Выставочно-ярмарочная деятельность

Содержание

Введение

1.Концепция развития ВЯД

2.Система организованного  рынка выставочных услуг

3.Организация и проведение  выставки. Бюджет выставки

Заключение

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Выставочно-ярмарочная деятельность — одно из средств коммуникационного воздействия Во все времена человечество привлекали гпирокие коммуникативные возможности выставок и ярмарок. Они обеспечивали контакты массам людей, помогали встретиться предпринимателям и производителям, сводили между собой деловых людей, художников, ученых и политиков; «наводили мосты» между организациями, регионами, правительствами и континентами. 
Несмотря на экономические и политические неурядицы в стране, отсутствие помощи и внимания государства, выставочная отрасль в России в 1990-х годах прошла тот путь, на который другим странам потребовались многие десятилетия. О выделении выставочной сферы в самостоятельную отрасль свидетельствуют данные об оборотах. 
В настоящее время специализированным обслуживанием выставок в России занимается более 500 структур с общим числом работников около 20 тыс. человек. С учетом вторичной занятости отрасль обеспечивает работой 150 тыс. человек. В масштабах России годовой оборот отрасли — 200—300 млн долл. Он формирует примерно 0,8—1% ВВП страны. По прогнозам экспертов, совокупный оборот отрасли к 2010 г. составит до 4,2 млрд долл., а вклад в ВВП РФ достигнет 3%. 
Большую роль в формировании положительного восприятия организации, ее товаров или услуг играет выставочно-ярмарочная деятельность (ВЯД). Именно она позволяет использовать все возможные способы для проникновения в новые сегменты рынка, создает наиболее благоприятные условия для развития бизнеса. 
Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств коммуникационного воздействия, так как предоставляют очень широкие возможности для PR в области демонстрации рекламируемых услуг, установления прямых деловых контактов с непосредственными покупателями, а также с предприятиями оптовой и розничной торговли. 
Особенно эффективны PR выставочного бизнеса в организации сопутствующих рекламных мероприятий рекламных кампаний в прессе, проведений презентаций, пресс-конференций, «круглых столов». Высокая эффективность PR-коммуникации подтверждается тем, что ежегодно в мире проводят порядка 4000 крупных выставочных мероприятий, требующих значительных затрат. Выставки и ярмарки служат мощным средством популяризации новых товаров (услуг) и повышения престижа фирм. 
Выставки оказывают прямое воздействие на науку, технику и производство, развитие производительных сил на планете, являясь стимулятором и интенсификатором научной и технической мысли. Выставки — одновременно и своеобразная лаборатория по проверке новинок на актуальность, приемлемость новых инженерных идей и решений общественным потребностям и спросу рынка. 
Но между экспозициями и общественным производством существует и обратная связь. Достигнутый в мире научный и технический уровень оказывают влияние на идеологию и организацию самих выставок. Именно поэтому выставки не раз становились заказчиками уникальных инженерно-технических решений. Так, к маю 1851 г. как воплощение идеи Дж. Пакстона в рекордные сроки (за 6 месяцев) был возведен выставочный павильон «Хрустальный дворец», построенный специально для проведения первой Всемирной выставки в Лондоне. Это сооружение стало родоначальником принципиально новой архитектуры «стали и стекла». Позже всемирные выставки были заказчиками таких знаменитых конструкций, как «Эйфелева башня» и «Дворец машин» в Париже (1889), «Движущиеся тротуары» и «Чертово колесо» в Чикаго (США, 1893), «Автодорога с металлическим покрытием» в Сент-Луисе (США, 1904). 
В послевоенное время на всемирных выставках были возведены уникальные сооружения: «Монорельсовая дорога» и «Атомиум» в Брюсселе (Бельгия, 1958), подвесная рельсовая дорога в Нью-Йорке (США, 1964); созданы первое проекционное устройство со 112 экранами «Диаполиэкран» (ЧССР) и знаменитый «Советский павильон» в Монреале (Канада, 1967), ныне красующийся в Москве на ВВЦ; плавающий город-платформа «Акваполис» с автономным обеспечением на 2400 жителей (Осака, Япония, 1970) и целый ряд других³². Кроме того, хорошо известны косвенные результаты выставок, которые по инициативе Лондонской школы бизнеса теперь называют «мультипликационным эффектом». К ним относят увеличение оборота в городской торговле, сети общественного питания, гостиничном и транспортном хозяйстве, учреждениях культуры и досуга за счет наплыва в город посетителей выставок и деловых туристов в период их проведения. 
Чем крупнее выставки и чем больше их проводится в городе, тем больше платежи и налоговые отчисления устроителей выставок в городской бюджет. А чем больше поступления денег в казну города, тем богаче и благоустроеннее становится и сам город. Этим и объясняется, почему крупнейшие выставочные центры мира (Ганновер, Дюссельдорф, Лас-Вегас, Лос-Анджелес, Милан, Москва и др.) являются экономически самыми благополучными городами в своих странах. 
Влияние выставок на общественное сознание еще достаточно не изучено. Но совершенно очевидно, что они, как зеркало, отражают достигнутый общественным производством уровень культуры, гармонии в обществе, темпы его развития в результате наглядности информации о новейших достижениях в различных сферах человеческой деятельности; благоприятных условий на выставках для сравнения и отбора учеными и специалистами лучших идей, ускоряющих решение глобальных проблем. Организация деятельности выставок подлежит государственному регулированию. На заседании Правительства РФ от 29 марта 2001 г. был принят проект концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Концепция развития ВЯД

