Управление коммуникативными процессами в организации

 Введение

 

 

                     

Актуальность данной темы связана с необходимостью управленческая деятельность постоянной координации деятельности подразделений организации и отдельных ее членов для достижения общих целей. Данная координация может осуществляться посредством разнообразных форм, а, прежде всего − при помощи разнообразных контактов членов организации − в процессе коммуникации. Практически все, что совершается в организации, имеет прямую или косвенную связь с коммуникативными процессами, таким образом, они являются значимым средством обеспечения целостности и функционирования организации.

Управление в любой организации  реализовывается через людей, сотрудников. Одним из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении  информация. Используя и передавая те или иные данные, а также получая обратно информацию, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Значимую роль играет способность менеджера передавать информацию таким образом, чтобы формировалось наиболее адекватное восприятие данной информации коммуникантами− получателями.

Возросшая роль коммуникативных взаимодействий в функционировании и развитии современных  организаций выдвигает на первый план проблему управления коммуникациями как внутри организации, так и  между организацией и ее средой, с целью проведения оптимально благоприятных  для организации коммуникационных процессов. Эффективные коммуникации на практике являются основным необходимым  условием успешного достижения стоящих  перед организацией целей. Вместе с  тем, именно коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных  процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто.

Степень научной разработанности  проблемы. С.С. Фролов опирается в своем труде «Определение организации и её внутренняя структура» на следующее определение организация – это такой вид кооперации людей, который отличается от других социальных групп сознательностью, предсказуемостью и целенаправленностью.

В  своем  произведении  Акулов В.Б. и Рудаков М.Н, определяют организацию как процесс организация – это  совокупность  действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого. Как явление организация – это объединение элементов для реализации программы или цели и действующих на основании определенных правил и процедур.

Организация как объединение людей, совместно работающих для достижения определенных целей. Такое определение  организации  в  своей работе  «Управление  персоналом  современной организации» дает Шекшня С.В.

М.А. Василик в своём труде «Основы теории коммуникации» дает такие определения. Коммуникация – это функция управления, позволяющая при помощи правильно организованной передачи информации обеспечить надежное соединение всех звеньев предприятия и их взаимодействия.

Коммуникации в организации  – информационное взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций.

Фатхутдинов Р.А. в произведении «Производственный менеджмент» предлагает свое определение коммуникации – это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами.

Коммуникации в организации  – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему  представления информации большому числу людей внутри организации  и отдельным индивидуумам и институтам за её приделами.

 

Объектом работы является коммуникативные процессы в организации.

Предмет работы является управление коммуникативными процессами в организацией.

Цель работы: выявить основные принципы управления коммуникативными процессами в организации.

задачи:

− изучить теоретический аспект понятия «коммуникация»;

− раскрыть роль коммуникации в сфере управления;

 − проанализировать коммуникационные процессы на современном предприятии;

Гипотеза: Основными принципами, которые обеспечивают наиболее оптимальное управление коммуникационными процессами в организации, являются: научность, системность,комплексность, единоначалие и коллегиальность.

Теоретическую основу работы составили отечественная и зарубежная литература а также периодические издания по проблемам управления персоналом, экономической теории и управленческой психологии: П.В Бизюков, В.В. Гончаров, М.В Грачёв, М.В Доблаев, Мескон, М.Х.

Методологическую  базу составили принципы научности и объективности.

В исследовании использовались такие методы как теоретический анализ данных и интервью.

Эмпирической  базой стали результаты интервьюирования директора Корнишенной О.В ООО «БИЛАРТПРОЕКТ».

Практическая  значимость работы состоит в том, что результаты могут быть использованы для дальнейшей разработки данной проблемы .

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Теоретические основы коммуникации в сфере управления

 

 

 1.1 Основные составляющие коммуникации в сфере управления

 

 

Коммуникация (от лат. communicatio) буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми» − это процесс обмена информацией (идеи, факты, мысли, чувства и ценности) между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации [1, c. 187].

Коммуникации  в организации − это сложная, многоуровневая система.

В самом широком смысле цель коммуникаций − осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания организации. В узком же смысле цель коммуникации – добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

К основным функциям коммуникации относятся:

−  информативная − передача истинных или ложных сведений, осуществляет процесс движения информации;

− интерактивная (побудительная) − организация взаимодействия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использования различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба);

− персептивная функция − восприятие друг друга партнерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;

− экспрессивная − возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

Коммуникации  в организации классифицируются по следующим видам:

− По форме общения − вербальные и невербальные коммуникации.

− По субъектам и средствам коммуникаций − межличностные коммуникации и организационные (коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий).

− По каналам общения – формальные и неформальные.

− По организационному признаку (по пространственному расположению каналов): вертикальные и горизонтальные.

− По направленности общения: нисходящие и восходящие коммуникации.

Вербальные  коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования [2, c.67]. Многие сотрудники организаций проводят в состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50 % рабочего времени. Коммуникация осуществляется вербальным (устный, разговорный) и невербальным (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения) способами. Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса.

Обмен информацией возможен не только посредством  речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации – это сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью  жестов, мимики, поз, манер и т.д [3, c. 212]. Они выступают  как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки.

Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах [4, с. 14].

Межличностные коммуникации – устное общение людей в одном из перечисленных видов [5, с. 76]. Природа межличностных отношений существенно отличается  от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта – эмоциональная основа. Поэтому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.

Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Если нужно было бы проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких−то вопросах, которые были бы связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций. У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки−продажи, директ− мейл, личные продажи и т. п.), а также проводя различные социологические опросы.

Организация − объект государственного контроля и регулирования, регулярно представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения и т.п [6, c.  56]. Используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.

Большое внимание уделяется созданию в общественном мнении благоприятного образа организации, для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью,  специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

Внутренние  коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые внутри организации, между ее элементами (различными уровнями и подразделениями). Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации) [7, c. 198].

Неформальные  коммуникации. В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций − гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов [8, c. 201]. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам  неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80 − 99 % слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

Виды  слухов:

− «мечты и чаяния» − отражают желания и надежды людей, инициирующих слухи. Это наиболее позитивные слухи, способствующие творчеству работников;

− «вбивание клиньев» − наиболее агрессивный тип, продиктован порой ненавистью. Наносят ущерб как репутации, так и отдельным работникам;