Совершенствование процесса социальной адаптации персонала организации

Следующий временной отрезок заключает в себе первый рабочий день нового сотрудника. В этот день проводится тренинг, дающий представление об организации. Программа тренинга была разработана и внедрена 2005 года и успешно действует по настоящее время.

Целью тренинга является передачи новых знаний об организации и существующих в ней правилах, формирование и повышение лояльности новых сотрудников компании. Важно понимать, что данный тренинг не является тренингом в привычном понимании этого слова, так как не направлен на отработку каких-либо навыков.

Традиционно тренинг включает в  себя ряд информационных блоков.

Сведения о компании. Этот блок призван познакомить участников тренинга с историей организации, ее настоящим и будущим. Новички  узнают следующую информацию о компании:

· История создания.

· Видение, миссия и цели.

· Структура организации.

· Основные клиенты и партнеры.

Информация о производимых продуктах/оказываемых  услугах. Данный блок должен содержать  следующую информацию:

· Описание сегмента рынка, на котором  работает компания.

· Позиция компании на рынке.

· Основные конкуренты.

· Основные характеристики продукта/услуги.

Корпоративная политика в области  управления персоналом. Этот блок содержит информацию о возможностях, предоставляемых  сотрудникам компанией, в следующих сферах:

· Политика вознаграждений;

· Условия работы: порядок выплаты  заработной платы, возможность получения  других существующих в компании льгот.

Развитие карьеры: базовая информация об оценочных процедурах, примеры  карьерного роста работающих сотрудников.

После проведения тренинга нового сотрудника представляют в коллективе непосредственно  на своем рабочем месте. Его последующая  адаптация происходит при действенном  участии 3-х лиц: непосредственного  руководителя, назначенного наставника, сотрудника отдела кадров. От организации встречи нового сотрудника во многом зависит его первое впечатление и дальнейшее комфортное ощущение от работы. Поэтому знакомство с коллективом начинается с главы социума отделения - руководителя. Начало знакомства с отделением на таком высоком уровне придает новичку ощущение собственной значимости и положительно настраивает его на дальнейшую работу. Руководитель должен выбрать наиболее подходящий момент для представления сотрудника, постараться собрать всех сотрудников в одном помещении и акцентировать внимание на торжественности и радости этого момента для всех сотрудников отделения.

Руководитель знакомит нового работника  с наставником (более подробно останавливаясь на его личной и профессиональной характеристике) и с остальными сотрудниками, с распределением должностных обязанностей, рассказывает о месте и роли структурного подразделения в структуре организации, его задачах и функциях, раскрывает взаимосвязь с другими отделами. Далее знакомит нового работника с должностными обязанностями и правами, с должностной инструкцией, с документами, инструкциями и т.д., которые он должен знать и руководствоваться которыми должен в процессе работы.

После этого наставник знакомит нового работника с расположением  производственных, служебных и бытовых помещений, со способами коммуникации внутри коллектива, с традициями, продолжительностью рабочего дня. Дает информацию о правилах внешнего вида, перерыве на обед, организации питания, о днях и порядке выплаты зарплаты, осуществляет знакомство с внутренним сайтом компании (телефоны сотрудников, дни рождения). Также контролирует выполнение плана работника, оказывает ему необходимую помощь в решении производственных задач.

В течение первой рабочей недели сотрудник изучает перечень отделов, с которыми придется взаимодействовать в процессе работы, технологию взаимодействия между подразделениями, документы и особенности их оформления, сроки, возможные сложности производственного процесса, механизмы решения проблем и прецеденты, которые предоставил в первый день руководитель.

И, наконец, наступает заключительный временной отрезок первого этапа - это последний день рабочей недели. В этот день руководитель проводит беседы с новым сотрудником и  его наставником, на основании которых  происходит оценка итогов первой ознакомительной недели работы и доклад результатов Генеральному директору.

Второй, третий и четвертый этап включают в себя по неделе каждый и  регламентируют профессиональную адаптацию  и социальную (постепенное вливание нового сотрудника в социальный коллектив). Здесь уделяется особое внимание интеграции в межличностные отношения, акцентируется внимание на социально-психологических аспектах: вхождение в коллектив, выстраивание отношений с коллегами, восприятие новой информации, не совпадающей с предыдущим опытом, реакция на критические замечания и т. п., при необходимости оказывается помощь новому сотруднику в создании нормальных межличностных отношений.

Основные мероприятия по первым четырем этапам проводятся наставником  и непосредственным руководителем  подразделения. Руководитель осуществляет еженедельный контроль результатов  каждого этапа. Сотрудник отдела кадров подключается к контролю процесса на основных контрольных точках - по истечению месяца и двух месяцев работы нового сотрудника и, наконец, при подведении итогов процесса адаптации и оформления отчета о прохождении сотрудником испытательного срока.

Пятый этап представляет собой подведение итогов испытательного срока. В нем задействованы все участники адаптационного процесса: и наставник, и непосредственный руководитель, и сотрудники отдела кадров, и Генеральный диретор. Результатом этого процесса является обоснование положительного или отрицательного решения в отношении нового работника, в т. ч. по вопросу изменения размера оплаты труда.

Разработанный в рамках дипломного проектирования План адаптационных  мероприятий с четкой разбивкой  на этапы и указанием ответственных  за проведение мероприятий представлен в Приложении Д.

· Разработка Положения о наставничестве

Наставничество - это процесс обучения, консультирования и оценки новичка  более опытным сотрудником. Наставник  не только помогает новичку адаптироваться, но и развивает собственные управленческие навыки. Это является дополнительной ответственностью, так как успешность адаптации новичка является показателем качества работы самого наставника.

Целью наставничества является оказание помощи сотрудникам в их профессиональном становлении и занятие определенного места, как в коллективе, так и в организации.

Основными задачами наставничества являются ускорение процесса обучения основным навыкам профессии, развитие способности  самостоятельно и качественно выполнять  возложенные на сотрудника задачи по занимаемой должности, а также адаптация к корпоративной культуре, усвоение традиций и правил поведения в данном подразделении.

Наставничество устанавливается  над новыми сотрудниками в период испытательного срока, то есть на срок до трех месяцев. Наибольшая нагрузка происходит в первый месяц, затем новичок обращается к наставнику уже не в рамках Плана адаптационных мероприятий, а только по необходимости при возникновении проблем.

Наставники подбираются из наиболее подготовленных сотрудников, обладающих высокими профессиональными качествами, имеющих стабильные показатели в работе, способность и готовность делиться своим опытом, имеющие системное представление о своем участке работы и работе подразделения, преданные делу организации, поддерживающие его стандарты и правила работы, обладающие коммуникативными навыками и гибкостью в общении. Наставник помогает новому сотруднику влиться в коллектив и найти свое место в нем.

Утверждение сотрудника в качестве наставника осуществляется в приказе  о назначении сотрудника стажером по должности либо назначения его на определенную должность. Основанием для закрепления наставника является представление непосредственного начальника при обоюдном согласии предполагаемого наставника и сотрудника, за которым он будет закреплен. Показателями оценки эффективности работы наставника является выполнение целей и задач новым сотрудником в период испытательного срока, а также установление хороших взаимоотношений внутри коллектива. Оценка производится на промежуточном и итоговом контроле.

Наставническая деятельность оценивается по ее завершении методом 360 градусов, т.е. сотрудник оценивается с разных уровней: руководителем подразделения, наставником, коллегами, подчиненными и самим аттестуемым. На основании этой оценки происходит материальное вознаграждение наставника.

Помимо материальной мотивации  существует и нематериальная мотивация  труда наставника, которая представляет в большинстве случаев основную ценность для работника и играет немаловажную роль. Основные составляющие нематериальной мотивации наставника - это профессиональное развитие и признание статуса.

Это возможность для наставника проявить свои таланты и подняться  по карьерной лестнице. В рамках занятий со стажером, наставнику приходится заниматься организацией рабочего времени  нового сотрудника, составлять планы работ, а также принимать участие в оценке сотрудника. Все это позволяет приобрести наставнику управленческие навыки и опыт решения организаторских проблем. Взаимодействие с сотрудниками отдела кадров и руководителем позволяет наставнику уверенней чувствовать себя в коллективе. Кроме этого, в отделении культивируется положительный образ наставника, как человека наиболее способного и ответственного, уважаемого как коллегами, так и руководством, и, следовательно, прививается естественное желание оказаться на его месте. Назначение наставником происходит не как обременительная общественная нагрузка, а как оказание особого доверия.

Основные принципы наставничества, гарантирующие успех на этом поприще, это доброжелательное, позитивное отношение к новому сотруднику; рациональное распределение рабочего времени: совмещение функций по основной работе с функциями наставничества за счет правильного планирования рабочего времени; последовательная передача необходимой информации, знаний, опыта новому сотруднику: от простого к сложному, от общеизвестной информации к конфиденциальной; отслеживание обратной связи, контроль освоения знаний в ходе наставничества; осуществление текущего контроля над работой нового сотрудника, своевременная коррекция неправильных действий в работе; проявление заботы о новом сотруднике: обстоятельное разъяснение вопросов, привитие культуры компании; своевременное доведение информации руководителю подразделения о соответствии нового сотрудника данной должности, участие в оценке нового сотрудника на промежуточном контроле.

Наставник разрабатывает и утверждает совместно с непосредственным начальником  сотрудника индивидуальный план его  обучения. Он всесторонне изучает  деловые и нравственные качества сотрудника, его отношение к работе, коллективу, оказывает стажеру индивидуальную помощь в овладении избранной профессией, практическими приемами, выявляет и совместно с ним устраняет допущенные ошибки, привлекает сотрудника к участию в общественной жизни коллектива, содействует развитию общекультурного и профессионального кругозора.

Наставник несет материальную ответственность  за действия стажера в период прохождения  им испытательного срока.

Наставник может подключить для  дополнительного обучения стажера  других сотрудников и участвует в обсуждении вопросов, связанных со служебной и общественной деятельностью сотрудника, а также может вносить предложения непосредственному начальнику о его поощрении, применении мер дисциплинарного воздействия, удовлетворении разумных потребностей и запросов.

В рамках реализации проекта по совершенствованию  процесса социальной адаптации был  разработан документ «Положение о наставничестве», регламентирующий положение наставника, его права и обязанности, который  представлен в Приложении Е.

· Разработка Памятки нового сотрудника

Памятка нового сотрудника - это документ, разрабатываемый сотрудником отдела кадров. Он должен содержать приветствие  и краткую полезную информацию об отделении. Этот документ создан для  облегчения процесса запоминания минимально необходимой информации, а также прививает основы корпоративной культуры организации, и в итоге облегчает процесс адаптации сотрудника в первый рабочий день. Для такого документа очень важно не только предоставить полезную информацию сотруднику, но и создать у него впечатление собственной востребованности и ощущения команды, для которой важен каждый человек. Обязательно в документе указаны имена и контактные телефоны наставника и руководителя. Важная информация о графике работы, обеде и социальной программе, которая наиболее волнует сотрудников, выведена на передний план. Обязательно указаны личные данные новичка, что всегда особенно приятно и сразу же ассоциирует его с коллективом. Шаблон памятка нового сотрудника представлена в Приложении Ж, которая будет корректироваться, и добавляться в зависимости от занимаемой должности нового сотрудника.

3.2 Расчет  социально-экономической эффективности  проекта

Любое изменение (нововведение) в организации  имеет конечную цель - это получение  выгод, как экономической, так и  социальной. Конечной целью совершенствования процесса социальной адаптации персонала ЗАО «Стокманн» является получение экономической и социальной эффективности проекта.

· Экономическая эффективность проекта

К ключевым показателям эффективности  адаптации, которые целесообразно рассчитать, относятся:

· стоимость адаптации сотрудника;

· стоимость подготовки наставника;

· количество сотрудников, успешно  прошедших испытательный срок;

· количество сотрудников, уволившихся  из компании в течение испытательного срока.

Целью данного дипломного проекта  являлось совершенствовать процесс  социальной адаптации в ЗАО «Стокманн», способный в короткие сроки и  без особых финансовых затрат на разработку и содержание проекта понизить текучесть  персонала, и как следствие, повысить эффективность функционирования системы управления, производительность всей организации и реализацию поставленных стратегических планов развития коммерческой деятельности в целом.