Функции кадровых служб

-создание условий для  роста и повышения квалификации  персонала

-осуществление контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины

-внесение предложений  о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей  производственной дисциплины

-контроль за своевременным составлением отчетности

Начальник кадровой службы должен знать:

1) постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и  нормативные документы вышестоящих  и других органов, касающиеся  деятельности службы

2) нормативные акты и  методические рекомендации, определяющие  порядок проведения работ в  отделе

3) основы экономики, организации  труда и управления

4) законодательство о  труде и охране труда в РФ

5) правила внутреннего  трудового распорядка

6) правила и нормы охраны  труда, техники безопасности, производственной  санитарии и противопожарной  защиты.

 

 

1.3 Задачи и  функции и структура кадровой  службы

Теперь поговорим подробнее  о задачах и функциях и структуре  организации.

Кадровая служба решает следующие  задачи:

-осуществление работы  по подбору, расстановке и использованию  рабочих и специалистов

-формирование стабильно  работающего трудового коллектива

-создание кадрового резерва

-организация системы  учета кадров

Кадровая служба выполняет  следующие функции:

-работка планов комплектования  кадров в соответствии с программой  развития конкретной организации

-оформление приема, перевода  и увольнения работников в  соответствии с трудовым законодательством  РФ

-учет личного состава

-хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству

-контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка  мероприятий по ее устранению

-анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров

-создание условий для  повышения образовательного и  квалификационного уровня специалистов

-работа по созданию  резерва на выдвижение

-подготовка предложений  по улучшению расстановки и  использованию работников

-подготовка и систематизация  материалов для аттестационной  комиссии подготовка материалов  для представления работников  к поощрению и награждению

-принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников

-организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка

-ведение всей отчетности по кадровым вопросам

Полномочия, которыми, как  правило, наделена кадровая служба, заключаются  в следующем:

-право требовать от  всех подразделений организации  представления необходимых для  ее работы материалов

-право принимать работников  организации по вопросам перемещения  и увольнения

-право взаимодействовать  с другими организациями по  вопросу подбора кадров

-право требовать от  других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об  отделе кадров

Структура кадровой службы.

Полноценная кадровая служба обычно включает в себя несколько  секторов с четким разделением функции:

1. сектор учета и анализа,  кадрового делопроизводства. В его  компетенцию входит разработка  кадрового плана в бизнес-плане  организации, подготовка штатного  расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных  о сотрудниках, формирование и  ведение личных дел сотрудников  и т.д.

2. сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д. сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д. сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.

3. сектор социальной политики  создает благоприятный психологический  климат в коллективе, внедряет  корпоративную культуру, проводит  социометрические исследования, поощряет  индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества  и развития

Если организация не очень  большая, эти сектора могут быть объединены.

Деятельность любого подразделения  должна начинаться с составления  положения об этом подразделении. Положение  о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения  с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

 

2) Кадровая служба  в современных условиях.

2.1 Роль и значение кадровой службы в современных условиях

Сейчас в нашей стране повышение роли кадровых служб продиктовано следующими объективными обстоятельствами:

1. Сегодня существенно  изменились условия, в которых  кадровая служба развивается.  Эти изменения связаны с переходом  устойчивого во времени дефицита  трудовых ресурсов к их избытку.  Главными резервами становятся  лучшее использование кадров, оптимальное  их распределение по рабочим  местам, возрастание нагрузки на  каждого члена коллектива. Сокращение  численности персонала – важнейший  рычаг повышения эффективности  производства на первом этапе  перехода к рыночной экономике.

2. Уменьшение численности  работников должно быть компенсировано  большей интенсивностью труда,  а значит, и более высокой квалификацией  работника. В связи с этим  возрастает ответственность кадровых  служб в выборе направлений  квалификационного роста работников, в повышении эффективности форм  обучения и стимулирования их  труда.

3. Реализация перестройки  кадровой политики влечет за  собой расширение функциональных  обязанностей работников кадровых  служб, повышение их самостоятельности  в решении кадровых проблем.

Ныне кадровые службы не отвечают уже новым требованиям  кадровой политики. Их деятельность ограничивается в основном решением вопросов приема и увольнения работников, оформления кадровой документации. Отсутствует  на предприятиях и единая система  работы с кадрами, прежде всего система  научно обоснованного изучения способностей и склонностей, профессионального  и должностного продвижения работников в соответствии с их деловыми и  личными качествами. Структура кадровых служб, качественный состав и уровень  оплаты труда их работников не соответствуют  задачам реализации активной кадровой политики. В стране практически не ведется подготовка специалистов для  работы в кадровых службах.

Кадровая служба в современных  условиях должна быть организатором  и координатором всей работы с  кадрами на предприятии. Она призвана выполнять функцию контроля за реализацией кадровой политики в структурных подразделениях, осуществлять надзор за оплатой труда, медицинским обслуживанием работников, социально-психологическим климатом в коллективе, социальной защитой работников.

Характер выполняемых  функций и решаемых задач предопределяет и требования к кадровой службе, в частности необходимость проведения научно-исследовательских разработок (например, опросов для выявления  факторов, причин, последствий применительно  к трудовым отношениям), установление контактов с территориальными органами управления трудом, со службой занятости  и профориентации, вузами и техникумами (колледжами), с частными структурами, специализирующимися на подборе  кадров, в связи с необходимостью изучения ситуации на рынке труда, подбора кадров, их обучения и повышения квалификации и т.д.

Эффективность работы кадровой службы на предприятии зависит от:

- ее структуризации и  конкретизации функций каждой  структурной единицы;

- взаимосвязанной работы  структурных подразделений внутри  самой службы;

- органической связи работы  кадровой службы с работой  технической и экономической  службой предприятия;

- кадрового обеспечения  службы.

Предназначение рядового отдела кадров обычно сводится к ведению  кадрового делопроизводства и подбору  персонала. Отделы кадров в крупных  компаниях осуществляют разработку системы кадровой политики, обучение, адаптацию, расстановку персонала, проведение тренингов, учет движения персонала  внутри компании, формирование команды  и корпоративной культуры, разработку схем мотивации. Функции отдела кадров включают в себя: планирование комплектования штата сотрудников компании в  перспективе, исследование кадрового  потенциала работающих сотрудников, планирование продвижения перспективных специалистов внутри компании. Менеджеры отдела кадров осуществляют оценку профессиональных и личностных качеств специалистов, находящихся в резерве, организуют процессы обучения и повышения квалификации, а также аттестации сотрудников. Также менеджеры отдела кадров занимаются разработкой должностных инструкций, поиском кандидатов, проведением собеседований и подбором персонала на необходимые вакансии. Психологи отдела кадров анализируют причины текучки кадров, контролируют и отслеживают состояние рабочей обстановки и соблюдение дисциплины в отделах компании, помогают найти оптимальное решение в конфликтных ситуациях возникающих между работниками. Инспектора отдела кадров оформляют документы, связанные с приемом, переводом и увольнением сотрудников в соответствии с кадровым законодательством, а также занимаются оформлением и ведением трудовых книжек, учетом личного состава предприятия. Инспектора отдела кадров также занимаются подготовкой документов для представления их в пенсионный фонд и налоговую инспекцию.

В общем можно сказать, что роль кадровой службы высока, тем  более для предприятий осуществляющих организационно – экономическую  деятельность в условиях сегодняшней  экономической ситуации.

Важно подчеркнуть, что в  современном мире кадровая служба на предприятии играет очень важную роль. Она должна быть координатором  и организатором всей работы с  кадрами, кадровой политики и любых  других мероприятий по работе с кадрами.

Кадровые службы современных  предприятий можно условно разделить  на три группы.

• Консерваторы. Работают по старинке, выполняют технические  функции кадрового делопроизводства.

• Умеренные новаторы. Наряду с кадровым делопроизводством выполняют  отдельные функции по управлению человеческими ресурсами: подбор персонала, аттестация сотрудников и формирование программы их обучения. В штат отдела кадров иногда попадает психолог, и  тогда это подразделение занимается социально-психологическим микроклиматом  в коллективе.

• Новаторы. Активно внедряют передовые кадровые технологии. Последнее  время в крупных компаниях  даже создают самостоятельную структуру  «Центр оценки, развития и обучения персонала», которая работает не только с собственными сотрудниками, но и проводит открытые и корпоративные тренинги для других фирм. Это позволяет сделать подразделение не только самоокупаемым, но и прибыльным. При большой численности сотрудников каждая функция по управлению персоналом может выполняться отдельным подразделением в составе кадровой службы. Но в реальной ситуации в момент ее организации реализуются далеко не все функции.

Каждая организация, которая  решила «завести» себе работников, должна знать, что в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации этот процесс необходимо надлежащим образом документально  оформлять.

Причем документального  оформления требует не только прием  работников на работу, но также и  их переводы, изменения существующих условий труда, расторжение трудовых договоров и еще множество  вещей, происходящих в процессе работы. Необходимы в организации и правила  внутреннего трудового распорядка, положение о премировании, а также  еще ряд документов, регламентирующих труд работников. Отсутствие в компании кадровой документации может повлечь  за собой печальные последствия  для работодателя, которые выразятся  как в штрафах со стороны трудинспекции, так и в проблемах с работниками. Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменились структура и численный состав самой кадровой службы.

кадровый служба инструкция сотрудник

 

3) Советы по совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях

Ныне кадровые службы не отвечают уже новым требованиям  кадровой политики. Их деятельность ограничивается в основном:

- Решением вопросов приема  и увольнения работников,

- Оформления кадровой  документации.

- Отсутствует на предприятиях  и единая система работы с  кадрами, прежде всего система  научно обоснованного изучения  способностей и склонностей, профессионального  и должностного продвижения работников  в соответствии с их деловыми  и личными качествами.

- Структура кадровых служб,  качественный состав и уровень  оплаты труда их работников  не соответствуют задачам реализации  активной кадровой политики.

- В стране практически  не ведется подготовка специалистов  для работы в кадровых службах.