Функциональные структуры логистической информационной системы на различных уровнях управления

Таблица 1 Основные подсистемы организационной структуры ЛИС

Функциональная структура  ЛИС в зарубежной литературе традиционно  представляется в виде пирамиды, разделенной  на уровни управления в соответствии с реализуемыми функциями (от низшего  к высшему):

1. Технический - определяет взаимоотношения (трансакции) между функциональными подразделениями фирмы, ее партнерами и потребителями в плане: приема и обработки заказов, закупок и учета запасов, комплектования и экспедирования грузов, оформления товарно-транспортных документов, расчетов с партнерами и персоналом организации.
2. Тактический - предусматривает анализ маркетинговой, экономической и финансовой информации, разработку соответствующих прогнозов и принятие оптимальных управленческих решений.
3. Стратегический - определяет логистическую стратегию и политику ее достижения.

Организационная и функциональная структура ЛИС осуществляют поддержку  всех функций логистического менеджмента:  планирования, регулирования, координации, контроля, учета и анализа. Поэтому  высокое качество логистической  информационной системы позволяет  эффективно решать многие проблемы управления заказами, запасами, транспортировкой, складированием материальных ресурсов и распределением готовой продукции.

Для эффективного управления логистической системой необходимо в любой момент времени иметь  полную информацию о материальном потоке. Эта задача может быть успешно  решена при условии использования  специальной технологии автоматической идентификации продукции, тары, упаковки, грузовой единицы (контейнера, пакета) путем сканирования их штриховых  кодов. Машино-читаемый штриховой код - это определенная комбинация темных и светлых полос (штрихов или  пробелов), с помощью которых кодируется, считывается и расшифровывается информация о товаре, его производителе, перевозчике, грузоотправителе и грузополучателе. В России утвердилась Европейская  система кодирования - EAN-13. Это тринадцатизначный  цифровой код,  размещенный на упаковке  товара. Первые три цифры ("флаг") указывают на страну происхождения товара, следующие четыре цифры - это индекс производственного предприятия, присваиваемый ассоциацией UNICKAN, еще пять цифр - код товара,  в зависимости от его типа, размера, цвета и оформления. Последняя 13 цифра - контрольная, обеспечивающая надежность штрихового кода и всей логистической информационной системы. Штриховой код получил широкое распространение в промышленности и торговле. Он упрощает процессы производства и контроля запасов, сортировки, упаковки. Применяется для маркировки комплектующих, полуфабрикатов, готовых изделий, а также товарно-транспортных документов.

Сканирование штриховых  кодов не только позволяет получить оперативную информацию о логистической  операции в момент и в месте  ее совершения (на складе, транспорте, в магазине), но и ввести ее с помощью  сканирующего устройства в логистическую  информационную систему для последующей  обработки. Полученные данные  используются в  технологии DPP (Direct Product Profitability) - "прямая прибыльность продукта", которая  отслеживает, элементы добавленной стоимости каждого логистического посредника и определяет чистую прибыль производителя. Сканирование штриховых кодов обеспечивает также автоматизированный учет наличия и движения материальных ресурсов и готовой продукции на складе организации, электронную обработку товарно-транспортных и финансовых документов, а также позволяет снизить общие издержки ЛС и повысить эффективность контроля качества продукции и логистического сервиса.

3 Сущность, структура и функции информационной логистической системы

Логистическая информационная система выполняет ряд специфических  функций:

1. планирование
2. координирование
3. обслуживание
4. управление

В основании функциональной пирамиды логистической информационной системы лежит система операций между звеньями логистической системы, определяющая взаимоотношения между  функциональными подразделениями  фирмы (в плане реализации логистических  функций), логистическими посредниками и потребителями продукции фирмы. На уровне анализа логистические  региональные или административные менеджеры фирмы в основном используют информацию в тактических целях  для маркетинга, прогнозирования  финансовых и операционных производственных показателей. Наконец, на верхнем стратегическом уровне логистика определяет стратегию  менеджмента и связана со стратегическим корпоративным планированием и  миссией фирмы.

Характеристики системных  уровней функциональной структуры  логистической информационной системы  связаны с достижением определенных стратегических и тактических целей  фирмы и конкурентных преимуществ.

Организационная структура  логистической информационной системы  может быть укрупненно сформирована из четырех подсистем: управления процедурами  заказов, научных исследований и  связи, поддержки логистических  решений и генерирования выходных форм и отчетов. Эти взаимосвязанные  подсистемы осуществляют информационно-компьютерную поддержку всех функций логистического менеджмента и связь с микро- и макрологистической внешней средой.

В организационной структуре  логистической информационной системы  в качестве одной из основных подсистем  выделена подсистема управления процедурами  заказов, что обусловлено непосредственным контактом этой подсистемы с потребителями  в процессах обработки и выполнения заказов. Большое значение здесь  имеет использование концепции "электронного обмена данными" и основанных на ней стандартов.

Подсистема научных исследований и связи отражает влияние внешней  и внутренней среды фирмы на процесс  логистического менеджмента и осуществляет взаимодействие между звеньями логистической  системы и функциями управления за счет:

• интеграции логистического планирования с корпоративным планированием;
• взаимодействия логистического менеджмента с другими корпоративными функциями;
• стратегических установок для организационной структуры логистической системы и персонала;
• интеграции информационных технологий;
• подготовки или покупки технологических решений и использования посредников;
• адаптации к условиям фирмы форм логистических цепей, каналов и сетей, а также функций управления;
• акцентирования на производительности и качестве услуг в логистике.

Рассматриваемая подсистема играет важную роль в отражении изменений  и требований как внешней, так  и внутренней среды фирмы. Логистический  менеджер может использовать эту подсистему для сканирования микро- и макросреды фирмы четырьмя способами:

1. косвенным рассмотрением на основе общего анализа получаемой информации, когда нет определенной заданной цели;
2. прямым рассмотрением, когда информация о внешней и внутренней среде фирмы активно анализируется с заранее сформулированной целью;
3. неформальным исследованием относительно ограниченных и неструктурированных данных;
4. формальным исследованием с использованием заранее составленного плана, процедур и методов обработки и анализа получаемой информации.

Для оптимизации результатов  оценивания влияния внешней и  внутренней среды фирмы на поведение  логистической системы логистический  менеджер должен использовать ключевые информационные источники подсистемы в процессе мониторинга. Здесь необходимо учитывать два аспекта. Во-первых, использование информации персоналом фирмы для оценки эффективности  своих логистических решений. Например, бухгалтерская информация или сведения о ценах на готовую продукцию  конкурентов могут дать исчерпывающий  ответ об эффективности менеджмента; информация о размерах грузовых отправок может быть использована транспортными  подразделениями фирмы и т. д. Во-вторых, логистические партнеры фирмы, такие, как поставщики материальных ресурсов, торговые посредники, перевозчики  и потребители готовой продукции  также могут использовать информацию подсистемы для улучшения координации  и снижения собственных затрат. Важное место в рассматриваемой подсистеме принадлежит прогнозированию, в  частности, таким его аспектам, как  сбор исходной информации, оценка точности, достоверности, использование наиболее эффективных методов прогнозирования.

Третьим компонентом логистической  информационной системы является подсистема поддержки логистических решений, которая представляет собой интерактивную  компьютерную информационную систему, включающую базы данных и аналитические  модели, реализующие, как правило, оптимизационные  задачи, возникающие в процессе логистического менеджмента. Подсистема формирует, обновляет  и поддерживает различно структурированные, централизованные и распределенные базы данных для четырех основных типов файлов:

• базисных файлов, содержащих внешнюю и внутреннюю информацию, необходимую для принятия логистических решений;
• критических факторов,определяющих главные действия, цели и ограничения при принятии решений;
• политики/параметров, содержащих основные логистические операционные процедуры для ключевых областей;
• файлов решений, хранящих информацию о предыдущих (периодических) решениях для различных логистических функций.

