Управление закупками в торговой фирме (на примере ООО «Орио»)

• оперативное планирование закупок;
• оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;
• платежный календарь расхода денежных средств.

Поддерживаются различные схемы  приема товаров от поставщиков, прием  на ответственное хранение, на реализацию. Предусмотрена возможность оформления «неотфактурованных поставок» –  товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад  и пустить в продажу до поступления  необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации  полученных от поставщика сопроводительных документов они автоматически «связываются»  с реальными продажами товаров.

В системе реализован детальный  оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой  и розничной торговле. Все складские  операции фиксируются с помощью  соответствующих документов – поступление  товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Система  позволяет вести учет товаров  в различных единицах измерения (упаковках), складской учет на множестве  складов (мест хранения).

Поддерживается раздельный учет собственных  товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное  хранение, а также учет возвратной тары.

Реализован партионный учет товаров, в том числе по серийным номерам, срокам годности и сертификатам, обеспечивается контроль правильности списания серийных номеров, товаров с определенными  сроками годности и сертификатами. Расчет себестоимости ведется по методам FIFO и LIFO. Поддерживается ведение  партионного учета в разрезе  складов, возможность задания произвольных характеристик партии (цвет, размер и т.д.).

Мощные средства статистического  контроля запасов позволяют оценить  «привлекательность» каждого товара по его доле в общем обороте  или прибыли компании (ABC-анализ), стабильность продаж (XYZ-анализ), коэффициент  оборачиваемости товара. Такой интегрированный  анализ служит основой эффективного управления запасами, позволяет определять обоснованные нормативы складских запасов, регулярность закупок товаров различных групп. В результате снижается риск затоваривания склада и появляется возможность высвободить значительные оборотные средства за счет сокращения или отказа от закупок неходовых товаров.

«1С: Предприятие. Управление торговлей» позволяет вести учет различных  видов накладных расходов – затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций  и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных  расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально  стоимости поступивших товаров, их весу или количеству.

Основным недостатком «1С: Предприятие. Управление торговлей» является то, что  эта система не предназначена  конкретно для специализированных торговых предприятий, в ней не учтена специфика их деятельности. Однако на основе этой системы, создано ряд автоматизированных систем специально предназначенных для торговых предприятий, занимающихся продажами компьютерной техники. С точки зрения автора наибольший интерес в этой области вызывают разработки фирмы «Астор ВЦ», которые будут рассмотрены ниже.

Чтобы автоматизированная система  розничной торговли была эффективна с логистической точки зрения, прежде всего в ней необходимо оптимизировать транспортные потоки в  распределительном центре (на складе) торгового предприятия.

Для решения задач контроля и  оптимизации товарных потоков на самом складе предназначены специализированные автономные решения или модули управления складом в системах класса ERP. Эти  решения часто именуются в  зарубежных источниках как Warehouse Management System.

Главные зоны склада – зона приемки, хранения и комиссионирования (подготовки к отправке) товаров. Зоны подразделяются на ячейки (или адреса), где товар  хранится или комплектуется для  отправки.

Понятие зоны – это необязательно физическое разбиение склада, а просто выделение  в рамках склада некоторых участков со специфическими характеристиками. В ряде случаев понятие зоны существует только в системе как некое  виртуальное объединение ячеек. Например, первый ярус стеллажа может  использоваться на многих складах для  хранения собранных заказов, второй ярус может быть зоной штучной  комплектации, один из стеллажей –  зоной карантина.

Система управляет грузами, имеющими уникальные номера, выдавая команды на перемещение  грузов в определенные зоны склада или выполнение других операций с  ними в соответствии с решаемыми  на складе задачами.

Работа  системы невозможна без технологий автоматической идентификации –  радиочастотной или штрихкодирования. Для сбора и передачи данных все  чаще стали применять LAN-системы  на основе локальной радиочастотной сети.

Функционируют эти системы следующим образом. Прибывший на склад товар поступает  в зону приемки, штрихкоды на паллетных  этикетках сканируются. Если в системе  уже имеется информация об этой паллете, которая могла быть передана поставщиком  по электронной почте или на дискете, паллета подается в зону хранения.

