Выставочно-ярмарочная деятельность

•  
  анализ достижения целей участия;
•  
  изучение объективных показателей: количество посетителей, участников, объем заключенных контрактов, налаживание новых каналов распределения и т.д.;
•  
  оценка эффективности расходования средств на участие организации в выставке с учетом положительных тенденций и закономерностей.
•  
  Данное подведение итогов позволит оценить целесообразность участия в выставке и выявит перспективы дальнейшего участия в организации в подобного рода мероприятиях. 
   
  Как и в «беспроигрышных» лотереях, на выставке четко работает правило 1 : 4. Это значит, что один покупатель, остановившийся около вашего стенда, — это четыре потенциальных клиента (его друзья, родственники, знакомые, сослуживцы, не попавшие с ним на выставку). Своего рода эффект «цепной реакции». 
  Несколько другие характеристики выставочного маркетинга присущи организаторам выставки. Изначально с позиции организаторов выставки важно обосновать выбор выставочной тематики и присвоения ей названия. Тематика выставки должна отражать острую общественную потребность. Актуальность тематики гарантирует достаточное число участников и посетителей, которое сможет привлечь к себе внимание учредителей, кредиторов и спонсоров. Название выставки — это фактически ее «паспорт». Название должно отразить не только общее содержание выставки, но и область ее специализации, чтобы участники могли быстро определиться, подходит она им или нет. Официальное название должно указывать и на статус выставки (международная, российская, региональная и пр.). 
  Так, например, первая выставка для профессионалов индустрии красоты KOSMETIK international EXPO в 2001 г. прошла с большим успехом, потому что на момент ее проведения рынок косметологии только начинал структурироваться и приобретал цивилизованную форму ведения бизнеса. Выставка была настолько актуальной, что стала катализатором этого процесса и фундаментом становления рынка профессиональной косметологии. Название первой выставки было I Международная выставка косметики, парфюмерии, оборудования для салонов красоты и спа-ценров KOSMETIK international EXPO. Впоследствии выставка приобрела более специализированную направленность, и название стало звучать так: V Международная выставка для профессионалов индустрии красоты KOSMETIK international EXPO. 
  Стратегическое значение для получения синергетического эффекта маркетинга выставочного бизнеса — четкое формулирование целей и аргументирование задач выставки. Так, например, для компании KOSMETIK international EXPO ставились цели по созданию востребованной выставки, которая качественно отличалась бы от уже существующих по нескольким критериям: цена на выставочную площадь и соответствие ей качества предоставляемых выставочных услуг, наличие обширной профессиональной программы, концентрация сегмента профессиональной косметологии, создание высокого имиджа мероприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Организация и проведение  выставки. Бюджет выставки

Главные функции менедж­мента исполняют оргкомитет, дирекция выставки и рабочие группы. В состав оргкомитета  приглашаются представители министерств, администрации города, отраслевые ассоциации и союзы, общест­венные организации, средства массовой информации. Этот список представителей властных структур, СМИ, деловых кругов общест­венности  представляет перечень соорганизаторов выставки. Так, например, все выставочные проекты компании KOSMETIK interna­tional EXPO проходят при поддержке Правительства Москвы, Феде­ральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития, ТПП РФ, Департамента потребительского рынка и услуг города Москвы, Технического комитета по стандартизации ТК-346 «Бытовое обслуживание населения», Российской парфюмерно-косме­тической палаты «Качество». В качестве соорганизаторов привлека­ются также профессиональные объединения и журналы, владельцы выставочных комплексов, где проводятся соответствующие меро­приятия, профессиональные школы и лидирующие на рынке ком­пании. Их организационные возможности, интеллектуальный и ма­териальный потенциал помогают провести выставку на высоком техническом и качественном уровне. Состав оргкомитета определяется в зависимости от масштабов и значимости будущей выставки. Практика организации оргкомитетов самая разнообразная. Хотя в главном функции оргкомитетов сход­ны, на практике они могут различаться в зависимости от условий и специфики проводимой выставки. Для организации текущей и оперативной работы по подготовке и проведению выставки устроитель создает специальный орган управления — дирекцию, которая является исполнительным органом оргкомитета. Дирекция разрабатывает проект концепции выставки и другие документы, планирует работу, заблаговременно устанавли­вает контакты со всеми организациями и службами, способствует налаживанию контактов заинтересованных в выставке лиц и учреж­дений, осуществляет оперативный контроль хода выполнения работ, непосредственно работает проектировщиками-дизайнерами, строи­телями-монтажниками, обеспечивает слаженность работы всего кол­лектива в целом. Директор выставки, как правило, многоопытный и разносто­ронний работник. Это не просто администратор-хозяйственник, но еще и опытный организатор рекламы, коммерсант, идеолог и вос­питатель одновременно. Он осуществляет руководство не только дирекции, но и всего персонала выставки на всех этапах работы. Именно директор должен обеспечить четкое знание каждым со­трудником своих обязанностей и систематическую работу по повы­шению их культурной и профессиональной подготовки. В процессе подготовки организации работы выставки большое значение имеет разработка таких документов, как: концепция вы­ставки; бюджет; рабочий план подготовки и проведения выставки для контроля исполнения; реклама с элементами PR, мультимедий­ными продуктами (сайт и компакт-диск виртуальной выставки в Ин­тернете); официальный каталог выставки с включением алфавитного перечня участников, деловой программы, товарного каталога и тема­тического рубрикатора; план экспозиции с номерами стендов уча­стников; приветствия официальных лиц с телефонами сервисных служб выставки. Большое внимание при этом уделяется разработке форм заявок, условий участия и договоров с участниками выставок. После выше­названных процедур готовится информационное письмо о выставке, содержащее точное название, время, место проведения, тематику выставки, программу мероприятий выставки, контактные телефоны и прочие реквизиты организаторов, а также элементы фирменного стиля выставки. Объем письма — не более двух страниц. К инфор­мационному письму прилагается заявочная документация по проекту. Заявочная документация представляет собой бланк заявки-договора на участие в выставке, который служит основанием для выставле­ния счета-фактуры экспоненту.

Бюджет выставки. Для организаторов  выставки в высшей степени важно  определить экономическую целесообразность совокупных за­трат на функционирование организационного механизма.

 

Структура бюджета представляется двумя частями — расходной  и доходной. Доходная часть бюджета  представляет собой источник финансовых ресурсов, расходная часть бюджета  складывается из ста­тей затрат на проведение выставки. Если при планировании бюдже­та расходная часть превышает  планируемый доход от организации  выставки, то следует задуматься о  целесообразности реализации та­кого проекта. Доходы от организации выставки ориентировочно могут включать такие статьи, как:

продажа выставочной площади  с включением доходов от реги­страции участников;

продажа билетов на выставку;

продажа типовой застройки;

продажа выставочного оборудования;

рекламные услуги;

доходы от издания выставочного каталога;

сервисные услуги;

доходы от продажи времени  на показ рекламных роликов на экране и продажи спонсорских пакетов.

Статьями расхода выставочного бюджета являются:

аренда выставочного павильона;

охрана выставки;

затраты на согласование работы выставки с представителями государственных  структур;

парковка для экспонентов и членов оргкомитета;

сцена и техническое обеспечение  специальных мероприятий;

расходы полиграфические;

расходы по оформлению стенда оргкомитета и его работы;

расходы по уборке площади, работы билетеров, гардероба;

сервисно-организационные с выделением расходов на транс­ферт, транспортных расходов, курьерной службы, а также про­ведение официальных приемов, презентаций;

маркетинговые расходы и расходы на PR;

телефонные переговоры, представительские  и непредвиденные расходы.

Необходимо помнить, что  значительную долю составляют марке­тинговые расходы и расходы на PR. Практика выставочного бизнеса отмечает, что  маркетинговые расходы включают организацию марке­тинговых исследований в целях создания базы данных, социологиче­ских опросов посетителей и экспонентов, организации рекламы. В свою очередь рекламные расходы включают затраты на рекламу в СМИ с выделением расходов: на центральные и местные печатные СМИ, каналы телевидения, радио, Интернет; оформление наружной рекламы, интернет-сайта выставки, изготовление рекламных роликов. Необходимо предусмотреть расходы и на аккредитацию журнали­стов, организацию PR-акций с подготовкой презентационных ма­териалов (бейджи, баннеры, плакаты, электронное панно с бегу­щей строкой). Необходимо продумать сценарий пресс-конференции для пред­ставителей СМИ и организационное собрание для участников вы­ставки, на которых происходит выдача документов на заезд-выезд и застройку, выдача приглашений, пресс-релизов. На таких собрани­ях целесообразно выдавать папки экспонентов с заявочными мате­риалами и рекламной продукцией проекта на следующий год, пресс-наборы для СМИ и другую документацию. Следует также подготовить и разослать приглашения официальным лицам и VIP-персонам. Это традиционные, проверенные временем и хорошо себя оправдываю­щие PR-мероприятия. Для создания благоприятного мнения об услугах, предоставляемых организацией, и об участии в выставке можно размещать доброжела­тельные отклики в сетевом чате, интернет-конференции. Для выста­вочного бизнеса сеть Интернет — самый удобный для потенциаль­ных экспонентов и посетителей способ обмена информацией. Для создания выставочного сайта следует решить следующие стратеги­ческие вопросы: представить концепцию выставки тем потребите­лям, которые с ней еще не знакомы. Внести коррективы в общест­венное мнение по имиджу компании-организатора; информацию о деятельности организации, сервисных услугах с выделением кор­поративных пресс-релизов, касающихся участия в выставках. При этом необходимо содержание сайта обновлять не реже одного раза в месяц с четкой корректировкой обратной связи и вести учет его полезности с выделением посещаемости, т.е. время суток посеще­ния, вид посещения и последовательность просмотра информации. Также на web-сервере с участием маркетологов организации может быть создан виртуальный выставочный пресс-центр. Пресс-центр дол­жен предлагать посетителю такую полезную информацию, как: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспози­ций, условия участия, программы семинаров, конференций для каж­дой выставки, в которой собирается или уже участвует организация. Там же должен находиться архив пресс-релизов, возможно, организо­ванный в виде баз данных, с функциями сортировки и поиска.

 

 

Заключение

Список литературы