Проект нацелен на поддержку  выставоч­ной деятельности в субъектах  РФ, содействие развитию экономики  регионов страны и выходу отечественных  коммерческих структур на зарубежные рынки сбыта. В концепции развития ВЯД в Россий­ской Федерации  предлагается следующее определение: «Выставки и ярмарки — это  рыночные мероприятия, на которых экспоненты представляют на основе выставочных  образцов производимые товары и услуги. В рамках выставок и ярмарок организации (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и содейст­вия их сбыту». В словаре В. Даля ярмарка трактуется как большой торговый съезд и привоз товаров в определенное в году время (годовой торг), а выставка определяется как публичная демонстрация достижений в области материальной и духовной деятельности человека. Основная цель ярмарочных торгов — оптовая продажа товаров, за­ключение прямых договоров или контрактов между продавцами и по­купателями. Предметом деятельности ярмарки является оказание комплекса услуг участникам по заключению торговых сделок, налаживанию деловых контактов, упорядочению процесса оптовой торговли, анали­зу и подготовке конъюнктурной информации, организации рекламы. Принятое Международным бюро выставок (BEI, Париж) опре­деление гласит: «Выставка — это показ, каково бы ни было его на­именование, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении челове­чества, для удовлетворения потребностей, а также в целях прогресса в одной или нескольких областях его деятельности или будущих перспектив». Цель выставки — демонстрация, показ и представление с после­дующей реализацией новых видов продукции, товаров, подготовка новейшей информации и создание условий для установления дело­вых контактов с потенциальными покупателями. Предметом деятельности выставки являются услуги по озна­комлению с новыми видами продукции и заключению (контрактов) торговых сделок по ним, а также предоставлению коммерческой и научно-технической информации с привлечением ведущих уче­ных и специалистов. Сегодня в нашей стране глобальную миссию выполняют выста­вочные мероприятия, не преследующие коммерческие цели, к ко­торым в первую очередь относятся всемирные выставки ЭКСПО, выставки произведений искусств из коллекций музеев, не предна­значенных для продажи, и выставки, организуемые при проведении конгрессов.

 

У выставки могут быть разные цели, но главная задача любого организатора выставочного мероприятия — привлечь как можно больше участников и  посетителей на выставку и обеспечить макси­мум полезных человеческих контактов. Решение этой общей задачи преследует конкретные цели. Сегодня торговые выставки и ярмарки обеспечивают мобильность рынка, создают необходимое  информа­ционное поле, формируют  значительные финансовые потоки.

