Логистика транспорта

Логистический контроль — это упорядоченный и по возможности непрерывный процесс обработки логистических данных для выявления отклонений или расхождений между плановыми и фактическими значениями логистических показателей, а также анализ этих отклонений для выявления причин расхождений. Без эффективной подсистемы контроля не может считаться полностью дееспособной логистическая система. Отсутствие данной подсистемы приводит к значительным потерям. Ломается параллельность и слаженность взаимных процессов всех подсистем и субсистем в логистической системе, резко падает надежность совокупной работы разнообразных составляющих и отдельных субъектов деятельности. Время неучтенных периодов неиспользования техники и оборудования увеличивается.

Качество выпускаемой  продукции, выполняемых работ и  операций снижается, что пагубно  сказывается на уровне обслуживания заказчиков. Повышение рисков и значительные затраты в ходе регулирования  материальных, денежных и иных потоков  влечет за собой неприменение нужного  контроля. Неосуществление контроля бывает очень опасной угрозой, но не только оно является причиной возникновения  рисков. Большую роль играет качество вырабатываемых тактических и стратегических решений, потому что природа рисков в производственно-хозяйственной  деятельности многообразна.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в  первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальный  элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать  полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они  являются неотъемлемыми частями  общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становится более понятным после изучения трех основных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного. По форме  осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и  ту же цель: способствовать тому, чтобы  фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе  внешним элементом, может вмешиваться  в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Этапы процедуры контроля. Характеристика эффективного предприятия.

В процессе контроля есть три  четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется  комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих  временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме  показателей результативности объекта  управления для всех его ключевых областей, которые определяются при  планировании.

На втором этапе сравнения  показателей функционирования с  заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В  соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение  результатов - является обычно самым  хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая  измеренные результаты с заданными  стандартами, менеджер получает возможность  определить, какие действия необходимо предпринимать.

Такими действиями могут  быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и  всех других стадий управления. Поэтому  при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

К сожалению, хотя большинство  менеджеров хорошо знают о том, что  процесс контроля может быть использован  для оказания положительного воздействия  на поведение сотрудников, некоторые  забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении  людей. Эти негативные явления часто  являются побочными результатами наглядности  действия системы контроля.

Контроль часто оказывает  сильное влияние на поведение  системы. Неудачно спроектированные системы  контроля могут сделать поведение  работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия  могут также привести к выдаче неверной информации.

Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно  избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего  контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Черты эффективного управления организацией с использованием логистического подхода:

1)   необходимое наличие  стратегических целей организации;

2)   разработка тактических  целей для достижения поставленных  стратегических целей;

3)   выбор единицы  измерения, определенный поставленной  целью, нормами или контрольными  цифрами в выбранных единицах;

4)   осуществление сравнения  информации об управляемом процессе  со стандартами, нормами, контрольными  цифрами;

5)   принятие решения  и корректирующих действий по  результатам сравнения;

6)   контроль результатов  управляющего воздействия.

Таким образом, принятие правильного  тактического решения дает возможность  относительно быстро осуществить проверку идущих процессов и соответственно уменьшить либо ликвидировать потенциальные  потери. Риски стратегического характера, возникающие на долговременной основе, требуют сложных схем страхования  возможностных оценок.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Контроль - это непрерывный  процесс, совпадающий в своем  развитии с производственным циклом.

Характеристики эффективного контроля:

1.Стратегическая направленность  контроля, т.е. отражение общих  приоритетов организации и поддержание  их.

2.Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит  не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить  проблемы, а в том, чтобы решить  задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать  эффективным только тогда, когда  организация фактически достигает  желаемых целей и в состоянии  сформулировать новые цели, которые  обеспечивают ее выживание в  будущем. 

3.Соответствие делу. Для  того чтобы быть эффективным  контроль должен соответствовать  контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять  и оценивать то, что действительно  важно. 

4.Своевременность контроля  заключается не в исключительно  высокой скорости или частоте  его проведения, а во временном  интервале между проведением  измерений или оценок, который  адекватно соответствует контролируемому  явлению. Значение наиболее подходящего  временного интервала такого  рода определяется с учетом  временных рамок основного плана,  скорости изменений и затрат  на проведение измерений и  распространение полученных результатов. 

