Организация использования современных информационных технологий при осуществлении закупок

Осуществление закупок

Выбранный товар для предприятия  может закупаться как непосредственно  у производителя, так и у посредников, дилеров. Основным фактором, влияющим на выбор поставщика, является номенклатура товара и его цена. Все зависит  от того, на каких условиях осуществляется реализация. Так например, закупая  товар у производителя предприятие  может столкнуться с проблемой  самостоятельного формирования необходимого ассортимента. Данные условия характерны для производителей занимающихся массовым производством и выпускающих широкую номенклатуру товаров. При таких условиях осуществлять закупку товара у посредника, который специализируется на формировании нужного ассортимента и поставках его потребителю является более выгодным. 
 
Другим преимуществом закупки товара у посредника является возможность приобрести широкий ассортимент нужного товара относительно небольшими партиями. В результате сокращается потребность в запасах, складах, уменьшается объем договорной работы с изготовителями отдельных позиций ассортимента. 
 
Из-за того, что посредники закупают крупную партию товара, цена товара у посредника может оказаться ниже, чем у изготовителя. 
 
При исследовании я сделала вывод что, изготовитель реализует товар по следующим ценам: 
 
    * для мелкооптовых покупателей — 100 руб. за ед. 
    * для крупнооптовых покупателей — 80 руб. за ед.  
 
Посредник, закупив крупную партию по 80 руб., разукрупняет ее и реализует мелкооптовым покупателям с 15 процентной наценкой, т.е. по 92 руб. за ед. Поскольку посредник специализируется на разукрупнении партии, то при установки небольшой наценки на реализуемый товар посредник покрывает свои издержки и имеет прибыль. 
 
Установленная изготовителем маржа между ценой для мелкооптовых и крупнооптовых покупателей в размере 25% направлена в первую очередь на стимулирование продажи товара крупными партиями. Размер маржи зависит от того на кого ориентируется изготовитель. Если изготовитель заинтересован в реализации товара мелкооптовым покупателям, то маржа будет минимальна. В нашем примере она не превышает 15 %.

Вывод: При установлении изготовителем цены я пришла к выводу что маржа товара крупными партиями не  будет превышать 15% 
 

Немаловажным фактором, влияющим на принятие решения об осуществлении  закупок, является удаленность склада продавца от склада покупателя. При  наличии выше перечисленных факторов в пользу посредника может оказаться, что посредник может располагаться  территориально на более отдаленном расстоянии, чем изготовитель товара. Дополнительные транспортные расходы  в этом случае могут превысить  разницу в ценах изготовителя и посредника. 
 
Прогрессивной логистической системой используемой при осуществлении доставки товаров является система «Точно в срок». Применение данной системы позволяет существенно повысить эффективность закупок и снизить затраты. Принцип работы системы основывается на том, что заказывается столько товара сколько можно потребить, не используя склада. Большое значение имеет временной фактор. Успешное использование системы напрямую зависит от взаимодействия продавца и покупателя, т.е. повышается ответственность двух сторон. 
 
Определение сроков и размеров закупок сводится к расчетам по какой-либо одной формуле и считается формальной механической работой. 
 
Нерационально уделять партиям, играющим незначительную роль в производстве, то же внимание, что и материалам первостепенной важности (принцип Парето). 
 
В зависимости от затрат, материалы делятся на 3 класса А, В, С. 
А - немногочисленные но важные материалы, которые требуют больших вложений. 
В - относительно второстепенные материалы, требующие меньшего внимания, чем А. 
С - составляет значительную часть в номенклатуре, недорогие, на них приходятся наименьшая часть вложений в запасы. 

Этапы АВС метода: 
 
    * установить стоимость каждой детали; 
    * установить спрос на каждую деталь; 
    * расположить материалы по убыванию цены; 
    * суммировать данные о количестве и издержках на материалы; 
    * разбить материалы на группы в зависимости от удельного веса в общих издержках.  
 
Преимущества: позволяет провести классификацию материалов и формально использовать ее долгое время. 
 
Недостатки: возможная переклассификация из-за изменения спроса и цены, необходим контроль.

 

Логистика закупок выполняет следующие функции: 
 
• формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них; 
• получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков; 
• выбор поставщиков; 
• определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий; 
• согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку; 
• контроль за сроками поставки материалов; 
• входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе; 
• доведение материальных ресурсов до производственных подразделений; 
• управление запасами и контроль за их использованием, включая поддержание нормативного уровня запасов материальных ресурсов на складах. 
 
Эти функции реализуются службой материально-технического снабжения (отдел закупок) в тесной взаимосвязи с другими подразделениями предприятия: отделом маркетинга, производством, службой подготовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами. 
 
Процесс закупки. 
 
Технология проведения бизнесс-процесса закупки

Подготовка и оформление заявки на материал:

• Определение потребности в материале
• Подготовка заявки на материал
• Оформление заявки на материал
• Согласование заявки на материал

Выбор поставщиков 

• Подготовка списка возможных поставщиков
• Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал
• Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками
• Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал
• Отправка запроса на материал
• Регистрация отправки запроса возможным поставщикам
• Выбор поставщиков
• Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков
• Согласование полученных предложений
• Регистрация получения предложений
• Выбор наиболее подходящих поставщиков
• Обработка заказов

• Оформление и отправка заказа

• Подготовка заказа
• Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком
• Оформление или продление договора с Поставщиком
• Оформление заказа
• Отправка заказа выбранному Поставщику
• Регистрация отправки заказа
• Выполнение обязательств по оплате заказа
• Получение инвойса в соответствии с заказом
• Cогласование полученного инвойса
• Выполнение обязательств по оплате заказа
• Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате
• Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке
• Контроль выполнения условий договора
• Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки
• Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки
• Поступление материала
• Организация приёма груза в установленном месте
• Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком
• Выставление претензий по факту отступления от условий договора
• Оприходование материала
• Контроль счетов
• Приложения
• Типовой контракт купли - продажи
• Типовой контракт купли-продажи партии продукции
• Типовой контракт многократной купли-продажи продукции

- Процесс приобретения материалов включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ.  
 
Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов: 

• составление заявок,
• анализ заявок,
• выбор поставщиков,
• размещение заказов,
• контроль за выполнением заказов,
• завершение процесса приобретения.

Составление заявок. Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. 
 
Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуются предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. 
 
Заявки составляются так, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них. 
 
Время между размещением заявок и получением материалов называется временем опережения. Правильное определение времени опережения играет важную роль в процессе управления закупками и материальными запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках. В то же время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту материальных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя материалов.

Логистика закупок

Логистика закупок представляет собой комплекс операций, направленных на снабжение предприятия ресурсами, объем готовой продукции, движение приобретенных материальных ресурсов по подразделениям на предприятии и между ними. Основной целью логистики закупок является удовлетворение потребностей компании (производства) в продукции (материалах) с максимально возможной экономической эффективностью. Однако ее достижение зависит от решения целого ряда задач. Основу экономической эффективности логистики закупок составляют поиск и закупка необходимых материалов удовлетворительного качества по минимальным ценам. В изучении рынка, которое проводится соответствующими отделами фирм, вопрос цен — главный, но существенную роль также играет анализ других факторов, в т.ч. возможных логистических расходов и сроков поставок. Закупочная логистика — важная составляющая общественного производства, охватывающая значительную часть сферы обращения, обеспечивающая физическое перемещение материальных ресурсов от изготовителя до потребителя, а также внутри предприятия потребителя.

Функции логистических  закупок: определение потребности в необходимых материальных ресурсах, получение и оценка предложений, выбор поставщиков, согласование цены и заключение договоров, формирование заказов, контроль за количеством и сроками поставок, входной контроль и размещение материальных ресурсов на складе, управление запасами и контроль.

Задачи закупочной логистики:

1)   обеспечение закупки материальных ресурсов по минимальным ценам и с максимальным качеством. Снижая закупочные цены материалов, можно значительно сократить себестоимость продукции;

2)   обеспечение своевременной доставки материалов для производственных потребностей;

3)   соблюдение сроков закупки сырья и комплектующих изделий;

4) определение оптимального размера поставок;

5)   соблюдение соответствия количества поставок с потребностями производства;

6)   контроль за качеством сырья и комплектующих изделий;

7)   обеспечение складирования материальных ресурсов (готовой продукции) с минимальными затратами. Управление закупками представляет собой комплекс

операций, как:

1)   определение требуемой номенклатуры товара;

2)   определение и оценка требований производства (установка требований к весу, размерам, параметрам поставок, планы и спецификации на каждую позицию номенклатуры и определенную номенклатурную группу расходных материалов, также должны быть установлены требования пользователей, определяющие сервис поставок);

3)   определение типа организации закупок материальных ресурсов (выбор между установившимися закупками, модифицированными закупками (меняются поставщик или параметры закупаемых материальных ресурсов) и новыми закупками, вызванными потребностями нового внутрипроизводственного потребителя);

4)   определение типа рынка (монополия, олигополия, чистая конкуренция);

5)   определение количества возможных поставщиков;

6)   определение позиции поставщиков на рынке;

7)   определение профессионализма и надежности поставщиков;

8)   определение всех возможных поставщиков, включая и тех, чьими услугами компания ранее не пользовалась;

9)   предварительная оценка всех возможных поставщиков (сравнение показателей сервиса и качества, предлагаемых поставщиками расходных материалов с показателями, требуемыми внутрипроизводственными потребителями);

10) отбор наиболее подходящих поставщиков;

11) проведение переговоров с поставщиками;

12) оценка оставшихся поставщиков и окончательный выбор поставщика;

13) оценка уровня цены;

14) надежность поставок;

15) информационное обеспечение процесса управления закупками, организация документооборота. 

Применение современных  технологий при осуществлении закупок

Применение технологий при осуществлении  закупок приводит к повышению  производительности процесса закупки. Это прежде всего электронный  обмен данными с поставщиками, кодирование информации и автоматизированный ввод данных.

Из-за ненадежности сопроводительных документов возникает ряд трудностей. Персонал отдела снабжения затрачивает  треть своего времени, разбираясь с  проблемами, вызванными отклонением  процесса снабжения от предписанного. Укажем некоторые типичные проблемы, возникающие из-за наличия множества  бумаг:

• длительное время, необходимое для  обработки всей процедуры;

• зависимость от большого числа  форм и документов, перемещаемых через  различные объекты;

• необходимость большого числа  сотрудников для сбора всех документов, их анализа, обработки, хранения и других операций;

• необходимость в других сотрудниках, которые должны контролировать, административные процедуры; управлять ими;

• ошибки, неизбежно возникающие  при большом количестве документов и занятых сотрудников;

• невозможно уделять достаточно внимания системам, работающим совместно, например контролю состояния запасов.

Основным шагом в совершенствовании  снабжения стали электронные  скупки. Электронный обмен данными (electronic data interchange, EDI) позволил автоматизировать процесс закупки. Организация стыкует  свою информационную систему с системой поставщика, и когда наступает  время разместить заказ, ее система  автоматически отправляет сообщение. Такой вариант подходит для небольших  регулярных заказов. Существует несколько  вариантов автоматизированного  снабжения, но все они имеют общее  название «электронное снабжение» (e-procurement), или (электронные закупки» (e-purchasing). Эти варианты снабжения могут  выполняться в различных формах, но в любом случае в их основе лежит прямой обмен данными между  компьютером поставщика и заказчика. Принципиально можно выделить два  типа электронного снабжения; их обозначим  В2В (business-to-business — когда одна организация  закупает материалы у другой) и  В2С (business-to-customer — когда у предприятия  продукцию покупает конечный потребитель).