Планування формування бібліотечного фонду

Сумське вище училище мистецтв і  культури ім. Д.С. Бортнянського

 

 

 

Курсова робота

з предмету « Бібліотечні фонди»

з теми « Планування формування бібліотечного фонду»

 

 

Підготувала

Студентка ІІ БВ

Марущенко Катерина

Викладач 

Бегменко  О .М.

 

 

 

Суми

2012

 

ПЛАН

1. Вступ

2. Основи формування бібліотечного фонду;

2.1Формування  бібліотечного фонду: поняття,  значення;

3. Зміст процесів формування  і використання БФ;

3.1 Технологія  ФБФ;

3.2 Статистичний  аналіз фонду;

4. Надійність фонду - критерії  якості формування бібліотечних  фондів;

4.1 Критерій  оптимальної повноти;

4.2 Критерій  оперативності;

5. Користувачі та їх інформаційні  потреби;

5.1 Читацькі  запити користувачів;

5.2 Проблеми  прогнозування читацького запиту;

5.3 Взаємозв'язок  між читацьким запитом, інформаційної  потребою і бібліотечними функціями;

6. Особливості формування фонду  бібліотеки у сучасних соціально-економічних  умовах;

 Висновок;

 Список використаної літератури.

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Бібліотечна справа - складова частина інформаційної, виховної, культурно-освітньої діяльності, що включає комплекс державних, громадських, наукових та практичних заходів, які забезпечують організацію діяльності бібліотек, їх науково-дослідну і методичну роботу, а також підготовку бібліотечних фахівців. Бібліотечні фонди дитячих бібліотек формуються відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів. Комплектування бібліотечних фондів дитячих бібліотек здійснюється шляхом отримання обов'язкового примірника документів у порядку, встановленому законом, документів, що випускаються за цільовими програмами книговидання, придбання документів за готівковий і безготівковий рахунки, документо - обміну, отримання в дарунок, депонування та іншого безкоштовного одержання документів. Маловживані, але цінні в науковому та художньому відношенні документи передаються в бібліотеки-депозитарії. Порядок передачі зазначених документів у бібліотеки-депозитарії визначається спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері культури.

 Бібліотеки мають пріоритетне  право на придбання книг, документів, інших носіїв інформації відповідно  до профілю комплектування їх  фондів.Це право забезпечується  одержанням обов'язкових примірників  книг, документів, інших носіїв інформації  у порядку, встановленому Кабінетом  Міністрів України, випуском літератури  за державним контрактом, наявністю  спеціалізованих торговельних організацій  і підприємств (бібліотечних колекторів, магазинів тощо), пільговим оподаткуванням  видавництв, поліграфічних та інших  підприємств, які забезпечують  бібліотеки документально-інформаційними  ресурсами.Комплектування бібліотечних  фондів здійснюється будь-яким  шляхом, не забороненим законодавством.Видання  та інші матеріали, що не  входять до Національного архівного  фонду України, можуть бути  передані безкоштовно з фондів  одних бібліотек до фондів інших бібліотек.

Маловикористовувані, але цінні у науковому і художньому відношенні книги, документи та інші носії інформації можуть передаватися в бібліотеки-депозитарії.Порядок передачі зазначених видань в бібліотеки-депозитарії визначається Міністерством культури України.Комплектування бібліотечних фондів традиційним шляхом досить довготривалий та трудомісткий процес, який послідовно складається з багатьох етапів і по сукупності часових витрат може займати досить великі терміни. Але останнім часом ми маємо унікальну можливість використання ресурсів Інтернет у комплектуванні іноземних видань, на жаль поки що вітчизняні видавництва, передплатні агентства та книготоргівельні організації, що діють в Україні не мають таких ресурсів (засобів).

Формування бібліотечних фондів вимагає  від бібліотекаря точного знання завдань, що стоять зараз перед бібліотекою, а також постійного вивчення контингенту  користувачів, їхніх потреб, інтересів, літературних смаків, установок, стимулів, мотивів звернення до документів.

 Запорука успіху полягає  в умінні визначити, передбачити  майбутні інформаційні запити, що  робить формування бібліотечних  фондів не лише наукою, але  й мистецтвом.

 Для правильного формування  бібліотечних фондів потрібно  знати інформаційні запити, прирівнювати  до інтересів і потреб користувачів.

 Формування та використання  бібліотечного фонду визначальною  мірою залежить від того, наскільки  він вивчений бібліотекарем, а  про результативність цього процесу  можна судити за результатами  відповідних критеріїв.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Основи формування  бібліотечного фонду

У науковій літературі можна зустріти кілька визначень процесу формування бібліотечних фондів. У підручнику Ю. Н. Столярова "Бібліотечний фонд" дається таке визначення: "Під формуванням розуміють створення, постійний розвиток бібліотечного фонду та підтримання його в робочому стані".

