft для управления корпоративными данными  и бизнес-процессами позволяет существенно  снизить затраты на развертывание  и поддержание ИТ-инфраструктуры компании. С помощью Microsoft SharePoint можно  реализовать системы, решающие вопросы  организации корпоративного портала предприятия, автоматизации документооборота, создания единого рабочего пространства и структурного хранилища данных, организации совместной работы пользователей, автоматизации бизнес-процессов, создания единой базы знаний и системы поиска и архива и т.п. Ключевые возможности Microsoft SharePoint: объединение сотрудников и групп для совместной работы, упорядочение информации для повышения производительности (документы, новости, форумы, доски объявлений и т.п.), оперативное использование данных и единое хранилище, личные узлы (разделы «Мой узел»), имеющие личное представление для хранения недоступных для других данных и общее представление с данными для других пользователей, интеграция с бизнес-приложениями (SAP, Siebel, PeopleSoft и др.), тематические разделы (возможность тематической сортировки помогает интуитивно ориентироваться в обозрении произвольных данных, от документов и сведений о людях до узлов на основе Windows SharePoint), интеграция с Active Directory и продуктами семейства Microsoft Office, поиск (возможность осуществлять поиск информации, людей, рабочих групп и узлов портала по ключевым словам и свойствам документов).

Microsoft Office Communicator – это  решение уровня предприятия, предназначенное  для внедрения разнообразных  функций обмена данными (включая  обмен мгновенными сообщениями,  определение присутствия, компьютерный  обмен голосовыми и видеоданными, голосовую связь через Интернет  и телефонную связь) в офисные  приложения и другие средства  взаимодействия.