Управление запасами

Управлять товарным запасом  – это  значит всегда быть в состоянии  удовлетворить требования клиентов, потребителей, потребителей хранящихся товаров. Если управление товарными запасами осуществляется в соответствии с этим требованием, то такое управление следует считать рациональным, хотя такое утверждение нуждается в корректировке на размер запаса.

Категории товаров в  запасе:

• товары текущего потребления; спрос на них относительно регулярен и постоянен, даже если спрос носит сезонный характер;
• страховые запасы товаров; предназначены для удовлетворения потребности в различных экстремальных ситуациях; такие запасы наилучшим образом обеспечивают непрерывность процесса потребления;
• транзитные товары; поставляются в целях выполнения единовременных заранее спланированных работ;
• технически устаревшие или вышедшие из моды товары;
• отходы, остающиеся после производства, потребления или разрушения.

Для управления запасами необходимо в первую очередь определить размер вероятной потребности в каждом товаре здесь следует учитывать постоянно совершенствующееся производство, растущие требования потребителей к ассортименту и качеству товарной продукции, а также социальное расслоение потенциальных потребителей. Вероятная потребность, кроме того, определяется на основании соответствующих статистических данных, точность и достоверность которых не всегда удовлетворительна. И если установлена вероятная потребность, тогда управление запасами строится на основе сравнений издержек на содержание товарного запаса и потерь при остановке производства.

Нередко годовая сумма  закупок предприятием достигает 50% его торгового оборота. Сокращение объема заказов только на 2% за счет разумного управления запасами обеспечит  экономию, равную 1% торгового оборота. Эта сумма такой же величины, как и распределенная прибыль, которая благодаря экономии теоретически может быть удвоена. Суммы, вложенные в товарные запасы, иногда достигают и 100%. Если на предприятии эта величина достигает 30%, то снижение уровня товарных запасов, связанное с их рациональным управлением, высвобождает денежные средства, составляющие 10% торгового оборота, и ведет к уменьшению финансовых расходов на 1% торгового оборота. Другими словами, экономия, которую можно извлечь при правильном товароснабжении, поддается оценке. В свою очередь, избыточные товарные запасы могут привести к банкротству предприятия [15, c. 12].

Персонал, обслуживающий  товароснабжение, составляет около 2% всего  штата трудящихся. Прибавочная стоимость на предприятии создается 98% занятых; диспропорция основательная. Возьмем предприятие, закупки которого составляют 5млн. руб. в год. Использование одного высококвалифицированного специалиста в области товароснабжения может обеспечить экономию около 2% этой величины (100000 руб.) за счет лучшего знания рынка, более тщательной проверки документов, улучшения управления товарными запасами. Конечная чистая экономия будет составлять 0,5% торгового оборота. Следует помнить, что расходы, связанные с улучшением товароснабжения, будут оправданы.      

Основное предназначение товарного запаса – предотвращение дефицита. Товарный запас позволяет обеспечить регулярное потребление товара, даже если его производство нерегулярно. Так обстоит дело со многими продуктами сельского хозяйства и некоторыми продуктами горного производства. Товарный запас в данном случае выступает и в качестве регулятора цен.

Наличие товарного запаса оправдывается законным беспокойством  о предотвращении непредвиденных случаев потребления, даже если оно остается более или менее регулярным. Запас служит также для того, чтобы нейтрализовать перебои в поставках. И, наконец, наличие товарного запаса препятствует созданию неблагоприятного положения, вызванного необходимостью делать частые закупки, что сопровождается удорожанием стоимости единицы товара.

Между ритмом потребления  и ритмом поставок существует определенное различие. Товарный запас является своеобразным регулятором между поставками и потреблением, которые реализуются в разных режимах. Здесь следует отметить, что всякий товарный запас, накопленный сверх того количества, какое необходимо для выполнения роли регулятора, явно бесполезен и, более того, является источником чистых потерь.

Формирование и хранение товарных запасов сопровождается расходами двух типов: расходы на оформление заказа, связанные с образованием и обновлением товарного запаса и увеличивающие оптовую цену товаров, и расходы на содержание товарного запаса, увеличивающие цену товаров при реализации со склада. Кроме того, следует прибавить еще издержки, возникающие при дефиците товарного запаса. Налаженное рациональное управление товарными запасами сокращает общую сумму расходов всех трех категорий: расходов на оформление заказа, расходов на содержание товарных запасов и потерь, связанных дефицитом товарного запаса.

