Управление закупками в торговой фирме (на примере ООО «Орио»)

• сокращение логистических цепочек и связанное с этим снижение издержек;
• сокращение документооборота;
• возможность оптимизации финансовых потоков, применение факторинга.

Совмещение этих двух видов деятельности в одном центре противоречит идеологии  их создания. Однако при сегодняшнем  состоянии российской экономики  подобные комбинации возможны. Автору работы представляется эффективным  создание открытых распределительных  центров для членов торговой ассоциации. Торговая ассоциация способна также  отстаивать интересы своих членов перед  производителями, добиваясь минимальных  цен.

Последовательность организации  работы такого распределительного центра следующая:

1. Сформировать ассортимент, количественно  и качественно отражающий динамику  спроса.

2. Наладить обмен информацией  по размещению заказов магазинов  не через торговых представителей, а по прямому информационному  каналу. (Здесь может отражаться  не только цена и наличие  товара на распределительном  центре, но и динамика стоков, как в магазине, так и на  распределительном центре).

3. Построить управление запасами  по системе с фиксированным  интервалом времени между заказами.

Распределительные центры могут быть созданы в регионах при поддержке  администраций субъектов Российской Федерации в виде ассоциативных  распределительных центров. Схема  может быть такой. При поддержке  администраций в регионе формируется  объединение (союз) розничных магазинов  на любой организационно-правовой основе. Члены такого союза становятся на «абонентское» обслуживание в региональном распределительном центре, который  централизует закупочные функции. В  дальнейшем такая структура может  превратиться в единый хозяйствующий  субъект на основе акционерной формы  собственности.

Решающим условием для такого решения  является привлечение инвестиций в  строительство распределительного центра. По нашему мнению, роль администраций  регионов как раз и должна состоять в том, чтобы выступить с инициативой  по разработке концепции реформирования товароснабжения и привлечения  инвестиций в строительство распределительных  центров.

Исследование, проведенное автором, показало, что из действующих российских торговых предприятий наиболее близким  к идее создания открытого распределительного центра является торговый дом «Перекресток».

Торговый дом «Перекресток»  – первая российская компания, которой  удалось построить сеть супермаркетов  по классической европейской схеме  с централизованной системой управления, единым распределительным центром  и едиными стандартами работы.

Распределительный центр компании, где находится центральный офис и собственно склад площадью 10 тыс. кв. м, рассчитан на хранение товаров  всех ассортиментных групп и оборудован, соответственно, морозильными камерами и стеллажами, обеспечивающими хранение продуктов в различных температурных  режимах. Плановый суммарный объем  грузооборота центра предусматривает 800 тонн в день. Определить, насколько  экономически эффективен такой распределительный  центр, пока невозможно. Из мировой  практики известно, что, чтобы обеспечить экономическую эффективность, распределительный  центр площадью 10 тыс. кв. м должен обслуживать не менее 80 сетевых магазинов. У ТД «Перекресток» такой сети пока нет и в ближайшие два-три  года вряд ли будет. Следовательно, чтобы  возместить капитальные затраты, требуется  обслуживать и внешних покупателей. Но в этом случае ТД «Перекресток»  берет на себя не свойственные функции  оптового посредника, что потребует  определенных изменений в технологии работы компании: во-первых, создания в  структуре аппарата управления соответствующих  подразделений, во-вторых, действующий  распределительный центр должен превратиться в так называемый открытый распределительный центр, что требует  иного проектно-технологического решения  склада. Все это, безусловно, потребует  дополнительных затрат.

Важную роль играет автоматизация  логистических процессов. Проанализируем сходства и отличия российских и  западных автоматизированных систем розничной  торговли.

Чтобы подойти к вопросу о  сравнении западных и российских торговых систем, нужно понимать разницу  в целях, которые перед собой  ставят их разработчики. При этом различия систем начинаются настолько рано, что и выбор единого классификатора для обеих становится крайне затруднителен. Например, для отечественного торгового  предприятия очевидно, что автоматизации  подлежит учет и, может быть, некоторые  функции управления торговым процессом. В западном понимании круг задач  автоматизации является гораздо  более широким. Во-первых, он включает в себя множество систем: кадровые, системы наблюдения за покупателями и многие другие. При этом собственно учет занимает лишь небольшую часть  торговой системы, а финансовый учет практически отделен от управления торговлей.