Из этого положения  вытекают конкретные задачи организаторов  выставок:

привлечь максимальное число  участников выставки;

осуществить как можно  больше полезных деловых контактов;

обеспечить надежную инфраструктуру выставки;

предоставить высокий  уровень сервисных услуг как  для экс­понентов, так и для  посетителей выставки;

сформировать достойный  имидж в целях формирования по­стоянного спроса на данный тип выставочного мероприятия с положительными тенденциями  и закономерностями для по­лучения стабильных доходов.

Помимо конкретных задач  организаторы выставок решают важ­нейшие социальные задачи по информированию специалистов и об­щественности, просвещению  подрастающего поколения, популяриза­ции инноваций для внедрения, формированию национальных идей. Главное в маркетинге выставочного бизнеса — разработать концепцию выставки. Концепция выставки — это системный до­кумент, содержащий миссию, общую идею выставки, ее цели, прин­ципы и задачи организации на базе маркетинговых исследований со­стояния рынка, позволяющих принять решение о целесообразности проведения выставки с учетом тематики, правил группирования экспозиций и других условий, в которых будет осуществляться реа­лизация проекта.

Данный системный документ должен предусмотреть специфику  тематики выставки для поступательного  развития национального рынка на базе:

комплексной оценки влияния  факторов внешней среды, дан­ных  статистики, инноваций;

программы государственной  поддержки;

инфраструктурного обеспечения;

возможных потенциальных  партнеров;

структуры авторитетных экспонентов;

сценария деловой, культурной и мотивационной программы.

С позиции участников выставки стратегические цели сосредо­точены на расширении рынков сбыта, получении  достоверной ин­формации, обосновании  привлекательной торговой ниши, увеличе­нии  контактов с представителями  деловых кругов и общественности с использованием средств PR. Задачи, поставленные перед участниками выставочного бизнеса, последовательно включают составляющие направления маркетин­говой деятельности: товарную, ценовую политику, коммуникации, а также систему распределения (сбыта) и позиционирование в рам­ках 5Р — Product, price, place, promotion, PR. В отличие от ярмарок выставки, как правило, систематизируются по научным тематикам и направлениям. В мире проводится ежегод­но множество тематических выставок. Из них наиболее популярные по проблемам экологии в Ганновере, Нижнем Новгороде, металлургии и изготовлению машиностроительной продукции в Москве, Дюссель­дорфе, Париже, Риме и т.д.

Классификационные признаки выставочной торговли следующие:

товарный, или продуктовый, признак выделяет ярмарки (выстав­ки) специализированные, на которых происходит показ и торговля, определенными  видами продукции той или иной отдельной

отрасли, и универсальные, на которых реализуются различные  виды товаров различных отраслей как промышленного, так и сельскохозяйственного  комплекса;

отраслевой признак разделяет  выставки на отраслевые и меж­отраслевые. Среди межотраслевых следует  выделить ярмарки, которые охватывают многоотраслевую продукцию, такие, как медицинская, машиностроительная, биохимическая, космиче­ская и т.д., а не товары строго одной какой-либо отрасли;

территориальный признак, в  том числе по масштабу деятельно­сти  и объему товарооборота, выделяет выставки международные, российские, межрегиональные, зональные и местные, ориенти­рованные на территорию, масштабы внутреннего, националь­ного, местного или внешнего рынка.