Расходы на оформление заказа включают все расходы, связанные  с осуществлением закупок:

– заработную плату с отчислениями на социальное страхование работников служб товароснабжения, ответственных за изучение рынка, переговоры, оформление документов, контроль за соблюдением сроков поставок ресурсов, контроль количества и качества поставляемых товаров, проверка и выписка счетов;

– заработную плату с отчислениями на социальное страхование служащих бухгалтерий, ответственных за регистрацию и оплату счетов;

– дополнительные расходы на работу этих служб (оплата аренды помещений, отопления, освещения, оборудования кабинетов, почтовые издержки и т. д.);

– расходы на командировки служащих.

Обычно в зависимости  от предприятия размер этих расходов может достигать 1-2% общей суммы сданных заказов. Если эти расходы сравнить с суммой заказа товаров, то издержки обычно колеблются от 500 и до 5000 руб. Таким образом, средние значения будут только приблизительно характеризовать реальные издержки, например, расходы по оформлению заказа подсчитываются по-разному и зависят от того, будут ли заказываться карандаши или автомобили.

Расходы на содержание товарного  запаса включают финансовые расходы  и издержки складирования. Финансовые расходы зависят от сумм, вложенных в товарные запасы; это – проценты по различным займам на финансирование закупок (обычно нормы процентов составляют 10-20%).

Издержки складирования  образуются из следующих главных  элементов:

расходов на функционирование склада – заработной платы с отчислениями, затрат на освещение, отопление, погрузочно-разгрузочные работы, содержание помещений, оборудования и механизмов;

амортизации или аренды помещений;

амортизации оборудования и механизмов склада;

потерь от порчи, испарения, разрушения грызунами, потерь при хищениях;

стоимости транспортировки  между складами;

издержек, связанных с  моральным износом, которые у  некоторых товаров могут быть очень высокими (это модные товары, или товары, производящиеся на основе быстро изменяющейся технологии). 

В зависимости от предприятия  расходы складирования достигают  от 3 и до 20% стоимости товарных запасов. В целом расходы на содержание товарного запаса варьируются от 15 до 35 % этой величины. Следует отметить, что эти расходы исчисляются от средней стоимости товарных запасов. Следовательно, необходимо точно вычислять средний объем товарного запаса по количеству и по стоимости. Если хранятся материальные ресурсы с разными единицами измерения (т, кг, штуки, метры), то подсчитать средний объем товарного запаса по количеству невозможно. Но подсчитать средний объем по стоимости необходимо [40, c. 106].

Средний товарный запас: уровень товарного запаса изменяется прерывисто в соответствии с ритмом поставки и отпуска товаров со склада. Так как поставки и отпуск товаров осуществляются в разное время, то и остаток товара меняет свое значение в зависимости от дат поставок и отпуска. В бухгалтерии можно получить сведения об остатках товара только на конец месяца. По этим данным вычисляется средняя хронологическая остатков товара (или товарных ресурсов) по стоимости. Так, к примеру, если на складе имелись товары на конец месяца  (тыс. руб.): 01.01 – 560, 01.02. – 780, 01.03 – 630, 01.04 – 450, 01.05 – 380, 01.06 – 520, 01.07 – 750, тогда их средняя хронологическая будет равна: (560х0,5 + 780 + 630 + 450 + 380 + 520 + 750х0,5)/(7 - 1) = 569,2 тыс. руб.

Средняя хронологическая  стоимости товарного ресурса  не отражает тех колебаний остатков, какие естественно возникают в моменты выдачи товара или его приемки. Таких операций в течение месяца (операций по приходу и расходу) может быть несколько или вообще не быть, поэтому средняя хронологическая величина не очень точно характеризует движение ресурса на складе. Наиболее точное значение остатков ресурса может быть получено по карточке складского учета материалов.

Рассмотрим пример. По данным складского учета на складе фиксировались следующие остатки (штук): 01.01 – 42,4, 01.18 – 23,6 01.30 – 64,8, 02.20 – 125,8, 02.27 – 96,4, 10.03 – 41,5. По этим данным видно, что в течение января – марта имелся переходящий остаток (42,4 т), выполнено две поставки (01.30 – 41,2 и 02.20 – 61 т) и осуществлено три операции по выдаче единиц готовой продукции в производство или на реализацию. В данном случае выполнить подсчет среднего значения остатка по средней хронологической нельзя, так как между операциями прихода и расхода разные временные интервалы. Среднее значение остатка в данном случае может быть определено по средней хронологической с учетом временных интервалов по формуле:

O_xpc = 0.5(O_n + O_nn)х(T_n - T_nn)/(T_n – T1),                             (2.1.)