 Поняття "формування бібліотечного  фонду" було сформульовано  в кінці 1960-х років Ю. В.  Григор для позначення всіх технологічних процесів з перетворення документів у систематизоване зібрання, тобто до бібліотечного фонду. Воно відіграло велику роль у системному баченні бібліотечного фонду, створення цілісного вчення про бібліотечному фонді замість суми існували до того часу теорій і методик приватних процесів, що відносяться до створення і розвитку бібліотечного фонду. Завдяки цьому поняттю виникла і почала швидко розвиватися теорія формування бібліотечного фонду.

 В даний час, в термінологічному  словнику з бібліотечної справи  поняттю формування бібліотечних  фондів "дається більш ємне  визначення:" Сукупність процесів, спрямованих на створення і  розвиток бібліотечного фонду,  складається з комплектування, організації  та управління фондом, а також  виключення творів друку і  інших матеріалів; залежить від  виду бібліотеки, складу, чисельності  та інтересів читачів, від випуску  читацької продукції розвитку  інформаційних потреб науки і виробництва ".

 Формування бібліотечних фондів - безперервний процес. Одного разу  почавшись, воно не припиняється  до тих пір, поки існує бібліотека. Робота по формуванню фонду  становить основний зміст діяльності  багатьох співробітників бібліотеки, у міру зростання величини  її фонду все більш спеціалізуються  на окремих технологічних процесах  та операціях його формування.  Технологічно формування бібліотечних  фондів починається з визначення  ідеального образу фонду, або  його моделі. Наступний етап - відбір, придбання (виключення) документа,  або комплектування. За ним слідують  облік, обробка, розміщення, зберігання, доставка документа на вимогу  абонента. Інформація про хід  цих процесів постійно аналізується, і за підсумками аналізу в  них вносяться корективи.  Значення  формування бібліотечних фондів  для системи "бібліотечних  фондів" полягає в тому, що буквально  всі характеристики фонду створюються  саме і тільки в результаті  його формування. А якість і величина фонду передбачають і обумовлюють всю подальшу діяльність бібліотеки.

Зміст процесів формування і використання БФ

ФБФ правомірно розглядати як цикл тому, що всі процеси з його створення  періодично повторюються. Для того, щоб сформувати БФ, необхідно здійснити 8 процесів:

1. моделювання БФ;
2. комплектування БФ;
3. облік БФ;
4. обробка БФ;
5. розміщення документів БФ;
6. забезпечення збереженості документів БФ;
7. доставка документів БФ;
8. аналіз інформації.

Процеси мають прямий і зворотній  зв'язки, що дозволяє бібліотекарю керувати фондом. При його формуванні у більшості  бібліотек використовуються традиційні методи, засновані на особистих якостях  керівників і фахівців, на професійному досвіді, традиціях, емпіричних висновках  і судженнях. В умовах постійного ускладнення внутрішньо і зовнішньосистемних зв'язків бібліотеки, росту обсягу фондів, інформаційних потреб читачів  та інших факторів такі методи усе  більш зживають себе. На допомогу приходять  автоматизовані системи.

На даний час поширена часткова автоматизація, тобто автоматизація  окремих процесів ФБФ. Приміром, ряд  наукових бібліотек багато років  автоматизує облік літератури, у  деяких бібліотеках автоматизований  облік загальної кількості і  різних параметрів задоволених і  незадоволених вимог. Однак усі  ці системи поки ще діють в окремо взятих, розрізнених установах і  мережах, мають різне програмне  забезпечення й обмежений набір  можливостей. Тим часом автоматизація  виправдовує себе тим більше, чим  більшу кількість процесів вона охоплює.

Технологія ФБФ 

Технологія ФБФ, будь то автоматизована чи мануальна, повинна бути побудована таким чином, щоб вчасно і повноцінно задовольняти інформаційні запити при найменшій витраті часу і сил бібліотекаря й абонента, а також забезпечувати схоронність документів, що містяться у фонді, протягом усього часу, поки вони представляють реальний чи потенційний інтерес для абонентів як даної, так і інших бібліотек.

Після того, як пройдено сім процесів технологічного циклу ФБФ, починається  новий виток вивчення факторів, що впливають на політику і масштаби ФБФ. З'являється можливість доповнити  це вивчення аналізом реально сформованого контингенту абонентів, їхніх інформаційних  інтересів і запитів, а також  сформованого і такого, що продовжує  формуватися, фонду. Значення цього  аналізу дуже велике, адже він дозволяє формувати БФ не умоглядно, а за допомогою  конкретних фактичних даних.

 

Статистичний аналіз фонду

Аналіз інформації про стан і  функціонування БФ, про зміни, що відбуваються в зовнішньому середовищі, складає  зміст восьмого, заключного процесу  ФБФ, він же є початковим для повторення циклу.

Знання кінцевої мети формування бібліотечного  фонду, шляхів її досягнення, а також  інформації про стан і використання фонду дозволяє прийняти управлінське рішення. У процесі управління бібліотечним фондом винятково значна роль інформації — без неї управління просте неможливе. Виконання управлінських функцій  невіддільне від систематичного обміну інформацією як між підсистемами керування фондом, так і між  цими підсистемами і зовнішнім середовищем. Маючи повну інформацію, бібліотекар  завжди має представлення про  стан фонду, про ступінь досягнення фондом поставленої мети. Це дозволяє керівнику впливати на фонд у потрібному напрямку. По суті справи, управління містить  у собі безупинний збір і передачу інформації про стан і використання бібліотечного фонду; логічну переробку  цієї інформації (тобто її аналіз, осмислення, оцінку); ухвалення рішення і видачу керуючих впливів. Метою цих дій  є приведення фонду в бажаний, заздалегідь змодельований стан, а також контроль за виконанням прийнятого рішення. У процесі такого контролю готується нова інформація для наступного витка управління. Відсутність інформації, її недостатність, надмірність, невірогідність, неоперативне надходження або ігнорування  можуть цілком зруйнувати управління, а з ним – і саму керовану систему. При цьому, чим складніша система управління, тим тонше вона реагує на будь-які перешкоди в управлінні нею, тим більшої точності, повноти й оперативності одержання інформації вона вимагає.

У спеціальній бібліотеці з чітко  диференційованою за якою-небудь ознакою контингентом абонентів вивчення їхніх потреб менш важливо, ніж знання задач даної бібліотеки. І навпаки, у бібліотеках з невизначеним контингентом абонентів, різнопрофільними запитами, і, відповідно, з універсальними фондами задачі сформульовані в настільки загальній формі, що, ґрунтуючись на них, важко прийняти конкретне управлінське рішення про добір документа, його розміщення тощо. У цьому випадку більш важлива інформація про інтереси абонентів. Потреби абонентів виражаються в їхніх запитах (вимогах) на документ.

Органи статистики враховують лише задоволені вимоги (книговидачу). Тим  часом не менш важлива і статистика відмовлень.

Відмовленням вважається невиконання  правильно оформленої читацької  вимоги на фактично видані джерела  інформації, задоволення яких входить  у задачі бібліотеки і не вимагає  спеціального дозволу. Видача не релевантного документа прирівнюють до відмовлення. Причинами відмовлень можуть бути:

1. відсутність необхідного матеріалу в бібліотеці (не придбаний, утрачений, “заставлений” у фонді і т.д.);
2. зайнятість потрібного документа іншим абонентом;
3. перебування потрібного документа в палітурній, копіювальній майстернях, у реставраційній лабораторії, у відділі комплектування (обробки) і. т.п.
4. дефектність запитуваного документа.

Наявність відмовлень на видання підвищеного  попиту обумовлена закономірністю концентрації і розсіювання інформації, яка  вперше була сформульована С. Бредфордом в 1934 р. для опису розсіювання статей в упорядкованій тематичній сукупності наукових журналів. В подальшому було доведено, що його дія поширюється не тільки на періодику, але й на інші види видань. Він застосовний також і до бібліотечного фонду в цілому.

В сучасному трактуванні закону Бредфорда розподіл обігу документів в бібліотечному фонді виражається залежністю, що має вигляд:

     (1)

де це- параметр, який характеризує нерівномірність обігу документів в нормованому діапазоні 

Для з'ясування бібліотечного значення параметра  визначимо частку від ділення максимального і мінімального значень функції , які досягаються відповідно при х=0 і х=1.

   (2)

Як видно з отриманого виразу ,  з точністю до постійного складового 1 являє собою відношення інтенсивності використання видань даного бібліотечного фонду, що найбільш і найменше запитуються.

Цей висновок дозволяє досить просто оцінити величину параметра, що розглядається, оскільки наближені значення і у конкретній бібліотеці звичайно відомі. Крім того їх можна отримати на основі спеціальних досліджень або методом експертних оцінок. Як правило, >1000. Для великих бібліотек з об'ємом фонду більше за I млн. одиниць зберігання значення цього параметра більше в десятки разів.