При анализе западных торговых систем бросается в глаза, что  существуют целые пласты автоматизации, которые не связаны с учетом товаров  и не слишком популярны пока в  России. В качестве иллюстрации можно  привести пример, когда программное  обеспечение используется не для  учета товаров, а для учета  посетителей магазина. Для западных торговых систем задача определения  числа покупателей и посетителей  является очень актуальной. Очевидно, что количество покупателей соответствует  числу чеков. Для учета посетителей  используются другие способы. Например, современные системы безопасности (системы вход/выход) могут быть снабжены счетчиками и способны регистрировать число прошедших через них  человек. В некоторых российских магазинах для примерного анализа  траекторий покупателей в магазине используется даже информация телекамер  от системы видеонаблюдения. За рубежом  применяются более научные методы учета посетителей. Например, на выставке «Retail TECHNOLOGY–2000» (Дюссельдорф, Германия) была представлена система регистрации  передвижения посетителей в торговом зале путем замеров температурных  полей (изменение температуры отражает изменение концентрации посетителей  на различных участках торгового  зала). Реактивность такой системы  измерений достаточно удобна. Прямой результат измерений выглядит красиво, но не очень удобен для анализа. После  компьютерной обработки информации в специальной программе получаются два важных и наглядных показателя: усредненные траектории движения покупателей  в торговом зале, т.е. распределение  покупательских потоков, а также  среднее время совершения покупки  на различных участках зала.

Западные автоматизированные системы можно разделить на два  основных типа: комплексные и специализированные. К первым относятся системы, которые  дают комплексные решения. Западное ПО, в отличие от российского, специализировано, четко занимает свою нишу и однозначно соответствует маркетинговому или  рекламному представлению о нем.

Программное обеспечение  для автоматизации торговли делится  на фронт-офис, бэк-офис и логистическую  систему.

Фронт-офис представляет собой кассовую программу, т.е. программу для обслуживания POS-терминалов. В западном варианте она может работать на отдельном  сервере и обслуживать сразу  несколько десятков POS-терминалов.

Следующая составляющая программного обеспечения – бэк-офис – представляет собой собственно торговую систему, которая занимается поддерживанием ассортимента, заказами, управлением  ценами. Первое различие, которое бросается  в глаза, – высокая ориентированность  отечественных систем на финансовую систему, прежде всего, бухгалтерию (зависимость  от бухгалтерии в западных системах практически отсутствует).

Второе отличие западных программ – четкое разделение: либо система комплексная, либо специализированная, либо для оптовой, либо для розничной  торговли. Отечественные разработчики чаще всего совмещают в рамках одной системы разнообразные  виды торговли: продуктами питания  и одеждой, оптовую и розничную.

Заметно отличаются и системы заказов (одна из функций бэк-офисной программы). В западных системах они гораздо  более развернутые. Главное же отличие  – жесткие требования к графику  поставок, т.е. наличие. В наших системах – максимум, что бывает в системе, это плановый товарный запас, сформированный на основе анализа последних отчетов, а чаще – по наитию.

Различия в подходах к системам логистики и поставок (системы  для дистрибьюторского или распределительного центра) на западе и у нас в  стране также очень заметны. Западная логистическая система может  работать (как и у нас) и как  оптовая, и как розничная, распределяя  товар и в собственные магазины, и сторонним организациям. Различие в том, что на западе технология работы дистрибьюторского центра со своими магазинами и с другими оптовыми покупателями примерно одинакова. Тогда  как у нас надежды на это  пока нет, поскольку, если в своей  торговой сети навести какой-то порядок  и придти к правильной системе  заказов еще можно, то требовать  того же от сторонних организаций  нельзя. Кроме того, западная логистическая  система обычно экономит на пересчетах при отгрузке товара в собственные  магазины. Предполагается, что в  пределах организации (дистрибьюторский центр, фирменный транспорт, магазин) не может возникнуть каких-либо расхождений. Поэтому, в частности, лишняя коробка, переданная в магазин с центрального склада, засекается только при продаже  в кассе. В России же товар пересчитывают  сначала на складе, потом при передаче шоферу, потом от шофера – в магазин  и т.д. Характерно, что в западной торговле в случае несовпадения количества товара – представленному в документах (та же лишняя коробка) вручную оформляется  отдельный документ, который передается не на стандартную, а на специальную  обработку для принятия индивидуального  решения. У нас же нестандартные  случаи оформления документов составляют скорее правило, чем исключение. Основная причина заключается в частой смене поставщиков товара (особенно это касается поставщиков продуктов  питания). Еще более часто меняются условия поставок (график поставок, шкала цен в зависимости от количества товара, минимальные партии и т.д. – т.е. азбука западных логистических  систем, на основе которых и может  быть построен актуальный заказ). По этой причине, в частности, поддерживать актуальную информацию о поставщиках  в системе в российских условиях трудно или почти невозможно.

Как показали исследования автора, предлагаемые на российском рынке торговые системы  можно подразделить на централизованные системы управления с использованием единой базы данных и децентрализованные с распределенной базой данных.

