Связзи с общественностью в организации

Процесс деятельности по связям с общественностью может быть представлен и в виде следующей схемы, состоящей из ряда последовательных стадий:

Уровень 1

A. Сотрудники  агентства по связям с общественностью  собирают из различных источников информацию о стоящей перед ними задаче.

B. Сотрудники  агентства по связям с общественностью  анализируют данные, полученные в ходе предыдущей стадии, и дают соответствующие рекомендации руководству организации.

C. Руководство  организации принимает решения  по разработке стратегии деятельности  организации.

Уровень 2

D. Сотрудники  агентства по связям с общественностью  проводят в жизнь программу  действий.

E. Сотрудники агентства по связям с общественностью производят оценку эффективности реализованной программы.

Стадия А  заключается в сборе данных, характеризующих  природу стоящей перед специалистами по связям с общественностью проблемы. Сюда могут входить: «обратная связь» (т. е. ответная реакция общественного окружения); отчет о работе СМИ; редакционные комментарии; анализ текущей информации, а также данные различного рода исследований; личный опыт; указания и рекомендации со стороны правительственных организаций.

В ходе стадии В  сотрудники агентства по связям с  общественностью анализируют сведения, полученные в ходе предыдущей стадии, определяют задачи и формируют расписание своей деятельности, а также передают свои рекомендации руководству организации. Как уже было отмечено, эта деятельность характеризует консультационную роль специалиста по связям с общественностью⁶.

После того как (в ходе стадии С) руководство организации  принимает необходимые решения, на стадии D сотрудники агентства по связям с общественностью приступают к реализации программы действия посредством использования таких средств, как подготовка пресс-релизов, публикаций, речей, а также программ по налаживанию связей с сообществом. На стадии Е результаты всех этих усилий оцениваются посредством механизма обратной связи (по тем же самым компонентам, что и на стадии А). Затем этот цикл повторяется с учетом принятия во внимание тех проблемных аспектов, которые могут потребовать дополнительных решений и действий.

Отметим также, что связи с общественностью в этом процессе играют две различные роли, будучи своего рода «срединной территорией» или «связующим агентом».

На уровне 1 специалисты  по связям с общественностью имеют  дело с внешними источниками информации, куда входят общество, СМИ и правительство; также они осуществляют передачу получаемых данных руководству организации вместе с выработанными в ходе анализа рекомендациями. На уровне 2 деятельность по налаживанию связей с общественностью становится тем каналом, посредством которого менеджмент доносит до внешнего окружения организации соответствующие сообщения.

Основные компоненты деятельности по связям с общественностью (в соответствии с монографией, изданной Фондом PRSA) включают в себя:

Консалтинг (Counseling) . Обеспечение менеджмента консультационными услугами по вопросам определения стратегии деятельности организации, ее взаимоотношений с внешним окружением и осуществления коммуникаций.

Анализ (Research) . Исследование общественного мнения и закономерностей общественного поведения с целью составления стратегического плана деятельности по налаживанию связей с общественностью. Результаты подобного исследования могут быть использованы для:

• установления взаимопонимания с общественным окружением или
• для оказания влияния и убеждения общественного окружения.

Работа  со СМИ (Media Relations). Налаживание рабочих отношений со СМИ с целью обеспечения паблисити или взаимодействие со СМИ в интересах организации.

Паблисити (Publicity). Распространение подготовленных PR-посланий посредством специально отобранных для этой цели СМИ в целях продвижения интересов организации.

Работа  с персоналом (Employee/Member Relations). Анализ и разрешение вопросов, волнующих сотрудников организации; работа по их информированию и повышению рабочей мотивации сотрудников.

Взаимоотношения с сообществом (Community relations). Планомерная работа по налаживанию благоприятных отношений с сообществом, направленная на установление и поддержание благоприятного (как для организации, так и сообщества) общественного окружения.

Взаимодействие с общественностью (Public Affairs). Деятельное участие в общественной жизни, а также проведение мероприятий, способствующих адаптации организации к общественным ожиданиям. Данный термин («взаимодействие с общественностью») применяется также правительственными организациями для описания деятельности в области связей с общественностью, а также многими корпорациями в качестве своего рода «зонтичного термина», используемого для описания всей совокупности своих мероприятий по налаживанию связей с общественностью.

Работа  с правительственными организациями (Government Affairs). Непосредственная работа с юридическими и всеми другими государственными организациями, осуществляемая от имени (и в целях) организации. Частью программы работы по налаживанию связей с правительственными организациями может быть лоббирование.

Вопросы текущей политики (Issues Management). Определение и адресация вопросов, представляющих общественное значение, которые оказывают влияние также и на деятельность организации.

Финансовые  связи (Financial Relations). Создание (и поддержание) доверия у инвестора, а также установление хороших взаимоотношений с финансовым сообществом. Данный аспект деятельности по связям с общественностью известен также в качестве «работы с инвестором» или «работы с заинтересованными лицами»⁷.

Производственные отношения (Industry Relations). Работа с другими предприятиями, работающими в той же отрасли, что и организация-клиент, а также работа с отраслевыми ассоциациями.

Развитие/сбор средств (Development/Fund-Raising). Доказательство необходимости и создание условий для благоприятствования общественной поддержки организации прежде всего посредством финансовых вложений.

Специальные мероприятия (Special Events). Стимулирование интереса к личности, товару или организации, осуществляемое посредством фокусированного «хэппенинга», а также посредством деятельности, предназначенной для взаимодействия и общения с публикой.

Маркетинговые коммуникации (Marketing Communications). Совокупность мероприятий, предназначенных для обеспечения продажи товара (или услуг, или идей), включая рекламу, сопутствующее обеспечение, паблисити, промоушн, рассылку образцов товара, торговые демонстрации и специальные мероприятия.

 

Глава 2. Управление связями с общественностью в организации

2.1. Система управления связями с общественностью в организации

Опыт промышленно  развитых стран убедительно свидетельствует  о том, что в сегодняшней экономической  ситуации в России освоение предпринимателями основных методов связей с общественностью – необходимое условие и весьма актуальная задача при создании цивилизованного рынка.

Управление  связями с общественностью на предприятии или в организации всегда должно быть нацелено на конкретные категории общественности, поведение которых имеет важное значение для успешной работы фирмы.

Общие принципы установления и поддержания связей с общественностью являются неизменными для всех ее категорий, видов коммуникаций и средств распространения информации: планомерность, комплексность, оперативность, непрерывность, объективность, законность, эффективность. Эти принципы закладывают основу эффективного взаимодействия компании с собственным персоналом, потребителями ее продукции (работ, услуг), поставщиками сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий, акционерами, кредиторами, торговыми посредниками, финансовыми структурами, страховщиками, контролирующими органами, местной администрацией, населением, конкурентами и другими категориями общественности.

Всю общественность той или иной компании можно условно  разделить на внутреннюю и внешнюю. К внутренней общественности относятся, прежде всего⁸:

• персонал компании (основные и вспомогательные рабочие, специалисты, обслуживающий контингент и др.);
• руководители структурных подразделений компании (управлений, отделов, служб, лабораторий, бюро и т. п.);
• акционеры, непосредственно и постоянно участвующие в управлении компанией и решении наиболее важных вопросов ее функционирования.

Внешняя общественность фирмы может быть, в свою очередь, условно разделена на близкую и отдаленную. Основные группы близкой внешней общественности, оказывающие существенное и постоянное влияние на работу фирмы:

• поставщики сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, узлов, деталей, запчастей и других исходных компонентов выпускаемой продукции (работ, услуг);
• предприятия и организации инфраструктуры, обеспечивающие нор-мальное функционирование фирмы (энергетические, транспортные, снабженческие, торговые, посреднические, юридические, финансово-кредитные, страховые, коммунальные и т. п.);
• акционеры, не участвующие непосредственно в управлении фирмой, но обладающие значительным количеством ее акций;
• потребители продукции (работ, услуг), выпускаемой фирмой;
• органы государственного контроля и регулирования, полномочные осуществлять различные проверки, выдавать предписания, налагать штрафы.

Основные группы отдаленной внешней общественности, оказывающие опосредованное косвенное  воздействие на работу фирмы:

• конкуренты фирмы;
• органы местной власти;
• население, проживающее в местах расположения основных производственных и сбытовых подразделений фирмы.

Разумеется, что  разделение различных категорий (групп) общественности на определенные виды является достаточно условным. В реальных рыночных отношениях вполне возможно перемещение некоторых категорий общественности из одного вида в другой.

С точки зрения характера возможных взаимоотношений  между фирмой и отдельными категориями  ее общественности последние могут  быть охарактеризованы как доброжелательные, нейтральные или враждебные.

К доброжелательным категориям общественности, как правило, относятся те, которые в наибольшей степени заинтересованы в успешной работе компании, повышении ее конкурентного статуса и укреплении рыночных позиций. Это: персонал компании, руководители ее структурных подразделений, акционеры, непосредственно участвующие в управлении, поставщики, кредиторы и др.

К явно враждебной категории общественности однозначно можно отнести только конкурентов фирмы. Однако в определенных ситуациях негативное отношение может быть проявлено со стороны потребителей продукции (работ, услуг) фирмы, недовольных ее качеством или ценой, со стороны финансово-кредитных организаций, обнаруживших несоблюдение фирмой основных условий кредитного договора, а также со стороны местного населения, требующего соблюдения руководством фирмы определенных экологических норм и правил.

Особенности отдельных  категорий общественности должны быть учтены при построении соответствующей  системы управления коммуникациями на предприятии или в организации.

К общим функциям управления связями с общественностью относятся:

• прогнозирование;
• планирование;
• организация;
• регулирование;
• учет;
• контроль;
• анализ;
• стимулирование;
• ответственность.

Правильная  реализация перечисленных функций  возможна лишь в том случае, если руководством фирмы предусмотрены различные виды обеспечения процесса управления связями с общественностью:

• идеологический;
• кадровый;
• материально-технический;
• финансовый;
• нормативно-правовой;
• технологический;
• информационный и др.

Далее рассмотрим принципы управления связями с общественностью в организации.

2.2. Принципы  управления связями с общественностью  в организации