В данной подсистеме используется большое число экономико-математических моделей и методов (в частности, прогнозирования для поддержки  решений, принимаемых логистическим  менеджментом). Все эти модели и  методы можно разделить на классы: оптимизационные, эвристические и  имитационные. Оптимизационные модели принятия решений основаны на методах  операционного исчисления: программирования (линейного, нелинейного, динамического, стохастического, целочисленного), математической статистики (корреляционно-регрессионный  анализ, теория случайных процессов, теория идентификации, теория статистических моделей принятия решений и т. п.), вариационного исчисления, оптимального управления, теории массового обслуживания, графов, расписаний и т. д. В частности, для различных логистических функций можно указать следующие задачи:

• оптимальная диспетчеризация в производстве, транспортировке, грузопереработке;
• оптимальное размещение объектов в производстве, распределении, складировании;
• построение оптимальных логистических цепей, каналов, сетей;
• построение оптимальной организационной структуры логистической системы;
• оптимальная маршрутизация;
• определение оптимальной длительности составляющих логистических циклов;
• оптимизация процедур сбора, обработки и выполнения заказов;
• оптимизация параметров систем управления запасами;
• оптимальный выбор перевозчика, экспедитора, поставщика и т. д.

В рассматриваемой подсистеме широко применяются интерактивные (диалоговые) процедуры информационной поддержки принятия решений логистическим  менеджментом.

Четвертый элемент организационной  структуры логистической информационной системы - подсистема генерирования  выходных форм и отчетов".

Система информационного  обеспечения в логистике для  выполнения вышеперечисленных функций  должна быть соответствующим образом  организована. Специфика данной системы  состоит в том, что в процессе своей деятельности она должна иметь  возможность оказывать воздействие  на все функциональные подсистемы логистической  организации. Исходя из этого возможны три способа ее организации: централизованный, децентрализованный и специализированный.

При централизованном способе  организации деятельность по информационному  обеспечению сосредоточена в  одном управлении (подразделении) и  подчиняется непосредственно высшему  руководству организации через  вице-президента (заместителя директора) по информационным системам (технологиям). Преимуществом такого способа организации  является обеспечение высокой эффективности  работ по внедрению новых информационных систем и технологий. К недостаткам  можно отнести высокие затраты  на содержание аппарата управления.

При децентрализованном способе  организации подсистемы информационного  обеспечения специалисты разных функциональных подразделений выполняют  функции управления информационными  потоками в своей предметной области. Преимуществом такого способа организации  является высокий уровень знаний предметной области менеджера по информационным системам, недостатком - дублирование однотипных задач и  функций в разных подразделениях организации.

При специализированном способе  в организации отсутствуют подразделения  по информационным системам (технологиям). При необходимости разработки и  внедрения новой информационной системы данные организации обращаются в специализированные фирмы и  выполняют работы на договорной основе (аутсорсинг).

Это характерно для малых  организаций, которые не могут иметь  своих специалистов в области  информационных технологий, занятых  полный рабочий день, и прибегают  к услугам консультантов. Преимуществом  данного способа организации  системы информационного обеспечения  является высокий уровень научных  и методических разработок, недостатком - сложность учета специфических  особенностей объекта.

Выбор того или иного способа  организации системы информационного  обеспечения зависит от многих факторов, прежде всего от размеров организации, существующих в ней бизнес-процессов, наличия свободных денежных средств. Отметим: система информационного  обеспечения в настоящее время  достигла такого уровня специализации, что требует внимания к своей  организации - это понимают современные  руководители. Поэтому любая малая  организация имеет в своем  составе информационные службы. Информационная система, необходимая для адекватного  выполнения функций логистики, должна отвечать следующим требованиям: