Управление коммуникативными процессами в организации

Существует в вашей  организации электронная почта? На что трукододитель ответил: «Конечно, ведь она является одной из самых удобных средств коммуникации».

На вопрос,кКто осуществляет контроль за принятием и получением информации? Корнилова О.В ответила ,что организация контроля исполнения возлагается на руководителей отделов или   структурных подразделений. Контроль исполнения документов включает в себя:  

− Постановку  документов на контроль;   

− Доведение  документа (поручения) до исполнителя;

              − Проверку  хода исполнения;  

− Учет и обобщение результатов исполнения, информирование    руководства о  состоянии исполнительской дисциплины.

Отчет  об исполнении должен содержать  следующую информацию:

Кому  направлен ответ, дата и номер  документа ответа, кем подписан, фамилия исполнителя, краткое  содержание;

Если  ответ по документу дан в устной форме, в справке указываются  дата, фамилия лица, которому дан ответ, и краткое содержание ответа.

Если  подразделение является ответственным  исполнителем документа, то составляется отчет об исполнении с учетом информации подразделений−соисполнителей.

Для обеспечения своевременного исполнения поручений контрольные документы, находящиеся у сотрудника в случае его отсутствия по уважительной причине, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

В случае утери документа, поставленного на контроль, руководитель структурного подразделения должен подготовить докладную записку с объяснением причин и указанием лиц, виновных в утере. После исполнения документ направляется в дело в соответствие с утвержденной номенклатурой. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

На вопрос происходит ли у вас искажение полученной информации, был получен следующей ответ. Иногда такое случается и тогда в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажения в коммуникационных сетях приводят к значительному замедлению темпов работ в организации. Принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно: понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принять решение о том, что следует делать. Но искажение информации не позволяет приступать к немедленной реализации решения, поскольку оно основано на неверных предпосылках. В связи с этим приходится возвращаться к данной ситуации, повторять сообщения. Кроме того, искажения информации приводят к неправильной постановке целей, что немедленно сказывается на остальных компонентах организации.

Есть ли  недостатки в  структуре организации ? И если есть то какие? Руководитель ответил: «К сожалению есть. Существенным недостатком  следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями  организации. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные руководители, находящиеся в состоянии конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных целей в борьбе с другими подразделениями или руководителями. Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и не предусмотрено разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации для принижения роли другого и возвышения собственной.»

Как происходит в организации  регулирование информационного  потока? Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах. Как показано ниже, информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

На вопрос существует ли в организации   система сбора предложений, руководитель ответил, что да, существует, недавно мы ее внедрили. Она реализуется  в варианте ящика для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, ибо часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, как и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу. Программы, обеспечивающие такое стимулирование и располагающие механизмом, объясняющим, почему та или иная идея внедряется, позволяют работникам понять причины принятия или отказа от их предложений. Кроме того, у работников есть шанс получить денежное вознаграждение.

На вопрос какие информационные технологии способствуют совершенствованию обмена информации? Корнилова О.В ответила, что прежде всего это персональный компьютер, который уже оказал огромное воздействие на информацию которую получают или рассылают руководители, вспомогательный персонал и рабочие .Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта − эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах.

Интервьюирование показало  , что коммуникации − жизненно важное звено между руководителем и  подчиненными, они являются инструментом внутрисистемной координации, помогают получать информацию на всех уровнях управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и воли руководителя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      Заключение

 

 

       Коммуникации занимают важнейшее  место в жизни организации. Поскольку  в нашей стране появление и  становление коммуникаций в управлении произошло не так давно (10 лет  – это небольшой период), то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта  зарубежных стран. В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно−командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием  в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными.   Совершенно  ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе. Отсутствие эффективных коммуникаций приводит к тому, что организация становится неуправляемой. Поэтому налаживанию и осуществлению этих процессов посвящено значительное время в работе руководителя. По некоторым данным руководитель тратит от 50 до 90 % времени на коммуникации. Эффективно работающие руководители − это те, кто эффективен в коммуникациях. Они осознают суть и результат коммуникационного процесса, обладают развитыми формами письменного и устного общения, а современные руководители также хорошо владеют электронными средствами коммуникаций.       

Для того чтобы обеспечить четкие и эффективные коммуникации в организации, необходимо знать и предотвращать возможные помехи в процессе их осуществления. На  эффективность коммуникаций оказывают  влияние различные факторы: Общение  людей осуществляется с помощью  вербальных и невербальных методов. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных (диалог, совещание, переговоры, презентации и т.п.) или письменных (приказы, распоряжения, инструкции, письма и пр.) сообщений, невербальные − осуществляются посредством языка телодвижений (осанка, жесты, поза, выражение лица и пр.) и параметров речи (интонация, тембр голоса, темп речи, громкость голоса, произношение, стиль речи и пр).

Таким образом, коммуникации − жизненно важное звено между руководителем и  подчиненными, они являются инструментом внутрисистемной координации, помогают получать информацию на всех уровнях управления. Исследования различных организационных структур показывают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникации. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и волируководителя.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1 Гончаров, В.В. В поисках совершенства управления М. 1996 . 87с.

2 Грачёв, М.В. Управление персоналом в международной корпорации М.В. Грачёв. М.1993. 67с.

3 Гольдштейн, Г.Я. Основы менеджмента / Г. Я. Гольдштейн. М.: 1997. 212 с.

4 Гурков, И.Б. Система управления персоналом на российских фирмах  Мир России. 2009. №3 

5 Доблаев, В.Л. Теория организации / В.Л. Доблаев. М. Институт молодёжи, 199 .  345 с.

6. Василика М.А.   Основы теории коммуникации под ред.  М. Гардарики, 2007.  615 с.       
7. Панасюк А.Ю. Управленческое общение: Практические советы. − М.: Экономика, 1990. 112 с.
8. Смирнов Э.А. Теории организации. М. ИНФРА М, 2000. 201 с.
9. Туровец О.Г., Родионова В.Н. Теория организации. М.: ИНФРА−М, 2004. 345 с.

10. Десслер, Г. Управление персоналом . − М. БИНОМ. Лаборатория знаний, 2008. 799 с.

11. Наврузов, Ю. Роль коммуникаций в организациях . Менеджмент в России и за рубежом.  2009. №6. 26 с.
12. Ньюстром Дж. В., Дэвис К. Организационное поведение  СПб. Питер, 2009. 448 с.
13. Разводов, С. Построение внутренних коммуникаций в компании Кадровик.  2008. 29 с.
14. Шекшня, С.В. Управление персоналом современной организации   М.: «Бизнес−школа «Интел−Синтез», 2008. 368 с.
15. Сергеев, Ю. Слухи в организации . Справочник по управлению персоналом. 2009. 64 с.
16. Смирнов Э.А. Теории организации. −М. ИНФРА−М, 2000. 345 с.
17. Туровец О.Г., Родионова В.Н. Теория организации.  М. ИНФРА−М, 2004. 67 с.
18. Минцберг, Г. Управление персоналом. 2009. 69 с.
19. Наумов, А. И Справочник по управлению персоналом.  2009. 133с.

20. Василика М.А.   Основы теории коммуникации под ред.  М.: Гардарики, 2007. 450 с.       
21. Смирнов Э.А. Теории организации.  М. ИНФРА−М, 2000. 387 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

Программа интервьюирования

 

1.Как в организации передается информация? (по средствам чего?)

2. Какие каналы используются  при передаче информации?

3. Существует в вашей организации электронная почта?

4. Кто осуществляет контроль за принятием и получением информации?

5. Происходит ли у вас искажение полученной информации?

6. Есть ли  недостатки в структуре организации ? И если есть то какие?

7. Как происходит в организации регулирование информационного потока?

8.     Существует ли в организации   система сбора предложений?

9. Какие информационные технологии способствуют совершенствованию обмена информации?