где O_xpc – средняя хронологическая величина для разных временных интервалов;

O_n – начальное значение остатка;

O_nn – последующее значение остатка;

T_n и T_nn – даты начального и последующего значений остатков;

(T_n – T1) – временной интервал между первой и последней датами регистрацией остатков.

По данным, приведенным  в предыдущем абзаце, соответствующее  среднее хронологическое значение остатков будет равно:

  O_xpc = 0.5((42,4 + 23,6)х17 + (23,6 + 64,8)х12 + (64,8 + 125,8)х21 + (125,8 + 96,4)х7 + (96,4 + 41,5)х11)/68 = 68,1 т.

Если среднее значение остатков определить по первому и последнему их значениям, что иногда практикуется, тогда получается величина (41,2 + 41,5)/2 = 42т; такой результат принципиально отличается от средней хронологической и не может быть принят во внимание в бухгалтерском анализе и управлении запасами.

Некоторые задачи логистики  запасов нуждаются в определении  среднего значения фактического расхода. Если ежемесячный расход товаров, зарегистрированный в прошлом, не обнаруживает тенденции к повышению или понижению, то в качестве среднего значения можно брать среднемесячной значение фактического расхода. При этом из расчета следует устранять максимумы потребления, а также минимальное или нулевое потребление.

Одна из проблем, решаемых на основе среднего товарного запаса, - это определение оборачиваемости товаров, которое вычисляется как частное от деления годового потребления на средний товарный запас. Это отношение верно не только для определенного товара, но и для совокупности товаров или для всего товарного запаса. В этом случае годовое потребление и средние товарные запасы выражаются в стоимостных единицах. Рассмотрим пример.

Таблица 2.1 – Динамика годового потребления группы товаров

 

Товар	Годовое потребление, т	Средний запас, т	Оптовая цена, руб.	Оборачиваемость
А	1200	100	40	12,0
Б	1500	200	30	7,5
В	4000	800	2	5
Г	100	40	50	2,5
Д	2000	200	10	10,0
Е	2500	500	20	5,0

   

Оборачиваемость всего  товарного запаса по данным таблицы составит:

(1200х40+1500х30+4000х2+100х50+2000х10+2500х20)

       (100х40+200х30+800х2+40х50+20010+500х20)         =6,87

 

Т. е. 1 рубль оборотных  средств обеспечил в среднем  товарооборот в размере 6,87 руб. (6,87 раза принимал то товарную, то денежные формы и при этом 6,87 раза он увеличивал (принимал участие) прибыль).

Группировка товарного  ассортимента по методу АВС: Особенности реализации товарных запасов, особенности, которые должны быть учтены определенным образом при обосновании уровня их запасов, формулируются следующим образом:

• основа определения уровня товарных запасов – их оборачиваемость и,  следовательно, разные товары, хранящиеся на складе, могут иметь существенно разный уровень запасов во времени (материальные ресурсы, предназначенный для производственного потребления, должны иметь запасы с одинаковыми или близкими временными отрезками);
• материальные ресурсы разных товарных групп могут иметь разный показатель рентабельности (отношение прибыли, полученной в процессе реализации конкретной товарной группы, к их стоимости) и это обстоятельство должно быть учтено при формировании запасов товарных ресурсов;
• если при обосновании уровня производственных запасов в качестве необходимого аргумента рассматривалось среднесуточное потребление ресурса, то при нормировании товарных запасов должен рассматриваться соответствующий аналог – скорость реализации товарного ресурса.

В первом приближении  по скорости реализации и рентабельности товара может быть определен размер заказа. Так, если время реализации заказа по ресурсам товарных групп А и В (пример рассмотрен выше) 15 дней, возможная задержка реализации (страховая компонента) 5 дней и рентабельность по товарной группе А – 25% и группе В – 20%, тогда размер заказа товаров группы А составит (15+5)х5479х1,25 = 137 тыс. руб. и по группе В (15+5)х3288х1,2 = 79 тыс. руб.

Статистическим анализом скорости реализации товарных ресурсов установлено, что около 10% определенных товаров, хранящихся на складе и имеющих высокую рентабельность, составляют почти 75% общей годовой реализации (товары группы А). Почти треть общего числа хранящихся на складе товаров составляют 95% годовой реализации (товары группы В) и, соответственно,  65% товарных запасов обеспечивают только 5% общей суммы реализации (товары группы С). Такой тип группировки товаров по скорости реализации (или оборачиваемости средств в запасах) напоминает принцип «распределения Парето» [47, c. 82], и в логистике называется «группировка товарного ассортимента склада по методу АВС» [21, 23, 24].