Предварительно  система автоматически, исходя из габаритных и массовых характеристик паллеты, находит свободное место на складе, где будет размещена паллета. Программа распределяет задания  по размещению грузов между работниками  склада. Эти задания распечатываются  или передаются в портативные  терминалы сбора данных. Они оптимизированы таким образом, чтобы работники  не мешали друг другу и их пути по возможности не пересекались. Рабочий  склада может попытаться «переубедить» систему и заставить ее согласиться, что товар может быть размещен по другому адресу. Если система «соглашается», новый физический адрес размещения груза будет заменен и в базе данных складской системы.

Другая  команда работников склада занимается подбором заказанного товара, который  направляется из распределительного центра. В их терминалы сбора данных система  также помещает набор заданий.

Задание выглядит как набор цифровых данных – обычно номер груза, который  необходимо отобрать, и номер ячейки, где данный груз расположен либо куда данный груз должен быть доставлен, а  также описание операции с данным грузом. Для подтверждения правильности выполнения операций работник сканирует  штрихкоды на грузах и ячейках, которые  используются для кодирования уникальных номеров грузов и ячеек. Следующая  операция выдается только после подтверждения  правильности выполнения предыдущей операции. Таким образом, система позволяет  контролировать любое перемещение  груза и управлять всеми работами на складе, который может обслуживать  команда из нескольких человек.

Отечественных разработок складских логистических  систем немного. Единственным коммерческим решением является система управления складом петербургской фирмы Solvo. Подобную систему разработали в  московской фирме «1С:Рарус» по управлению товарными потоками на складе регионального  центра компании Volkswagen.

Аналогичная система была внедрена также в  фирме «Национальный Торговый Альянс», которой принадлежит самый крупный  в Нижегородской области распределительный  центр, состоящий из нескольких складов  общей площадью более 35 000 квадратных метров.

Прежде чем приступить к реализации проекта, в тестовой лаборатории  «Пилота» была создана бизнес-модель склада, работающая с реальным товарным справочником, заказами на приемку  и отгрузку. В результате был выработан  ряд рекомендаций по оптимизации  работы распределительного центра. Склад был разделен на шесть зон, включая зоны приемки и отгрузки, три зоны хранения, учитывающие «уходимость» товаров, а также создана новая зона штучных товаров. На модели были отлажены процедуры контроля и отгрузки отобранных заказов, функциональные приемы для обеспечения размещения товаров на основе «уходимости» и другие. Были разработаны алгоритмы работы персонала склада и проанализирована возможность увеличения площади склада и увеличение объемов товаропотока и обрабатываемых заказов при условии сохранения или сокращения существующего штатного расписания.

Тщательный анализ работы предприятия  и предварительно проведенное тестирование модели бизнес-процессов позволили  разработать комплексную методику внедрения системы на предприятии  и успешно решить задачу реализации проекта без остановки работы склада, работающего в круглосуточном режиме.

В рамках проекта были установлены  точки радио доступа беспроводной локальной сети Symbol Spectrum 24, поставлены беспроводные радиотерминалы Symbol PDT 6848, для выполнения операций маркировки на склады «Альянса» были поставлены и установлены этикеточные принтеры Zebra 105SL и Z6M.

В процессе внедрения системы совместными  усилиями специалистов «Пилота» и «Альянса»  был разработан интерфейс Radio Beacon WMS с ERP-системой. По требованию заказчика  в дополнение к встроенным в Radio Beacon WMS функциям специалисты «Пилота» разработали  и инсталлировали расширенный пакет  пользовательских отчетов. Были разработаны  оптимизированная процедура загрузки данных из ERP-системы, технология размещения (резервирования) товаров для отбираемых заказов, новая процедура контроля и отгрузки заказов.

Запуск системы проходил без  остановки текущей работы склада, что явилось достаточно сложным  организационным процессом. Параллельно  производились тесты и адаптация системы к условиям работы заказчика. При таких условиях запуск системы был осуществлен в течение 1,5 месяцев.

В ходе внедрения системы площадь  распределительного центра была увеличена  на 25%, а объем выполняемых операций увеличился на 20%. При этом увеличение интенсивности работы склада не вызвало  необходимости увеличить количество персонала. Напротив, число сотрудников, обслуживающих распределительный  центр, сократилось на 20 %, а производительность отборщиков в среднем выросла  в 2 раза. В целом производительность склада выросла в 2 раза.

