Анализ и совершенствование закупочной деятельности в логистической системе предприятия

ИП Булатов  А.В. «Сабра» использует второй метод  – регулярные закупки мелкими партиями. Этот метод наиболее подходит для данного магазина, потому что магазин не является сетевым. Место, отведенное складским помещениям, не позволяет хранить большие партии заказов. А когда закупки происходят мелкими партиями, складское помещение регулярно пополняется и опустошается.

4. Выбор поставщиков

1.4.1.Получение и оценка предложений

 
Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков  может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются: 
1. Конкурсные торги 
2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем. 

Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. 
Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем.

Проведение  тендера включает следующие этапы:  
1. Реклама.  
2. Разработка тендерной документации.  
3. Публикация тендерной документации. 
4. Приемка и вскрытие тендерных предложений. 
5. Оценка тендерных предложений. 
6. Подтверждение квалификации участников торгов.  
7. Предложение и присуждение контракта.  
Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:  
- инструктирует участников торгов о процедуре торгов,  
- дает описание закупаемых товаров или услуг, 
- устанавливает критерии для оценки предложений,  
- определяет условия будущего контракта.  
Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:  
- предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений; 
- рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации; 
- безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;  
- отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.  
Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных приложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.  
Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя  способами. Первый - когда инициатива вступления в переговоры исходит  от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты).

При втором способе  организации письменных переговоров  между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает  потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая появится в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ. 
ИП Бутов А.В. использует письменные переговоры второго способа организации. На данный момент у него имеется постоянный контрагент, к которому он обращается с запросом выслать заказ. Уже много лет этот магазин сотрудничает с организацией «Леди Стайт», которая поставляет одежду фирмы «Nelva» белорусского качества и производства. 

Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для  отбора предложения является высшее качество в сочетании с минимальной  ценой. 
 
1.4.2.Основные требования к выбору поставщика 
Имеется два основных критерия выбора поставщика:

1) стоимость  приобретения продукции или услуг.

 2) качество обслуживания.

 Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п. 
Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п.

Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии, количество которых  может быть достаточно велико. К  ним относятся. 
- удаленность поставщика от потребителя, 
- сроки выполнения текущих и экстренных заказов, 
- наличие у поставщика резервных мощностей, 
- организация управления качеством продукции у поставщика, 
- психологический климат в трудовом коллективе поставщика, 
- риск забастовок у поставщика, 
- способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования, 
- кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр. 
Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников. Ими могут быть, например: 
- собственное расследование; 
- местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители» официальных органов; 
- банки и финансовые институты; 
- конкуренты потенциального поставщика; 
- торговые ассоциации, например Торгово-промышленная палата России; 
- информационные агентства; 
- государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией. 

1.5.  Правовые основы  закупок

1.5.1.Основные элементы  контракта 
1. Предложение и принятие предложения. Контракт оформляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной его цене и на других условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение. В большинстве случаев контракты бывают письменными, но возможны и устные.

2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т. е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.  
3. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени. 
4. Законность. Контракт обязан быть законным, т. е. всецело отвечать юридическим нормам страны.

1.5.2. Условия контракта 
Заключение контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт. Четко выраженные условия - те, которые фактически отражены в контракте. Подразумеваемые условия - те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла. Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены.  
В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка. Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах. Штрафы - действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта.

 
1.5.3.Оплата поставок 
Получение счетов на оплату заказанных товаров - заключительный этап выполнения контракта. Все счета необходимо проверить, если в документах нет противоречия, бухгалтерия оплачивает счета. При оплате счетов используются, как правило, безналичные расчеты, но могут производиться также наличные платежи, если иное не установлено законом. При осуществлении расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо и в других формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. 
Стороны по контракту (договору) могут избрать и установить любую из указанных форм расчетов. 
В рамках указанных форм расчеты могут производиться с частичной предоплатой и по факту получения товара, с предоплатой полностью за весь товар, оплатой в рассрочку и т.д. В любом случае способ платежа оговаривается в контракте (договоре) купли-продажи.  
Немедленная или предварительная оплата товара может дать право на скидку от общей стоимости полученных товаров. С другой стороны, оплата товара по истечении какого-то срока означает, что сумма, которая должна быть выплачена поставщику, может быть использована на другие нужды.

1.6 Предложения по совершенствованию  закупочной деятельности

Изучив сущность закупочной деятельности и проанализировав  магазин мужской и женской  одежды ИП Булатов А.В. , можно разработать  ряд предложений по совершенствованию  закупочной деятельности данного магазина.

На мой взгляд для достижения лучшего результата необходимо:

1. Изучить товарный спрос. Для этого можно использовать различные формулы и графики, а также анкетирование, которое не проводил магазин. С помощью анкетирования можно узнать, что нужно людям, приблизительно в каком количестве, какого качества и по какой цене. Я считаю, что каждый магазин должен проводить опрос, для достижения наилучшего результата.

2. Изучив товарный спрос, нужно изучить товарный рынок. Конкретно ближайшие магазины, которые составляют конкуренцию. Возможно, что у сотрудников магазина «Сабра» появятся новые обязанности. Например, в рабочее время посещать магазины конкурентов под видом покупателей и отслеживать,  что привлекает потребителей в данных магазинах. Возможно, это будет товар какой-то определенной марки, возможно, цена и т.п.

3. Проанализировав товарный рынок, определим потребность заказываемой одежды (товаров), количество, время надобности товаров, для этого вновь обратимся к спросу.

Определившись с видом товара, количеством и  временем надобности, обращаемся к  поставщикам. ИП Булатов А.В. сотрудничает с известной маркой, которая пользуется большим спросом, поэтому дальнейший ход работы, на мой взгляд, по совершенствованию  закупочной деятельности должен оставаться таким, каким он является на данном этапе.  
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Применение ABC – XYZ анализа. Построение матрицы интегрального анализа

Задание №1

Известны  данные о товарообороте фирмы  за 24 недели. Провести анализ работы фирмы, включая кривую Лоренца, кривую XYZ анализ, матрицу интегрированного анализа, а также рекомендации по работе фирмы.