Процессный подход к управлению организацией (на примере ЗАО "АВА Компани")

 

2.2. Характеристика управления организацией с позиции процессного подхода

 

На каждом предприятии  существует возможность внедрения  процессного подхода. Рассмотрим систему управления организацией при процессном подходе, а именно требования к внедрению и преимущества процессно-ориентированного управления.

Как правило, основных бизнес-процессов  на предприятии немного, обычно не более десяти. Процессный подход подводит к необходимости перехода на так называемое «тощее производство» или «тощую» ресурсосберегающую организационную структуру (Lean production). Основными чертами такой реорганизации являются:

- широкое делегирование  полномочий и ответственности;

- сокращение числа  уровней принятия решений;

- сочетание принципа  целевого управления с групповой организацией труда;

- повышенное внимание  к вопросам обеспечения качества  продукции и услуг, а также  работы предприятия в целом;

- автоматизация технологий  выполнения бизнес-процессов.

Процессный подход к  управлению бизнес-процессами и последующей разработке требований к информационным системам позволяет оперативно сопровождать (изменять и дорабатывать) описанные рациональные технологии работ, безболезненно (параллельно с эксплуатацией) для пользователей модернизировать информационную систему предприятия, наращивать мощность базы данных и поддерживать ее в актуальном состоянии.

Другим важнейшим преимуществом  применения процессного подхода  является возможность формализации технологии выполнения работ по реорганизации  деятельности предприятий и проектированию информационных систем поддержки рациональных бизнес-процессов.

Основными целями проектирования интегрированной системы предприятия, как правило, являются:

- проведение системного  анализа бизнес-процессов и моделирование  рациональных технологий работы предприятия;

- разработка перспективной  организационной структуры предприятия  и варианты распределения между  структурными подразделениями элементов  рациональных технологий работ;

- разработка положения  по организации управления предприятия;

- разработка системного  проекта интегрированной информационной  системы предприятия.

Изучение существующей организационной структуры и  финансово-хозяйственной деятельности деревообрабатывающего завода позволил выделить два вида бизнес-процессов  технологии работ завода:

1. Основные бизнес-процессы, которые представляют определенную коммерческую ценность для клиентов и в результате выполнения которых покрываются затраты и формируется прибыль завода;

2. Обеспечивающие бизнес-процессы завода.

В состав основных бизнес-процессов завода входят следующие:

- производство фанеры;

- производство товаров  народного потребления (ТНП) и  изделий из отходов производства;

- торговля балансом;

- реализация бартерных  сделок.

К обеспечивающим бизнес-процессам  завода относятся:

- финансовое обеспечение;

- оперативное планирование;

- информационное обеспечение;

- юридическое обеспечение;

- обеспечение транспортом;

- охрана окружающей  среды;

- управление персоналом;

- обеспечение качества;

- хозяйственное обеспечение;

- бухгалтерский учет и отчетность;

- строительство;

- медицинское обеспечение;

- делопроизводство и  др.

Как уже отмечалось, число  основных бизнес процессов на предприятии  составляет не более десяти (в нашем  случае их четыре), а вот число  обеспечивающих достигает нескольких десятков. В рассматриваемом примере число обеспечивающих процессов составило 34.

Рис. 3. Границы бизнес-процессов

Каждый бизнес-процесс  имеет свои границы (рис. 3) и определенные роли (владелец, лидер, член команды, внешний консультант, координатор, коммуникатор).

На заводе генеральный  директор и его заместители являются владельцами бизнес-процессов и  отвечают за эффективность их выполнения.

Для всех бизнес-процессов  должны быть разработаны соответствующие  функционально-информационные модели, назначение которых заключается в следующем:

• Определение трудоемкости бизнес-процессов и трудозатрат участников бизнес-процессов, а также разработка обоснованных рекомендаций по реорганизации бизнес процессов;
• Разработка системы учета затрат для проведения анализа эффективности выполнения бизнес-процессов на основе выполняемых функций (действий) (функционально-стоимостной анализ / Activity Based Costing) участниками бизнес-процессов – структурными подразделениями и должностными лицами завода;
• Оценка себестоимости бизнес-процессов завода;
• Разработка системы планирования (бюджетирования) по структурным подразделениям завода;
• Текущий фактический контроль за процессом выполнения бюджетов (планов) и определения отклонений;
• Разработка Положения по документообороту завода, в котором представлены схемы и модели процедур документооборота по каждому бизнес-процессу завода;
• Разработка системного проекта корпоративной информационной системы завода, состоящего из структуры и состава автоматизированных рабочих мест, их функциональных и информационных спецификаций, а также состава технических средств для каждого бизнес-процесса завода;
• Внедрение корпоративной информационной системы завода путем перестройки программных средств на модели бизнес-процесса.

 

 

 

2.3. Рекомендации по внедрению элементов процессного подхода в деятельность деревообрабатывающего завода

 

Исходя из технико-экономических  показателей и общей характеристики предприятия можно сделать вывод, что на предприятии до сегодняшнего момента не внедрен процессный подход, а так как предприятие новое, то владельцам необходимо окупать затраты на строительство завода, поэтому каждая бракованная заготовка отдаляет их от этой возможности еще на некоторое время. Таким образом, внедрение процессного подхода повысит эффективность деятельности предприятия.

Рассмотрим далее пошаговую  стратегию внедрения процессного  подхода в ЗАО «АВА Компани».

Следует разработать план по внедрению элементов процессного подхода на предприятии:

1) Ознакомление руководства и персонала завода с международными стандартами качества семейства ИСО 9001:2008, которые регулируют внедрение процессного подхода;

2) Адаптация основных  положений стандартов семейства  ИСО 9001:2008 под специфику деятельности  завода;

3) Создание политики предприятия, ориентированной на реорганизацию деятельности в области качества;

4) Создание системы  целей, согласно новой политике.

В качестве конкретного  шага в рамках данной работы будет  представлен «План по корректирующим и предупреждающим действиям», разработанный на основе стандартов семейства ИСО 9001:2008.

В рамках данной работы рассмотрим возможное осуществление одного из пунктов Плана.

 

 

 

Таблица 2

План по корректирующим и предупреждающим действиям  для деревообрабатывающего предприятия  ЗАО «АВА Компани»

№ п/п	Возможное несоответствие	Причины несоответствия	Содержание мероприятия	Срок исполнения	Ответственный исполнитель	Чем заканчивается работа
1	Начальник цеха отвечает только за один этап обработки сырья и не заботится о конечном виде изделия	Не разработана политика организации по осуществлению процессного подхода в соответствии со стандартами семейства ИСО 9001:2008	Ознакомление руководства  и персонала завода с международными стандартами качества семейства  ИСО 9001:2008, которые регулируют внедрение  процессного подхода			Разработка плана мероприятий
2	На заводе отсутствует  база, созданная на основе расчетов трудоемкости бизнес-процессов и  трудозатрат участников бизнес-процессов	Использование организационной системы управления организацией, которая не подразумевает выделение бизнес-процессов	Составление информационной базы данных, в которой должны отражаться все затраты на проведение бизнес-процессов			Создана база данных
3	На заводе не существует документации, которая бы определяла и описывала все бизнес-процессы предприятия, их эффективность и себестоимость	Существующая документация не в состоянии охватывать весь перечень необходимых для процессно-ориентированного управления организацией данных	Проведение работ по описанию каждого бизнес-процесса предприятия, его этапов и технологического процесса, а также создание новых видов документов, удобных для фиксирования всех действий внутри бизнес-процессов, ответственных за бизнес-процессы, полной себестоимости каждого процесса, и оценки эффективности его проведения			Внедрение документации основанной на описании бизнес-процессов. Одновременное вытеснение некоторых  видов документации или их объединение
4	Отсутствие необходимого программного обеспечения для ведения  документации по описанию бизнес-процессов, действий работников и их обязанностей	На предприятии имеется  программное обеспечение, которое  не имеет возможности управления организацией с точки зрения процессного  подхода	Покупка необходимого программного обеспечения, специализирующегося  на проектировании и управлении предприятием; моделировании, анализе и оценке бизнес-процессов; документировании бизнес-процессов в соответствии с требованиями международных стандартов; разработке, внедрении и сопровождении корпоративной информационной системы			Внедрено программное обеспечение, которое обслуживается специалистом и на основе которого ведется управление организацией

Мы пришли к выводу, что для всестороннего анализа бизнес-процессов с использованием различных методологий необходимо применять интегрированное программное обеспечение, например ARIS Toolset.

ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) – методология и программный продукт компании IDS Sheer для структурированного описания, анализа и последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия, а также подготовки к внедрению сложных информационных систем. Программные продукты ARIS занимают лидирующие позиции на мировом рынке в классе средств моделирования и анализа бизнес-процессов.

Стоимость основного  набора инструментальных средств ARIS Toolset 7.02 (выпуска 2008 года) составляет 280 000 рублей.

Организация в ARIS рассматривается с четырех точек зрения:

- организационной структуры;

- функциональной структуры;

- структуры данных;

- структуры процессов.

При этом каждая из этих точек зрения разделяется еще  на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Для описания бизнес-процессов предлагается использовать около 80 типов моделей, каждая из которых принадлежит тому или иному аспекту. В ARIS имеется мощная репрезентативная графика, что делает модели особенно удобными для представления руководству. Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие:

• EPC (Event-driven Process Chain) – метод описания процессов;
• ERM (Entity Relationship Model) – модель сущность-связь для описания структуры данных;
• UML (Unified Modeling Language) – объектно-ориентированный язык моделирования.

Кроме того, можно использовать дополнительные модули:

• ARIS Activity Based Costing – для проведения анализа издержек в рамках бизнес-процессов и управлять их стоимостью в долгосрочной перспективе.
• ARIS Balanced Scorecard – эффективный инструмент стратегического и оперативного управления, позволяющий создать сбалансированную систему оценок деятельности компании, донести стратегию до каждого сотрудника и выстроить систему мотивации персонала, ориентированную на достижение стратегических целей компании.
• ARIS Simulation используется, когда необходимо понять, как «ведут» себя бизнес-процессы в динамике, в рамках определенных временных интервалов и при заданных внешних и внутренних воздействиях.

Существуют и другие модули, которые удобно применять в зависимости от целей предприятия.

Использование ARIS-технологий для создания системы управления качеством, как составной части системы управления предприятием, имеет ряд преимуществ, а именно:

- создание полных и  согласованных моделей бизнес-процессов;

- автоматическое документирование  процессов;

- возможность использования  информации в других проектах, таких как реинжиниринг бизнес-процессов, глобальное управление качеством, проектирование корпоративных информационных систем, функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование и др.;

- создание и управление  корпоративными знаниями и опытом.

Предприятия – лидеры российской экономики, использующие методологию ARIS для описания, анализа и совершенствования деятельности: Автобанк, АгроХолдинг, Альфа-банк, Барклай-Холдинг, Белгородэнерго, Вымпелком, ДСК-2, ДОК-Тюмень, Лукойл, Лукойл Пермь, Лукойл ПермНефть, Лукойл ПермНефтеОргСинтез, ММБ, МСС, Никойл, ОЭМК, Пермская ГРЭС, ПНППК, Протек, Росбанк, РОСМЭН, Росуглесбыт, Русский Алюминий, Северная казна, Северсталь, Сибнефть, СибУр, СУАЛ, Сургутнефтегаз, СЦС, Собинбанк, Совинтел, ТД «Перекресток», ТНК, Тюменьэнерго, Шатура-Мебель, Энгельская мебельная фабрика, Энергомашкорпорация, Эрикссон Интернейшнл АБ, Юкос, Юнитранс, AVON / Россия, East Line и другие.

Таким образом использование таких специализированных инструментальных средств, как семейство ARIS, позволит эффективно применять процессный подход для разработки и совершенствования процессно-ориенированной системы управления предприятия, соответствующей нормам международных стандартов, таких как серия ИСО 9000, а также для автоматизации действий на предприятии [6].

Необходимо рассчитать эффективность внедрения процессного  подхода на предприятии.

Следует выяснить не только стоимость покупки программы, но и затраты на ее установку, на подготовку необходимого компьютерного оборудования, а также дальнейшее обучение и пользование.

Компанией разработчиком  представлены системные требования для установки программы.

Таблица 3

Системные требования для  установки программного обеспечения ARIS Toolset 7.0.2.276433

Параметры	Требования
Платформа	Winall
Системные требования	Microsoft Windows NT / 2000 / XP Intel Pentium III 1 Ghz 256 MB RAM
HDB	200 MB
Язык интерфейса	Только английский
Язык моделирования	Английский, русский