Если до внедрения системы количество отборов, которые склад был в  состоянии осуществить, не превышали 9000 отборов в сутки, то в настоящее  время этот показатель составил 14 000 и в дальнейшем, как утверждают специалисты «Альянса», будет только расти. Удалось сократить число  сотрудников, обслуживающих процесс  сбора заказов. Теперь количество сборщиков, работающих на складе площадью 7 000 квадратных метров, составляет от 12 до 24 человек, в  зависимости от времени суток. Увеличилась  и точность выполнения заказов. Склад  перешел на полностью «безбумажную»  технологию работы. Внедрение системы Radio Beacon WMS дало возможность собирать заказы, требующие срочного выполнения, одним или несколькими наборщиками  создавая так называемую «волну»  для отбора.

Система пополнения зоны отбора, основанная на алгоритме, предложенном специалистами  компании «Пилот», позволила резко  уменьшить ошибки при выполнении заданий по отбору, а также существенно  повысить коэффициент использования  складских мест.

Важным достижением руководство  распределительного центра считает  уменьшение срока обучения отборщиков – с одного месяца до 3-5 дней. Отпала необходимость иметь отдельный  штат специальных сотрудников, знающих, где какой товар искать. Теперь управляющая система показывает расположение ячейки хранения и управляет  процессом отбора.

Обеспечение полной прозрачности склада (операций, остатков, работы персонала) позволили так же резко повысить эффективность работы аналитических  инструментов ERP-системы.

Автор работы считает, что главный недостаток здесь то, что основными понятиями, которыми оперируют подобные системы, являются грузы и адресное хранение, связанное с выделением на складе функциональных зон. При этом данные системы не работают с финансовыми  документами, и не оперируют стоимостными показателями. Этот пробел восполнен  в автоматизированной системе «АСТОР: Торговая сеть», разработанной фирмой «АСТОР ВЦ» на технологической платформе  «1С: Предприятия». В данной информационной системе возможно:

• Управление товарной номенклатурой магазинов.
• Оптимизация складских запасов.
• Эффективное использование системы заказов товара.
• Анализ эффективности дисконтной системы.
• Ведение бухгалтерского и налогового учета.

«АСТОР: Торговая сеть», разработанная  специально для компьютерной фирмы «Магнум», в полной мере решает задачи клиента, в том числе:

• Автоматизированы наиболее характерные бизнес-процессы магазинов: приход, расход, перемещение товаров со склада в магазин, проведение инвентаризации, списание товара, переоценка товара, оформление скидок, возврат и обмен товара, кассовые операции, реализовано ведение бухгалтерского и налогового учета;
• Сформирована единая база товаров сети предприятий «Магнум» (15 000 активных товарных позиций), позволяющая получать информацию о каждом товаре и его местонахождении;
• Налажен оперативный обмен данными между магазинами, офисом и складом, обновления в базе происходят ежедневно, что позволяет оценивать спрос, остатки, необходимость формирования заказа поставщикам;
• Для оптимизации управления ассортиментом в системе реализована работа с товаром по различным параметрам, как общим, таким как цена, разновидность, страна-производитель, уровень спроса, прибыльность, так и специальным: сезонность спроса, срок заказа (получения товара от поставщика), минимальный остаток. Такой подход позволяет оценить эффективность продаж и сделать упор в управлении ассортиментом на те позиции, которые пользуются спросом и приносят наибольший доход предприятию;
• Автоматизировано формирование заказа поставщикам. При формировании заказа система учитывает множество параметров: минимальный остаток, результаты продаж предыдущего периода, исключение праздничных и выходных дней, а также дней «нулевого остатка товара», учитывает уже заказанные товары. Заказ формируется по одному или нескольким поставщикам с возможностью выбора лучшего по нескольким критериям оценки;
• В каждом из магазинов «Магнум» установлено по 6 кассовых терминалов Siemens Nixdorf Beetle MF с использованием термопринтеров печати чеков AXIOHM 794 и многоплоскостных сканеров SYMBOL LS5700. Также в работе применяются терминалы сбора данных WORKABOUT MX. В настоящий момент в системе работают более 20 пользователей: руководители, маркетологи, товароведы.