5.Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть  достаточно гибким и приспосабливаться  к происходящим изменениям.

6.Простота контроля. Наиболее  эффективный контроль - это простейший  контроль с точки зрения тех  целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют  меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к  беспорядку. Для того чтобы быть  эффективным, контроль должен  соответствовать потребностям и  возможностям людей, взаимодействующих  с системой контроля и реализующих  ее.

7.Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит  больше, чем он дает для достижения  целей, не улучшает контроля  над ситуацией, а направляет  работу по ложному пути, что  является еще одним синонимом  потери контроля.

8.К контролю необходимо  привлекать весь персонал, ибо  лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность  контроля, необходимо расширять  границы полномочий персонала.

Этапы осуществления контроллинга логистической системы:

1)   «вход». Самым сложным  этапом контроллинга является выбор «входа» в систему управления. При этом необходимо определить главную область деятельности, основную цель, которая будет достигаться работниками системы (повышение качества, снижение издержек, повышение прибыли, улучшение показателей эффективности и др.). Трудность состоит в том, что трудно Определить приоритетное направление приложения усилий. Возникают противоречивые движения;

2)   получение информации  по каналам обратной связи  о промежуточном результате работы (важно правильно выбрать время  и объем получения информации);

3)   сравнение установленных  параметров системы и норм  с информацией о параметрах  промежуточного результата (определение  рассогласования между заданными  параметрами и полученными);

4)   определение направления,  регулирующего воздействия и  принятие мероприятий по улучшению  параметров системы.

Контроль может производиться  на разных этапах функционирования логистической системы на этапе осуществления закупок и выбора поставщика, на этапе хранения запасов, на этапе производственной обработки, на этапе складских и сборочных операций, на этапе реализации и транспортировки. Контроль за состоянием запасов включает в себя изучение и регулирование уровня запасов продукции производственно-технического назначения, сырья, материалов, необходимых для производства, товаров народного назначения методами учета, инвентаризации с целью определения несоответствия норме запасов и принятия оперативных мер по ликвидации этих несоответствий. Необходимость контроля обусловлена повышением издержек в случае возникновения несоответствий с процессом работы системы. Контролирование функционирования логистической системы необходимо, т.к. это способствует повышению качества работы системы и ее эффективности.

Качество логистической системы включает:

1)   надежность логистической системы;

2)   безотказность и  своевременность ее работы (обеспечение  бесперебойной поставки в определенной  место, определенный срок товара  определенного качества и ассортимента  при минимальном уровне совокупных  издержек);

3)   высокий уровень  послепродажного обслуживания в  гарантированные сроки и после  них.

Если логистическая система обеспечивает 95% общего объема поставок с требуемым уровнем качества, то такая система считается качественной. При уровне качественных поставок ниже 75% считается, что логистическая система функционирует неудовлетворительно.

При осуществлении контроля работы логистической системы важно, чтобы менеджер по контроллингу был высококвалифицированным специалистом, имеющим навыки расчета параметров системы с использованием ЭВМ и без его использования, потому что от точности определения параметров качества, правильно расставленных приоритетов деятельности и совершенствования зависят уровень повышения его показателей и направление принятых мероприятий.

Фазы контроля логистической системы:

• Определение плановых значений логистических показателей
• Расчет фактических значений логистических показателей
• Сравнение фактических и плановых показателей (выявление отклонений)
• Анализ выявленных отклонений

Внутренний контроль представляет собой процедуру проверки, проводимую для оценки эффективности службы снабжения; оцениваются в частности:

ее отношения с внутренними  потребителями (другими службами);

методы работы, используемые сотрудниками службы снабжения;

отношения с поставщиками.

Положение по внутреннему  контролю на предприятии содержит следующие  пункты:

1.  Надежность ответственных  лиц.

2.  Разграничение ответственности:

а)  разграничение оперативной  ответственности от ответственности  за отчет. Например, учет произведенной  продукции должен вести менеджер по готовой продукции, а не оператор. Инвентаризационные счета по остаткам должен вести  не кладовщик, а сотрудник  бухгалтерии предприятия;

б)  разграничение ответственности  за сохранность продукции и ее учет. Например, бухгалтер не должен принимать деньги, кассир, в свою очередь, не имеет доступа к книге счетов и к отдельным документам;