Технология создания базы данных в среде СУБД MS Access на примере библиотеки

     Перечисленные СУБД часто называют настольными, имея в виду сравнительно небольшой объем данных, обслуживаемых этими системами. Однако с ними часто работают не только индивидуальные пользователи, но и целые коллективы (особенно в локальных вычислительных сетях).

     Вместе  с тем, в центр современной  информационной технологии постепенной  перемещаются более мощные реляционные  системы с так называемым SQL - доступом. В основе этих систем лежит так называемая технология «клиент-сервер». Среди ведущих производителей таких систем -фирмы Oracle, Centura(Gupta), Sybase, Informix, Microsoft и другие. Появились также объектные и объектно-реляционные системы управления базами данных.

 

     

     1.3. Эффективность использования  информационной системы

     предприятия

     Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом и которые может решить автоматизация: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратится немало средств; на подготовку и согласование документов тратится много времени.

     Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

• обеспечит слаженную работу всех подразделений;
• упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
• повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• повысит оперативность доступа к информации;
• позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

     Автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности.

     Для оценки экономической эффективности  информационной технологии одних только традиционных методов подсчета прибыли  на инвестируемый капитал недостаточно. Требуется методика, способная продемонстрировать ее полную отдачу.

     Каждый  рубль, который мы тратим на технологию, взят из других, очень важных статей расхода. Нужно убедиться, что мы принимаем наиболее продуктивные и  экономически оправданные решения  из всех возможных.

     Известна  проблема о не поддающихся подсчету аспектах многих проектов. Некоторые применяют формальный подход для измерения количественной величины эффективности всей новой аппаратуры и программного обеспечения, так что на самом деле они интересуется корректным способом определения тех бесконечно малых неосязаемых выгод от применения информационной технологии, которые оправдают ассигнования, выраженные суммой в рублях.

     Определяющий  фактор успеха - взаимное понимание  между руководством компании и руководством информационных служб.

     Степень эффективности определяет, насколько  выгодные решения принимаются с  точки зрения функционирования бизнеса  независимо от того, во что это обходится. Если информационные службы высокоэффективны, бизнес выигрывает от их деятельности, считает руководитель консультационной фирмы, специализирующейся на оценке эффективности информационных технологий.

     Высших  руководителей менее всего удовлетворяют  обоснования необходимости капиталовложений в информационные технологии, сделанные  лишь на основе расчета чисто экономической эффективности. Руководители, определяющие успех информационной технологии с точки зрения эффективности решения отделом ИС основных производственных задач, а не просто выполнения арифметических подсчетов, чаще чувствуют, что получают полную или почти полную отдачу от своих капиталовложений.

     Обоснование полезности - это искусство маркетинга, которое нелегко дается большинству  отделов информационных систем. Применение к информационной технологии некоторых  приемов, если их соблюдать правильно, позволяет достичь двух важных целей: - отделение ИС получает ощутимую обратную связь при решении стратегических и тактических вопросов; - старшие руководители нетехнических направлений включаются в этот процесс, что заставляет их думать о зависимости успеха бизнеса от информационной технологии.

 

     

     2. Практическая часть

     2.1. Общая характеристика  задачи

     В данной курсовой работе решается задача создания базы данных на примере библиотеки.

     Предполагается, что данная база данных будет использоваться для учета заказов, выявления должников, как каталог книг и каталог читателей в детско-юношеской библиотеке.

     Например, рассмотрим использование базы данных: При появлении книги в библиотеке она вносится в таблицу «Книги». Данная таблица содержит следующую информацию о книге: автор, название, количество страниц, иллюстрирована ли книга, количество таких книг в библиотеке. Также книге присваивается номер, также заносимый в таблицу. Таким образом, таблица «Книги» есть каталог книг. При первом обращении читателя, его данные (Фамилия, имя, дата рождения, адрес, телефон) заносятся в таблицу «Читатели», ему выдается читательский, номер и дата выдачи которого также заносится в эту таблицу. Таким образом, создается каталог читателей. Далее читатель делает заказ. Заказ заносится в таблицу «Заказы», куда вводится данные о дате заказа, номере читательского билета клиента, код книги и требуемое количество книг. Заказу присваивается код, который также заносится в таблицу. Если читатель долгое время не возвращает книгу в библиотеку, то его данные вносятся в таблицу «Должники». Данная таблица содержит номер читательского билета, количество книг, размер штрафа.

     Таким образом, уже упрощена работа сотрудников  библиотеки. Например, библиотекарь хочет  узнать, нет ли долга у читателя, который делает заказ, для этого ему достаточно посмотреть в таблицу и сверить номер читательского. Также, если читатель продолжительное время не возвращает книгу, можно легко найти его контактные данные.

     Дополнительно полезно создать запросы, позволяющие  быстрее найти необходимую информацию.

 

     

     2.2. Описание алгоритма  задачи

    Для решения данной задачи необходимо разработать  структуры записей таблиц, создать  таблицы и заполнить их исходными  данными, связать таблицы между  собой, разработать запросы и  отчеты.

    Для преобразования информации используются связи между таблицами, а также при расчете суммы штрафа используется выражение, количество книг долга умножить на 105 (сумма штрафа за просроченную книгу).

     2.3. Выбор пакета прикладных  программ

     База  данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

     С понятием базы данных тесно связано  понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

     Система управления данными должна предоставлять  доступ, к данным любым пользователем  включая тех которые не имеют  или не хотят иметь представления  о функциональном размещении в памяти данных и их описаний. Основными  функциями СУБД являются:

• Определение данных. Можно создать информацию, которая будет храниться в БД, структуру данных и тип, а также указать, как эти данные будут связаны между собой.
• Обработка данных. Можно выбирать любые нужные поля, фильтровать и сортировать данные, можно объединять разную информацию, а также вычислять итоговые значения.
• Управление данными. Можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию.
 

     В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют  пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД.  В  качестве такого объекта можно выбрать СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

     База  данных в MS Access представляет собой совокупность инструментов для ввода, хранения, просмотра, выборки и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты, запросы. В базе данных сведения и каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет.

     В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете, создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для Вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у Вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

 

     

     Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяютбыстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты. Основными преимуществами Access является простота освоения, возможность использования непрофессиональным программистом, имеет мощные средства подготовки отчетов из БД различных форматов. Основное назначение Access это создание отчетов произвольной формы на основании различных данных. Разработка не коммерческих приложений.

     2.4. Проектирование форм  выходных документов

     2.4.1 Описание структуры  записи таблиц  базы данных

     В таблице «Читатели» содержатся данные о читателях, а именно: номер читательского  билета, фамилия, имя, дата рождения, дата выдачи читательского билета, адрес  и телефон.

     Таблица «Читатели» состоит из 7 полей следующих типов:

           Таблица 1 

Наименование поля	Тип данных
Номер читательского  билета	Числовой
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Дата рождения	Дата/время
Дата выдачи читательского	Дата/время
Адрес	Текстовый
Телефон	Текстовый

     Поле  «Номер читательского билета» является ключевым. В таблице «Заказы» содержатся сведения о заказе: номер заказа, дата, номер читательского билета заказчика, код книги, количестве книг. Таблица «Заказы» включает 5 полей следующих типов:

 

     

     Таблица 2 

Наименование поля	Тип данных
Номер заказа	Числовой
Дата заказа	Дата/время
Номер читательского  билета	Числовой
Код книги	Числовой
Количество	Числовой

     Поле  «Номер заказа» является ключевым.

     В таблице «Книги» хранятся данные о книге: код, автор, название, количество страниц, наличии иллюстраций, количестве страниц. В этой таблице 6 полей: