Планування формування бібліотечного фонду

Маючи   , можна без особливих ускладнень визначити розподіл обігу документів в бібліотечному фонді, використовуючи для цього вираз (1). Крім того, за відомим співвідношенням:

   (3)

нескладно обчислити питому вагу читацьких  вимог   , що задовольняються х - ю частиною фонду. Результати відповідних розрахунків для різних значень    приведені нами в. Основним висновком з аналізу отриманих даних є те, що обмежене число документів, питома вага яких не перевищує декількох процентів від загального об'єму фонду, задовольняє велику частину читацьких вимог (навіть 1 % фонду при вельми широких припущеннях відносно діапазону можливих змін значення параметра  забезпечує задоволення 35% - 60 %  запитів читачів). Такі видання доцільно наблизити до зони обслуговування.

Для виявлення видань підвищеного  попиту пропонується використовувати  аналіз відповідей книгосховища. Вивчення відповідей книгосховища або відмовлень має для формування БФ не менше  значення, ніж аналіз задоволених  запитів, оскільки щонайкраще дозволяє знайти недоліки БФ.

 Незважаючи на те, що методика  аналізу числа відповідей книгосховища  у комплексі з показниками  книговидачі й обігу фонду  розроблена ще у 1939 р. і потім  удосконалена, вона усе ще не  узвичаїлася бібліотечної роботи.

Зрозуміло, постановка обліку відповідей книгосховища зажадає додаткової роботи з боку бібліотекарів, і без того обтяжених різними формами обліку, однак переваги цієї форми настільки  значні, що виправдовують усі витрати. На наш погляд, враховувати усі  запитані видання підряд зовсім не потрібно.

 У практику бібліотек усе  ширше входить вибірковий облік,  у тому числі й у справі  реєстрації заявок абонентів.  Вибірковий облік скорочує час  на збір необхідних даних у  декілька (до 6 і більше) разів і  – що особливо важливо, - найчастіше  дає більш точні дані, ніж суцільний  облік, особливо якщо використовується  електронно-обчислювальна техніка.

Таким чином, саме показник числа відповідей книгосховища у комплексі з показниками  книговидачі й обігу фонду  дає надійну основу для вироблення політики комплектування, популяризації  книги та інших сторін обслуговування абонентів.

Запропонований нами алгоритм селективного моніторингу відповідей книгосховища містить такі кроки:

 

Етап 1. Ведення  бази даних відповідей книгосховища ( надалі БВК)

На першому  етапі оператор повинен з наперед  заданою періодичністю вносити  до бази відповідей книгосховища (БВК) дані про відібрані до аналізу  відповіді книгосховища. Відповіді книгосховища відбираються без певного правила, наприклад, ті що надійшли за останні години.

До БВК  оператором вносяться нові записи, в яких:

 а) автоматично  формується дата введення запису;

 б) вноситься  (вибирається) шифр зберігання  з бази шифрів зберігання видань;

 в) вибирається  категорія відповіді книгосховища  з довідника категорій відповідей (наприклад, “Видання в ремонті”, “Видання на руках” тощо).

 

Етап 2. Аналізування бази даних відповідей книгосховища.

Даний етап включає декілька кроків, а саме:

Визначається  термін аналізування (початкова і  кінцева дати періоду аналізування), наприклад, за останній місяць, рік  тощо.

Формується  повна база відповідей книгосховища (ПБВ), в яку з повного електронного каталогу бібліотеки вносяться записи, в яких шифри зберігання відповідають даним бази відповідей книгосховища. Якщо таке видання в ПБВ вже  зустрічається, то накопичується кількість  відмов з певної категорії відповіді  і загальна кількість відповідей.

Проводиться аналіз БВК.

Доцільно  проводити аналіз отриманих даних  за однією або декількома категоріями  аналізу:

• Аналіз галузі знань (тематики) видань, на які надходять відмови. Такий аналіз дасть змогу виявити галузі знань, видання з яких на період аналізування мали найбільший попит.
• Аналіз виду видань за цільовим призначенням (підручник, посібник, довідник тощо). Цей аналіз потрібен тому, що бібліотека, яка не відноситься до освітянських, не може в повній мірі задовольнити попит на учбову літературу. Тому періодичне збільшення попиту на літературу такого плану не є приводом для розробки рекомендацій щодо збільшення кількості видань.
• Аналіз виду видань за періодичністю потрібен для визначення того, чим на теперішній час більше користуються читачі, а саме: журналами, книгами, енциклопедіями, збірниками наукових праць тощо.
• Аналіз року видання для з’ясування розподілу попиту на новішу і старішу літературу.
• Аналіз за категорією відповіді для визначення загальної кількості відповідей книгосховища певної категорії.
• Виявлення конкретних видань підвищеного попиту.

Роботи по практичній реалізації алгоритму селективного моніторингу відповідей книгосховища проводяться на основі системи CDS/ISIS (ComputerDocumentationSystem / IntegratedSystemInformationServices) — пакету прикладних програм для побудови автоматизованих інформаційних систем бібліотек, архівів и музеїв. CDS/ISIS є спеціалізованою системою для введення, зберігання і пошуку інформації, розробленою спеціально для комп’ютерної обробки бібліографічних баз даних. Одним з головних досягнень, наданих засобами системи є те, що CDS/ISIS здатен маніпулювати довільною кількістю баз даних, кожна з яких може складатися з різних елементів даних. В складі системи є модулі, призначені для статистичного аналізу змісту вибраних полів бази даних. Традиційно вони використовуються для отримання розподілу документів за роками видання, тематикою, видавництвом тощо. В нашому випадку в якості вхідного масиву для аналізу обираються дані про відповіді книгосховища.

Кожна категорія  аналізу виконується за відповідним  алгоритмом, кожний з яких використовує певні поля з повної бази відповідей книгосховища. Так, наприклад, аналіз різновиду  видань використовує поля з даними, що доповнюють назву. Для того, щоб  визначити учбову літературу, аналізуються лише записи, які мають у вказаних поля слова типу “посібн.”, “учебн.” тощо.

Результат аналізу за кожною категорією - відповідна відомість (звіт), яка дозволить спеціалістам зробити належні висновки і допоможе виробити рекомендації для прийняття управлінських рішень.

 

 

Надійність фонду - критерії якості формування бібліотечних фондів.

 Про якість  бібліотечного фонду судять за  заздалегідь розрахованої ступеня  його відповідності суспільно  значущого еталону - кількості  що користуються їм абонентів  і частці їх безвідмовного  обслуговування в нормативні  терміни. 

 Якість  відображає суму всіх споживчих  властивостей бібліотечних фондів, тобто воно проявляється в  надійності фонду, яке визначає:

"Здатність  фонду забезпечувати повне задоволення  профільних запитів читачів. Показником  надійності фонду є коефіцієнт  задоволення запитів за аналізований  період (місяць, квартал, рік), який  визначається відношенням числа  задоволених запитів до загального  числа що надійшли запитів.  Надійність фонду проявляється  в його повноті, готовності  до експлуатації, безвідмовності  функціонування, довговічності, придатності ремонту. "

 А складові  надійності, за Ю. Н. Столярову - це повнота і оперативність, які вимірюються власними критеріями фонду: вичерпна і відносна вказують на повноту представленості у фонді документів з документального потоку, а надлишкова і недостатня - наскільки повно фонд задовольняє читацькі потреби (надмірна повнота фонду характеризується наявністю в ній великої кількості не використовуються читачами документами, а недостатня - незадоволеністю читацького попиту).

 В якості  критерію оцінки документа при  ухваленні рішення про включення  його до бібліотечного фонду  виступає відповідність документа  профілю фонду. 

 Повнота  виступає як якісна категорія  бібліотечного фонду, вказує на  його співвідношення з документальним  потоком і дозволяє забезпечувати  при відборі наявність у фонді  документів, що відповідають його  профілю. 

 Для вимірювання  повноти вченими - бібліотекознавців  було запропоновано поняття "ступінь повноти" , яке виражається ставленням документів, наявних у надходженнях або розділі фонду до документів в документальному потоці, необхідним бібліотеці, що отримується у відсотках.

 За ступенем  досягнення повноти розрізняють:  вичерпну - по розділу (типу видання)  можна придбати усі, хто виходив  документи - 100%; максимально релевантну (або достатню) - по розділу купуються  документи, що несуть дві третини необхідної бібліотеці профільної інформації - 75%, ядерну -- комплектуються найзначніші (для ядра фонду) документи що несуть не менше однієї третини профільної інформації по конкретному розділу - близько 30% і довідкову - комплектуються документи вищого ступеня узагальнення інформації (довідники, підручники) - до 20% .

 Кожна  ступінь повноти відноситься  тільки до частини фонду, але  ні в якому разі не до  всього фонду. 

 Різні  ступеня повноти характеризують  фонду з точки зору його  співвідношення з документальним  потоком. Для визначення рівня  відповідності фонду громадської  інформаційної потреби, закріпленої  в профілі конкретного бібліотечного  фонду, фахівцями було запропоновано  використовувати поняття "відповідність".

 Профіль  фонду відбивається в його  моделі, в якій відображені інформаційні  потреби читачів даної бібліотеки. Отже, відповідність - якісна категорія  бібліотечного фонду, що визначає  рівень його відповідності читацьким  потребам, які відображені в моделі  фонду. При цьому можливі три  характеристики: фонд перевищує  читацькі потреби, фонд недостатній  для задоволення потреб і фонд  оптимальний. Згідно з цими  характеристиками встановлені наступні  рівні відповідності фонду читацьким  потребам:

1. оптимальний - документи представлені з необхідною бібліотеці повнотою відповідно до профілю фонду при оптимальній екземплярності;
2. надлишковий - фонд перевищує читацькі потреби за рахунок непрофільної (не запланованої в моделі фонду) і дублетних (багатоекземплярної) літератури;
3. недостатній - у фонді є лакуни, недостатньо кількість примірників документів підвищеного попиту.

 Надмірний  рівень може бути виправданий  лише для депозитарної частини  фондів великих бібліотек, де  збирається малоспрашіваемая література, призначена для використання читачами багатьох бібліотек.

 

 

Критерій оптимальної  повноти.

 Відповідність  між потребами читачів в отриманні  повної інформації з потрібних  справ і можливостей бібліотек  у забезпеченні цієї  повноти - актуальна проблема бібліотекознавства.

 Питання  повноти бібліотечних фондів  продовжують привертати увагу  фахівців. Це поняття все частіше  використовується при оцінці  якості фондів: при низькій обертаністю  відзначають надмірну повноту,  при великій кількості лакун  говорять про недостатню повноті,  при наявності всіх потрібних  документів - про вичерпної повноти. 

 Однак  у практиці формування бібліотечних  фондів критерій повноти використовується  не повною мірою. Цьому поки  не сприяє рівень розробленості  питання. Повнота фонду продовжує  залишатися предметом суперечок  між вченими на рівні концепцій  вичерпної та відносної повноти,  а при оцінці фондів використовується  інтуїтивно, без конкретного обгрунтування.

 Проаналізувавши  застосування понять "вичерпна", "надмірна", "відносна", "недостатня  повнота", фахівці прийшли до  висновку, що вони характеризують  різні аспекти. 

 Показники  ступеня повноти та рівня відповідності  використовуються для оцінки  різних аспектів стану фонду.  Ступінь повноти є оціночним  показником для вимірювання охоплення  документів з документального  потоку і застосовується для  оцінки окремих розділів фонду.  Рівні відповідності характеризують  як частини фонду, так і фонд  в цілому.

 Оптимальний  фонд (розділ) не завжди має високий  ступінь повноти. Наприклад, для  непрофільних тим оптимальні  нижчі ступеня повноти комплектування. За допомогою показника ступеня  повноти можна диференційовано  планувати повноту надходжень  не тільки з профільних і  непрофільних темами у рамках  однієї бібліотеки, але також  і для системи бібліотек: центральною,  опорних та інших бібліотек  галузі. Чим вище рівень бібліотеки  в системі, тим вище ступінь  повноти комплектування фонду. 

 

 

Критерій оперативності.

 Як вже  наголошувалося, поряд зі складовою  надійності-повноти, існує ще  й доданків-критерій оперативності,  який, у свою чергу, складається  з групи окремих показників, що  відбивають час проходження документа  у відділах комплектування, обробки  та зберігання в процесі його  обробки, але головним чином  доставки абонентові. Час очікування  замовленого документа відраховується  з моменту подання письмової  вимоги або усній заявки на  транспортування вимоги, пошук документа  і його доставка абоненту.

 Цей критерій  знаходився у тісному взаємозв'язку  і взаємозалежності з політикою  задоволення потреб читачів. 

 На його  значимість звернули увагу бібліотекознавців  США ще в 1911 році. І сьогодні, через 90 років, коефіцієнт оперативності  визнана найважливішим фактором  рівня задоволеності читацьких  запитів, провідним показником  культури обслуговування, головним  критерієм всієї постановки бібліотечної  справи.

 Подібні  дослідження з приводу універсальності  даного критерію були зроблені  Ю. Н. Столяровим, Н. С. Карташовим, І. М. Фруміна та ін