В централизованной системе управления все операции с базой данных выполняются  на едином сервере, пользователи работают на терминалах, служащих для создания запросов к базе данных и отображения  результатов их выполнения. Терминалы  пользователей соединяются с  сервером с помощью локальной  сети или по выделенной телефонной линии. На терминале работа может  вестись только в режиме on-line, т. е. результаты, которые наблюдает пользователь в удаленном магазине, тождественны данным на терминале у пользователя в офисе. Системам с централизованным управлением требуются надежные коммуникации. В децентрализованных системах управления используют распределенные базы данных, которые физически находятся  на удаленных серверах в каждом магазине или складе. Периодически производится репликация данных – базы данных на сервере в офисе и в магазинах  обновляются. Такая процедура производится раз или два раза в день.

Для работы с распределительным  центром все вышесказанное означает, что в случае централизованной системы  управления заказ на получение товаров  может производиться как из магазина, так и из офиса. И в том и  в другом случае заказ будет получен  складом за несколько секунд, при  этом о реально располагаемом  количестве товара на складе в данный момент будет известно менеджеру  магазина или категорийному менеджеру  в офисе. Об отгрузке заказа в магазин  система сможет информировать пользователей  в режиме on-line.

В случае децентрализованной системы  информация о заказе будет передана складу после процедуры репликации баз данных.

Сегодня на российском рынке  представлено достаточно много решений, охватывающих практически все сферы  деятельности крупного торгового предприятия. Принимая решение о закупке и  внедрении автоматизированной системы, руководство торгового предприятия  встает перед нелегким выбором, поскольку  рынок программно-аппаратных решений  для подобных систем уже достаточно насыщен и компании – разработчики готовы представить не только собственно решение, но и привести достаточно убедительные практические примеры успешного  функционирования их продукции на конкретных объектах.

Среди поставщиков операционных систем, применяемых в магазинах, безусловным лидером пока остается Microsoft. Большинство существующих и  разрабатываемых пакетов программного обеспечения предназначено для  использования именно в среде Microsoft Windows. Вероятно, что в ближайшие  годы Microsoft сохранит за собой наибольшую долю этого рынка, хотя некоторые  торговые компании уже начинают ориентироваться  на Linux.

Современному предприятию  необходимо автоматизировать и интегрировать  уже не только внутренние, но и межкорпоративные бизнес-процессы, которые связывают  его с конкретным партнером или  с целым рядом поставщиков. Одним  из наиболее популярных и востребованных решений в этой области стали  корпоративные информационные порталы. Тенденция роста числа сотрудников, подключаемых к подобного рода системам в последнее время, позволяет IDC прогнозировать, что к 2008 г. их доля достигнет 75% (а  в сфере услуг составит почти 100%). За счет «корпоративного портала» можно преодолевать зависимость  сотрудников от местоположения –  свои задачи они теперь могут решать в любой точке земного шара, где есть доступ в Интернет. Таким  образом, по мере развития ИТ в торговле, компании – ритейлеры переходят  к использованию веб-доступа, беспроводных технологий, открытого аппаратного  и программного обеспечения.

2. АНАЛИЗ ЗАКУПОЧНОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТОРГОВОЙ ФИРМЫ

2.1 Планирование закупок  товаров в торговой фирме

НПЦ «Орион»  был создан в 1988 году. Целью создания центра было разработка и внедрение  сложных компьютерных систем и технологий в народном хозяйстве, а также  предоставление партнерам различных  видов коммерческих услуг.

Компания  стремительно развивается. В 1992 году «Орион»  становится региональным представителем Научно-Производственного Предприятия  «Гарант-Сервис». В 1993 получает статус Дилера фирмы American Power Conversion (APC), в 1994 году - статус регионального Дистрибьютора фирмы Star Micronics и авторизированного продавца фирмы Verbatim. В 1996 году фирма становится официальным партнером корпорации IBM. В 1997-1998 гг. – официальным партнером таких известных производителей, как Sony, Lexmark, Epson, CTX.

В 1998 г. предприятие  получает статус APC Golden Reseller (Золотой  Продавец фирмы APC) и статус «Золотого  Дилера Lexmark» (одного из пяти в СНГ). В 1999 г. занимает первое место по продажам в маркетинговой программе «Меч Самурая» представительства OKI Europe в  России среди региональных компаний. В 1999 г. компания также подтверждает статус «Золотой Дилер Lexmark».

На сегодняшний  день компания предлагает в розницу  широкий спектр компьютерной и оргтехники, разнообразных аксессуаров и  офисной мебели. Работая практически  с момента становления компьютерного  рынка в России, предприятие смогло завоевать доверие ведущих фирм-производителей компьютерной техники и периферии. И теперь компания «Орион» имеет  статус официального реселера APC, CTX, IBM, Epson, OKI, Lexmark, Belinea, Panasonic, Star Micronics, PRIMAX Electronic, Intel и других ведущих мировых лидеров. Некоторые марки предприятие  представляет в регионе уже более 8 лет.