Выставочная продажа является апробацией целесообразности рынка  новых товаров, реализация которых  только начинается. Имен­но выставка — начальная стадия жизненного цикла  новинки, иллюст­рирующая возможности  перевода потенциального спроса в фактиче­ский спрос и получение изготовителем  намеченной прибыли.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Система организованного  рынка выставочных услуг

 

По своему содержанию выставка представляет собой модель организованного товарного рынка, на котором спрос встречается с предложением, а поставщики и продавцы — с потребителями товаров и услуг (рис. 1). 
Выставочную деятельность следует рассматривать с точки зрения двух концептуальных позиций: рынок выставочных услуг как поле деятельности субъектов выставки; специальные мероприятия выставки с использованием PR как основной товар на этом поле. 
Как видно из рисунка, основные субъекты рынка выставочных услуг — компания-организатор, предприятие-экспонент и посетитель выставочного мероприятия. Если экспоненты и посетители рассматривают выставку как дополнительное средство маркетинга, то выставочный бизнес имеет свой продукт производства, включая выставочный бренд, все сопутствующие им услуги, а также информационно-выставочный продукт (ИВП). ИВП — относительно новый товар на российском рынке. Потребителями его являются прежде всего маркетологи и маркетинговые отделы со стороны участников выставки. Информационно-выставочный продукт — это статистический материал, являющийся результатом анализа данных регистрации посетителей выставки и анкетирования участников. 
Для участников выставки в высшей степени важно предусмотреть ресурсные возможности компании, разработать цели, обосновать бюджет, определить тактические этапы реализации целей с активным использованием PR-инструментов, профессионализма специалистов, корпоративной ответственности за результаты организации выставочного маркетинга. 
Правильный выбор конкретной выставки для участия в ней организации определяет значительную долю успеха в достижении поставленных целей. Эффективному решению вопроса в выборе способствует анализ с точки зрения интересов и возможностей организации по следующим направлениям: 

•  
  время и место проведения выставки (ярмарки);
•  
  авторитет выставки на целевом рынке организации;
•  
  численный и качественный состав участников и посетителей;
•  
  уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке;
•  
  возможность предоставления выставочных площадей и услуг (для этого необходимо за несколько месяцев подать заявку на участие). Заявка должна быть подписана лицом, уполномоченным вести расчеты по мероприятию, в ней должны быть указаны название организации, тема и примерная программа мероприятия, дата и место его проведения, количество участников, количество дней работы, объем услуг.

Процесс участия организации  в работе выставки можно условно  подразделить на следующие основные этапы: 

1.  
   принятие принципиального решения об участии в выставке;
2.  
   определение целей участия организации в работе выставки;
3.  
   выбор конкретной выставки.

 
После принятия решения об участии  в выставке менеджмент компании решает стратегические и организационные вопросы по разработке концепции с обоснованием бюджета участия в выставке; отбору, подготовке персонала; формированию сценария участия с выделением плана работы, рекламы, протокольных совещаний с приглашением журналистов; страхованию экспонатов и сотрудников. 
В логической последовательности организация информирует оргкомитет выставки (ярмарки) о своем участии в рамках письма-заявки, подтверждающего согласие на участие, регистрацию, бронирование выставочной площади, соблюдение норм и правил организации. Компания решает стратегические и организационные вопросы по разработке концепции с обоснованием бюджета участия в выставке; отбору, подготовке персонала; формированию сценария участия с выделением плана работы, рекламы, протокольных совещаний с приглашением журналистов; страхованию экспонатов и сотрудников. 
После получения заявки в ответ со стороны организационного комитета посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. 
Также коммерческая структура должна в оговоренный срок перечислить на расчетный счет ведомства, под эгидой которого предполагается проведение выставки, денежные средства для покрытия расходов, связанных с организационными работами. Оплата участия должна быть произведена в течение 5—10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Большая организационная работа выполняется во время подготовки тематического плана корпоративной экспозиции с включением стендов организации и с учетом выделенных площадей и тематических разделов в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции. Далее разрабатывается окончательная смета участия организации в выставке. 
Во время работы выставки надо проявлять максимум усилий по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией через активное интегрирование компонентов паблик рилейшнз и рекламной работы. После закрытия выставки, демонтажа ее экспозиций организацией должны быть обязательно подведены итоги участия в выставке. Подведение итогов может проходить по следующим направлениям: